Trello vs Monday: Qual ferramenta de gerenciamento de projetos é ideal para você em 2025?

Se está a tentar tirar um projeto do papel, a última coisa que quer é andar a lutar com folhas de cálculo e a mergulhar em intermináveis correntes de e-mails. Todos já passámos por isso. Encontrar o software de gestão de projetos certo pode fazer toda a diferença, e dois nomes que verá por todo o lado são o Trello e o monday.com.

À primeira vista, podem parecer semelhantes, mas são construídos com base em filosofias fundamentalmente diferentes. O Trello aposta na simplicidade com a sua configuração visual baseada em cartões. O Monday.com, por outro lado, é uma plataforma poderosa e tudo-em-um, construída para fluxos de trabalho mais complexos. Este guia irá dar-lhe uma visão clara e comparativa para o ajudar a decidir qual se adequa realmente à forma como a sua equipa trabalha.

O que é o Trello?

Imagine o Trello como um quadro branco digital coberto de post-its superpoderosos. É totalmente construído em torno do método Kanban, que é uma forma elegante de dizer que o ajuda a visualizar o seu fluxo de trabalho. Tudo está dividido em três partes simples:

• Quadros: Este é o seu projeto completo, como "Lançamento do Novo Website".

• Listas: Estas são as fases dentro do seu projeto, como "A Fazer", "Em Progresso" e "Feito".

• Cartões: Estas são as tarefas individuais que arrasta de uma lista para a outra à medida que vai concluindo o trabalho.

O seu design de arrastar e soltar torna-o incrivelmente fácil de aprender e começar a usar em minutos. É por isso que é tão popular entre indivíduos, freelancers e equipas mais pequenas que gerem projetos diretos. O Trello também faz parte da família Atlassian, por isso, se já utiliza ferramentas como o Jira ou o Confluence, muitas vezes parece uma peça familiar do puzzle.

O que é o monday.com?

Se o Trello é uma ferramenta especializada, o monday.com é mais como uma caixa de ferramentas gigante e personalizável. Apresenta-se como um "Work OS" (Sistema Operativo de Trabalho), o que soa um pouco corporativo, mas transmite a ideia. Foi concebido para ser um lugar central onde pode construir e gerir praticamente qualquer tipo de fluxo de trabalho que consiga imaginar, desde projetos com várias fases a pipelines de vendas e calendários de conteúdo.

Apesar de ter uma vista Kanban, a sua verdadeira força é a flexibilidade. Pode construir painéis personalizados, acompanhar orçamentos, gerir recursos da equipa e configurar automações bastante complexas. Isto torna-o uma escolha sólida para equipas maiores e empresas que precisam de uma plataforma para lidar com muitos trabalhos diferentes e complicados. Claro que todo esse poder significa que leva um pouco mais de tempo a aprender em comparação com a abordagem de "começar a usar logo" do Trello.

Trello vs Monday: Funcionalidades e características principais

Apesar de ambas as ferramentas o ajudarem a gerir o trabalho, a forma como o fazem é como da noite para o dia. As suas abordagens à visualização de projetos e ao tratamento de tarefas mostram exatamente o que cada plataforma mais valoriza: simplicidade versus flexibilidade.

Trello vs Monday: Vistas e visualização de projetos

• Trello: Na sua essência, o Trello é um quadro Kanban. É o que faz de melhor, dando-lhe uma visão limpa e simples do seu fluxo de trabalho. Embora os seus planos pagos desbloqueiem outras vistas como calendário, cronograma ou tabela, por vezes podem parecer um pouco adicionadas em vez de serem uma parte central da experiência. Para equipas que vivem e respiram o método Kanban, o foco total do Trello é uma grande vantagem.

