Confluence ページの作成を自動化する方法：ステップバイステップガイド

もしあなたのチームがプロジェクトやクライアントのオンボーディングにConfluenceを使用しているなら、いつもの作業をご存知でしょう。新しいプロジェクトが始まると、スペースを作成し、同じようなページをいくつか設定し、同じ定型文をコピー＆ペーストする時間です。これは反復的で退屈な作業であり、正直なところ、時間の無駄です。もし、そのプロセス全体を標準化し、自動化できるとしたらどうでしょうか？

Confluenceのページ作成を自動化することで、すべての一貫性が保たれ、時間を節約し、チームはセットアップに手間取ることなく、すぐに重要な作業に取り掛かることができます。このガイドでは、そのための最も一般的な方法を順を追って説明します。組み込みのツールを取り上げ、遭遇する可能性のあるいくつかの一般的なハードルを指摘し、実際に役立つナレッジワークフローを構築する方法を探ります。

必要なもの

始める前に、適切な設定がされているか簡単に確認しましょう。この自動化を実行するには、特定の権限が必要であり、場合によっては特定のConfluenceプランが必要です。

• Confluence Cloud PremiumまたはEnterpriseプラン：Confluenceのネイティブな自動化機能は、これらのプランでのみ利用可能です。

• 管理者権限：特定のスペースのルールを作成するにはスペース管理者である必要があり、インスタンス全体に適用されるグローバルルールを設定するにはConfluence/サイト管理者である必要があります。

• Jira連携（方法2の場合）：Jiraからページを作成したい場合は、ConfluenceとJiraのインスタンスを接続しておく必要があります。

方法1：Confluenceのネイティブなルールを使用する

Confluenceの組み込み自動化機能を使用するのが、最も直接的な始め方です。Confluence内で特定のイベントが発生したときに新しいページを自動的に公開するルールを作成できます。これは、単純なドキュメント作成タスクに最適です。例えば、新しいプロジェクトスペースが作成されるたびに標準的なページセットを作成するように設定すれば、すべてのプロジェクトが初日から適切なドキュメントで開始されるようになります。

以下は、自動化ルールを作成するための簡単な手順です。

1. 自動化設定を見つける

   単一のスペースの場合は、スペース設定 > 自動化 に進みます。どのスペースにも適用できるグローバルルールを作成したい場合は、右上の歯車アイコンをクリックして自動化に進みます。

2. 新しいルールを作成する

   ルールを作成をクリックして、ルールビルダーを開きます。ゼロから始めるか、やろうとしていることに一致する構築済みのテンプレートを選択できます。

3. トリガーを選択する

   トリガーとは、すべてを開始するイベントのことです。このシナリオでは、スペースが作成されたときが最適なトリガーです。誰かが新しいスペースを作成するたびに、このルールが実行されます。

4. (任意) 条件を追加する

   特定のタイプのスペースに対してのみルールを実行したい場合はどうすればよいでしょうか？ 条件を追加して絞り込むことができます。例えば、高度な比較条件を使用して、「スペース名」に「クライアント」や「プロジェクト」などの特定の単語が含まれているかどうかを確認できます。これにより、個人的なスペースや内部チームのスペースで誤ってルールが実行されるのを防ぎます。

5. 「新しいページを公開」アクションを追加する

   ここが実際の作業が行われる部分です。新しいページを公開アクションを選択します。テンプレートページを選択して設定する必要があります。これは、事前に「テンプレート」専用のスペースなどに「設計図」となるページを作成しておく必要があることを意味します。新しいページにタイトルを付けます（「{{now.shortDate}}」のようなスマートバリューを使用してユニークにすることができます）。最後に、ページが作成されるスペースを選択し、「{{space.key}}」を使用すると新しいスペースが自動的にターゲットになり、ページを階層的に整理したい場合は親ページを設定します。

6. ルールに名前を付けて有効にする

   「プロジェクトキックオフページの作成」のような分かりやすい名前をルールに付け、スイッチを切り替えて有効にします。これで準備完了です。

graph TD

A[開始] ---> B{トリガー選択: スペース作成時};  

B ---> C{任意: 条件を追加};  

C ---> D["スペース名に’クライアント’が含まれるか確認"];  

D --- Yes ---> E{アクション追加: 新規ページを公開};  

C --- No ---> E;  

E ---> F[ページ設定: テンプレート選択、スマートバリューでタイトル追加];  

F ---> G[ターゲットスペース設定: {{space.key}}];  

G ---> H[ルールに名前を付けて有効化];  

H ---> I[終了];  

方法2：JiraからConfluenceページを作成する

多くのチームにとって、実際の作業はConfluenceではなくJiraで始まります。したがって、ドキュメントもそれに追随するのが理にかなっています。Jiraで新しいエピック、タスク、または重要な課題が記録されたときにConfluenceページを自動的に作成することで、プロジェクト管理とナレッジベースを同期させることができます。例えば、開発者がJiraで新しい機能のエピックを開始するたびに、Confluenceで技術仕様ページを自動的に作成し、最初から両者をリンクさせることができます。

以下は、Jira側からこれを設定する方法です。

1. Jiraの自動化に移動する

   Jiraプロジェクトで、プロジェクト設定 > 自動化に進みます。

2. 新しいルールを作成する

   Confluenceと同様に、ルールを作成をクリックして開始します。

3. Jiraのトリガーを選択する

   チームのプロセスに合ったトリガーを選択します。課題が作成されたときが一般的なオプションですが、課題がトランジションされたとき（課題が「To Do」から「In Progress」に移動したときなど）も使用できます。また、「エピック」や「タスク」などの課題タイプを指定して、すべてのサブタスクで実行されないようにすることもできます。

