Um guia para o refinamento de rascunhos do Gmail: Usando IA para escrever e-mails melhores

Sejamos realistas, as nossas caixas de entrada são uma confusão. Estamos todos a tentar responder rapidamente, ao mesmo tempo que soamos profissionais, claros e como se realmente soubéssemos do que estamos a falar. É um ato de equilíbrio que pode consumir demasiado tempo do nosso dia. A Google está a tentar ajudar ao integrar IA diretamente no Gmail com a sua funcionalidade "Ajuda-me a escrever", que inclui algumas ferramentas de Refinamento de Rascunhos do Gmail bastante úteis.

Este guia irá explicar o que é esta nova funcionalidade, como pode usá-la para superar o trabalho diário com e-mails e, mais importante, onde ela fica aquém. Analisaremos os seus limites para equipas profissionais que precisam de mais do que um simples gerador de texto e exploraremos o que é necessário para realmente melhorar o seu fluxo de trabalho de e-mail.

O que é a funcionalidade 'Ajuda-me a escrever' do Gmail?

"Ajuda-me a escrever" é a ferramenta de IA integrada do Gmail, alimentada pelo modelo Gemini da Google. Pense nela como um parceiro de escrita que vive dentro da sua caixa de entrada, ajudando-o a compor e a polir e-mails em tempo real.

Ela faz essencialmente duas coisas principais:

1. Escreve novos rascunhos para si: Pode dar uma instrução à IA, como "escreve um seguimento amigável para um cliente potencial sobre a nossa última reunião", e ela irá gerar um rascunho de e-mail completo para usar ou ajustar.

2. Melhora o seu texto existente: Também pode escrever uma mensagem e depois usar a IA para a melhorar. Isto pode significar tornar o seu tom mais formal, adicionar mais detalhes ou encurtá-la para ser mais concisa.

Esta funcionalidade está atualmente disponível para contas pessoais Google com uma subscrição Google One AI Premium e para empresas em determinados planos do Google Workspace.

Como usar as funcionalidades de Refinamento de Rascunhos do Gmail

Começar a usar a IA do Gmail é bastante simples. A ideia não é apenas escrever e-mails por si, mas ajudá-lo a escrever e-mails melhores, mais rapidamente.

Criar novos rascunhos a partir de uma instrução

Quando estiver a olhar para um e-mail em branco, pode clicar no ícone "Ajuda-me a escrever" (é um lápis com uma pequena estrela), digitar o que precisa e clicar em "Criar". A IA irá então preparar um rascunho para si.

Um pouco de especificidade ajuda muito aqui. Em vez de um vago "escreve uma nota de agradecimento", tente algo como: "Escreve um e-mail de agradecimento formal à minha entrevistadora, Joana Silva, pela posição de Gerente de Marketing." Fornecer o destinatário, o tópico e o tom certo ajuda a IA a aproximar-se muito mais do que procura. Se a primeira tentativa não estiver perfeita, pode sempre clicar em "Recriar" para uma versão diferente.

Refinar a sua própria escrita

É aqui que as ferramentas de Refinamento de Rascunhos do Gmail são mais úteis para as tarefas do dia a dia. Depois de escrever a sua própria mensagem, clique no mesmo ícone "Ajuda-me a escrever" para abrir um menu de opções de refinamento.

Aqui estão as principais ferramentas que pode usar:

• Formalizar: Esta opção troca a sua linguagem informal por algo mais profissional. É ótima para quando precisa de mudar de um tom descontraído para um mais adequado a um e-mail de negócios.

• Elaborar: Se a sua mensagem parecer um pouco superficial, esta opção irá desenvolvê-la, adicionando mais detalhes e expandindo os seus pontos.

• Encurtar: Por outro lado, se escreveu um romance, isto irá reduzi-lo a algo muito mais curto e fácil de digerir.

• Polir: Isto é como uma revisão final. Arruma o seu rascunho melhorando a gramática, corrigindo erros de digitação e, em geral, tornando a leitura mais fluida e profissional.

A perspetiva de negócio: Onde ajuda e onde não ajuda

Para a sua caixa de entrada pessoal, esta funcionalidade é bastante interessante. Mas se está a gerir um negócio, precisa de analisar mais de perto para ver se ela realmente resolve os problemas de comunicação que enfrenta todos os dias.

As vitórias óbvias: Velocidade e consistência

Não se podem negar as vantagens imediatas. A maior delas é a poupança de tempo. Com o funcionário médio a gastar quase 11 horas por semana a escrever e-mails, qualquer ferramenta que acelere mensagens de rotina, como seguimentos ou respostas simples, é uma coisa boa. Também ajuda na clareza, especialmente para membros da equipa que podem não ser os melhores escritores. Pode transformar rapidamente um rascunho bruto numa mensagem limpa e gramaticalmente correta.

Onde fica aquém para equipas profissionais

Embora a funcionalidade seja interessante, as suas limitações tornam-se flagrantemente óbvias quando se tenta usá-la para tarefas de negócio sérias, como vendas ou apoio ao cliente.

• Não tem ideia do que o seu negócio faz: A IA do Gmail não conhece a sua política de devoluções, os detalhes do seu produto ou o histórico de encomendas específico de um cliente. Apenas extrai informações da internet, o que significa que obtém respostas genéricas que muitas vezes precisam de muita edição para serem precisas e úteis.

