Salesforceの管理者なら、この気持ちがわかるはずです。まるで太古の昔から存在しているかのようなカスタム項目の「削除」ボタンの上にマウスカーソルを置くと、冷や汗が流れ始めます。これは一体何をするものなんだ？誰が作ったんだ？これを消したら何が爆発するんだ？
このちょっとしたパニックが、ドキュメントがほとんど、あるいはまったくないSalesforce組織での日常です。そして、より多くの企業が自社のSalesforce設定にAIを導入するにつれて、その「ちょっとした」問題は巨大な問題へと変わりつつあります。AIは、目隠し状態ではその真価を発揮できません。
このガイドでは、Salesforce AIドキュメントが実際に何を意味するのか、なぜそれが突然重要になったのか、そしてAIを使って必要な知識を作成し、見つける方法について解説します。絡み合った混乱を、実際に機能するものに変える時が来ました。
Salesforce AIドキュメントとは具体的に何か？
Salesforce AIドキュメントについて語られるとき、通常は2つの意味合いがあります。AI戦略を成功させるためには、この両方を正しく理解する必要があります。
まず、AI のための ドキュメントがあります。これは、Salesforce組織のメタデータ、プロセス、データモデルの明確で最新の記録を保持することです。一部の専門家が言うように、このドキュメントは基本的に「AIのための燃料」です。Salesforce Einsteinのようなツールが、賢明で正確な回答を提供するために必要なコンテキストを与えます。それがなければ、高価なAIモデルに謎のデータを大量に与え、最良の結果を期待するしかありません。
次に、AI を使って ドキュメントを作成するという考え方があります。これは比較的新しいアイデアで、AI搭載ツールがApexコードからカスタムオブジェクトまで、Salesforceの設定全体をスキャンし、平易な言葉で説明を生成してくれます。これは、複雑な組織で何が起こっているかを理解しようとするチームにとって、何ヶ月も探偵ごっこをする手間を省く大きな助けとなります。
優れたSalesforce戦略には、この両方が必要です。堅牢なドキュメントを作成する必要があり、その作業をずっと簡単にするためにAIを活用すべきです。
旧来のドキュメント作成方法が失敗する理由
大量のWord文書や忘れ去られたwikiページを更新し続けるような、旧来の方法はもはや通用しません。AIが最新の情報を必要とする時代において、これらの静的なドキュメントは助けになるどころか、むしろ負債です。
よくある失敗例は次の通りです。
すぐに陳腐化する。 Salesforce組織は生き物です。新しいプロジェクトやユーザーの要求があるたびに絶えず変化しています。手作業で作成されたドキュメントは、書いたそばから時代遅れになり、チームがドキュメントを信用しなくなると、誰も使わなくなります。
作成が面倒（そして誰も同じ方法でやらない）。 正直なところ、ドキュメント作成は誰ものToDoリストの最下位にあるでしょう。いざ作成されるときも、急いで作られることが多いです。ある人は単純な入力規則のために長々と小説を書き、別の人は巨大なApexトリガーについて暗号のような一文しか残さない。この一貫性のなさが、信頼性を損ないます。あるSalesforceの専門家は、「開発時間の約40%が技術的負債への対応」に費やされており、その大部分が物事の仕組みを理解しようとする時間だと指摘しています。
情報が至る所に散らばっている。 たとえドキュメントが存在していても、おそらく5つの異なる場所に散らばっているでしょう。技術仕様書はConfluenceに、ビジネス要件はGoogle Docsに、プロセスマップはMiroに、そして重要な更新は忘れ去られたSlackチャンネルの奥深くに埋もれています。これでは、チームは実際に仕事をする代わりに、常に情報を探し回るデジタル考古学者になってしまいます。
AIが混乱状態を理解できない。 AIモデルは、構造化され、関連付けられた情報で最も効果的に機能します。ランダムな文書の山は、AIにとって理解することがほぼ不可能です。物事の関連性を把握できないため、質問に答えたり、有用なパターンを見つけたりする能力が著しく制限されます。
AIを使ってSalesforceドキュメントを生成・維持する方法
AIによって優れたドキュメントの必要性が高まる一方で、AIは問題を解決するためのツールも提供してくれています。ドキュメント作成を退屈な手作業と考える代わりに、今ではAIを使ってその大部分をこなすことができます。
設定を説明するためにAIを活用する
最近では、Panaya ForeSightやSweep、Saltoのような新しいツールが登場しています。これらのツールはSalesforce組織に接続し、ドキュメントを自動生成できます。オブジェクト、項目、コードをスキャンし、生成AIを使ってそれぞれが何を行い、どのように関連しているかを書き出してくれます。
Salesforce AIドキュメントツール、Panaya ForeSightのランディングページのスクリーンショット。
