Un resumen de Evernote para equipos modernos: ¿Es suficiente en 2025?

Seamos sinceros, muchos de nosotros tenemos un pasado con Evernote. Probablemente fue una de las primeras aplicaciones que nos hizo sentir verdaderamente organizados, como si tuviéramos un "segundo cerebro" digital. Era brillante para capturar todo, desde ideas garabateadas y notas de reuniones hasta recibos escaneados y artículos interesantes que jurábamos que leeríamos más tarde. Para poner en orden tu vida personal, fue toda una revelación.

Pero nuestra forma de trabajar ha cambiado. Y mucho. Los equipos se mueven a la velocidad de la luz y todo el mundo necesita respuestas ahora. Esa presión por resolver problemas y hacer el trabajo de forma eficiente pone a las viejas herramientas bajo una nueva luz. Así que, la gran pregunta es: ¿una herramienta creada originalmente para la organización personal sigue estando a la altura como centro de conocimiento para un equipo moderno? Este resumen de Evernote analizará sus características, precios y cómo los equipos lo utilizan para ver si todavía da la talla.

¿Qué es exactamente Evernote?

En esencia, Evernote es una aplicación todoterreno para capturar, organizar y encontrar tus cosas. No le importa realmente en qué formato esté tu información; puedes lanzarle texto, imágenes, PDF e incluso clips de audio. El sistema de organización es bastante intuitivo, especialmente si alguna vez has usado un archivador físico.

• Notas: Este es tu documento básico, la hoja de papel digital donde vive todo tu contenido.

• Libretas: Bastante sencillas, son como carpetas para mantener juntas las notas relacionadas.

• Pilas: Si eres un fanático de la organización, puedes agrupar tus libretas en pilas para un nivel más de orden.

Un resumen visual de Evernote sobre su sistema de notas, libretas y pilas.

Con los años, Evernote ha añadido más funciones a su caja de herramientas, como la gestión de tareas e integraciones de calendario, convirtiéndolo en una plataforma más completa. Es una opción sólida para cualquiera que intente eliminar el papel y mantener su información importante en un solo lugar.

Un vistazo más de cerca a las características de Evernote

Para determinar si Evernote es una buena opción para tu equipo, es útil saber qué puede hacer realmente.

Genial para capturar contenido

El verdadero talento de Evernote siempre ha sido introducir información en tu cuenta, sin importar de dónde provenga. Puedes escribir notas a la antigua, escanear documentos con tu teléfono o usar la ingeniosa extensión Web Clipper para guardar artículos sin todos los anuncios que distraen.

Pero la magia reside en su búsqueda. Evernote utiliza algo llamado Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), lo que significa que puede leer el texto dentro de imágenes y PDF escaneados. En los planes de pago, su Búsqueda Potenciada por IA incluso te permite hacer preguntas normales para encontrar lo que buscas. Es perfecto para encontrar ese pequeño detalle de una reunión que tuviste hace seis meses.

Un resumen de Evernote sobre la función de Búsqueda Potenciada por IA.

Conectando notas con tus tareas y calendario

Para ayudarte a convertir la información en acción, Evernote te permite crear tareas directamente dentro de tus notas. Puedes añadir fechas de vencimiento, establecer recordatorios y marcarlas como completadas a medida que avanzas, lo cual es útil para mantener tu lista de tareas pendientes junto a los documentos que la originaron.

La integración con Google Calendar va un paso más allá al permitirte vincular notas directamente a tus reuniones. Es una forma práctica de mantener tu agenda, notas y tareas de seguimiento vinculadas al evento original del calendario.

Un resumen de Evernote sobre las integraciones de tareas y calendario.

Compartir y colaborar

Puedes compartir notas individuales o libretas enteras con tus compañeros de equipo, lo que facilita el intercambio de información. También puedes controlar si solo pueden ver el contenido, hacer ediciones o invitar a otras personas.

Un resumen de Evernote sobre los permisos para compartir y colaborar.

Esto es útil, sin duda, pero también revela algo fundamental sobre cómo está diseñado Evernote. Es una forma pasiva de colaborar. Toda la información está ahí, pero los miembros de tu equipo tienen que detener lo que están haciendo, abrir Evernote y buscar la nota correcta. Para los equipos ocupados, esa pequeña fricción se acumula y puede ralentizar mucho las cosas.

Dónde usan Evernote los equipos (y dónde empieza a fallar)

Muchos equipos comienzan a usar Evernote por buenas razones, pero a medida que crecen, a menudo se topan con los mismos obstáculos. Veamos un par de situaciones comunes.

La base de conocimiento tipo "vamos a meterlo en Evernote"

Es un movimiento clásico: usar Evernote como una wiki interna de iniciación. Es un lugar sencillo para almacenar políticas de la empresa, guías prácticas y documentos importantes. Y oye, es mucho mejor que tener todo eso esparcido en una docena de carpetas diferentes.

El problema: El conocimiento está estancado. Cuando un agente de soporte recibe una pregunta de un cliente, tiene que salir de su sistema de ayuda, saltar a Evernote, buscar el artículo correcto y cruzar los dedos para que sea la última versión. Este constante cambio de aplicaciones es una enorme pérdida de tiempo.

Un diagrama de flujo que ofrece un resumen de Evernote sobre los desafíos en la recuperación de conocimiento.

Un enfoque diferente: En lugar de hacer que tu equipo busque el conocimiento, las herramientas modernas se lo llevan directamente. Una plataforma como eesel AI se conecta a todos los lugares donde vive el conocimiento de tu empresa, ya sea Confluence, Google Docs o Notion, y entrega respuestas automáticamente. Por ejemplo, el Chat Interno con IA de eesel AI permite a los empleados hacer preguntas directamente en Slack y obtener respuestas instantáneas extraídas de toda la base de conocimiento de la empresa. Se acabó la búsqueda.

