誰にでもある経験でしょう。1日に10回、20回、あるいは100回もこなさなければならないタスクを前に、うんざりしたことは。顧客情報をあるアプリから別のアプリにコピーしたり、毎週同じレポートの書式を整えたり、よくある質問にほとんど同じ返信をタイピングしたり。これらの作業は完全に時間の無駄であり、正直に言って、ミスが起こりやすい場面でもあります。
長い間、この問題に対する標準的な解決策は、一連の操作を記録して再生するシンプルな方法である、ごくありふれた「マクロ」でした。古典的な生産性向上のテクニックとして定着しているのには理由があります。
このガイドでは、旧来の方法でマクロを作成する手順を解説します。しかし同時に、現代のAIオートメーションがどのように状況を一変させ、よくある頭痛の種なしに、よりスマートで柔軟な方法で仕事を片付ける方法を提供しているかについても見ていきます。
マクロ作成に必要なもの
実際に始める前に、何が必要かはどの方法を選ぶかによって大きく異なります。マクロの世界は画一的ではなく、達成したいことに応じてツールも変わります。
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記録マクロの場合： 必要なのは、マクロレコーダーが組み込まれたアプリケーションだけです。Microsoft WordやExcelのような、昔からこの機能が搭載されているプログラムを思い浮かべてください。
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スクリプトマクロの場合： Visual Basic for Applications (VBA) エディタを備えたMicrosoft Office Suiteのような、スクリプトをサポートするアプリが必要です。また、スクリプト言語の基本的な知識、あるいは試行錯誤を繰り返す多大な忍耐力も必要になります。
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ビジネスアプリのマクロの場合： Salesforce、Zendesk、Sprinklrのようなプラットフォームでの管理者権限がおそらく必要です。これらのプラットフォームには、シンプルな自動化を構築するための独自のツールがあります。
マクロの作成方法：従来の手法
まずは基本から始めましょう。これらの方法はタスク自動化の基礎であり、自己完結型の単純な作業には今でも役立ちます。しかし、これから見ていくように、それぞれに固有の癖や限界があります。
方法1：マクロレコーダーを使用する
マクロレコーダーを、お使いのコンピューター画面用のVCR（ビデオデッキ）だと考えてください。「記録」を押し、タスクを（ボタンのクリック、テキストの入力、メニューの操作など）段階的に実行し、最後に「停止」を押します。アプリはその正確な一連の操作を保存し、それをワンクリックやキーボードショートカットで再生できるようになります。
例えば、Excelで毎月の売上レポートを作成しているとします。毎月、A列を太字にし、ヘッダー行の背景を青色に変更し、売上を合計する「合計」行を追加しなければなりません。これを毎回手動で行う代わりに、一度その手順を記録することができます。翌月、生のデータが手元に届いたら、マクロを実行するだけで、一瞬で完了します。
一般的な手順は以下の通りです：
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レコーダーを見つける。 Microsoft WordやExcelのような多くのアプリでは、まずオプションメニューで「開発」タブを有効にする必要があるかもしれません。
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記録を開始する。 「マクロの記録」をクリックし、覚えやすい名前を付け、必要であればキーボードショートカットを割り当てます。
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タスクを実行する。 自動化したい一連の操作を、通常通り慎重に実行します。
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記録を停止する。 終了したら、「記録終了」をクリックします。これでマクロが保存され、いつでも使用できます。
この動画では、Microsoft Excelでマクロを作成する方法をステップバイステップで解説しています。
ここでの最大の問題点は何でしょうか？記録されたマクロは非常に脆いということです。クリックやキーストロークをただコピーしているだけなのです。アプリのアップデートでボタンが移動したり、ウィンドウのサイズを変更しただけで、マクロは機能しなくなります。目的を理解しているわけではなく、ただ盲目的にスクリプトに従っているだけなのです。
方法2：コードを使ってマクロを一から作成する
少しロジックが必要な、より複雑なタスクには、記録だけでは不十分です。そこで、腕まくりをしてスクリプト言語を使って自分でマクロを書く必要が出てきます。例えば、Visual Basic for Applications (VBA) などです。
単純な記録では、スケジュールされたイベントや条件付きロジック（「もしこうなったら、こうする」のような）を扱うことはできません。
