Todos já passámos por isso. São 3 da tarde, está a olhar para uma folha de cálculo e sabe que a próxima hora será dedicada a copiar, colar e reformatar dados, tal como fez na semana passada. As tarefas digitais repetitivas são um problema universal, que consomem o nosso tempo e tornam demasiado fácil a ocorrência de pequenos erros. Durante anos, a solução ideal tem sido a macro, uma ferramenta fiável para automatizar estas tarefas aborrecidas.
Neste guia, vamos abordar os fundamentos de como criar uma macro utilizando as ferramentas que provavelmente já tem. Mas não vamos ficar por aqui. Vamos também analisar como a IA moderna está a reinventar totalmente a automação, indo além dos simples cliques para gerir fluxos de trabalho completos em todas as suas aplicações, sem que precise de escrever qualquer código.
O que é uma macro e porquê criar uma?
Vamos diretos ao assunto. Uma macro é apenas um conjunto guardado de ações, cliques, toques de tecla e comandos que pode reproduzir para executar uma tarefa automaticamente. Pense nela como um pequeno robô que o observa a fazer algo uma vez, memoriza os passos e depois fá-lo por si na perfeição sempre que lhe pedir.
Os benefícios são bastante claros. A maior vantagem é, claro, a poupança de tempo. Uma tarefa que lhe leva 15 minutos a fazer manualmente pode ficar concluída em segundos. Além disso, uma macro executa a tarefa exatamente da mesma forma todas as vezes, o que significa que acabaram os erros de digitação ou de formatação. Transforma uma tarefa complicada e com vários passos num único clique.
Vemos macros em ação a toda a hora, mesmo que não nos apercebamos. São utilizadas para coisas como formatar um relatório de vendas mensal no Excel ou aplicar um modelo de e-mail padrão no Outlook. Normalmente, pode criar uma premindo um botão de "gravar" e executando a tarefa, ou pondo as mãos na massa com um pouco de código (como VBA) para escrever as instruções você mesmo.
Pré-requisitos: O que vai precisar antes de criar uma macro
Antes de começar, é bom saber que as ferramentas de que precisa dependem realmente do que quer automatizar. Dito isto, há algumas coisas que todos devem ter preparadas.
Primeiro, precisa de uma tarefa clara e repetitiva. A melhor candidata para uma macro é algo que faz repetidamente quase sem alterações. Se os passos forem diferentes de cada vez, uma macro tradicional provavelmente não é a ferramenta certa para o trabalho.
Também vai precisar de uma aplicação que suporte macros. Nem todas o fazem. Os locais mais comuns onde as encontrará são no Microsoft Office (como o Excel e o Word), no Google Sheets (que utiliza algo chamado Apps Script) e em grandes ferramentas empresariais como o Salesforce.
Por fim, pode precisar de acesso a ferramentas de programador. A maioria dos programas esconde as suas funcionalidades de macro para não sobrecarregar a interface para os utilizadores comuns. Muitas vezes, terá de ativar um "Separador de Programador" ou obter permissão do seu administrador de TI para começar. E se quiser fazer algo um pouco mais avançado, como fazer com que a macro tome uma decisão, provavelmente precisará de estar à vontade com um pouco de código.
Como criar uma macro: Um guia passo a passo (da forma tradicional)
Embora os botões exatos possam parecer um pouco diferentes dependendo do programa, a ideia principal por trás da criação de uma macro – gravar, testar e executar – é praticamente a mesma em todo o lado. Vamos usar o Microsoft Excel como nosso exemplo, uma vez que é por onde muitas pessoas começam a sua jornada de automação.
Passo 1: Prepare o seu espaço de trabalho e ative o separador de programador
Ok, primeiro o mais importante. Precisa de revelar as ferramentas ocultas. Aplicações como o Excel escondem as funções de macro para manter as coisas simples. Para as fazer aparecer, só precisa de ativar o Separador de Programador.
É uma configuração única que demora um segundo. Na maioria das versões do Excel, vá a "Ficheiro > Opções > Personalizar Friso". Irá aparecer uma caixa e, à direita, verá uma lista de separadores. Basta marcar a caixa ao lado de "Programador" e clicar em OK. É tudo; irá agora aparecer no seu friso principal.
Passo 2: Grave as suas ações
A funcionalidade "Gravar Macro" é a sua melhor amiga aqui. Funciona como um gravador de ecrã, mas em vez de fazer um vídeo, transforma as suas ações num script que o computador pode seguir mais tarde.
Veja como o fazer:
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Vá ao novo separador Programador e clique em Gravar Macro.