• Não consegue corresponder à voz da sua marca: A opção "Formalizar" é um pouco brusca. Não consegue replicar a voz única da sua empresa, que é tão importante para construir relacionamentos com os clientes. Quer que a sua equipa de apoio soe como a sua equipa, não como um robô genérico.

• Está desligada do conhecimento da sua empresa: A IA não consegue extrair informações das suas wikis internas, centros de ajuda ou outros documentos. Não consegue obter uma resposta de um guia no Confluence ou referenciar uma folha de especificações que guardou no Google Docs. Isto significa que a sua equipa continua presa a procurar informações e a copiá-las e colá-las nas respostas.

• Não se pode integrar no seu fluxo de trabalho: Este é o maior problema. A funcionalidade apenas gera texto; não consegue fazer nada. Não consegue procurar o estado de uma encomenda no Shopify, criar um ticket no Zendesk ou sinalizar um problema urgente no Slack. É um assistente de escrita, não um assistente de trabalho.

Para além do Refinamento de Rascunhos básico do Gmail: Porque a IA integrada é a verdadeira solução

As limitações da ferramenta do Gmail deixam claro que as empresas precisam de algo mais conectado. Precisa de uma plataforma de IA que esteja ligada ao seu negócio real.

Unificar o conhecimento da sua empresa instantaneamente

A verdadeira eficiência não vem de uma IA que sabe tudo o que está na internet; vem de uma IA que sabe tudo sobre o seu negócio. É essa lacuna que ferramentas como a eesel AI foram construídas para preencher. Em vez de usar dados públicos, a eesel AI conecta-se de forma segura às fontes de conhecimento da sua empresa, aprendendo com os seus tickets de helpdesk passados, wikis internas e documentos de ajuda públicos. Isto garante que cada resposta que gera é precisa e específica para a sua empresa.

Personalizar a IA para corresponder à sua marca e fluxo de trabalho

Esqueça essas opções de tom de tamanho único. Com o editor de instruções personalizável da eesel AI, pode definir a personalidade e o tom de voz exatos da sua IA. Pode dizer-lhe para ser empática, estritamente profissional ou até um pouco engraçada, o que mantém a consistência da sua marca em cada interação. Este nível de controlo está no centro de soluções como o AI Agent Assist, que foi concebido para tornar os seus agentes humanos mais rápidos e precisos.

Automatizar fluxos de trabalho, não apenas palavras

É aqui que a IA integrada lhe dá um grande impulso. As ferramentas avançadas fazem mais do que apenas escrever, elas agem. O AI Copilot e o AI Agent da eesel AI podem ser configurados para realizar tarefas diretamente nas ferramentas que já utiliza.

Imagine uma IA que consegue:

• Ler um e-mail, procurar o estado da encomenda do cliente na sua base de dados e inserir essa informação em tempo real diretamente na resposta.

• Ver que um e-mail é um "pedido de reembolso", etiquetar automaticamente o ticket no seu helpdesk e criar um problema no Jira Service Management para o escalar para a equipa financeira.

Essa é a diferença entre uma simples ferramenta de escrita e uma plataforma inteligente que realmente automatiza o seu trabalho.

Compreender o custo: Gemini no Gmail vs. ferramentas de IA dedicadas

Para usar as funcionalidades do Gemini no Gmail, precisa de uma subscrição paga, seja do Google One AI Premium para uma conta pessoal ou de um plano específico do Google Workspace para empresas. Embora isso desbloqueie a funcionalidade "Ajuda-me a escrever", está a pagar por uma ferramenta que se limita a gerar texto.

Em contraste, plataformas como a eesel AI são construídas para negócios. O preçário é transparente, sem taxas surpresa que o penalizem por ter um mês movimentado. Com planos mensais, pode escalar à medida que cresce sem ficar preso a um contrato de longo prazo. É um investimento num sistema que realiza trabalho, não apenas um que escreve sobre ele.

O Refinamento de Rascunhos do Gmail é suficiente para a sua equipa?

O refinamento de rascunhos com IA do Gmail é uma ferramenta muito interessante para a produtividade pessoal. É uma ótima introdução à escrita assistida por IA e irá, sem dúvida, poupar tempo às pessoas nos seus e-mails individuais.

Mas para equipas profissionais, irá esbarrar num muro muito rapidamente. A falta de contexto de negócio, controlo da voz da marca e integrações de fluxo de trabalho significa que simplesmente não escala. Para uma comunicação precisa e alinhada com a marca, especialmente no apoio ao cliente ou nas vendas, uma plataforma de IA dedicada e integrada é o passo seguinte claro.

Leve a sua produtividade de e-mail para além do Refinamento de Rascunhos do Gmail

A funcionalidade "Ajuda-me a escrever" do Gmail é um ótimo começo, mas não consegue aprender com o conhecimento da sua empresa nem conectar-se às suas ferramentas de negócio.

eesel AI continua de onde o Gmail para, integrando-se com todo o seu conhecimento para fornecer um apoio verdadeiramente inteligente e alinhado com a marca. Pode inscrever-se em minutos e ver a diferença que faz.