Uma visão geral completa do Trello: Recursos, preços e limitações para equipes de suporte

É provável que já se tenha deparado com o Trello. É uma das ferramentas de gestão de projetos mais populares e visualmente intuitivas que existem, e por um bom motivo. A ideia é simples: organizar praticamente qualquer coisa, desde a sua lista de compras semanal até a um projeto de equipa massivo, utilizando um layout simples, flexível e visual.

Este post servirá como a sua visão geral completa do Trello. Vamos percorrer a sua estrutura, desde os quadros aos cartões, e explorar algumas das suas funcionalidades mais poderosas. Também vamos analisar detalhadamente os seus preços. Mais importante, vamos examinar de perto onde ele se destaca e onde fica aquém, especialmente para equipas de apoio ao cliente e de TI que precisam de mais do que apenas um lugar para acompanhar tarefas.

O que é o Trello?

Na sua essência, o Trello é uma ferramenta de colaboração ao estilo Kanban que funciona na web. Se alguma vez usou um quadro branco coberto de post-its para levar um projeto até ao fim, já percebeu a ideia básica. O Trello é exatamente esse quadro branco, mas digitalizado, o que o torna fácil de colaborar, aceder a partir de qualquer lugar e muito mais poderoso.

Todo o sistema é construído sobre uma hierarquia simples que é super fácil de aprender:

• Espaços de trabalho: Pense nisto como a pasta principal da sua equipa. Contém todos os seus quadros, membros e configurações num único local organizado.

• Quadros: Um quadro geralmente representa um único projeto, o fluxo de trabalho de uma equipa ou um processo específico. Pode ter um para uma nova campanha de marketing e outro separado para integrar novos funcionários.

• Listas: Estas são as colunas que vê num quadro. Normalmente representam as fases de um fluxo de trabalho, como o clássico "Para Fazer", "Em Progresso" e "Feito", mas pode dar-lhes o nome que quiser.

• Cartões: Este é o bloco de construção básico do Trello. Cada cartão é uma única tarefa, ideia ou pedaço de trabalho. Arraste e solte os cartões de uma lista para a outra à medida que avança.

Funcionalidades e estrutura principais do Trello

A verdadeira magia do Trello está na sua simplicidade e na surpreendente quantidade de detalhes que pode incluir assim que começa a explorar. Vamos analisar o que o torna tão útil para a gestão geral de projetos.

Agrupar as suas tarefas em cartões

Um cartão do Trello é muito mais do que um post-it digital. Quando clica num, ele vira (metaforicamente) para revelar um conjunto de ferramentas para adicionar todos os detalhes importantes.

Eis o que pode colocar dentro de cada cartão:

• Descrições: É aqui que pode adicionar o "porquê" e o "como" por trás de uma tarefa, dando à sua equipa todo o contexto de que necessita.

• Checklists: Para aquelas tarefas maiores que têm muitos pequenos passos, pode criar checklists para as dividir. Até lhe dá uma pequena e satisfatória barra de progresso à medida que vai marcando os itens.

• Datas de entrega: Pode atribuir prazos, e o Trello irá notificá-lo quando estiverem a aproximar-se. A etiqueta da data no cartão até fica amarela quando está perto do prazo e um vermelho ligeiramente alarmante quando está atrasado.

• Anexos: Arraste e solte ficheiros do seu computador ou ligue diretamente a conteúdos no Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive.

• Etiquetas: São etiquetas úteis com código de cores que pode usar para categorizar cartões. É uma ótima maneira de ver rapidamente o que é de alta prioridade, que equipa está a tratar do assunto ou que tipo de trabalho está envolvido.

• Membros: Atribua uma ou mais pessoas a um cartão para que todos saibam quem é responsável por o fazer.

Trabalhar em conjunto como uma equipa

O Trello foi construído a pensar no trabalho em equipa. Pode ter conversas inteiras diretamente na secção de comentários de um cartão, usando @menções para chamar pessoas específicas para a conversa. Há também um feed de atividades em cada quadro que mostra um histórico contínuo de cada movimento feito, para que nada se perca e todos saibam o que está a acontecer.

Capacidades avançadas do Trello: Automação e IA

É aqui que o Trello começa a parecer menos um simples quadro branco e mais uma verdadeira máquina de fluxo de trabalho. Mas é também aqui que começamos a ver as falhas para certas equipas, particularmente as de apoio ao cliente.

