Utiliser l'IA pour générer et mettre à jour des articles de support : Un guide pratique

On est tous passés par là. Vous passez des heures à construire une belle base de connaissances complète, pensant que cela résoudra les problèmes de tout le monde. Quelques mois plus tard, c'est une ville fantôme numérique remplie d'articles obsolètes, de liens brisés et de conseils qui ne s'appliquent tout simplement plus.

Maintenir un centre d'aide à jour est un travail colossal. Lorsqu'il prend du retard, vous vous retrouvez avec des clients perplexes et des agents de support frustrés qui répondent sans cesse aux mêmes questions. C'est un cycle qui épuise tout le monde.

La bonne nouvelle, c'est que l'IA générative peut réellement aider à briser ce cycle. Il ne s'agit pas seulement de créer du nouveau contenu à partir de rien ; il s'agit de maintenir intelligemment vos informations existantes à jour.

Ce guide vous guidera à travers un processus simple, étape par étape, pour utiliser l'IA afin de générer et de mettre à jour des articles de support. Nous vous montrerons comment transformer votre base de connaissances d'une bibliothèque statique à laquelle personne ne fait confiance en une ressource dynamique que les gens utilisent réellement.

Ce dont vous aurez besoin pour commencer

Avant de nous lancer dans le vif du sujet, préparons notre boîte à outils. Vous n'avez pas besoin d'un diplôme en science des données pour cela, mais avoir les bons éléments en place fera toute la différence.

Voici un aperçu rapide de ce dont vous aurez besoin :

• Une base de connaissances ou un centre d'aide : C'est là que se trouvent vos articles, que ce soit dans Zendesk Guide, Intercom Articles, ou Freshdesk Solutions.

• Vos données de support historiques : C'est votre mine d'or. Les systèmes d'IA les plus intelligents apprennent des conversations passées de votre équipe dans des centres d'assistance comme Zendesk ou Freshdesk. Ces données contiennent la vraie voix de vos clients et les solutions éprouvées que vos agents ont déjà trouvées.

• Vos sources de connaissances existantes : Rassemblez toute la documentation que vous possédez déjà. Cela peut inclure des wikis internes dans Confluence, des plans de projet dans Google Docs, ou des guides produits officiels rangés quelque part.

• Une plateforme d'IA : Vous aurez besoin d'un outil capable de se connecter à toutes ces différentes sources et de donner un sens à ce chaos. La clé est de trouver une plateforme qui unifie vos connaissances automatiquement, pas une qui vous oblige à télécharger manuellement des documents un par un. Un outil en libre-service comme eesel AI est idéal pour cela car vous pouvez connecter vos sources en quelques minutes sans avoir à réserver une démo commerciale.

Un guide étape par étape

Prêt à commencer ? Voici comment vous pouvez mettre en place un processus durable pour créer et maintenir votre contenu de support avec l'IA.

Étape 1 : Rassemblez toutes vos sources de connaissances

Une IA n'est aussi intelligente que les informations que vous lui donnez. Si les connaissances de votre entreprise sont dispersées partout – des tickets de support ici, des documents techniques là, et des notes internes aléatoires ailleurs – l'IA ne peut pas voir l'ensemble du tableau. C'est comme essayer de cuisiner un repas avec seulement la moitié des ingrédients.

Une infographie illustrant comment eesel AI centralise les connaissances de diverses sources, une étape clé dans l'utilisation de l'IA pour générer et mettre à jour les articles de support.

Le premier geste est de connecter votre outil d'IA à tous ces centres d'information. Commencez par votre centre d'assistance. Cela donne à l'IA un accès instantané à des années de tickets et de macros passés, ce qui l'aide à comprendre les problèmes courants de vos clients et le ton de votre équipe. Ensuite, connectez vos autres sources comme Confluence, Notion, ou Google Docs, où sont stockées toutes ces précieuses connaissances internes.

Cela crée une source unique de vérité pour l'IA. Maintenant, lorsqu'elle génère un article, elle peut puiser dans une résolution de ticket réussie, la vérifier par rapport aux documents techniques officiels, et correspondre à la voix de la marque de vos articles existants. C'est ce qui l'aide à produire une réponse spécifique et précise au lieu de quelque chose de générique et inutile.

