Como usar o Intercom Fin para responder a perguntas de faturamento e assinatura a partir da documentação

Ah, as perguntas sobre faturação. São o pão nosso de cada dia de todas as equipas de apoio, certo? Inundam a caixa de entrada, são quase sempre as mesmas, e uma resposta errada pode causar uma verdadeira dor de cabeça. Enquanto a sua equipa está ocupada a explicar cobranças proporcionais pela décima vez, poderia estar a resolver os problemas complicados e de alto valor que realmente fidelizam os clientes.

É aqui que entram os agentes de IA como o Fin do Intercom, que prometem automatizar as tarefas repetitivas.

Uma ilustração da interface do agente de IA Intercom Fin. Este guia explica como usar o Intercom Fin para responder a perguntas sobre faturação e subscrições a partir de documentos.

Este guia irá orientá-lo na configuração do Intercom Fin para responder a perguntas sobre faturação e subscrições a partir de documentos. Abordaremos o básico para que possa começar, mas, mais importante, seremos realistas sobre os obstáculos comuns, como custos ocultos, problemas de flexibilidade e o que acontece quando uma pergunta precisa de mais do que uma simples resposta. Em seguida, veremos uma forma mais poderosa e previsível de colocar o seu apoio à faturação em piloto automático.

O que vai precisar para começar

Antes de mergulhar, vamos organizar tudo. Não pode simplesmente premir um botão e esperar que o Fin faça a sua magia. Precisará de alguns elementos-chave preparados para garantir que a IA tem a informação e as permissões certas para fazer o seu trabalho.

• Um plano pago do Intercom: O Fin não é uma ferramenta autónoma. Ele depende de um dos planos de subscrição principais do Intercom (Essential, Advanced ou Expert).

• Acesso ao Agente de IA Fin: Terá de ter esta opção ativada no seu plano Intercom. Lembre-se apenas de que tem o seu próprio preço: $0.99 por cada conversa que resolve com sucesso.

• Uma base de conhecimento bem organizada: As suas políticas de faturação, detalhes de subscrição e regras de reembolso precisam de estar claramente escritas. O Fin aprende com este conteúdo, por isso, se estiver confuso ou vago, as suas respostas também o serão.

• Acesso de administrador ao Intercom: Precisará das chaves do reino (ou, pelo menos, permissões de administrador) para ajustar as configurações do Fin, conectar os seus documentos de ajuda e gerir o seu funcionamento.

Como configurar o Intercom Fin para perguntas de faturação: Um guia passo a passo

Já tem todos os pré-requisitos resolvidos? Ótimo. Vamos aos pormenores da configuração do Fin. Vamos dividi-lo em quatro passos principais, desde a preparação dos seus documentos até ao tratamento de pedidos que necessitam de uma ação real, não apenas de uma resposta.

Passo 1: Organize os seus documentos de faturação

Lixo que entra, lixo que sai. É um ditado antigo, mas é especialmente verdadeiro para a IA. O Fin só pode ser tão inteligente quanto a informação que lhe fornece. Se os seus documentos não forem claros ou estiverem desatualizados, está a prepará-lo para o fracasso. Comece por analisar atentamente todo o seu conteúdo relacionado com a faturação.

• Reúna tudo: As suas regras de faturação podem estar espalhadas por Google Docs, wikis internas ou folhas de cálculo aleatórias. A sua primeira tarefa é juntá-las todas num só lugar e garantir que contam a mesma história.

• Mantenha a simplicidade: Escreva como se estivesse a explicar a um amigo. Use títulos claros, frases curtas e listas para dividir o texto. Por exemplo, crie secções separadas e fáceis de encontrar para "Como Cancelar uma Subscrição", "A Nossa Política de Reembolso" e "Atualizar as Suas Informações de Pagamento".

• Responda às perguntas óbvias: Coloque-se no lugar dos seus clientes. Quais são as 5-10 perguntas de faturação mais frequentes que recebe todos os dias? Crie entradas específicas de P&R para elas. Quanto mais direto for, melhores serão as respostas do Fin.

Passo 2: Conecte a sua base de conhecimento

De seguida, precisa de fornecer ao Fin a informação que acabou de organizar. A IA do Intercom aprende principalmente a partir dos artigos que vivem dentro do seu próprio ecossistema de centro de ajuda.