O seu parceiro de automação: Butler

O Butler é a ferramenta de automação integrada do Trello que não exige que escreva uma única linha de código. Foi concebido para tratar de todas as tarefas aborrecidas e repetitivas no seu quadro, para que se possa concentrar no trabalho real. Pode configurar regras, comandos agendados e botões personalizados para automatizar quase tudo o que faz no Trello.

Aqui estão algumas coisas que o Butler poderia fazer por si:

• Quando um cartão é arrastado para a lista "Feito", o Butler pode automaticamente marcar a data de entrega como concluída e arquivar o cartão.

• Todas as segundas-feiras de manhã às 9h, poderia colocar um cartão "Criar Relatório Semanal" na sua lista "Para Fazer".

• Quando coloca a etiqueta vermelha "Urgente" num cartão, ele pode movê-lo instantaneamente para o topo da lista e notificar o seu gestor de projeto.

graph TD  

    A[Card is moved to 'Done' list] --> B{Trigger Butler Rule};  

    B --> C[Mark due date as complete];  

    B --> D[Archive the card];  

Mas aqui está o problema: O Butler é fantástico para automatizar fluxos de trabalho dentro do Trello. É um sistema baseado em regras que reage a coisas que acontecem nos seus quadros. No entanto, não foi construído para lidar com o mundo confuso e imprevisível do apoio ao cliente. Não consegue entender a pergunta de um cliente, descobrir o que ele precisa e redigir uma resposta útil.

Adicionar mais poder com os Power-Ups

Os Power-Ups são basicamente aplicações que pode adicionar aos seus quadros do Trello para os conectar com outras ferramentas que a sua equipa utiliza. Existem centenas disponíveis, trazendo funcionalidades de serviços como o Slack, Google Drive e Jira Service Management diretamente para os seus cartões do Trello. Poderia, por exemplo, anexar uma conversa do Slack a um cartão para dar contexto ou ligar um cartão diretamente a um ticket do Jira.

A potencial dor de cabeça: Embora os Power-Ups sejam interessantes, tentar construir um sistema de suporte completo dentro do Trello pode tornar-se complicado e caro, rapidamente. Muitas vezes, acaba por ter de juntar vários Power-Ups pagos ou até mesmo entrar em desenvolvimento personalizado, o que acarreta custos e dores de cabeça com manutenção que ninguém quer.

Atlassian Intelligence

Fazendo parte da família Atlassian, o Trello tem uma funcionalidade chamada Atlassian Intelligence (disponível nos planos Premium). Isto funciona principalmente como um assistente de escrita que vive dentro dos seus cartões do Trello. Pode ajudá-lo a fazer brainstorming de ideias, resumir um longo fio de comentários, corrigir a sua gramática ou mudar o tom da sua escrita.

A limitação (e uma opção melhor): Esta IA é um pequeno impulsionador de produtividade para a escrita, mas é praticamente aí que termina. Não é uma ferramenta de automação de suporte. Não consegue gerir uma conversa com um cliente, verificar o estado de uma encomenda ou resolver efetivamente um ticket de suporte. Para equipas que precisam de uma IA real para lidar com perguntas comuns do início ao fim, uma ferramenta construída especificamente para essa tarefa será uma escolha muito melhor.

Enquanto a IA do Trello ajuda os agentes a escrever melhor, plataformas como o eesel AI são concebidas para automatizar todo o processo de suporte. Liga-se diretamente ao seu help desk (como o Zendesk ou Freshdesk) e a todo o conhecimento da sua empresa para entender o que os clientes estão a perguntar e resolver os seus problemas por conta própria, o que vai muito além de apenas ajudá-lo a escrever.

Planos de preços do Trello

O Trello tem um plano para quase toda a gente, desde uma versão gratuita muito generosa para indivíduos até uma configuração empresarial completa para grandes empresas. Vale a pena notar que muitas das funcionalidades avançadas de que acabámos de falar, como automações ilimitadas e a Atlassian Intelligence, só estão disponíveis nos planos pagos.