Étape 2 : Trouvez automatiquement ce qui manque

Vous ne pouvez pas écrire un article utile si vous ne savez pas ce que les gens demandent. Pendant des années, la seule façon de le découvrir était de demander à quelqu'un de lire manuellement des milliers de tickets de support, en espérant repérer une tendance. C'est lent, ennuyeux et facile de se tromper.

Une capture d'écran montrant comment les rapports d'eesel AI identifient les lacunes dans les connaissances, ce qui est crucial pour utiliser efficacement l'IA afin de générer et de mettre à jour les articles de support.

Laissez un outil d'IA faire le gros du travail. Une bonne IA peut analyser tout votre historique de support et identifier les questions courantes qui n'ont pas d'article correspondant dans la base de connaissances. Elle recherche les sujets qui reviennent constamment mais qui semblent toujours nécessiter une réponse personnalisée d'un agent. Ce sont vos plus grandes lacunes en matière de connaissances, et c'est le contenu que vos clients recherchent désespérément.

Cela vous donne une liste de tâches d'articles à créer, basée sur ce dont les clients ont réellement besoin, pas seulement sur ce que vous pensez qu'ils ont besoin. Certains outils, comme eesel AI, vont encore plus loin. Lorsque l'IA trouve un ticket où un agent a résolu l'un de ces problèmes courants, elle peut utiliser cette conversation pour générer automatiquement un brouillon pour un nouvel article de la base de connaissances. C'est une manière intelligente de transformer le travail quotidien de votre équipe en contenu qui aide tout le monde.

Étape 3 : Laissez l'IA rédiger le premier brouillon

Le syndrome de la page blanche est la pire des choses. Vos experts du domaine sont déjà débordés, et leur demander de rédiger des articles à partir de zéro est une tâche difficile. C'est là que l'IA peut être d'une aide précieuse.

Le Copilote eesel AI en train de rédiger une réponse, démontrant l'utilisation de l'IA pour générer et mettre à jour les articles de support à partir des données existantes.

Une fois que vous avez identifié une lacune dans vos connaissances, utilisez l'IA pour créer le premier brouillon. Tout ce dont elle a besoin est une instruction claire et un peu de contexte, comme le ticket de support original ou un bref aperçu. L'IA s'occupe ensuite des parties fastidieuses, structure l'article, rédige le texte initial et transforme ce qui était une tâche de plusieurs heures en quelques minutes de travail.

Voici quelques conseils pour rédiger de bonnes instructions :

• Dites-lui à quoi vous voulez que cela ressemble : Ne dites pas simplement "rédige un article." Essayez quelque chose comme : "Génère un article de centre d'aide avec un titre clair, une courte introduction, une liste numérotée d'étapes et une phrase de conclusion."

• Définissez le ton de la voix : Vous voulez que l'IA parle comme votre équipe. Soyez précis : "Écris sur un ton amical et professionnel. Évite le jargon et utilise un langage simple et courant."

• Donnez-lui du matériel de référence : Dirigez l'IA vers les bonnes informations. Par exemple : "Utilise la solution du ticket n°12345 pour expliquer comment un utilisateur peut réinitialiser son mot de passe."

Étape 4 : Utilisez l'IA pour garder les articles existants à jour

Rédiger les articles n'est que la moitié du travail. Les produits changent, les fonctionnalités sont mises à jour, et une solution qui fonctionnait le mois dernier peut être totalement fausse aujourd'hui. Une base de connaissances obsolète n'est pas seulement inutile ; elle induit activement les clients en erreur et crée plus de tickets de support. C'est un casse-tête pour les équipes de toutes tailles, et un sujet brûlant dans des endroits comme la Communauté ServiceNow.

Un diagramme de flux de travail illustrant le processus continu d'utilisation de l'IA pour générer et mettre à jour les articles de support en fonction des nouvelles résolutions de tickets.

C'est là que l'utilisation de l'IA pour générer et mettre à jour les articles de support devient un processus continu. Votre IA peut constamment comparer vos articles existants avec de nouvelles résolutions de tickets réussies. Si elle trouve une incohérence, une meilleure solution de contournement, une interface utilisateur mise à jour, une explication plus claire, elle peut signaler l'article pour révision ou même suggérer la modification exacte.

Imaginez ceci : un agent découvre une nouvelle astuce ingénieuse pour un bug courant et l'utilise pour résoudre un ticket. L'IA voit que cette nouvelle solution ne se trouve pas dans l'article officiel de la base de connaissances pour ce problème. Elle signale alors automatiquement l'ancien article et présente la nouvelle information à un gestionnaire de connaissances comme une mise à jour suggérée.

