Si vous avez déjà été admin Salesforce, vous connaissez ce sentiment. Votre souris survole le bouton « supprimer » d'un champ personnalisé qui semble être là depuis la nuit des temps. Des sueurs froides commencent à perler. À quoi sert ce truc ? Qui l'a mis là ? Qu'est-ce qui va exploser si je le supprime ?
Ce petit moment de panique, c'est le quotidien dans une org Salesforce avec peu ou pas de documentation. Et alors que de plus en plus d'entreprises intègrent l'IA dans leur configuration Salesforce, ce « petit » problème se transforme en un problème majeur. Votre IA ne peut pas faire de miracles si elle navigue à l'aveugle.
Ce guide vous expliquera ce que signifie réellement la documentation IA de Salesforce, pourquoi elle est soudainement devenue si importante, et comment vous pouvez utiliser l'IA à la fois pour créer et trouver les connaissances dont vous avez besoin. Il est temps de transformer ce fouillis inextricable en quelque chose qui fonctionne vraiment.
Qu'est-ce que la documentation IA de Salesforce, exactement ?
Quand on parle de documentation IA de Salesforce, on fait généralement référence à deux choses. Vous devez vraiment maîtriser les deux pour que votre stratégie d'IA fonctionne.
Premièrement, il y a la documentation pour votre IA. Il s'agit de conserver un enregistrement clair et à jour des métadonnées, des processus et des modèles de données de votre org Salesforce. Comme le disent certains experts, cette documentation est essentiellement le « carburant de l'IA ». Elle fournit à des outils comme Salesforce Einstein le contexte nécessaire pour vous donner des réponses intelligentes et précises. Sans elle, vous ne faites qu'alimenter vos coûteux modèles d'IA avec un tas de données mystérieuses en espérant que tout se passe bien.
Ensuite, il y a l'utilisation de l'IA pour créer votre documentation. C'est une idée plus récente, où des outils basés sur l'IA peuvent analyser toute votre configuration Salesforce, du code Apex aux objets personnalisés, et générer des explications en langage clair. C'est une aide précieuse pour les équipes qui essaient de comprendre ce qui se passe dans une org complexe sans passer des mois à jouer au détective.
Une bonne stratégie Salesforce a besoin des deux. Vous devez créer une documentation solide, et vous devriez utiliser l'IA pour rendre cette tâche beaucoup plus facile.
Pourquoi les méthodes de documentation à l'ancienne échouent
L'ancienne manière de faire, comme tenir à jour d'énormes documents Word ou des pages wiki oubliées, ne fait tout simplement plus l'affaire. À une époque où l'IA a besoin d'informations de dernière minute, ces documents statiques sont plus un handicap qu'une aide.
Voici où les choses tournent généralement mal :
Elle devient vite obsolète. Les orgs Salesforce sont des organismes vivants. Elles changent constamment avec chaque nouveau projet ou demande d'utilisateur. La documentation manuelle est dépassée presque aussitôt qu'elle est rédigée, et une fois que votre équipe perd confiance en la doc, elle cesse de l'utiliser.
C'est une corvée à créer (et personne ne le fait de la même manière). Soyons honnêtes, la rédaction de la documentation est probablement tout en bas de la liste des tâches de chacun. Quand elle est faite, c'est souvent à la va-vite. Une personne peut écrire un roman pour une simple règle de validation, tandis qu'une autre vous donnera une seule phrase énigmatique pour un déclencheur Apex monstrueux. Ce manque de cohérence la rend peu fiable. Un expert Salesforce a même noté qu'environ « 40 % du temps de développement est consacré à la gestion de la dette technique », et une grande partie de ce temps consiste simplement à essayer de comprendre comment les choses fonctionnent.
Elle est éparpillée partout. Même si la documentation existe, elle est probablement répartie dans cinq endroits différents. Vous avez les spécifications techniques dans Confluence, les besoins métier dans Google Docs, les schémas de processus dans Miro, et les mises à jour importantes enfouies dans un canal Slack oublié depuis longtemps. Cela transforme votre équipe en archéologues numériques, toujours à la recherche d'informations au lieu de travailler.
L'IA ne peut pas s'y retrouver dans ce désordre. Les modèles d'IA fonctionnent mieux avec des informations structurées et connectées. Une pile de documents aléatoires est presque impossible à comprendre pour une IA. Elle ne peut pas voir comment les choses sont liées les unes aux autres, ce qui limite vraiment sa capacité à répondre aux questions ou à trouver des schémas utiles.
Comment utiliser l'IA pour générer et maintenir votre documentation Salesforce
Alors que l'IA rend une bonne documentation plus nécessaire, elle nous donne également les outils pour résoudre le problème. Au lieu de considérer la documentation comme une tâche manuelle ennuyeuse, vous pouvez maintenant utiliser l'IA pour faire le gros du travail.
