Como automatizar notificações de pedidos do Shopify no WhatsApp para a equipe: Um guia passo a passo

Sejamos honestos, a sua equipa provavelmente vive no WhatsApp. Pode ter o Slack, e-mail e uma série de ferramentas de gestão de projetos, mas quando chega um novo pedido, precisa que todos o vejam imediatamente. Para a maioria das equipas, isso significa uma notificação enviada diretamente para a aplicação à qual já estão coladas. A alternativa? Copiar e colar manualmente os detalhes do pedido, o que é a receita perfeita para um processamento lento, erros de digitação e alertas perdidos.

Quando cada segundo conta no e-commerce, precisa de uma forma eficiente de enviar a informação do pedido da sua loja Shopify para a sua equipa de processamento instantaneamente. Enviar alertas manualmente é demasiado lento e desajeitado. Uma simples distração pode significar que o pedido de um cliente fica parado durante horas.

Este guia irá orientá-lo exatamente sobre como configurar um sistema que avisa a sua equipa no WhatsApp no momento em que um novo pedido chega. Abordaremos as soluções simples e sem código que pode colocar a funcionar em minutos, bem como fluxos de trabalho mais avançados que dão à sua equipa o contexto de que necessita para priorizar e agir rapidamente.

O que precisa para começar

Antes de mergulharmos no "como fazer", vamos tratar do básico. Tentar configurar isto sem as contas certas é o caminho mais rápido para a frustração.

Aqui está a sua lista de verificação:

• Uma loja Shopify: Precisará de uma conta Shopify ativa com acesso de administrador para ligar tudo.

• Uma conta WhatsApp Business: Esta é inegociável. Não pode usar o seu número pessoal do WhatsApp para isto. Precisa de um número de telefone dedicado ao seu negócio e configurado na Plataforma WhatsApp Business (API). É isto que torna a troca de mensagens automatizada possível.

• Uma ferramenta de automação ou acesso à API: Precisará de uma conta numa plataforma como o Zapier ou Make.com. Se optar por uma solução personalizada, estará a trabalhar com um Provedor de Soluções de Negócios (BSP) do WhatsApp, como a Twilio.

Método 1: Usar uma plataforma de automação sem código como o Zapier

Para a maioria das empresas, a forma mais rápida e fácil de o fazer é com uma plataforma de automação sem código. Estas ferramentas atuam como uma ponte entre as suas aplicações, permitindo-lhe criar fluxos de trabalho sem tocar numa única linha de código. Usaremos o Zapier aqui, mas os passos são bastante semelhantes para outras ferramentas.

Passo 1: Escolha a sua plataforma de automação e configure o gatilho

Primeiro, precisa de dizer à plataforma que evento deve iniciar o seu fluxo de trabalho. No nosso caso, é um novo pedido na Shopify.

1. Crie uma conta numa plataforma de automação como o Zapier.

2. Assim que entrar, clique para criar um novo fluxo de trabalho (o Zapier chama a isto um "Zap").

3. A primeira peça do puzzle é o "Gatilho" (Trigger). Pesquise e selecione Shopify.

4. Em seguida, escolha o evento específico. "Novo Pedido Pago" (New Paid Order) é uma escolha sólida porque garante que está apenas a alertar a equipa sobre vendas confirmadas. Também pode usar "Novo Pedido" (New Order) se quiser ser avisado sobre tudo, independentemente do estado do pagamento.

5. Siga as instruções para ligar a sua conta Shopify. Apenas precisará de iniciar sessão e dar permissão ao Zapier para aceder aos dados da sua loja.

Uma captura de ecrã a mostrar um fluxo de trabalho do Zapier, que ajuda a automatizar as notificações de pedidos da Shopify para o WhatsApp da equipa.

Passo 2: Configure a ação do WhatsApp

Agora a parte divertida: enviar a mensagem propriamente dita. É aqui que diz ao seu fluxo de trabalho para ir buscar a informação à Shopify e enviá-la para o WhatsApp.

