Google ドキュメント AI 概要: スマートライティングツールガイド 2025年

この組み込みツールは、基本的なライティングタスクには便利ですが、1ページずつしか読めないインターンのようなものです。このガイドでは、その主な機能を説明し、実際のビジネス上の問題にどのように対処するかを解説し、Google ドキュメントを会社全体の知識に接続することで、専用のAI統合がどのようにチームの生産性を向上させるかを紹介します。

Google ドキュメントのネイティブAI機能とは？

「Google ドキュメント AI」と聞くと、多くの人はGoogleのGemini AIによって強化されたスマートライティング機能を思い浮かべます。これは、ドキュメント内に住むライティングアシスタントのようなもので、必要なときに手を貸してくれます。

あなたが求めることに基づいて、ネイティブAIは以下のことができます：

• 新しいテキストの作成: 例えば、フレンドリーなメール、ブログ投稿のアウトライン、またはソーシャルメディアのキャプションをゼロから書くように頼むことができます。
• 既存のテキストの書き直し: テキストを取り込み、それを言い換えたり、短くしたり長くしたり、トーンをフォーマルまたはカジュアルに変更したりすることができます。
• ドキュメントの要約: 長いドキュメントを渡すと、重要なポイントに絞って要約してくれるので、すべての単語を読む手間が省けます。

これは便利な機能ですが、無料ではありません。これらのツールは通常、有料のGoogle Workspaceプランの一部であり、通常はBusiness Standardプランから始まります。AIに関するよくある話ですが、最も便利なものはしばしばサブスクリプションの背後にあります。

組み込みのGoogle ドキュメントAIが得意とすること

その弱点に入る前に、ネイティブツールが得意とすることを指摘する価値があります。個々のユーザーにとって、日常のライティングのための頼れるサイドキックとなることができます。

白紙のページはもうない：ドキュメントでのAIライティング支援

誰もが経験したことがあるでしょう、白い画面に点滅するカーソルを見つめること。Google ドキュメントAIは、ページに何かを書き始めるのに最適です。「リモートワークの課題についてのブログ投稿のアウトラインを書いて」といったシンプルなプロンプトを与えると、構造を出力してくれ、それを基に構築を始めることができます。また、日常的なメールの初稿、簡単なプロジェクト提案、会議のアジェンダを作成するのにも適しています。

賢い提案で文章を洗練させましょう

テキストがある程度できたら、“洗練”オプションを使って文章を整えることができます。段落をハイライトして、AIに流れを良くするために言い換えを依頼したり、よりインパクトのある短い表現にしたり、詳細を加えて説明を充実させたりできます。特に便利なのがトーンの調整です。例えば、難解で技術的な段落を、シンプルでクライアントに優しい説明に変えることができます。

AI要約で長い文書を素早く理解

もし誰かが20ページのレポートをあなたの机に置いて、すぐに要点を知る必要がある場合、“要約”機能は時間の節約になります。ドキュメントをスキャンして主要なポイントを抽出することができ、長い会議のメモや密度の高い研究をすべて読むことなく理解するのに最適です。

プロのヒント: Google ドキュメントの組み込みAIから最良の結果を得るには、オープンエンドの質問をするのではなく、明確な指示を与えてください。例えば、「お礼状に何を書けばいいですか？」ではなく、「プロジェクトが成功した後にクライアントに送るプロフェッショナルなお礼状を書いてください。」と指示します。

ドキュメントのネイティブAIがビジネスニーズに合わない場合

ネイティブツールは個人的なライティングの相棒としては良いですが、共有された会社の知識に依存するチームプロジェクトで使用しようとすると、その輝きはすぐに失われます。ここでつまずくのです。

なぜ一つのドキュメントの考え方にとらわれているのか

これが最大の問題です。組み込みのGoogle ドキュメントAIは、現在開いているドキュメントの中にある情報しか知りません。他のGoogle ドキュメント、チームのConfluenceページ、またはZendeskのヘルプ記事の情報を見ることができません。つまり、会社の実際の知識を使って質問に答えることができません。「最新の出荷ポリシー」を尋ねても、そのポリシーが現在のドキュメントに書かれていない限り、何も答えられません。