Utiliser l'IA pour expliquer les configurations
Il existe une nouvelle vague d'outils, comme Panaya ForeSight, Sweep et Salto, qui peuvent se connecter à votre org Salesforce et générer automatiquement de la documentation. Ils analysent vos objets, champs et code, puis utilisent l'IA générative pour expliquer ce que chaque élément fait et comment tout est connecté.
Une capture d'écran de la page d'accueil de Panaya ForeSight, un outil pour la documentation IA de Salesforce.
Une capture d'écran de la page d'accueil de Sweep, un outil pour la documentation IA de Salesforce.Cela peut vous faire gagner énormément de temps, surtout si vous venez d'hériter d'une org désordonnée et non documentée. Cela vous aide à avoir une vue d'ensemble rapide et à trouver des dépendances cachées avant qu'elles ne causent des problèmes.
Mais il y a un hic. Ces outils sont excellents pour expliquer le quoi, mais ils passent presque toujours à côté du pourquoi. Une IA peut vous dire qu'une règle de validation empêche un utilisateur de sauvegarder une opportunité sans date de clôture, mais elle ne peut pas vous dire que cette règle existe parce que l'équipe financière en avait besoin pour un nouveau rapport lancé au troisième trimestre. Ce contexte métier est toujours coincé dans les notes de réunion, les plans de projet et la tête des gens.
Pourquoi la touche humaine est toujours nécessaire
La documentation générée par l'IA est un excellent point de départ, mais ce n'est pas le produit final. Vous avez toujours besoin d'un humain pour vérifier son exactitude et ajouter ce contexte métier si important.
Voici quelques bonnes habitudes que les experts Salesforce recommandent pour rendre vos documents utiles à la fois pour les humains et pour l'IA :
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Utilisez des noms et des descriptions clairs. C'est la forme de documentation la plus simple, et c'est celle que la plupart des gens ignorent. Une IA peut faire beaucoup plus avec un champ nommé « Valeur_Contrat_Annuel__c » avec la description « Valeur totale du contrat pour une période de 12 mois » qu'avec un champ nommé « VCA » et une description vide.
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Mettez-vous d'accord sur des normes. Lorsque tous les membres de l'équipe utilisent le même format pour des choses comme les schémas de processus ou les descriptions de métadonnées, cela crée une cohérence que votre équipe et votre IA peuvent comprendre.
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Documentez au fur et à mesure. Le meilleur moment pour documenter un changement est au moment où vous le faites. Ajouter une note rapide à un ticket Jira ou mettre à jour un champ de description ne prend qu'une minute, mais cela peut faire économiser des heures de recherche à quelqu'un d'autre plus tard.
Cette vidéo explique comment utiliser l'enregistrement d'écran et les outils d'IA pour créer rapidement de la documentation Salesforce.
Un flux de travail simple pour créer de la documentation Salesforce avec l'IA
Voici un processus simple que votre équipe peut commencer à utiliser dès maintenant :
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Lancez un outil d'analyse pour obtenir une documentation de base pour votre org actuelle. Considérez-le comme un instantané de la situation actuelle.
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Ajoutez le contexte métier. Demandez à votre équipe de revoir ce que l'IA a généré et d'ajouter le « pourquoi » derrière tout cela. Créez des liens vers des fiches de projet, des user stories ou des schémas de processus dans des outils comme Confluence, Jira ou Google Docs.
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Faites-en une habitude. Intégrez la documentation dans votre flux de travail pour tous les nouveaux changements. Faites-en une étape obligatoire avant qu'un projet ne soit considéré comme « terminé ».
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Gardez tout au même endroit. Enfin, pas littéralement au même endroit, mais assurez-vous que tout soit accessible depuis un hub de connaissances central.
Rendre votre documentation IA de Salesforce facile à trouver et à utiliser
Créer de la documentation n'est que la moitié du travail. Si votre équipe ne peut pas trouver l'information au moment où elle en a besoin, tout ce travail n'aura servi à rien. Le véritable objectif est de rendre toutes ces connaissances instantanément disponibles.
Le problème des silos de connaissances
Même lorsque vous vous engagez à tout documenter, l'information finit toujours par être fragmentée. Vos documents techniques sont à un endroit, vos exigences métier à un autre, et les questions quotidiennes sont répondues puis perdues dans un océan de messages Slack.
Cela signifie que tout le monde, des administrateurs et développeurs aux agents de support, est constamment en chasse au trésor pour trouver des réponses. Ils doivent arrêter ce qu'ils font, passer d'une application à l'autre, et finissent généralement par poser une question qui a déjà été répondue quelque part.
Créer une couche de connaissances unifiée
La solution n'est pas de forcer tout le monde à utiliser une seule plateforme de documentation lourde et peu pratique. À la place, vous pouvez mettre en place un assistant basé sur l'IA qui se superpose à toutes vos sources de connaissances existantes, offrant à votre équipe un seul endroit simple pour poser des questions.
