午後3時、スプレッドシートを睨みつけながら、先週とまったく同じように、これから1時間はデータのコピー、貼り付け、再フォーマットに費やされると悟る… 誰もが一度は経験したことがあるはずです。反復的なデジタルタスクは誰もが抱える悩みの種であり、私たちの時間を奪い、些細なミスを誘発します。長年にわたり、この退屈な作業を自動化するための定番の解決策は、信頼できるツールである「マクロ」でした。
このガイドでは、皆さんが既にお持ちのツールを使ってマクロを作成する基本的な方法を解説します。しかし、それだけではありません。現代のAIが、単純なクリック操作を超え、コードを一切書かずに、あらゆるアプリを横断してワークフロー全体を処理することで、いかに自動化のあり方を一新しているかについても見ていきます。
マクロとは何か、なぜ作成するのか？
早速、本題に入りましょう。マクロとは、クリック、キー入力、コマンドといった一連の操作を保存したものであり、これを再生することでタスクを自動的に完了させることができます。あなたが一度行った作業を見て手順を記憶し、次に頼んだときにはいつでも完璧にその作業を代行してくれる小さなボットのようなものだと考えてください。
そのメリットは明らかです。最大の利点は、もちろん時間の節約です。手作業で15分かかっていた仕事が、数秒で終わるようになります。さらに、マクロは毎回まったく同じ方法でタスクを実行するため、タイプミスや書式設定のエラーもなくなります。複数のステップからなる複雑で面倒な作業が、ワンクリックで完了するようになるのです。
意識していなくても、マクロが活用されている場面は常にあります。例えば、Excelで月次売上レポートの書式を設定したり、Outlookで標準のメールテンプレートを適用したりする際に使われています。通常は「記録」ボタンを押してタスクを実行するか、（VBAのような）コードを少し書いて自分で指示を作成することでマクロを作ることができます。
前提条件：マクロを作成する前に必要なもの
始める前に、必要なツールは何を自動化したいかによって大きく異なることを知っておくとよいでしょう。とは言え、誰もが準備しておくべきことがいくつかあります。
まず、明確で反復的なタスクが必要です。マクロの最適な対象は、ほとんど変更なく何度も繰り返す作業です。毎回手順が異なる場合、従来のマクロはおそらく適切なツールではありません。
また、マクロを実際にサポートしているアプリも必要です。すべてのアプリが対応しているわけではありません。最も一般的にマクロが利用されているのは、Microsoft Office（ExcelやWordなど）、Googleスプレッドシート（Apps Scriptという機能を使用）、そしてSalesforceのような大規模なエンタープライズツールです。
最後に、開発者ツールへのアクセスが必要になるかもしれません。ほとんどのプログラムでは、一般ユーザーのインターフェースを煩雑にしないよう、マクロ機能が隠されています。多くの場合、「開発タブ」を有効にしたり、IT管理者に使用許可を得たりする必要があります。また、マクロに判断をさせるといった少し高度なことをしたい場合は、多少のコードに慣れている必要があるでしょう。
マクロの作成方法：ステップバイステップガイド（従来の方法）
プログラムによってボタンの見た目は多少異なるかもしれませんが、マクロを作成するための「記録、テスト、実行」という基本的な考え方は、どこでもほぼ同じです。ここでは、多くの人が自動化への第一歩を踏み出す場所であるMicrosoft Excelを例に説明します。
ステップ1：作業環境を整え、開発タブを有効にする
さて、最初に行うべきことです。隠されたツールを表示させる必要があります。Excelのようなアプリは、シンプルさを保つためにマクロ機能をしまい込んでいます。これを表示させるには、開発タブを有効にするだけで済みます。
これは一度きりの設定で、すぐに完了します。ほとんどのバージョンのExcelでは、「ファイル > オプション > リボンのユーザー設定」に進みます。ポップアップボックスが表示され、右側にタブのリストが表示されます。「開発」の隣にあるチェックボックスをオンにして「OK」をクリックするだけです。これで、メインリボンに開発タブが表示されるようになります。
ステップ2：操作を記録する
ここでは「マクロの記録」機能が非常に役立ちます。これは画面録画のように機能しますが、ビデオを作成する代わりに、あなたの操作をコンピュータが後で実行できるスクリプトに変換します。
手順は以下の通りです：
-
新しく表示された開発タブに移動し、マクロの記録をクリックします。
-
名前を尋ねる小さなウィンドウが表示されます。「FormatMonthlyReport」のように、後で思い出せるような分かりやすい名前を選びましょう。ただし、スペースは含めないでください。