1. Vá para a secção "Artigos" no seu espaço de trabalho do Intercom.

2. Crie novos artigos do zero ou importe a documentação que já preparou. Tente manter cada artigo focado num único tópico, como um para reembolsos e outro para atualizações de plano. Isso mantém tudo organizado.

3. Agrupe os artigos em coleções como "Faturação e Subscrições". Isto ajuda tanto a si como à IA a manterem-se organizados.

4. Assim que publicar, o Fin começará automaticamente a aprender com o novo conteúdo.

Passo 3: Configure o seu comportamento

Com os seus documentos no lugar, é hora de dar ao Fin algumas regras básicas e um pouco de personalidade. Pode decidir como ele deve falar com os clientes e, crucialmente, quando deve dar um passo atrás e deixar um humano assumir o controlo.

1. Encontre as configurações do Fin no seu painel do Intercom.

2. Defina o objetivo principal do Fin. Para este projeto, vai querer selecionar "Responder às perguntas dos clientes".

3. Pode ajustar o seu tom e o comprimento das suas respostas para garantir que ele soa como se pertencesse à sua marca.

4. Configure regras de transferência. Para tópicos sensíveis como uma cobrança contestada, provavelmente vai querer que o Fin escale a conversa para a sua equipa imediatamente.

Passo 4: Vá além das Perguntas e Respostas

É aqui que as coisas ficam um pouco mais avançadas. Muitas "perguntas" de faturação não são realmente perguntas; são pedidos. Pense em "Pode cancelar a minha subscrição?" ou "Preciso de um reembolso pelo mês passado". Para lidar com isto, uma IA precisa de fazer mais do que apenas recitar um artigo de ajuda, precisa de realizar uma ação.

A solução do Intercom para isso são os Fin Tasks e Conectores de Dados. São funcionalidades poderosas que permitem ao Fin seguir um script para fazer coisas como extrair dados do Stripe ou processar um cancelamento no Shopify. Mas, e é um grande mas, configurá-los não é para os fracos de coração. Requer alguém que esteja à vontade com chamadas de API e lógica de negócio. Embora seja fantástico que possa fazer isto, adiciona uma camada totalmente nova de complexidade técnica.

E lembre-se, cada vez que o Fin completa com sucesso uma destas tarefas, a taxa de "$0.99 por resolução" é aplicada, o que pode tornar estas resoluções baseadas em ações bastante caras.

Armadilhas comuns a evitar

Configurar o Fin parece fácil à primeira vista, mas é fácil cair em algumas armadilhas comuns. Aqui está o que deve ter em atenção para evitar dores de cabeça (e faturas surpresa).

• Esquecer-se do seu conhecimento interno: Grande parte das informações realmente importantes sobre exceções de faturação e situações complicadas com clientes reside em documentos apenas internos, como notas no Google Docs ou guias de processo no Confluence. Se o Fin não conseguir ver isto, as suas respostas serão incompletas e não saberá como lidar com nada fora do guião padrão.

• Ignorar o custo das ações: Essa taxa de $0.99 parece pequena, mas pense em quantas alterações de subscrição ou pedidos de reembolso recebe por dia. Cada vez que o Fin lida com sucesso com um usando uma Fin Task, isso soma-se à sua fatura. Um mês movimentado pode facilmente levar a uma fatura muito maior do que esperava.

• Subestimar a configuração de ações personalizadas: Embora colocar a funcionar as P&R básicas seja rápido, construir ações personalizadas e fiáveis que comunicam com o seu sistema de faturação específico é um projeto técnico. Envolve programação, testes e manutenção. Definitivamente não é uma solução pronta a usar.

Uma alternativa melhor: eesel AI

Se leu a última secção e pensou, "Isso parece complicado e caro", não está errado. São exatamente esses desafios — custos imprevisíveis, conhecimento isolado e obstáculos técnicos — que nos levaram a criar a eesel AI. Foi concebida para se ligar diretamente às ferramentas que já utiliza, incluindo o Intercom, sem o obrigar a rever todo o seu fluxo de trabalho.

Eis como a eesel AI oferece um caminho mais inteligente para automatizar o seu apoio à faturação e subscrições.

Reúna todo o seu conhecimento, onde quer que ele esteja

Ao contrário do Fin do Intercom, que é bastante dependente da base de conhecimento do Intercom, a eesel AI conecta-se a todos os locais onde o conhecimento da sua equipa está armazenado.