De cette façon, vous pouvez conserver votre documentation là où elle se trouve, tout en la rendant instantanément utile. Au lieu de fouiller dans cinq plateformes différentes, un membre de l'équipe peut simplement poser une question en langage clair et obtenir une réponse immédiatement.
Donnez à votre équipe des réponses instantanées à partir de votre documentation Salesforce
C'est exactement ce pour quoi un outil comme eesel AI est conçu. Il se connecte à tous les endroits où votre documentation IA de Salesforce pourrait être stockée et agit comme une source unique de vérité.
Avec un produit comme leur Chat Interne IA, n'importe qui dans votre équipe, qu'il s'agisse d'un nouvel agent de support ou d'un développeur senior, peut poser des questions et obtenir des réponses immédiates et précises basées sur la documentation propre à votre entreprise.
Imaginez pouvoir demander :
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« Quel est notre processus pour gérer un remboursement B2B dans Salesforce ? »
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« Pourquoi avons-nous créé l'objet « Approbation_Remise__c » et qu'est-ce qui en dépend ? »
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« Où se trouve le schéma de processus pour les nouvelles règles d'attribution des pistes ? »
Un outil comme eesel AI peut répondre à ces questions en quelques secondes en extrayant les informations directement de vos pages Confluence, de vos Google Docs et de votre historique Slack. Il se connecte à vos sources existantes en quelques minutes, vous n'avez donc pas à migrer un seul document. C'est un puissant bot Q&A pour votre équipe que vous pouvez mettre en place vous-même, sans une série d'appels commerciaux. L'IA est également configurée pour n'utiliser que la documentation que vous fournissez, de sorte que les réponses sont toujours pertinentes et fiables.
Préparez votre org pour un avenir piloté par l'IA
La documentation IA de Salesforce n'est plus simplement « sympa à avoir ». C'est un indispensable si vous voulez bien utiliser l'IA et assurer le bon fonctionnement de votre org. La meilleure approche comporte deux parties : utiliser l'IA pour accélérer la création de votre documentation, puis utiliser un outil basé sur l'IA pour rendre cette connaissance instantanément accessible à toute votre équipe.
En maîtrisant votre documentation, vous ne faites pas que nettoyer de vieux désordres. Vous construisez une organisation plus intelligente et plus agile, prête pour tout ce que l'avenir nous réserve avec l'IA.
Prêt à rendre votre documentation IA de Salesforce vraiment utile ?
Créer une excellente documentation est la première étape. La rendre facile à trouver est la suivante. eesel AI se connecte à vos outils Confluence, Google Docs, Slack et autres pour fournir à votre équipe un assistant IA qui donne des réponses instantanées et fiables à partir de votre documentation Salesforce.
Commencez gratuitement ou réservez une démo pour voir comment ça fonctionne.
Foire aux questions
Le terme fait généralement référence à deux aspects cruciaux : la documentation pour votre IA (fournir du contexte à des outils comme Salesforce Einstein) et l'utilisation de l'IA pour créer de la documentation (des outils qui analysent votre org et génèrent des explications). Les deux sont essentiels pour une stratégie d'IA efficace.
Les modèles d'IA ont besoin d'un contexte précis et à jour pour fonctionner efficacement. Sans une documentation adéquate, votre IA « navigue à l'aveugle », ce qui limite sa capacité à vous donner des réponses intelligentes et précises et peut conduire à des résultats inutiles ou incorrects.
De nouveaux outils d'IA peuvent se connecter à votre org Salesforce, analyser des configurations comme les objets, les champs et le code, puis utiliser l'IA générative pour expliquer ce que chaque élément fait et comment tout est connecté. Cela réduit considérablement l'effort manuel nécessaire à la création de la documentation initiale.
Oui, absolument. Bien que l'IA excelle à expliquer le « quoi » de vos configurations, l'apport humain est crucial pour ajouter le « pourquoi », c'est-à-dire le contexte métier vital, les décisions et les raisons historiques derrière votre configuration Salesforce. C'est ce qui rend la documentation vraiment utile tant pour les humains que pour l'IA.
L'approche la plus efficace consiste à créer une couche de connaissances unifiée. Les assistants basés sur l'IA peuvent se connecter à toutes vos sources de documentation existantes, permettant aux membres de l'équipe de poser des questions en langage clair et d'obtenir des réponses instantanées à partir d'un hub central, évitant ainsi les silos de connaissances.
Vous pouvez commencer par lancer un outil d'analyse IA pour générer une base de documentation pour votre org actuelle. Ensuite, demandez à votre équipe d'ajouter le contexte métier nécessaire, intégrez la documentation dans votre flux de travail habituel pour les nouveaux changements et assurez-vous que toutes ces connaissances sont accessibles depuis un hub central.
Au-delà du simple nettoyage, cela réduit la dette technique, améliore considérablement l'efficacité de l'équipe en éliminant le temps passé à chercher des réponses, et garantit que vos outils d'IA peuvent fournir un support intelligent et précis. Cela mène à une organisation plus intelligente et plus agile, prête pour les futures avancées de l'IA.
