Uma visão geral abrangente do Asana: Recursos, preços e limitações

Se está à procura de uma ferramenta de gestão de trabalho, o Asana provavelmente já apareceu uma dúzia de vezes. É um gigante no mundo da gestão de projetos, usado por grandes empresas como a Amazon e o Spotify para evitar que equipas enormes e projetos complexos descarrilem.

E para essa tarefa, é fantástico. Ajuda a organizar fluxos de trabalho caóticos e deixa bem claro quem está a fazer o quê e quando.

Mas nenhuma ferramenta faz tudo na perfeição. Esta visão geral do Asana irá guiá-lo pelas suas melhores funcionalidades, detalhar os preços e apontar as suas limitações, especialmente para equipas que lidam com suporte ao cliente ou que tentam construir uma central de conhecimento fiável. Embora o Asana seja um campeão na organização de projetos, provavelmente precisará de outra ferramenta para gerir verdadeiramente o conhecimento da sua equipa e automatizar o suporte.

O que é o Asana?

Na sua essência, o Asana é uma plataforma que ajuda as equipas a organizar, acompanhar e gerir o seu trabalho em conjunto. O seu propósito principal é cortar o ruído do trabalho em equipa e responder àquela velha questão: quem está a fazer o quê, e já está feito?

Para o entender realmente, tem de compreender a sua estrutura. Tudo se encaixa numa hierarquia organizada:

• Organizações: Este é o nível mais alto, ligando todos na sua empresa sob um domínio de e-mail partilhado.

• Equipas: Exatamente o que parece. São os diferentes grupos na sua organização, como Marketing, Engenharia ou Vendas.

• Projetos: É aqui que agrupa todo o trabalho para um objetivo específico, seja o lançamento de um novo produto ou uma campanha de marketing do terceiro trimestre.

• Tarefas: Os itens individuais a fazer dentro de um projeto. Cada tarefa tem um responsável, uma data de entrega e o seu próprio pequeno espaço para ficheiros e conversas.

• Subtarefas: Passos mais pequenos que dividem uma tarefa maior em partes mais manejáveis.

Esta configuração dá a todos um mapa claro, mostrando como a sua pequena peça do puzzle se encaixa nos objetivos maiores da empresa.

Um diagrama de fluxo de trabalho que fornece uma visão geral visual da estrutura do Asana.

Funcionalidades principais

O maior ponto de venda do Asana é a sua flexibilidade. Não o força a uma única forma de trabalhar; em vez disso, oferece várias formas diferentes de ver os seus projetos para que possa encontrar um sistema que simplesmente funcione para a sua equipa.

Encontre uma visualização de projeto que funcione para si

Trabalhos diferentes precisam de ferramentas diferentes, e o Asana percebe isso.

• Visualização em lista: Se adora uma lista de tarefas clássica e sem complicações, esta é para si. É perfeita para projetos simples onde só precisa de marcar tarefas uma a uma.

• Visualização em quadro: Este é um quadro ao estilo Kanban onde as tarefas se movem através de colunas como "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído". É uma forma super visual de ver o progresso de relance e um grande sucesso entre as equipas ágeis.

• Visualização em cronograma e Gantt: Nos planos pagos, estas visualizações permitem-lhe mapear visualmente o cronograma do seu projeto. Pode identificar onde as tarefas dependem umas das outras e corrigir potenciais obstáculos antes que causem problemas reais.

• Visualização em calendário: Isto dá-lhe uma visão geral de todas as datas de entrega das tarefas para a semana ou mês num calendário partilhado. É um salva-vidas para planear com antecedência e garantir que ninguém fica sobrecarregado.

Uma captura de ecrã para a nossa visão geral do Asana mostrando diferentes visualizações de projeto.

Fluxos de trabalho e automação

É aqui que o Asana começa a ficar realmente inteligente, ajudando-o a livrar-se das coisas chatas e repetitivas.

• Regras: Pode configurar comandos simples do tipo "se isto, então aquilo" para lidar com ações rotineiras. Por exemplo, pode criar uma regra que atribui automaticamente uma tarefa ao seu gestor para revisão assim que a move para a coluna "Concluído".