Atenção: a maioria das plataformas de automação não tem uma ligação direta e integrada com a aplicação gratuita do WhatsApp. Quase sempre precisará de se ligar a um provedor da API do WhatsApp Business.

1. No passo "Ação" (Action) do seu fluxo de trabalho, procure uma integração com o WhatsApp. Pode estar listada como "WhatsApp Business" ou poderá precisar de usar um provedor como a "Twilio".

2. Selecione o evento de ação, que será algo simples como "Enviar Mensagem" (Send Message).

3. Ligue a sua conta WhatsApp Business ou o seu provedor. Esta pode ser a parte mais complicada do processo, pois geralmente requer que copie e cole credenciais como um SID de Conta, Token de Autenticação e o número de telefone dedicado do WhatsApp a partir do painel do seu provedor.

Passo 3: Personalize a sua mensagem de notificação e teste o fluxo de trabalho

Um alerta genérico de "Novo Pedido!" não é muito útil. A verdadeira magia está em extrair detalhes específicos do pedido da Shopify diretamente para a sua mensagem.

1. No corpo da mensagem ou no campo do modelo, comece a escrever a sua notificação.

2. Use as variáveis dinâmicas da plataforma para extrair dados do gatilho da Shopify. Pode inserir marcadores para detalhes como o "Número do Pedido", "Nome do Cliente", "SKUs do Produto" e "Quantidade".

3. Crie uma mensagem que seja clara e direta. Por exemplo:

   "Novo Pedido Shopify! O pedido #{{order_number}} acabou de chegar de {{customer_name}}. Produtos: {{line_items_sku}}."

4. No campo "Para" (To) ou "Destinatário" (Recipient), insira o número de telefone do membro da equipa.

Finalmente, faça um teste! A maioria das plataformas tem um botão de teste que envia uma mensagem de amostra. Para um teste real, faça um pedido na sua loja Shopify e veja a notificação aparecer no telemóvel correto.

Método 2: Usar um provedor direto da API do WhatsApp Business

Se a sua loja está a lidar com um grande volume de pedidos ou se simplesmente quer mais controlo sobre o processo, pode considerar saltar as ferramentas sem código e trabalhar diretamente com um provedor da API do WhatsApp Business. Esta abordagem é mais técnica e geralmente requer um programador, mas foi concebida para escalar.

A API do WhatsApp Business não é uma aplicação que se descarrega; é um gateway que permite às empresas enviar e receber mensagens de forma programática. Para a usar, tem de passar por um Provedor de Soluções de Negócios (BSP) certificado, como a Twilio.

O fluxo de trabalho geralmente é assim: um novo pedido na Shopify aciona um webhook, que é um aviso em tempo real enviado para um servidor que controla. O seu servidor fica à escuta deste aviso e, quando o recebe, diz ao seu BSP (como a Twilio) para enviar o seu modelo de mensagem WhatsApp pré-aprovado para a sua equipa.

sequenceDiagram  

    participant Shopify  

    participant SeuServidor as Seu Servidor  

    participant BSP as Provedor BSP do WhatsApp (ex: Twilio)  

    participant Equipe as WhatsApp da Equipe  

    Shopify->>SeuServidor: Webhook de Novo Pedido  

    SeuServidor->>BSP: Chamada de API para Enviar Mensagem  

    BSP->>Equipe: Entrega Notificação do WhatsApp  

Prós:

• Fiável e escalável: Construído para lidar com milhares de mensagens sem hesitar.

• Controlo total: Tem a palavra final sobre a lógica, o tempo e o conteúdo das suas mensagens.

Contras:

• Requer um programador: Não é um projeto que se faça sozinho, a menos que esteja à vontade com código, servidores e APIs.

• Custos mais elevados: Pagará pelo serviço do BSP e possivelmente pelo alojamento do servidor.

• Gestão de modelos: Qualquer mensagem que a sua empresa envie primeiro tem de ser aprovada pela Meta. É mais um obstáculo administrativo a ultrapassar.

