Guia prático para automatizar a exportação de dados do Freshdesk para relatórios de tickets

Se você gerencia uma equipe de suporte, sabe que sua central de ajuda é uma mina de ouro de informações. Os relatórios de tickets são a forma como você mede o desempenho da equipe, identifica padrões para seus clientes e descobre onde pode melhorar. À medida que sua equipe cresce, você provavelmente vai querer encontrar maneiras de ir além das etapas manuais e automatizar como extrai esses dados do Freshdesk.

Embora a plataforma seja poderosa, exportar manualmente arquivos CSV semana após semana é uma tarefa que muitas equipes acabam optando por automatizar para economizar tempo. Isso permite que você e sua equipe foquem em trabalhos de maior impacto enquanto os dados fluem para onde precisam ir.

Este guia mostrará algumas maneiras diferentes de automatizar a exportação de dados do Freshdesk para relatórios de tickets. Abordaremos as ferramentas que o Freshdesk fornece, analisaremos algumas opções de terceiros e exploraremos uma abordagem moderna, impulsionada por IA, que complementa o Freshdesk para transformar dados brutos em insights úteis.

O que é realmente a exportação de dados do Freshdesk?

A exportação de dados do Freshdesk é o processo de extrair informações de tickets da sua central de ajuda para análise ou armazenamento. Isso pode incluir tudo, desde quem foi atribuído a um ticket e quando ele foi resolvido, até dados de campos personalizados e todo o histórico da conversa.

A maioria das equipes faz isso para alimentar outras ferramentas para uma análise mais profunda. Você pode estar criando dashboards (painéis) personalizados em uma ferramenta de business intelligence (BI) como Tableau ou Power BI, ou mantendo um backup de longo prazo das interações com seus clientes.

Esses dados geralmente saem como um arquivo CSV, JSON ou XML, prontos para serem utilizados em uma planilha ou plataforma de análise.

Três maneiras de automatizar a exportação de dados do Freshdesk para relatórios de tickets

O Freshdesk oferece várias maneiras de exportar seus dados, cada uma adequada a diferentes necessidades. Você deve considerar seus requisitos de automação, flexibilidade e recursos técnicos.

Método 1: Usando recursos integrados

O Freshdesk possui opções integradas para obter seus dados, variando de um simples clique em um botão a uma abordagem altamente personalizável liderada por desenvolvedores.

Exportação manual na visualização de tickets

Este é o método mais direto. Você apenas acessa sua lista de tickets, aplica os filtros necessários (como um intervalo de datas específico ou prioridade) e clica no botão "Exportar" (Export). Alguns minutos depois, o Freshdesk envia por e-mail um link para um arquivo CSV.

• O lado bom: É simples, está disponível na maioria dos planos e funciona perfeitamente se você precisar de um registro rápido de dados para um relatório pontual.

• Considerações: Este é um processo manual. Para equipes que exigem relatórios semanais ou mensais, migrar para as opções automatizadas que o Freshdesk oferece costuma ser um caminho mais eficiente.

Exportações de dados agendadas via Analytics

Para uma abordagem automatizada, os administradores podem configurar exportações recorrentes a partir da seção Analytics. Você pode agendar para que ocorram diariamente, semanalmente ou mensalmente.

• O lado bom: Isso fornece uma automação confiável, garantindo que seus dados sejam entregues na sua caixa de entrada sem que você precise se lembrar de executar a exportação manualmente.

• Considerações: Este recurso é uma oferta premium disponível nos planos Pro e Enterprise do Freshdesk. Ele entrega um arquivo de dados brutos, que você pode formatar ou carregar em sua ferramenta de relatórios preferida.

A API do Freshdesk

Se você tiver desenvolvedores em sua equipe, a API do Freshdesk fornece uma maneira de extrair dados de tickets via código.

• O lado bom: É a opção mais flexível e poderosa. Você pode criar um script personalizado para extrair exatamente os campos que precisa, no cronograma preciso que sua empresa exige.

• Considerações: Este caminho exige tempo de um desenvolvedor para criar e manter a integração. A API utiliza limites de taxa padrão (rate limits) e regras de paginação para garantir a estabilidade da plataforma, então seus desenvolvedores precisarão levar isso em conta ao extrair grandes volumes de dados históricos.

Método 2: Usando ferramentas de terceiros

Se você não tiver desenvolvedores à disposição, pode usar ferramentas ETL (Extract, Transform, Load - Extração, Transformação e Carga) de terceiros, como Skyvia ou Help Desk Migration. Essas plataformas se conectam à API do Freshdesk para você e enviam os dados para o destino escolhido, como um banco de dados ou uma ferramenta de BI.