• Construtor de fluxos de trabalho: Esta ferramenta ajuda-o a construir processos padrão para coisas que a sua equipa faz constantemente. Garante que a informação certa chega às pessoas certas no momento certo, sempre.

• Formulários: Os formulários são uma forma limpa de iniciar novo trabalho. Pode criar formulários de entrada personalizados para novos pedidos, para que a sua equipa obtenha toda a informação de que precisa desde o início, em vez de ter de a procurar.

Captura de ecrã das funcionalidades de automação nesta visão geral do Asana.

Relatórios e gestão de metas

Para líderes de equipa e gestores, ver o panorama geral é tudo. O Asana tem algumas funcionalidades para ajudar com isso.

• Portfólios: Isto permite-lhe agrupar projetos relacionados para que possa verificar a saúde e o progresso de toda uma iniciativa num só lugar.

• Dashboards: Pode construir gráficos e tabelas em tempo real para ver o que está a acontecer com os dados do seu projeto. Fique de olho nos orçamentos, veja quantas tarefas estão a ser concluídas e obtenha uma leitura rápida do progresso geral.

• Metas: Esta funcionalidade, disponível nos planos mais caros, ajuda-o a ligar o trabalho diário da sua equipa diretamente aos grandes objetivos estratégicos da empresa. Ajuda todos a ver por que o seu trabalho importa.

Planos de preços: Uma análise completa

O Asana oferece alguns níveis diferentes, com cada um a adicionar funcionalidades mais poderosas. Os preços aqui listados são por utilizador, por mês.

Preços do Asana em resumo

Plano	Preço (Cobrado Anualmente)	Preço (Cobrado Mensalmente)	Principais Funcionalidades
Personal	0 € (Grátis)	0 € (Grátis)	Tarefas, projetos, mensagens ilimitados; até 10 membros de equipa.
Starter	10,99 €	13,49 €	Tudo no Personal + Asana AI, visualização de Cronograma, Construtor de Fluxos de Trabalho, Dashboards.
Advanced	24,99 €	30,49 €	Tudo no Starter + Portfólios, Metas, Carga de Trabalho, ramificação de Formulários.
Enterprise	Contactar Vendas	Contactar Vendas	Tudo no Advanced + SAML, SCIM, branding personalizado, suporte 24/7.

O que obtém com cada plano

• Personal (Grátis): Este plano é ótimo se estiver a trabalhar sozinho ou com uma equipa pequena (até 10 pessoas) e só precisar do básico. Obtém as visualizações de lista, quadro e calendário, mas faltar-lhe-ão as ferramentas mais avançadas de automação e relatórios.

• Starter: Este é o primeiro plano pago, e é aqui que as coisas ficam interessantes para equipas em crescimento. As principais melhorias são a visualização de Cronograma/Gantt, o Construtor de Fluxos de Trabalho e a capacidade de criar campos personalizados e formulários. É também aqui que obtém acesso às ferramentas de IA do Asana para coisas como resumir tarefas.

• Advanced: Este plano foi construído para empresas que precisam de gerir trabalho em vários departamentos. Desbloqueia as funcionalidades de visão geral como Portfólios, Metas e Carga de Trabalho, que o ajuda a ver quem está a trabalhar em quê para poder gerir melhor os recursos.

• Enterprise: Este é para grandes organizações que precisam de segurança mais apertada, mais controlo e suporte dedicado. Adiciona funcionalidades como single sign-on (SAML) e suporte prioritário 24/7. Para este, terá de falar com a equipa de vendas para obter um orçamento.

Este tutorial do Asana para iniciantes oferece um guia visual das suas funcionalidades principais e diferentes visualizações de projeto.

Onde o Asana falha no suporte

O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos de primeira linha. Sem dúvida. Mas se tentar forçá-lo a ser o seu centro de suporte ao cliente ou a sua base de conhecimento central, vai ficar frustrado, rapidamente.

Limitação 1: É uma lista de tarefas, não uma biblioteca

O Asana é construído em torno de tarefas, que têm um início e um fim. Assim que uma tarefa é marcada como "concluída", toda a informação útil dentro dela, como uma solução brilhante para um problema complicado de um cliente, fica enterrada. É quase impossível para outro membro da equipa encontrar e reutilizar esse conhecimento mais tarde.