Para além dos alertas básicos: Como usar IA para notificações inteligentes

Os métodos que abordámos são ótimos para enviar alertas simples. Mas e se as suas notificações pudessem ser mais inteligentes? A grande limitação da automação básica é que ela apenas despeja dados brutos para a sua equipa. Um alerta para um pedido de 10 € tem exatamente a mesma aparência de um alerta para um pedido de 1.000 € de um cliente VIP.

É aqui que a IA pode realmente fazer a diferença. Um sistema alimentado por IA pode analisar a informação do pedido antes de enviar a notificação, dando à sua equipa o contexto de que necessita para tomar melhores decisões. Em vez de apenas "Novo Pedido", o alerta poderia ser "Pedido de Alta Prioridade de Cliente VIP, Acelerar!" ou "Assinalado: Baixa Pontuação de Fraude no Pedido #4567, Por Favor Rever."

Este é o tipo de fluxo de trabalho que pode construir com a eesel AI.

A eesel AI liga-se diretamente à sua loja Shopify e também se integra com outras ferramentas de que depende, como o seu helpdesk (Zendesk ou Gorgias) e plataformas de chat interno como o Slack. Isto permite-lhe ter uma visão mais ampla.

Pode configurar um Agente de IA da eesel com ações personalizadas para criar um fluxo de trabalho muito mais inteligente. Por exemplo, quando um novo pedido chega, a IA pode:

1. Receber os dados do novo pedido da Shopify.

2. Verificar automaticamente o histórico de compras do cliente no seu helpdesk para ver se é um comprador recorrente ou se tem tickets de suporte abertos.

3. Fazer a triagem do pedido com base em regras que define, como o valor do pedido, o destino de envio ou produtos específicos que necessitam de tratamento especial.

4. Elaborar uma notificação repleta de contexto útil e enviá-la para a pessoa ou equipa certa.

Isto leva-o para além de um simples sistema de notificação e para um assistente operacional automatizado. Elimina o trabalho manual de cruzar dados de clientes e ajuda a sua equipa a agir de forma mais rápida e estratégica. Com a eesel AI, pode construir um fluxo de trabalho completamente personalizado que fica operacional em minutos, não em meses.

Erros comuns a evitar

Ao configurar isto, tente evitar estes deslizes comuns:

• Usar uma conta pessoal do WhatsApp: Esta é a forma mais rápida de ter o seu número bloqueado. As regras do WhatsApp são muito claras sobre não usar contas pessoais para mensagens automatizadas. Tem de usar a plataforma oficial do WhatsApp Business.

• Não obter aprovação para os modelos de mensagem: Quando a sua empresa inicia uma conversa no WhatsApp, a mensagem deve seguir um modelo pré-aprovado. Se tentar enviar mensagens personalizadas e não aprovadas, elas simplesmente não serão entregues. Planeie com antecedência e obtenha a aprovação dos seus modelos de notificação pela Meta através do seu BSP.

• Ignorar os custos: Estas ferramentas não são gratuitas. As plataformas de automação e a API do WhatsApp Business geralmente têm uma subscrição mensal ou uma taxa por mensagem. Certifique-se de que compreende os preços para não ter uma surpresa na fatura.

De alertas simples a operações inteligentes

Configurar notificações automáticas de pedidos da Shopify no WhatsApp é um ótimo primeiro passo em direção a um processo de processamento mais eficiente. Para muitas lojas, uma ferramenta simples como o Zapier é mais do que suficiente para poupar tempo e manter a equipa na mesma página.

Mas o objetivo real não é apenas enviar uma mensagem; é fazer com que toda a sua operação funcione de forma mais suave. Uma boa automação poupa tempo, reduz erros e dá-lhe a base de que precisa para fazer crescer o seu negócio.

Embora as notificações básicas sejam um bom começo, a verdadeira eficiência vem da adição de uma camada de inteligência. Se está pronto para construir fluxos de trabalho poderosos e personalizados que ligam todas as suas ferramentas e automatizam mais do que apenas alertas simples, dê uma olhada no que um Agente de IA da eesel pode fazer pelas suas operações de e-commerce.