Um guia prático sobre como usar IA no Jira

Se você é um administrador do Jira ou gestor de projetos, o seu dia provavelmente é um verdadeiro malabarismo. Entre dividir projetos enormes, escrever a consulta perfeita e triar um fluxo interminável de tickets de suporte, o "trabalho sobre o trabalho" pode facilmente consumir o tempo que você preferiria gastar em estratégia de verdade.

A Atlassian começou a adicionar os seus próprios recursos de IA diretamente no Jira, o que é um bom começo. Mas para muitas equipas, eles apenas arranham a superfície do que é possível. Este guia irá orientá-lo, passo a passo, sobre como usar a IA no Jira de uma forma que faça uma diferença real. Começaremos com as ferramentas nativas que podem ajudar na gestão de projetos e, em seguida, entraremos em como pode configurar um agente de IA integrado e inteligente para lidar com o suporte de linha de frente e realmente ganhar algum tempo no seu dia.

Como usar IA no Jira: O que precisará para começar

Antes de começarmos, certifique-se de que tem estas coisas prontas:

• Uma conta ativa do Atlassian Jira Cloud.

• Permissões de administrador ou de administrador de projeto para que possa configurar automações e integrações.

• Uma ideia geral de quais tarefas repetitivas ou perguntas de suporte o estão a deixar louco.

Um guia passo a passo para usar IA no Jira

Aqui está uma abordagem prática de quatro passos para trazer a IA para a sua configuração do Jira, começando com os recursos integrados simples e avançando para uma automação mais poderosa.

Passo 1: Automatize a gestão de projetos com a IA nativa do Jira

A Atlassian tem vindo a integrar a sua própria IA, chamada Rovo (ou Atlassian Intelligence), para ajudar com algumas das partes mais tediosas da gestão de projetos. Estas ferramentas são um ótimo ponto de partida se estiver apenas a dar os primeiros passos com a IA.

Gere consultas JQL com linguagem natural

A Jira Query Language (JQL) é incrivelmente útil para criar filtros personalizados, mas sejamos honestos, a curva de aprendizado é íngreme. Em vez de tentar memorizar a sintaxe, agora pode simplesmente digitar o que quer em linguagem natural, como "problemas não resolvidos atribuídos a mim com prazo para esta semana." A IA traduz isso para uma consulta JQL perfeita. Poupa imenso tempo e torna a pesquisa avançada acessível a todos na equipa, não apenas aos mestres do JQL.

Divida épicos em tarefas menores

Todos já passámos por isto: olhar para um épico enorme, sentindo-se sobrecarregado com a ideia de criar manualmente cada história de utilizador e subtarefa. Com a IA do Jira, pode pedir-lhe para analisar a descrição de um épico e sugerir uma divisão lógica de problemas filho. Pode rever as sugestões, fazer alguns ajustes e depois criá-las todas com um único clique. É uma enorme economia de tempo durante o planeamento do projeto.

Resuma longas threads de comentários

Abrir um ticket e ser recebido por uma quantidade de comentários digna de um romance é um clássico matador de produtividade. Em vez de rolar a página infinitamente para encontrar aquela decisão chave tomada há três semanas, pode usar a funcionalidade de resumo por IA. Ela lê toda a conversa e extrai as decisões chave e itens de ação, para que possa perceber o essencial em segundos.

Crie regras de automação com um simples comando

O construtor de automação integrado do Jira é útil, mas montar regras complexas pode parecer uma tarefa árdua. A IA ajuda a simplificar isto. Pode dar-lhe um comando como, "Quando um bug de alta prioridade for reportado, atribua-o ao líder da equipa de desenvolvimento," e a IA construirá a regra de automação para si.

Estas funcionalidades nativas são ótimas para organizar tarefas que acontecem dentro do Jira. A principal desvantagem é que o seu conhecimento está preso no ecossistema da Atlassian, o que é um problema quando o trabalho real e o conhecimento da sua equipa estão espalhados por todo o lado.

Passo 2: Fortaleça a sua base de conhecimento para autoatendimento

Uma das formas mais comuns de usar IA é desviar perguntas repetitivas, direcionando as pessoas para a documentação correta. O Jira e o Confluence estão configurados para fazer isso, mas isso é realmente apenas o começo.

Use IA para redigir e refinar artigos de ajuda

Quando finalmente resolve um ticket de suporte complicado, essa solução vale ouro. Em vez de a deixar perder-se nos arquivos, os agentes podem usar a IA diretamente dentro de um ticket do Jira ou de uma página do Confluence para idealizar um novo artigo de ajuda. Funcionalidades como "melhorar a escrita" ou "mudar o tom" ajudam a transformar rapidamente uma solução pontual num artigo profissional e consistente para a sua base de conhecimento.

Conecte a sua base de conhecimento ao Jira Service Management

Assim que tiver um conjunto sólido de artigos no Confluence, pode ligar esse espaço ao seu projeto do Jira Service Management. Isto permite que o agente virtual do Jira sugira artigos relevantes aos utilizadores enquanto eles digitam no portal de ajuda, esperando responder à sua pergunta antes mesmo de submeterem um ticket.

Mas há uma limitação bastante grande aqui: isto só funciona se todo o seu conhecimento estiver perfeitamente organizado no Confluence. O que acontece quando a resposta está num Google Doc, numa página do Notion, numa thread aleatória do Slack ou enterrada nos detalhes de uma dúzia de tickets passados? É aqui que a IA integrada atinge um limite e começa a precisar de algo mais poderoso.