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Irá aparecer uma pequena janela a pedir um nome. Escolha algo descritivo de que se lembre, como "FormatarRelatorioMensal". Apenas certifique-se de que não há espaços.
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Também pode atribuir um atalho de teclado (como "Ctrl+Shift+F") para a executar ainda mais rapidamente mais tarde.
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Clique em OK. A partir deste momento, o Excel está a gravar tudo o que faz.
Agora, execute cuidadosamente os passos exatos que pretende automatizar. Por exemplo, pode selecionar uma coluna, colocar o texto a negrito, mudar a cor e adicionar um cabeçalho.
Não tenha pressa. Cada clique e toque de tecla está a ser gravado. Tente evitar movimentos desnecessários para manter a sua macro limpa e direta.
Passo 3: Pare a gravação e teste
Quando terminar a tarefa, volte ao separador Programador e clique em Parar Gravação. A sua macro está agora criada e guardada.
Mas espere, ainda não a utilize em nada importante. Testar é fundamental. Abra sempre uma cópia de um ficheiro (nunca teste nos seus dados originais!) e execute a macro. Pode fazê-lo indo a "Programador > Macros", escolhendo a sua macro da lista e clicando em "Executar", ou utilizando a sua tecla de atalho. Se funcionar perfeitamente, está pronto. Se não, talvez precise de tentar gravar novamente ou dar uma vista de olhos ao código.
Passo 4 (Opcional): Dê uma vista de olhos ao código
Se se sentir um pouco aventureiro ou se a sua macro não estiver bem como queria, pode espreitar por baixo do capô. Clicar em "Programador > Visual Basic" abre o editor onde reside o script da sua macro.
Verá linhas de código que representam as ações que acabou de gravar. Eu sei, pode parecer um pouco intimidante se não for um programador. Mas é aqui que pode adicionar lógica mais inteligente que não consegue gravar, como ciclos ("fazer isto 10 vezes") ou lógica condicional ("se esta célula for vermelha, então fazer aquilo"). Este é também o ponto em que a automação simples se torna frequentemente num projeto de programação.
Limitações das macros tradicionais
Criar uma macro é um ótimo primeiro passo para a automação, mas não demora muito até esbarrar em algumas limitações reais, especialmente para equipas que trabalham com várias aplicações diferentes.
São rígidas e quebram facilmente
O problema das macros tradicionais é que são frágeis. São gravadas com base num layout específico. Se uma atualização de software mover um botão ou renomear um menu, a sua macro deixará de funcionar instantaneamente. Ela não entende realmente o que está a tentar fazer; apenas sabe que tem de clicar numa coordenada específica do ecrã. Isto significa que precisam de supervisão constante para continuarem a funcionar.
Estão presas a uma única aplicação
Este é provavelmente o maior obstáculo para a forma como trabalhamos hoje. Uma macro do Excel é uma potência dentro do Excel, mas é completamente inútil em qualquer outro lugar. Não consegue atualizar um ticket de cliente no Zendesk, disparar uma notificação no Slack ou extrair dados do Salesforce. O nosso trabalho não se limita a uma única aplicação, por isso a nossa automação também não deveria.
Exigem código para qualquer coisa minimamente complexa
No momento em que a sua tarefa precisa de uma decisão simples, o sonho do no-code acaba. Precisa de verificar se um cliente é VIP antes de enviar uma resposta? Quer percorrer uma lista de encomendas para encontrar a correta? Terá de abrir o editor de código e começar a programar. Isto coloca a automação poderosa fora do alcance das equipas que mais poderiam beneficiar dela, como o apoio ao cliente, RH e vendas.
A alternativa moderna: Como criar uma macro com IA
É aqui que os agentes de IA entram em cena. Pode pensar neles como o próximo passo na evolução das macros. Em vez de apenas gravarem cliques, são automações inteligentes que entendem o que quer fazer, aprendem com a sua informação existente e funcionam de forma fluida em todas as suas ferramentas.
Passo 1: Conecte o seu conhecimento em vez de gravar cliques
A forma antiga era executar manualmente uma tarefa enquanto um gravador observava por cima do seu ombro. A nova forma é conectar uma IA ao conhecimento existente da sua empresa e deixá-la aprender como a sua equipa já opera.
Com uma ferramenta como o eesel AI, pode estar a funcionar em minutos. Em vez de gravar, basta conectá-la às suas fontes de informação. Pode ligar-se diretamente ao seu help desk como o Zendesk ou o Gorgias, à sua wiki da empresa no Confluence ou no Google Docs, e até mesmo a todo o seu histórico de conversas passadas. A IA lê e compreende tudo isto para aprender o contexto do seu negócio, a voz da sua marca e as melhores práticas da sua equipa por conta própria.