• monday.com: É aqui que o Monday realmente se destaca. Oferece um conjunto completo de vistas prontas a usar, incluindo quadros Kanban, gráficos de Gantt, calendários, cronogramas e até vistas de carga de trabalho para ver quem está sobrecarregado. Isto torna-o incrivelmente versátil. A sua equipa de marketing pode passar o tempo na vista de calendário para o seu cronograma de conteúdo, enquanto a equipa de engenharia usa um gráfico de Gantt para gerir dependências. Ter esse tipo de flexibilidade integrada é uma grande vantagem para empresas com equipas diferentes a fazer diferentes tipos de trabalho.

Trello vs Monday: Gestão e personalização de tarefas

• Trello: O Trello mantém a gestão de tarefas bastante simples. Cada cartão pode conter descrições, anexos, checklists e datas de entrega. É limpo e cumpre o seu propósito para a maioria das tarefas padrão. Se precisar de um pouco mais de poder, os planos pagos permitem adicionar Campos Personalizados (como níveis de prioridade ou códigos de orçamento) e Checklists Avançadas, onde pode atribuir pessoas e datas de entrega a subtarefas individuais. A personalização existe, mas funciona sempre dentro da estrutura simples do Trello.

• monday.com: A personalização é a palavra de ordem aqui. Em vez de um punhado de campos personalizados, o Monday permite-lhe construir as suas tarefas com dezenas de diferentes tipos de "colunas", como rastreadores de estado, campos numéricos, fórmulas e até um cronómetro integrado. Também suporta sub-itens, que são muito mais robustos do que as checklists do Trello para dividir tarefas grandes e complexas em partes mais pequenas. Definitivamente, exige mais esforço para configurar, mas a contrapartida é que pode construir um fluxo de trabalho que corresponda perfeitamente ao processo único da sua equipa.

Trello vs Monday: Colaboração e automação

Fazer o trabalho é mais do que apenas mover tarefas. Trata-se de como a sua equipa comunica entre si e de como se pode livrar de todas as tarefas tediosas e repetitivas. Eis uma análise de como o Trello e o Monday lidam com os lados humano e robótico da gestão de projetos.

Trello vs Monday: Colaboração e comunicação da equipa

• Trello: No Trello, a colaboração acontece diretamente nos cartões. Pode deixar comentários, @mencionar colegas de equipa para os trazer para uma conversa e ver um registo contínuo de todas as alterações feitas. É fantástico para manter as discussões ligadas a tarefas específicas, mas não oferece muito para conversas de equipa mais amplas ou para trabalhar em documentos em conjunto.

• monday.com: Tal como o Trello, o Monday tem um sistema de comentários para atualizações ao nível das tarefas. Mas vai um pouco mais longe ao incluir documentos colaborativos em tempo real (eles chamam-lhes Workdocs) e quadros brancos digitais para brainstorming. Isto significa que a sua equipa pode planear um projeto, redigir o briefing e discuti-lo tudo sem ter de saltar para outras ferramentas como o Google Docs ou o Miro.

Trello vs Monday: Capacidades de automação de fluxos de trabalho

• Trello: A funcionalidade de automação do Trello chama-se "Butler". É uma ferramenta simples, sem código, que lhe permite criar regras para lidar com ações repetitivas. Por exemplo, pode definir uma regra para que, quando um cartão é movido para a lista "Feito", o Butler marque automaticamente a data de entrega como concluída e arquive o cartão. É ótimo para manter o seu quadro organizado, mas as suas automações estão limitadas pelo número de "execuções de comando" que recebe por mês, o que depende do seu plano.

• monday.com: O Monday também tem um construtor de automação fácil de usar que funciona com "receitas", declarações simples do tipo se-então, como "Se o estado de uma tarefa mudar para 'Aprovado', então notificar o gestor de projeto". As suas automações parecem um pouco mais profundamente integradas na plataforma e podem ligar-se a outras ferramentas mais facilmente. Por exemplo, poderia configurar uma automação para criar uma nova tarefa no Monday sempre que um e-mail específico chegar ao seu Gmail. Tal como no Trello, estas estão limitadas pelo número de "ações" que o seu plano permite a cada mês.