4. 「Confluenceページを作成」アクションを追加する

   「アクション」セクションで、Confluenceページを作成を見つけて選択します。Confluenceスペースと、新しいページが配置される親ページを選択するように求められます。フォーマットの一貫性を保つためにConfluenceテンプレートを選択することもできます。最良の部分は、Jira課題のスマートバリューを使用してページに名前を付けることです。例えば、「{{issue.key}} --- {{issue.summary}}」のようにします。これにより、Jiraチケット番号が自動的にページタイトルに入力されます。

5. ルールに名前を付けて有効にする

   ルールを保存し、後で思い出せる名前を付けて有効にします。これで、Jiraでトリガーイベントが発生するたびに、Confluenceに新しいページが表示されます。

Confluence内でJira連携がどのように機能するかを示すスクリーンショット。このページ作成自動化方法には不可欠です。

このビデオでは、Confluenceで自動化を設定してワークフローを効率化する方法について詳しく解説しています。

Confluenceページ自動化の一般的な課題

これらの自動化ツールは便利ですが、チームがしばしば遭遇するいくつかの癖があります。事前に知っておく方が良いでしょう。

• テンプレートの問題： Atlassianコミュニティフォーラムで何人かが指摘しているように、「Confluenceページを作成」アクションは、変数を含むテンプレートで気まぐれに動作することがあります。これは、カスタムフィールドやJiraからの他の特定のデータを取得して動的なドキュメントを作成したい場合に、本当の障害となります。

• 動的な親ページがない： スマートバリューを使用して親ページを自動的に割り当てることはできません。これにより、複雑なページツリーを構築するのが難しくなります。例えば、メインのクライアントページの下にプロジェクト固有のサブページを作成する場合、後で誰かが手動で整理する必要があります。

• すぐに技術的になる： ニーズが基本的なものより複雑な場合、おそらくウェブフックやREST APIの呼び出しを掘り下げることになるでしょう。これにはある程度の技術的な知識が必要であり、シンプルなノーコードの設定から離れてしまいます。多くのチームは、開発者を巻き込むことなく本当に望むワークフローを構築できず、この時点で立ち往生してしまいます。

• ページの作成は戦いの半分にすぎない： ページの作成を自動化することは素晴らしい第一歩です。しかし、より大きな課題は、チームがそれらのページの情報を見つけて使用できるようにすることです。もしナレッジベースがブラックホールのように、整理されてはいるが見つけられないドキュメントの山になってしまったら、自動化は根本的な問題を解決したことにはなりません。

ページ作成を超えて：ナレッジワークフローを自動化する

ページ作成を修正することは一つのことですが、より大きな全体像についてはどうでしょうか？ 目標は、きれいに整理されたページをたくさん持つことだけではありません。チームが必要とする答えを、彼らが作業している場所で、迅速に提供することです。

ここでeesel AIのようなツールが大きな違いを生むことができます。eeselは、ドキュメントを整理するだけでなく、そのすべての知識を即座に役立つものにします。

• 使用するすべてのものに接続： eeselは、Confluenceスペース、Googleドキュメント、その他のナレッジソースに数クリックで直接接続します。複雑な設定やAPIスクリプトは必要ありません。接続するだけで、すぐに機能し始めます。

eesel AIのダッシュボード。Confluenceのような様々なナレッジソースを簡単に接続して、完全なナレッジワークフローを構築する方法を示しています。

• ページのリンクだけでなく、答えを得る： 接続されると、チームはSlackで直接質問したり、Microsoft Teamsで質問したりして、Confluenceドキュメントから直接引き出された即時の回答を得ることができます。特定のガイドラインを見つけるためにタブを切り替えたり、スペースを掘り下げたりする必要はもうありません。新しく自動化されたページからの情報が、すぐにアクセス可能になります。

• ドキュメントだけでなく、アクションを自動化する： eesel AIエージェントは、情報を見つけるだけでなく、アクションを起こすこともできます。例えば、Zendeskのサポートチケットを見て、Confluenceの記事の一つで解決策を見つけ、エージェントがレビューするための返信を下書きすることができます。ネイティブの自動化ツールがカバーしていないギャップを埋めることができます。

Confluenceのツールは知識を構造化するのに優れていますが、eeselはその知識をアクティブでアクセスしやすいものにすることに重点を置いています。数分で実行できるセルフサービスプラットフォームであり、チームが集合的な知恵を活用する方法を制御できます。

最後の考察

Confluenceで自動ページ作成を設定することは、ドキュメントに一貫性と効率性をもたらすための堅実な一歩です。ConfluenceとJiraのネイティブツールを使えば、すべてのプロジェクトに対して信頼性の高い構造を構築し、チームを多くの退屈な手作業から解放することができます。

しかし、ページの作成は始まりにすぎないことを忘れないでください。本当の勝利は、それらのページの情報が誰にとっても見つけやすく、使いやすいものになったときです。賢い自動化とインテリジェントなナレッジプラットフォームを組み合わせることで、Confluenceインスタンスを静かな図書館から、チーム全体のためのアクティブで役立つアシスタントに変えることができます。

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