テキストを生成できるが、アクションは取れない

AIはページに言葉を載せることができますが、それだけです。他の作業アプリと接続することはできません。例えば、Shopifyで注文状況を確認したり、顧客のサブスクリプションプランをチェックしたり、Jiraで新しいチケットを作成したりすることはできません。それは受動的なライターであり、作業を手伝う能動的なアシスタントではありません。

知識は広範囲だが、ビジネス特有ではない

AIはGoogleの一般的なモデルによって動作しているため、あなたの会社の特定の専門用語、ブランドの声、内部のやり方を理解していません。提供される回答は一般的で、インターネットの広範なデータから来ているため、あなたのビジネスのプライベートな知識からではありません。製品名や内部の略語、サポートチームが完璧にしたトラブルシューティングの手順を知ることはありません。

ユニークなニーズに対するカスタマイズの制限

トーンを調整する以外に、AIの動作を制御する方法はあまりありません。何を言うべきか、言うべきでないかのルールを設定したり、特定の指示（例：「答えがわからない場合は、製品責任者にタグを付ける」）を作成したり、会社の独自の声に合わせてトレーニングすることはできません。それは一律のツールですが、すべてのビジネスには異なるニーズがあります。

GoogleドキュメントAIを会社の頭脳に接続する

解決策はGoogleドキュメントAIを捨てることではなく、より大きな頭脳を与えることです。これがeesel AIのようなツールが行うことです。隔離されたライティングアシスタントではなく、eeselはGoogleドキュメントを含むすべての既存のツールの上にインテリジェンスレイヤーとして機能し、会社全体の単一の真実の源を作り出します。それは孤立したAIツールが引き起こす正確な問題を解決するために構築されています。

内部知識をドキュメント内のインテリジェンスに変える

eeselは、会社の知識が存在するすべての場所に接続し、1つのドキュメントだけではありません。それはGoogleドキュメント、Confluence、Notion、Slackチャットなどに接続します。これにより、AIが使用するための統一された知識ベースを構築し、提供されるすべての回答が正確で、会社独自の情報に基づいていることを保証します。

組織の情報に基づいた回答を得る

すべての知識がつながっていることで、チームはその場で即座に回答を得ることができます。ZendeskでAIコパイロットを使用しているサポートエージェントは、Googleドキュメントに保存された技術ガイドから適切なトラブルシューティング手順を引き出して、完璧なドラフト返信を得ることができます。また、Microsoft Teamsで質問をすると、eeselボットが承認されたウィキから答えを見つけ出し、誰も探し回る必要がありません。

執筆を超えて: ワークフローを自動化し効率化

ネイティブツールが単に書くだけなのに対し、eeselの”AIアクション“はAIが実際にタスクを実行します。自動的にサポートチケットを分類したり、他のアプリからライブデータを検索したり、複雑な問題を適切な担当者に渡したりできます。これにより、Googleドキュメントは単なる文字のページから、チームの作業を支援するツールに変わります。

シンプルなライターからスマートアシスタントへ

Google ドキュメントに組み込まれたAIは、個人の執筆作業にとっては十分な機能であり、ライターズブロックを乗り越えるための素晴らしい方法です。AIを仕事で活用し始めたい人にとって、しっかりとした出発点となります。

しかし、共有知識とチームワークに依存する企業にとって、その孤立した設計は大きな障害です。実際にビジネスを助けるAIは、Google ドキュメントを他の知識源やアプリと接続する必要があります。単一のドキュメントでの執筆を助けるだけでなく、ビジネスを内外から理解するAIをチームに提供できます。eesel AIは、Google ドキュメント、ヘルプセンター、その他のウィキを接続し、チームがすでに働いている場所で即座に正確な回答を提供し、タスクを自動化します。