• Conecte tudo em minutos: Pode extrair instantaneamente conhecimento do Google Docs, Confluence, Notion e até de tickets de suporte passados do seu helpdesk. Isto dá à sua IA uma visão completa, para que possa responder a perguntas com contexto e precisão reais.

Um infográfico que mostra como a eesel AI pode usar conhecimento de várias fontes, uma alternativa melhor do que usar o Intercom Fin para responder a perguntas sobre faturação e subscrições a partir de documentos.

• Aprende com o melhor trabalho da sua equipa: A eesel AI pode ser treinada nas suas conversas passadas. Isto significa que não aprende apenas o que dizer, mas aprende como a sua equipa o diz, captando a voz da sua marca e as pequenas nuances que proporcionam uma excelente experiência ao cliente.

Execute ações sem escrever uma única linha de código

Com a eesel AI, não precisa de ter um programador em marcação rápida para automatizar ações. O nosso editor de prompts intuitivo dá-lhe controlo total sobre o que a sua IA pode fazer.

• Crie as suas próprias ações personalizadas: Pode configurar fluxos de trabalho para procurar informações de encomendas no Shopify, verificar o estado de uma subscrição no Stripe ou atualizar campos de tickets no seu helpdesk, tudo através de uma interface simples.

Uma captura de ecrã do editor sem código da eesel AI para criar ações personalizadas, uma forma mais flexível do que o Intercom Fin para responder a perguntas sobre faturação e subscrições a partir de documentos.

• Teste com confiança: Preocupado em deixar uma IA à solta com os seus clientes? Antes de entrar em produção, pode executar simulações nos seus tickets passados para ver exatamente como a IA irá responder e qual será a sua taxa de automação. Isto permite-lhe ajustar os detalhes e lançar gradualmente, com risco zero.

Obtenha preços previsíveis que pode realmente orçamentar

Vamos falar do elefante na sala: o custo. A maior frustração com o Fin é o preço por resolução. Um mês de apoio movimentado pode parecer um jogo de adivinhação.

• Planos simples de preço fixo: A eesel AI tem planos mensais transparentes baseados no seu volume de interações. Obtém tudo, o Agente de IA, o Copilot para a sua equipa e a Triagem automatizada, sem pagar uma taxa por cada ticket. Torna o orçamento simples e previsível.

Uma vista da página de preços da eesel AI, que oferece uma alternativa clara ao custo por resolução de usar o Intercom Fin para responder a perguntas sobre faturação e subscrições a partir de documentos.

• Escale sem ser penalizado: À medida que a sua empresa cresce, os seus custos de apoio não têm de explodir. Pode lidar com mais conversas sem ver o preço de cada resolução a corroer o seu orçamento.

Funcionalidade	Intercom Fin	eesel AI
Modelo de Preços	$0.99 por resolução bem-sucedida	Planos mensais de preço fixo
Fontes de Conhecimento	Principalmente Artigos Intercom	Mais de 100 integrações (Google Docs, Confluence, tickets anteriores, etc.)
Ações Personalizadas	Requer configuração técnica com Fin Tasks e Conectores de Dados	Editor de prompts sem código para chamadas de API e ações personalizadas
Testes	Testes limitados a um ambiente real	Execute simulações em tickets históricos antes do lançamento
Configuração	Configuração dentro do Intercom	Entre em funcionamento em minutos com integrações de um clique

Conclusão: Assuma o controlo da sua automação de faturação

Olhe, usar o Intercom Fin para responder a perguntas sobre faturação e subscrições a partir de documentos pode absolutamente aliviar parte da carga da sua equipa. Para lidar com as P&R mais básicas e repetitivas, é um primeiro passo sólido que pode desviar uma parte considerável do seu volume de entrada.

Mas quando estiver pronto para uma verdadeira automação de ponta a ponta que possa lidar com ações reais dos clientes, as limitações do Fin começam a aparecer. A dependência de uma única fonte de conhecimento, a complexidade técnica de configurar ações e aquele preço imprevisível por resolução podem tornar-se sérios obstáculos.

Uma solução como a eesel AI oferece-lhe um caminho mais prático. Ao reunir todo o seu conhecimento disperso num único cérebro, dando-lhe uma forma simples de criar ações personalizadas poderosas e oferecendo um modelo de preços que pode realmente planear, pode construir uma estratégia de automação que cresce com o seu negócio, não com o seu orçamento.

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