Aqui está a análise completa dos planos de preços do Trello se pagar anualmente:

Funcionalidade	Gratuito	Padrão (5 $/utilizador/mês)	Premium (10 $/utilizador/mês)	Empresarial (17,50 $/utilizador/mês)
Quadros	Até 10 por Espaço de trabalho	Ilimitados	Ilimitados	Ilimitados
Automação	250 execuções de comandos/mês	1.000 execuções de comandos/mês	Ilimitadas	Ilimitadas
Checklists Avançadas	Não	Sim	Sim	Sim
Campos Personalizados	Não	Sim	Sim	Sim
Visualizações (Calendário, Cronograma, Mapa)	Não	Não	Sim	Sim
Atlassian Intelligence (IA)	Não	Não	Sim	Sim
Administração e Segurança	Básica	Básica	Avançada	De nível empresarial
Suporte	Comunidade	Horário comercial local	Suporte Premium 24/5	Suporte de Administrador Empresarial 24/7

O Trello é adequado para a sua equipa de suporte?

Voltemos à grande questão. O Trello é uma ferramenta absolutamente brilhante para o planeamento interno de projetos, acompanhamento visual de tarefas e colaboração geral de equipas. Se está a gerir um calendário de conteúdos, a planear uma atualização de software ou a organizar um evento, é facilmente uma das melhores escolhas disponíveis.

Mas para equipas de apoio ao cliente ou de ITSM, as maiores forças do Trello são também as suas fraquezas. Eis porque é uma ferramenta inadequada para a função de suporte:

• Automação que não fala com os clientes: O Butler é ótimo para manter os seus quadros organizados, mas não consegue agir como um agente de suporte. Não tem como ler o e-mail ou o chat de um cliente e descobrir o que fazer a seguir.

• O conhecimento está por todo o lado: A informação no Trello está espalhada por milhares de cartões e anexos. Não existe uma base de conhecimento única e organizada para uma IA aprender, o que é essencial para dar respostas consistentes e corretas aos clientes.

• IA que só ajuda na escrita: Como vimos, a Atlassian Intelligence é um parceiro de escrita. Pode ajudá-lo a soar melhor, mas não pode realmente resolver o problema do cliente ou gerir a conversa por si.

A alternativa: Uma ferramenta construída para suporte com IA

É aqui que uma solução criada de propósito como o eesel AI faz muito mais sentido. Em vez de tentar forçar uma ferramenta de gestão de projetos a ser uma plataforma de suporte, o eesel AI foi concebido de raiz para se conectar com o seu help desk e fontes de conhecimento existentes (como Confluence, Google Docs e tickets passados).

Esta tabela mostra a diferença de filosofia:

Capacidade	Trello (como ferramenta de suporte)	eesel AI
Tarefa Principal	Gestão de Projetos Internos	Automação de Suporte ao Cliente e Funcionário
Papel da IA	Geração de conteúdo (ajuda na escrita)	Resolução autónoma de tickets e assistência ao agente
Fonte de Conhecimento	Dispersa por cartões e anexos	Unificada de todas as fontes da empresa (tickets, docs, etc.)
Configuração	Simples para projetos, desajeitada para suporte	Radicalmente self-service, entra em funcionamento em minutos
Testes	Tentativa e erro em tempo real	Poderoso modo de simulação em tickets passados

A ideia é que o eesel AI complemente o seu fluxo de trabalho. Ele trata das perguntas repetitivas e fáceis de responder, o que liberta a sua equipa para usar ferramentas como o Trello para o que elas fazem de melhor: gerir os projetos complexos e os tickets complicados que realmente precisam de um cérebro humano.

A ferramenta certa para a tarefa certa

Esta visão geral do Trello mostra que é, sem dúvida, uma ferramenta de primeira linha para a gestão visual de projetos. O seu design é magistralmente construído em torno da organização de tarefas e da manutenção do andamento dos projetos.

Mas esse design simplesmente não foi feito para o mundo da automação de suporte conversacional. Para equipas que levam a sério o aumento da eficiência do seu suporte, a redução dos tempos de resposta e a resolução efetiva e automática de problemas, uma plataforma de IA dedicada não é apenas uma boa ideia; é o próximo passo lógico.

Assista a este vídeo para uma demonstração detalhada das funcionalidades básicas do Trello e um guia passo a passo sobre como começar com o seu primeiro quadro.

Pronto para ver como é a verdadeira automação de suporte com IA? Veja como o eesel AI se conecta a todo o conhecimento da sua empresa para fornecer respostas instantâneas e precisas e automatizar os seus fluxos de trabalho de suporte.