Salesforce AIドキュメントツール、Sweepのランディングページのスクリーンショット。これにより、特にドキュメントのない乱雑な組織を引き継いだ場合に、多くの時間を節約できます。現状を素早く把握し、問題を引き起こす前に隠れた依存関係を見つけるのに役立ちます。
しかし、注意点があります。これらのツールは何を説明するのは得意ですが、なぜという理由をほとんど見逃してしまいます。AIは、入力規則がユーザーが完了予定日なしで商談を保存するのを防ぐことは教えてくれますが、その規則が第3四半期に開始した新しいレポートのために財務チームが必要としたから存在することは教えてくれません。そのビジネスコンテキストは、依然として議事録やプロジェクト計画、人々の頭の中に閉じ込められています。
なぜ人の手による作業が依然として必要なのか
AIが生成したドキュメントは素晴らしい出発点ですが、完成品ではありません。正確性を確認し、非常に重要なビジネスコンテキストを追加するためには、依然として人間のチェックが必要です。
Salesforceの専門家が推奨する、人とAIの両方にとって役立つドキュメントを作成するための良い習慣をいくつか紹介します。
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明確な名前と説明を使用する。これは最も単純なドキュメント形式ですが、最も多くの人が見過ごすものです。AIは、「ACV」という名前で説明が空白の項目よりも、「Annual_Contract_Value__c」という名前で「12ヶ月間の契約総額」という説明がある項目の方がはるかに多くのことができます。
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いくつかの標準に合意する。チームの全員がプロセスマップやメタデータの説明などで同じ形式を使用すると、チームとAIの両方が理解できる一貫性が生まれます。
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作業しながらドキュメントを作成する。変更を文書化する最適なタイミングは、変更を行っている最中です。Jiraチケットに簡単なメモを追加したり、説明項目を更新したりするのにかかる時間はわずか1分ですが、後で他の誰かが何時間もかけて調査するのを防ぐことができます。
この動画では、画面録画とAIツールを使ってSalesforceドキュメントを素早く作成する方法を説明しています。
AIを使ったSalesforceドキュメント作成のシンプルなワークフロー
チームがすぐに使い始められる簡単なプロセスを紹介します。
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分析ツールを実行するして、現在の組織のドキュメントのベースラインを取得します。今の状態のスナップショットと捉えてください。
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ビジネスコンテキストを追加する。 チームにAIが生成した内容を確認してもらい、その背景にある「なぜ」を追加してもらいます。ConfluenceやJira、Google Docsなどのツールで、プロジェクトの概要、ユーザーストーリー、プロセスマップへのリンクを貼ります。
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習慣にする。 新しい変更すべてに対して、ドキュメント作成をワークフローに組み込みます。プロジェクトが「完了」と見なされる前に、必須のステップとします。
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すべてを一か所にまとめる。 まあ、文字通り一か所ではありませんが、中央のナレッジハブからすべてアクセスできるようにします。
Salesforce AIドキュメントを簡単に見つけて使えるようにする
ドキュメントの作成は仕事の半分にすぎません。チームが必要な時に情報を見つけられなければ、その努力はすべて無駄になります。真の目標は、すべての知識を即座に利用できるようにすることです。
ナレッジサイロの問題
すべてを文書化しようと努力しても、情報は断片化しがちです。技術的なドキュメントはある場所に、ビジネス要件は別の場所にあり、日々の質問は回答された後、Slackのメッセージの海に紛れてしまいます。
これは、管理者や開発者からサポート担当者まで、誰もが常に答えを探す宝探しをしていることを意味します。彼らは作業を中断し、異なるアプリ間を飛び回り、結局はどこかで既に回答されている質問をすることになります。
統一されたナレッジレイヤーの作成
解決策は、全員に単一の使いにくいドキュメントプラットフォームを強制することではありません。代わりに、既存のすべてのナレッジソースの上に位置するAI搭載アシスタントを設置することで、チームが質問をするためのシンプルな一元的な場所を提供できます。