Trello vs Monday: Comparação de preços e planos

Sejamos honestos, o preço é muitas vezes o obstáculo final, especialmente para equipas em crescimento onde cada cêntimo conta. O Trello e o Monday abordam os preços de forma muito diferente, e o que parece mais barato à primeira vista pode não ser, dependendo do tamanho e das necessidades da sua equipa.

Preços do Trello

O Trello é bem conhecido pelo seu generoso plano gratuito, que é muitas vezes mais do que suficiente para indivíduos e equipas pequenas.

Preços do monday.com

O plano gratuito do Monday é bastante limitado, o que geralmente leva a maioria das equipas a optar por um plano pago. A coisa mais importante a saber é que todos os planos pagos exigem um mínimo de 3 lugares, o que pode torná-lo uma opção mais cara para equipas muito pequenas.

Para além dos quadros de projeto: Onde o Trello e o Monday ficam aquém

A questão com qualquer ferramenta de gestão de projetos, seja o Trello ou o Monday, é a seguinte: são ótimas para acompanhar o que está a acontecer agora. Mas e o "porquê" por trás de uma decisão tomada há seis meses? Todas essas conversas importantes, documentos e pedaços de contexto ficam enterrados em cartões concluídos e quadros arquivados. Quando alguém novo se junta à equipa ou precisa de encontrar uma resposta antiga, acaba por ter de escavar um cemitério digital ou incomodar um colega.

As ferramentas de gestão de projetos acompanham o que faz, mas não foram construídas para organizar o que sabe. É aqui que pode precisar de algo mais. Em vez de o forçar a mover tudo para mais um sistema, uma ferramenta como o eesel AI funciona com as plataformas que já está a usar.

O AI Internal Chat do eesel AI liga-se diretamente às fontes de conhecimento da sua empresa, quer seja o Confluence, o Google Docs, ou até mesmo tickets de suporte antigos. Dá à sua equipa respostas instantâneas e precisas diretamente no Slack ou no Microsoft Teams. Essencialmente, torna-se um especialista no trabalho da sua empresa, tornando toda essa informação valiosa de projetos passados fácil de encontrar. O melhor de tudo é que pode estar a funcionar em minutos, não em meses, ajudando-o a tornar os dados do seu projeto verdadeiramente úteis sem um processo de configuração massivo.

Esta imagem mostra o eesel AI a fornecer respostas instantâneas a perguntas da empresa diretamente no Slack.

Trello vs Monday: Fazer a escolha certa para a sua equipa

Então, depois de tudo isto, com qual ferramenta deve optar? A melhor escolha resume-se realmente ao tamanho da sua equipa, à complexidade do seu trabalho e ao que mais valoriza.

Escolha o Trello se: É um indivíduo ou uma equipa pequena que apenas quer organizar-se sem muitas complicações. Se adora o método Kanban e precisa de uma forma visual e direta para gerir tarefas com um plano gratuito de topo, o Trello é difícil de bater.

Escolha o monday.com se: É uma equipa em crescimento ou maior a gerir projetos complexos com muitas partes móveis. Se precisa de personalização séria, múltiplas formas de visualizar os seus projetos e funcionalidades de colaboração avançadas, tudo sob o mesmo teto, o Monday é a opção mais poderosa e escalável.

Este vídeo fornece uma comparação direta entre o Trello e o Monday para o ajudar a decidir qual é a melhor ferramenta de gestão de projetos para as suas necessidades.

Mas lembre-se, apenas gerir as suas tarefas é só metade do trabalho. Para realmente ajudar a sua equipa a crescer, também precisa de gerir o conhecimento que cria ao longo do caminho. Um quadro de projeto bem organizado mantém-no no caminho certo hoje, mas uma base de conhecimento inteligente e acessível garante que a sua equipa se torna mais inteligente amanhã.

Organize os seus fluxos de trabalho com o Trello ou o Monday, mas dê um impulso ao cérebro coletivo da sua equipa com IA. Veja como o eesel AI pode conectar a inteligência da sua empresa e automatizar o suporte, pondo-o a funcionar em apenas alguns minutos.