Un ejemplo del chatbot de eesel AI proporcionando respuestas instantáneas a preguntas directamente en Slack.

Gestión de proyectos y notas de reuniones

Evernote es un lugar fantástico para capturar actas de reuniones, hacer lluvias de ideas y seguir los puntos de acción con su función de tareas. Te da un registro claro de lo que se discutió y lo que debe suceder.

El problema: Anotar una tarea no es lo mismo que completarla. Evernote puede registrar que se necesita crear un nuevo ticket de soporte de TI, pero no puede crear ese ticket en tu sistema de ayuda y asignarlo. Es un sistema de registro, no un sistema de acción. Esto significa que alguien todavía tiene que copiar manualmente esa información de Evernote a otra herramienta como Zendesk o Jira.

Recurso 1: [Flujo de trabajo], un diagrama de Mermaid que muestra el proceso manual de ejecutar una tarea desde Evernote frente a un enfoque automatizado.

Título alternativo: Un flujo de trabajo para este resumen de Evernote que muestra los pasos manuales para ejecutar una tarea.

Texto alternativo: Un diagrama para este resumen de Evernote que contrasta dos procesos: uno que muestra los pasos manuales de copiar una tarea de Evernote para crear un ticket en Jira, y otro que muestra a un agente de IA resolviendo el problema automáticamente.

Un enfoque diferente: Para los equipos de soporte y TI, el objetivo real es resolver problemas, no solo documentarlos. Herramientas como el Agente de IA de eesel AI se conectan a sistemas de ayuda como Zendesk o Jira Service Management y pueden gestionar tickets comunes por sí solas. Para problemas más complicados, el Copiloto de IA sugiere respuestas de alta calidad para que los agentes humanos las revisen y envíen en segundos. Esto convierte tu base de conocimiento estática en una parte activa de tu equipo que realmente realiza el trabajo.

Un ejemplo del Copiloto de IA de eesel sugiriendo una respuesta para un ticket de soporte dentro de Zendesk.

Precios y seguridad de Evernote

Si estás considerando Evernote para tu equipo, querrás saber cuánto cuesta y cómo maneja tus datos.

Planes de precios

Evernote tiene varios planes de suscripción diferentes, desde una versión gratuita bastante limitada hasta una opción empresarial completa.

Plan	Precio (Facturado Anualmente)	Características Clave
Gratis	0 €	Hasta 50 notas, 1 libreta, 250 MB de subidas mensuales, sincronización en 1 dispositivo.
Personal	10,83 €/mes	Hasta 150.000 notas, 2.000 libretas, 10 GB de subidas mensuales, sincronización en dispositivos ilimitados.
Profesional	14,16 €/mes	Todo lo de Personal, más 20 GB de subidas mensuales, Edición con IA y Búsqueda Potenciada por IA, anotaciones en PDF.
Enterprise	Personalizado	Todo lo de Profesional, más SSO, gestor de éxito dedicado y controles de administración avanzados.

Nota: Toda la información de precios se basa en datos del sitio web de Evernote a finales de 2024.

Cómo maneja la seguridad

Evernote hace un buen trabajo en materia de seguridad. Utilizan cifrado de datos, ofrecen verificación en dos pasos y alojan su servicio en la segura plataforma de Google Cloud.

La pega para las empresas: Aunque eso es genial para tus notas personales, las empresas que manejan datos sensibles de clientes en sus flujos de trabajo de soporte y TI tienen un listón más alto que superar para cumplir con las normativas.

Una solución más enfocada en la empresa: Una plataforma como eesel AI está diseñada para este tipo de entorno. Garantiza que los datos de tu empresa nunca se utilicen para entrenar modelos de IA generales, ofrece residencia de datos en la UE para cumplir con las normativas regionales y está construida sobre una infraestructura con certificación SOC 2 Tipo II. Eso te da la confianza para automatizar partes de tus operaciones de cara al cliente sin preocupaciones.

El veredicto: ¿Es Evernote el centro de conocimiento adecuado para tu equipo?

Evernote sigue siendo una herramienta de primera categoría para la productividad personal. Es difícil de superar para capturar ideas y organizar notas para proyectos colaborativos pequeños. Su búsqueda es excelente y sus herramientas de captura son de las mejores que existen.

Este vídeo ofrece una útil guía visual para principiantes que buscan un resumen general de Evernote en 2024.

Pero para una empresa en crecimiento, su mayor debilidad es que crea una biblioteca pasiva de información. Hace que tu equipo haga el trabajo de encontrar y usar el conocimiento, lo que simplemente no funciona cuando las cosas se mueven rápido. Para los equipos modernos de soporte, TI y operaciones, el objetivo no es solo almacenar conocimiento, sino activarlo con IA y automatización.

Convierte tu conocimiento en acción con eesel AI

Si el problema de la "biblioteca de conocimiento pasiva" te suena dolorosamente familiar, puede que sea hora de un enfoque diferente. eesel AI está diseñado para resolver exactamente ese problema. En lugar de crear otro lugar para almacenar información, eesel AI conecta todo el conocimiento disperso de tu empresa y lo utiliza para potenciar agentes de IA, copilotos y chatbots directamente dentro de las herramientas que tu equipo ya utiliza.

Puedes empezar en minutos en una plataforma diseñada para ser autoservicio, probar todo con simulaciones antes de que toque un ticket de cliente y automatizar flujos de trabajo con control total.

¿Listo para ver lo que el conocimiento de tu empresa puede hacer realmente? Prueba eesel AI gratis y pon tu conocimiento a trabajar.