マクロを一から書くことは、間違いなく強力です。ほとんど何でもさせることができます。しかし、問題は学習曲線が急であることです。構文、アプリのオブジェクトモデル、そして問題が発生したときにコードをデバッグする方法を理解する必要があります。時間を節約するという単純な目標が、小規模なソフトウェア開発プロジェクトに変わってしまい、これはほとんどの人にとって現実的ではありません。
方法3：組み込みのビジネスプラットフォームを利用する
ZendeskのようなヘルプデスクからSalesforceのようなCRMまで、現代のほとんどのビジネスプラットフォームには、独自のマクロ機能が備わっています。これらは通常、いくつかの定義済みのアクションを連鎖させることができる、よりシンプルなノーコードツールです。
例えば、サポート担当者は、ワンクリックで以下を実行するマクロを使用できます：
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チケットに「billing-issue」タグを追加する。
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一般的な請求に関する質問を説明する定型文を挿入する。
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チケットのステータスを「保留中」に変更する。
これはサポートチームにとって大幅な時間節約になります。しかし、これらのマクロには大きな死角が一つあります。それは、一つの場所に固定されているということです。ZendeskのマクロはZendesk内でしか生きられません。Shopifyストアで注文状況を調べたり、社内のConfluence Wikiからガイドを引っ張ってきたり、Googleドキュメントでポリシードキュメントを確認したりすることはできません。今日の仕事は数十のアプリにまたがっているのに、なぜ自動化がたった一つのアプリに閉じ込められなければならないのでしょうか？
従来のマクロを超えて：仕事を自動化するよりスマートな方法
では、従来のマクロの問題点を簡単にまとめてみましょう。それらは、ちょっと触っただけで壊れてしまうほど脆弱であるか、一般の人が構築するには技術的すぎるか、あるいは単一のアプリケーション内に閉じ込められているかのいずれかです。厳格なルールには従いますが、真の知性や文脈が欠けています。
ここで、AIを活用した自動化が、より良い方法を提供します。コンピューターに厳密なステップバイステップのスクリプトを与える代わりに、あなたが望む結果を記述します。するとAIは、文脈を利用し、様々なナレッジソースから情報を引き出し、タスクを完了する方法を自ら見つけ出すことができます。
eesel AIのようなツールは、既存のすべてのツールを横断して機能する、このインテリジェントな層となるように設計されています。マクロの背後にある目的を理解し、最高のチームメンバーのような柔軟性と知識でそれを実行し、異なるアプリ間の点と点をつなぎ合わせて、仕事を正しく完了させます。
AIでインテリジェントな自動化を作成する方法
_eesel AI_でAIを活用したワークフローを構築することは、古いマクロのプロセスを完全に覆します。これはクリックを記録することよりも、AIに問題を解決するために何を知る必要があるかを教えることに重点を置いています。
ステップ1：数分でナレッジソースを接続する
最初のステップは何かを記録することではなく、AIを会社の頭脳に接続することです。eesel AIを使えば、ワンクリックの統合機能を使って様々なナレッジソースをリンクさせるだけで、これが簡単にできます。
過去のサポートチケット、公開されているヘルプセンター、そしてConfluenceやGoogleドキュメント、Notionに存在するすべての社内ドキュメントを元に、AIを即座にトレーニングさせることができます。
これはスクリプトを書くこととは全く異なります。AIは自動的にブランドのトーンを学び、一般的な問題を把握し、過去に提供した解決策を理解します。プラットフォームマクロを制限していたアプリ間の壁を即座に取り払い、初日から単一の信頼できる情報源を作り出します。数ヶ月ではなく、数分で運用を開始できます。
ステップ2：平易な言葉とカスタムアクションでワークフローを定義する
AIがあなたのナレッジでトレーニングされたら、シンプルなプロンプトエディタとワークフロービルダーを使って「マクロ」を構築できます。コードは不要で、平易な英語（日本語）だけで十分です。
AIの個性、トーン、そして特定の状況で何をすべきかを定義できます。そこから、他のツールと対話できるようにする「AIアクション」を追加できます。
例えば、「返金リクエスト」チケットに対して、AIに次のように指示することができます：
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**Shopify**で注文詳細を調べる。
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「会社ポリシー」の**Googleドキュメント**で返品ポリシーを確認する。
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見つけた情報に基づいて、パーソナライズされた返信を作成する。
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**Zendesk**でチケットに「Refund-Processed」というタグを付ける。