Essas ferramentas são excelentes para gerenciar os aspectos técnicos de uma API sem escrever código. Elas são tipicamente no-code (sem código) e podem fazer seus dados fluírem rapidamente.

Aprimorando seu fluxo de trabalho de dados

Embora essas ferramentas automatizem o processo de exportação, elas se concentram em mover dados brutos. Os dados mostram o desempenho passado, e você ainda precisará gastar tempo analisando-os para encontrar oportunidades de melhoria. Essas ferramentas funcionam como uma ponte eficaz entre o Freshdesk e suas plataformas de análise.

Método 3: A abordagem moderna com insights impulsionados por IA

O objetivo da exportação de dados geralmente é entender suas operações de suporte para que você possa torná-las ainda melhores. É aqui que você pode mudar o foco da exportação de dados para a inteligência acionável.

Plataformas de IA criadas para suporte ao cliente, como o eesel AI, foram projetadas para complementar o Freshdesk. Em vez de apenas exportar dados, elas podem analisá-los onde eles residem e fornecer insights e sugestões de automação imediatamente.

Veja como isso complementa sua configuração do Freshdesk:

• Relatórios integrados: O dashboard de análise de uma plataforma de IA pode detectar tendências automaticamente e identificar lacunas em sua base de conhecimento (knowledge base). Isso ajuda você a ver exatamente quais tópicos são mais comuns em sua fila de suporte.

• Simulação sem riscos: Você pode executar simulações em seus tickets antigos do Freshdesk antes de implementar qualquer mudança. Isso mostra exatamente como a IA poderia ter auxiliado nesses tickets, ajudando você a identificar as melhores oportunidades de automação.

• Conectando insights à ação: Uma ferramenta de IA integrada ajuda você a agir com base no que aprendeu. Se um relatório indica um alto volume de tickets de "redefinição de senha", você pode configurar um agente de IA para auxiliar especificamente nesses casos. Com uma integração como a do eesel AI para Freshdesk, você pode aprimorar seu fluxo de trabalho em minutos.

Preços e custos para exportação de dados no Freshdesk

O Freshdesk oferece planos de assinatura em níveis para atender a diferentes tamanhos de equipe e necessidades. Isso permite que você escolha o nível de relatórios e automação que se adapta ao seu estágio atual.

Aqui está um detalhamento dos recursos de relatório nos planos do Freshdesk:

Recurso / Plano	Growth ($15/agente/mês)	Pro ($49/agente/mês)	Enterprise ($79/agente/mês)
Exportação Manual de Tickets	✔️	✔️	✔️
Analytics Básico	✔️	✔️	✔️
Exportações de Dados Agendadas	❌	✔️	✔️
Sessões do Agente de IA Freddy	❌	Primeiras 500 incluídas	Primeiras 500 incluídas
Copiloto de IA Freddy	❌	Add-on de $29/agente/mês	Add-on de $29/agente/mês
Acesso à API	✔️	✔️	✔️

Escolhendo o caminho certo

Recursos de automação avançada, como as Exportações Agendadas, fazem parte do plano Pro, que é uma ótima opção para equipes em crescimento. Se você estiver no plano Growth, as exportações manuais fornecem uma maneira confiável de lidar com suas necessidades de dados enquanto você escala.

Você também pode aprimorar sua experiência com os recursos de IA do próprio Freshdesk, que estão disponíveis como complementos premium, como o Freddy AI Copilot. Ao planejar seu orçamento, você deve considerar se prefere recursos integrados, soluções de API lideradas por desenvolvedores ou ferramentas especializadas de terceiros que funcionam dentro do ecossistema Freshdesk.

Passando da exportação de dados para uma compreensão profunda

Embora as exportações manuais sejam um ponto de partida útil, equipes que estão amadurecendo podem ganhar muita eficiência ao migrar para fluxos de trabalho automatizados. As ferramentas integradas do Freshdesk e as várias opções de terceiros disponíveis garantem que você tenha flexibilidade para gerenciar seus dados do seu jeito.

No final das contas, o objetivo é usar a IA para obter insights úteis e em tempo real diretamente em suas ferramentas existentes.

Plataformas como o eesel AI são projetadas para apoiar esse objetivo. Elas se conectam à sua conta do Freshdesk rapidamente, analisam seus dados e fornecem insights operacionais profundos. Isso permite que você gaste menos tempo com exportações e mais tempo usando seus dados para melhorar sua base de conhecimento e oferecer um serviço ainda melhor aos seus clientes.

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