Passo 3: Configure um verdadeiro agente de IA para o suporte de linha de frente

Depois de ter extraído todo o valor possível das funcionalidades nativas, o próximo passo lógico é trazer um agente de IA que possa conectar todas as suas fontes de conhecimento e realmente tomar ações.

Porque é que os agentes virtuais nativos muitas vezes ficam aquém

Os agentes virtuais simples são bons a corresponder palavras-chave a uma única base de conhecimento bem organizada. Mas muitas vezes não conseguem resolver problemas reais porque estão presos no seu próprio mundo. Normalmente, não conseguem aceder a informações fora do Confluence, aprender com o contexto de milhares de tickets passados ou fazer coisas como etiquetar um ticket, procurar detalhes de um pedido ou escalar um problema para a pessoa certa.

Como conectar um poderoso agente de IA ao Jira Service Management

É aqui que precisa de uma IA que consiga sair da bolha da Atlassian. É para isso que ferramentas como a eesel AI foram construídas. Foi concebida para se ligar às ferramentas que já utiliza, para que não tenha de lidar com uma migração complicada ou arrancar o seu helpdesk existente.

Colocá-la a funcionar é surpreendentemente simples:

1. Registe-se e conecte o Jira: Pode começar em poucos minutos com uma integração de um clique, não meses de trabalho de desenvolvimento.

2. Unifique as suas fontes de conhecimento: Esta é a parte mais importante. Pode conectar não apenas o Confluence, mas também o Google Docs, Notion, SharePoint e, crucialmente, todos os seus tickets de suporte históricos. Isto dá à sua IA uma imagem completa do seu negócio.

3. Personalize a persona e as ações da sua IA: Com um editor simples, pode definir o tom de voz da sua IA e dar-lhe o poder de fazer mais do que apenas encontrar respostas. Pode configurar o seu Agente de IA para triar tickets adicionando as etiquetas certas ou até mesmo fazer chamadas de API para outros sistemas para verificar o estado da subscrição de um cliente.

Um fluxograma que mostra o processo simples para implementar um agente de IA, que é uma parte fundamental de como usar IA no Jira de forma eficaz.

Passo 4: Teste e implemente a sua IA com confiança

Deixar uma IA falar diretamente com os seus clientes pode parecer um pouco assustador. A chave é testá-la, fazer ajustes e implementá-la de forma controlada.

Use a simulação para ver como ela se irá comportar

Uma das maiores ansiedades com a IA é não saber como ela se irá comportar num ambiente real. É por isso que uma ferramenta como a eesel AI inclui um modo de simulação. Pode executar o seu agente de IA recém-configurado em milhares dos seus tickets passados num ambiente seguro que não afeta nada.

Isto mostra-lhe exatamente como teria respondido a perguntas reais de clientes, dando-lhe uma previsão precisa da sua taxa de resolução e apontando quaisquer lacunas na sua base de conhecimento. Pode ajustar o seu comportamento e os seus comandos com risco zero antes que interaja com um cliente real.

Esta captura de ecrã mostra o modo de simulação na eesel AI, um passo crítico sobre como usar IA no Jira para automação do suporte ao cliente.

Implemente gradualmente e fique de olho em tudo

Não precisa de virar uma chave e automatizar tudo de uma vez. Comece pequeno. Pode configurar o seu agente de IA para lidar apenas com alguns tipos de tickets específicos e de alto volume (como "reset de palavra-passe" ou "como atualizar informações de faturação") e enviar automaticamente tudo o resto para a sua equipa humana. À medida que se sentir mais confortável e vir os resultados, pode gradualmente deixá-lo lidar com mais.

Dicas para aproveitar ao máximo a IA no Jira

• Comece com os maiores consumidores de tempo. Antes de construir qualquer coisa, fale com a sua equipa. Descubra as 3-5 perguntas ou tarefas mais repetitivas e desgastantes com as quais eles lidam todos os dias. Automatizar essas primeiro dar-lhe-á a maior vitória logo de início.

• Concentre-se no suporte, não apenas na configuração. Como muitos administradores experientes do Jira lhe dirão, a IA de hoje é muito melhor a lidar com tarefas de suporte conversacional do que a configurar fluxos de trabalho complexos e de vários passos do Jira a partir de um comando de texto. Use a IA onde ela brilha.

• Continue a melhorar a sua base de conhecimento. A sua IA é tão inteligente quanto a informação que lhe dá. Use os insights das suas ferramentas, como os relatórios de lacunas de conhecimento na eesel AI, para ver o que os seus utilizadores estão realmente a perguntar e mantenha a sua documentação atualizada.

Uma imagem do painel de relatórios da eesel AI, que ajuda as equipas a entender como usar IA no Jira para identificar e preencher lacunas de conhecimento.

Indo além da automação básica

Como pode ver, usar IA no Jira é uma jornada. Pode começar pequeno hoje com as funcionalidades nativas para otimizar a sua gestão de projetos. Mas para realmente libertar a sua equipa e fornecer suporte instantâneo e útil, precisa de uma IA que possa aprender com todo o seu conhecimento disperso e trabalhar perfeitamente com o seu helpdesk.

Pronto para ver como um agente de IA totalmente integrado poderia funcionar com o seu Jira Service Management? Comece a usar o eesel AI gratuitamente.