このようなクロスプラットフォームのワークフローは、従来のマクロでは不可能ですが、eesel AIを使えば簡単に構築できます。技術的な頭痛の種なしに、完全なコントロールが可能です。
ステップ3：自信を持ってシミュレーションとデプロイを行う
自動化に関する最大の恐怖の一つは、うまく機能しないものを解き放ってしまうことです。従来のマクロは、しばしば「デプロイして祈る」ような状況に感じられます。
_eesel AI_を使えば、そのリスクをなくすことができます。シミュレーションモードでは、安全な環境で、何千もの実際の過去のサポートチケットに対して新しい自動化をテストできます。AIがどのように応答したかを正確に確認し、すべての下書きをレビューし、実際の顧客とやり取りする前に、自動化率と時間節約の明確な予測を得ることができます。
これにより、安心して構築を進め、自動化を段階的に展開し、最初から完璧に機能することを確認できます。
ヒントと避けるべきよくある間違い
従来のマクロを構築する場合でも、AIワークフローを構築する場合でも、これらのヒントは成功の助けになります。
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小さく始める。 最初の試みで20ステップのプロセスを自動化しようとしないでください。多くの反復作業を引き起こしている、シンプルで頻度の高いタスクを選びましょう。手早く成功を収め、そこから積み上げていきましょう。
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自動化は「設定して終わり」ではない。 従来のマクロの場合、これはアップデートで壊れるたびに修正することを意味します。AIシステムの場合、定期的にパフォーマンスをチェックし、知識のギャップを埋めることを意味します。eesel AIは、明確なレポートと分析でこのプロセスを容易にします。
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サイロで作業しない。 最も価値のある自動化は、ツールを接続するものです。旧来のマクロの最大の欠点は、全体像を見ることができないことです。ヘルプデスク、ナレッジベース、バックエンドシステムを橋渡しするワークフローを考えましょう。
厳格なマクロからインテリジェントな自動化へ
マクロの作成は、より賢く、より楽に働くための素晴らしい第一歩です。レコーダー、コード、そしてビジネスアプリに組み込まれたツールを使ってそれを行う方法を見てきました。それぞれの方法にはそれぞれの役割がありますが、すべて厳格でルールベースのシステムであるという同じ限界を共有しています。
自動化の未来は、インテリジェントで文脈を認識するものです。それは、学習し、推論し、適応して仕事を成し遂げることができるワークフローを構築することです。脆弱なスクリプトの修正にうんざりし、会社のすべての知識を活用する強力な自動化を構築したいなら、AIに何ができるかを見る時です。
よくある質問
マクロを作成すると、反復的なタスクが自動化され、大幅な時間の節約と人為的ミスの可能性の低減につながります。レポートの書式設定やデータ入力のような複数のステップからなるプロセスを、ワンクリックやショートカットで実行できるようになります。
技術に詳しくないユーザーにとって最も簡単な方法は、Microsoft WordやExcelなどのアプリケーションに搭載されている組み込みのマクロレコーダーを使用することです。自動化したい操作を実行するだけで、ソフトウェアがその一連の操作を記録し、再生できるようにしてくれます。
記録されたマクロは脆弱で、アプリケーションのインターフェースが変更されたり、ボタンが移動したり、ウィンドウのサイズが変わったりすると、簡単に壊れてしまいます。これらは根本的な目的を理解せずにクリックやキーストロークを再生するだけなので、頻繁に失敗する原因となります。
従来のマクロは通常、作成された特定のアプリケーションに限定されるため、アプリ間の自動化は不可能です。しかし、最新のAI搭載ツールは、様々なプラットフォームをインテリジェントに接続して機能するように設計されており、この制限を克服しています。
AIを使うと、厳密なステップを記録するのではなく、望ましい結果を定義し、関連するナレッジソースを接続します。その後、AIはその理解と文脈を使って、アプリ間でタスクをインテリジェントに実行し、従来のマクロよりもはるかに高い柔軟性と堅牢性を提供します。
よくある間違いは、最初に過度に複雑なタスクを自動化しようとすることです。小さく始めて素早く成果を上げる方が良いでしょう。また、自動化は「設定して終わり」ではなく、継続的な効果を確保するために定期的なチェックと改善が必要であることを忘れないでください。
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Article by
Kenneth Pangan
Writer and marketer for over ten years, Kenneth Pangan splits his time between history, politics, and art with plenty of interruptions from his dogs demanding attention.