Imagine o seguinte: o seu agente de suporte resolve um problema técnico difícil e documenta a solução numa tarefa do Asana. Esse conhecimento está agora trancado. O seu chatbot de IA não o consegue ver, e não aparecerá para outro agente a trabalhar num ticket semelhante no Zendesk ou no Intercom. É exatamente por isso que uma ferramenta como o eesel AI existe. Ele conecta-se a todos os locais onde o seu conhecimento reside, como o Confluence, Google Docs e tickets de suporte passados, para criar um cérebro único para toda a sua equipa. Pode até ajudar a escrever os seus artigos da base de conhecimento por si, transformando ótimas respostas a tickets em rascunhos.

Infográfico para esta visão geral do Asana mostrando como resolver silos de conhecimento.

Limitação 2: A sua automação é apenas para trabalho interno

As regras de automação do Asana são excelentes para fluxos de trabalho internos. Pode definir uma regra para mover automaticamente uma tarefa para uma coluna de "Revisão". Mas essa automação não pode interagir com os seus clientes. Não pode ler um e-mail de suporte recebido, descobrir o que a pessoa precisa e dar-lhe uma resposta.

Isto força a sua equipa a copiar e colar manualmente informações entre o seu helpdesk e o Asana. É lento, complicado e uma experiência bastante má para todos os envolvidos. É exatamente essa lacuna que o Agente de IA do eesel AI foi projetado para preencher. Ele conecta-se ao seu helpdesk para lidar com o suporte de primeira linha, redige respostas para os seus agentes e classifica os tickets recebidos, tudo usando o seu conhecimento existente. A melhor parte? Pode pô-lo a funcionar em minutos.

Limitação 3: Nenhum caminho claro para uma IA voltada para o cliente

Embora o Asana tenha adicionado algumas funcionalidades de IA, todas elas se concentram em melhorar a gestão de projetos interna, pense em "Resumos inteligentes" de tarefas ou "Campos inteligentes" para organização. Não há um botão que possa pressionar para lançar um chatbot voltado para o cliente que possa realmente resolver tickets de suporte. Se quisesse construir isso, estaria a olhar para um projeto personalizado complexo e caro.

Com o eesel AI, pode saltar as suposições. Tem um poderoso modo de simulação que lhe permite testar como um agente de IA se comportaria em milhares dos seus tickets passados antes de o mostrar a um cliente real. Esta configuração sem risco diz-lhe exatamente qual será a sua taxa de automação e permite-lhe implementá-lo com confiança.

Teste o seu Agente de IA em tickets passados no modo de simulação do eesel AI antes de o ativar.

O Asana é a ferramenta certa para si?

Após esta visão geral do Asana, o veredito deve ser bastante claro: o Asana é uma ferramenta incrível para gerir projetos e trabalho em equipa interno. Traz uma enorme clareza e colaboração para a mesa.

Mas se o seu trabalho envolve muita interação com clientes ou depende de conhecimento ser fácil de encontrar, o Asana por si só não é suficiente. O seu design focado em projetos significa que o conhecimento fica preso, e não tem as ferramentas de automação que as equipas de suporte modernas precisam.

Muitas vezes, a jogada mais inteligente é usar a ferramenta certa para o trabalho certo. Deixe o Asana fazer o que faz de melhor, gerir projetos, e traga uma ferramenta de IA especializada para lidar com a sua gestão de conhecimento e automação de suporte.

Preencha as lacunas no seu fluxo de trabalho com o eesel AI

Se está a usar o Asana para gerir projetos mas está cansado de lutar contra silos de conhecimento e de se afogar em perguntas de suporte repetitivas, talvez seja altura de adicionar uma camada de IA dedicada à sua pilha de ferramentas.

O eesel AI funciona com o seu helpdesk e fontes de conhecimento existentes para automatizar o suporte de primeira linha, dar aos seus agentes as respostas de que precisam em segundos e transformar os seus documentos espalhados numa base de conhecimento unificada que realmente funciona.

Experimente o eesel AI gratuitamente e veja como pode automatizar os seus fluxos de trabalho de suporte em minutos, não em meses.