-
後でさらに素早く実行できるように、キーボードショートカット（例：「Ctrl+Shift+F」）を割り当てることもできます。
-
OKをクリックします。この時点から、Excelはあなたのすべての操作を記録します。
次に、自動化したい手順を慎重に実行します。例えば、列を選択し、テキストを太字にし、色を変更し、ヘッダーを追加する、といった操作です。
焦らずに行ってください。クリックやキー入力の一つひとつが記録されています。マクロをクリーンで的確なものにするために、余計な動きは避けるようにしましょう。
ステップ3：記録を停止してテストする
タスクが完了したら、開発タブに戻り、記録終了をクリックします。これでマクロが作成され、保存されました。
しかし、まだ重要なものには使わないでください。テストが重要です。必ずファイルのコピーを開き（元のデータでテストしてはいけません！）、マクロを実行してください。これには、「開発 > マクロ」からリストにあるマクロを選んで「実行」を押すか、ショートカットキーを使います。完璧に動作すれば、準備完了です。もしうまくいかなければ、もう一度記録を試すか、コードを確認する必要があるかもしれません。
ステップ4（任意）：コードを確認する
少し挑戦してみたい、あるいはマクロが期待通りに動かない場合は、内部の仕組みを覗いてみることができます。「開発 > Visual Basic」をクリックすると、マクロのスクリプトが保存されているエディタが開きます。
そこには、先ほど記録した操作を表すコードの行が表示されます。開発者でない方には少し intimidating に見えるかもしれません。しかし、ここではループ（「これを10回繰り返す」）や条件分岐（「このセルが赤なら、あれを実行する」）など、記録ではできない、よりスマートなロジックを追加することができます。そして、この時点から、単純な自動化はしばしばコーディングプロジェクトへと発展します。
従来のマクロの限界
マクロの作成は自動化への素晴らしい第一歩ですが、特に多くの異なるアプリを横断して作業するチームにとっては、すぐにいくつかの現実的な限界に突き当たります。
柔軟性がなく、壊れやすい
従来のマクロの問題点は、脆弱であることです。特定のレイアウトに基づいて記録されているため、ソフトウェアのアップデートでボタンの位置が変わったり、メニュー名が変更されたりすると、マクロは即座に壊れてしまいます。マクロはあなたが何をしようとしているのかを理解しているわけではなく、画面上の特定の座標をクリックすることしか知りません。そのため、正常に動作し続けるためには常に手直しが必要になります。
1つのアプリケーションに限定される
これはおそらく、現代の働き方における最大の障害でしょう。ExcelマクロはExcel内では強力ですが、それ以外の場所ではまったく役に立ちません。Zendeskで顧客のチケットを更新したり、Slackで通知を送信したり、Salesforceからデータを取得したりすることはできません。私たちの仕事は単一のアプリに限定されていないため、自動化もそうであってはなりません。
少しでも複雑な処理にはコーディングが必要
タスクが単純な判断を必要とした瞬間、ノーコードの夢は終わります。返信を送る前に顧客がVIPかどうかを確認する必要がありますか？注文のリストをループ処理して適切なものを見つけたいですか？その場合は、コードエディタを開いてスクリプトを書き始める必要があります。これにより、カスタマーサポート、人事、営業など、自動化を最も活用できるはずのチームにとって、強力な自動化が手の届かないものになってしまいます。
現代的な代替案：AIでマクロを作成する方法
ここで登場するのがAIエージェントです。これはマクロの進化における次のステップと考えることができます。単にクリックを記録するだけでなく、あなたが何をしたいのかを理解し、既存の情報から学習し、すべてのツールを横断してスムーズに動作するスマートな自動化です。
ステップ1：クリックを記録する代わりに、ナレッジを連携させる
従来の方法は、記録機能が監視する中で手動でタスクを実行することでした。新しい方法は、AIを既存の社内ナレッジに接続し、チームが既にどのように業務を行っているかを学習させることです。
eesel AIのようなツールを使えば、数分でセットアップが完了します。記録する代わりに、信頼できる情報源に接続するだけです。ZendeskやGorgiasのようなヘルプデスク、ConfluenceやGoogleドキュメントにある社内wiki、さらには過去のやり取りの全履歴に直接接続できます。AIはこれらすべてを読み込んで理解し、ビジネスの文脈、ブランドの声、チームのベストプラクティスを自律的に学習します。