こうすれば、ドキュメントを今の場所に置いたまま、即座に役立つものにできます。5つの異なるプラットフォームを探し回る代わりに、チームメンバーは平易な言葉で質問するだけで、すぐに答えを得ることができます。
Salesforceドキュメントからチームに即座に回答を提供する
これこそ、eesel AIのようなツールが設計された目的です。Salesforce AIドキュメントが保存されている可能性のあるすべての場所に接続し、信頼できる唯一の情報源として機能します。
AI Internal Chatのような製品を使えば、新人サポート担当者から上級開発者まで、チームの誰もが質問をし、自社のドキュメントに基づいた即時かつ正確な回答を得ることができます。
次のような質問ができると想像してみてください。
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「SalesforceでB2Bの返金を処理するプロセスは？」
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「なぜ『Discount_Approval__c』オブジェクトを作成したのか、そしてそれに依存するものは何か？」
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「新しいリード割り当てルールのプロセスマップはどこにある？」
eesel AIのようなツールは、ConfluenceページやGoogleドキュメント、Slackの履歴から直接情報を引き出すことで、これらの質問に数秒で回答できます。既存のソースに数分で接続できるため、ドキュメントを一つも移行する必要はありません。これは、営業電話をたくさんこなすことなく、自分自身で立ち上げて実行できる、チームのための強力なQ&Aボットです。AIは提供されたドキュメントのみを使用するように設定されているため、回答は常に関連性があり、信頼できます。
AIを活用する未来に向けて組織を準備する
Salesforce AIドキュメントは、もはや「あれば嬉しい」ものではありません。AIをうまく活用し、組織をスムーズに運営したいのであれば、必須のものです。最善のアプローチは2つの部分からなります。AIを使ってドキュメントの作成を高速化し、次にAI搭載ツールを使ってその知識をチーム全体が即座にアクセスできるようにすることです。
ドキュメントを管理することで、古い混乱を整理するだけではありません。AIがもたらす次なるものに備え、より賢く、より機敏な組織を構築しているのです。
Salesforce AIドキュメントを本当に役立つものにしませんか？
優れたドキュメントを作成することは第一歩です。それを見つけやすくすることが次の一歩です。eesel AIはConfluence、Google Docs、Slack、その他のツールに接続し、あなたのSalesforceドキュメントから即座に信頼できる回答を提供するAIアシスタントをチームに提供します。
よくある質問
この用語は通常、2つの重要な側面を指します。1つはAI のための ドキュメント（Salesforce Einsteinのようなツールにコンテキストを提供すること）、もう1つはAI を使って ドキュメントを作成すること（組織をスキャンして説明を生成するツール）です。どちらも効果的なAI戦略には不可欠です。
AIモデルが効果的に機能するためには、正確で最新のコンテキストが必要です。適切なドキュメントがなければ、AIは事実上「目隠しで飛んでいる」状態になり、賢明で正確な回答を提供する能力が制限され、役に立たない、あるいは不正確な結果につながる可能性があります。
新しいAIツールは、Salesforce組織に接続し、オブジェクト、項目、コードなどの設定をスキャンし、生成AIを使ってそれぞれが何を行い、どのように関連しているかを書き出すことができます。これにより、初期ドキュメントの作成にかかる手作業を大幅に削減できます。
はい、もちろんです。AIは設定の「何」を説明することに長けていますが、Salesforce設定の背後にある「なぜ」、つまり重要なビジネスコンテキスト、意思決定、歴史的理由を追加するためには、人間の入力が不可欠です。これにより、ドキュメントは人とAIの両方にとって真に役立つものになります。
最も効果的なアプローチは、統一されたナレッジレイヤーを作成することです。AI搭載アシスタントは、既存のすべてのドキュメントソースに接続でき、チームメンバーが平易な言葉で質問し、中央ハブから即座に回答を得られるようにすることで、ナレッジサイロを回避します。
まず、AI分析ツールを実行して現在の組織のドキュメントのベースラインを生成することから始められます。次に、チームに必要なビジネスコンテキストを追加してもらい、新しい変更については通常のワークフローにドキュメント作成を組み込み、このすべての知識が中央ハブからアクセスできるようにします。
単に混乱を整理するだけでなく、技術的負債を削減し、答えを探す時間をなくすことでチームの効率を劇的に向上させ、AIツールがインテリジェントで正確なサポートを提供できるようにします。これにより、将来のAIの進歩に備えた、よりスマートで機敏な組織が実現します。