Ce flux de travail simple transforme la maintenance du contenu, qui passait d'un audit trimestriel redouté à un processus discret et continu qui maintient votre centre d'aide en phase avec la réalité.

Étape 5 : Ayez toujours un humain pour la révision et la publication

L'IA est un assistant incroyable, mais elle n'est pas parfaite. Laisser le contenu généré par l'IA être publié sans aucune supervision humaine est une mauvaise idée. C'est un moyen infaillible de perdre la confiance des clients et de créer plus de problèmes que vous n'en résolvez.

Traitez toujours le contenu généré par l'IA, qu'il s'agisse d'un nouvel article ou d'une mise à jour suggérée, comme un premier brouillon. Vos experts du domaine ou vos agents de support doivent y jeter un dernier coup d'œil pour vérifier l'exactitude, la clarté et le ton. Cette approche de l'"humain dans la boucle" est essentielle pour le contrôle de la qualité. C'est un principe si important que même des organisations comme l'Association Mondiale des Rédacteurs Médicaux l'ont adopté pour leurs publications.

Voici une vérification rapide pour l'étape de révision :

• Cette information est-elle 100 % correcte et à jour ?

• Les étapes sont-elles assez simples à suivre pour un client non technique ?

• Cela nous ressemble-t-il ?

• Tous les liens, captures d'écran et noms de produits sont-ils corrects ?

Cette approche vous offre la vitesse de l'IA combinée à la pensée critique et à l'empathie de votre équipe. C'est la clé pour utiliser l'IA afin de générer et de mettre à jour des articles de support sans sacrifier la qualité.

Astuces et erreurs courantes à éviter

Mettre en place ce processus correctement peut vraiment changer la façon dont votre équipe de support travaille, mais quelques pièges courants peuvent vous surprendre. Voici ce à quoi il faut faire attention.

• Erreur n°1 : Le configurer et l'oublier. Ne supposez pas que l'IA sera parfaite dès le premier jour. C'est un outil qui apprend avec le temps. Vous devez surveiller ses suggestions et lui donner des retours pour l'aider à devenir plus précise.

• Erreur n°2 : Ignorer les "hallucinations." Les modèles d'IA peuvent parfois inventer des choses avec une confiance surprenante. C'est une autre raison majeure pour laquelle l'étape de révision humaine est si importante. Vérifiez toujours les étapes techniques ou les faits que l'IA génère avant de publier.

• Erreur n°3 : Utiliser un modèle générique non entraîné. Un outil gratuit comme ChatGPT ne connaît rien des produits, politiques ou du ton spécifiques de votre entreprise. Pour obtenir un contenu vraiment utile, vous avez besoin d'une plateforme d'IA qui a été entraînée sur vos données d'entreprise.

La fonctionnalité de simulation dans eesel AI permet aux équipes de tester le processus d'utilisation de l'IA pour générer et mettre à jour les articles de support avant le lancement.

L'avenir de la gestion des connaissances

Utiliser l'IA pour générer et mettre à jour les articles de support n'est plus une idée lointaine. C'est une stratégie pratique que les équipes utilisent dès maintenant pour travailler plus intelligemment et fournir un meilleur service. En suivant ces étapes, vous pouvez passer d'un processus réactif et manuel à un système où les humains et l'IA collaborent pour que votre base de connaissances reste vraiment utile.

Le processus est simple : rassemblez vos connaissances, laissez l'IA trouver les lacunes et rédiger les brouillons, puis donnez à votre équipe les moyens de faire ce qu'elle fait de mieux : réviser, affiner et ajouter cette touche humaine cruciale. Cela libère vos experts de la corvée de la rédaction de routine afin qu'ils puissent se concentrer sur des problèmes plus importants, tout en garantissant que votre base de connaissances ne soit plus jamais obsolète.

Prêt à essayer ? eesel AI est une plateforme entièrement en libre-service qui vous permet de faire tout ce qui a été discuté ici. Vous pouvez connecter vos sources en un clic, analyser les tickets passés pour trouver les lacunes dans les connaissances et utiliser des outils de simulation pour commencer en toute confiance.

Essayez eesel AI gratuitement dès aujourd'hui et découvrez à quelle vitesse vous pouvez construire une base de connaissances plus intelligente.