Un guide complet des définitions Atlassian Rovo

Soyons honnêtes, chaque entreprise a son propre langage secret. C'est un ensemble d'acronymes, de noms de code de projets et de blagues internes qui peut ressembler à un mot de passe que vous n'avez pas. Bien que ce soit excellent pour la culture d'équipe, cela peut être un véritable casse-tête pour les nouveaux employés ou même pour les collaborateurs d'autres services. Combien de fois avez-vous assisté à une réunion, hochant la tête tout en vous demandant secrètement ce qu'est le "Projet Titan" ou ce que signifie "QBR" cette fois-ci ?

C'est un problème universel, et Atlassian tente de le résoudre avec Rovo, sa nouvelle collection d'outils d'IA. L'une des fonctionnalités les plus discutées est Rovo Definitions, qui vise à vous donner des explications rapides et instantanées directement dans les outils que vous utilisez déjà.

Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur Rovo Definitions. Nous examinerons ce que c'est, comment ça fonctionne et où se situent ses limites. Nous verrons également ce qu'il faut pour résoudre durablement le casse-tête des connaissances internes éparpillées.

Que sont les Rovo Definitions ?

Rovo Definitions est une fonctionnalité alimentée par l'IA dans l'univers Atlassian, principalement présente dans Jira et Confluence. Son rôle est d'expliquer automatiquement les termes uniques de votre entreprise. Pensez-y comme un dictionnaire intelligent et intégré qui comprend votre jargon interne.

Lorsque vous lisez une page Confluence ou un ticket Jira et que vous voyez un terme surligné, il vous suffit de passer la souris dessus. Une petite "Fiche de Connaissances" apparaît avec une définition, vous évitant d'avoir à envoyer un message à un collègue sur Slack ou à fouiller dans d'anciens documents.

Un utilisateur interagit avec la fonctionnalité Rovo Definitions dans Atlassian, obtenant une réponse générée par l'IA instantanément.

Ces définitions proviennent de deux sources :

1. Générées par l'IA : L'IA d'Atlassian parcourt les informations de votre entreprise pour créer des définitions par elle-même.

2. Rédigées par l'équipe : N'importe qui dans votre équipe peut intervenir et rédiger une nouvelle définition ou modifier une définition existante si la première tentative de l'IA n'est pas tout à fait correcte.

L'objectif est assez simple : vous aider à rester concentré en réduisant le changement de contexte. C'est conçu pour vous maintenir dans votre flux de travail au lieu de vous envoyer dans une quête effrénée pour une simple réponse.

Principales caractéristiques et fonctionnalités

Pour vraiment se faire une idée de l'outil, il est utile de comprendre ce qui se passe en coulisses et comment votre équipe peut l'aider à devenir plus intelligent.

Comment Rovo génère et affiche les définitions

Rovo ne fait pas que des suppositions au hasard. Il s'appuie sur ce qu'Atlassian appelle le "Teamwork Graph.". Ce n'est qu'un terme sophistiqué pour désigner une carte complexe de la manière dont votre travail est interconnecté. Il comprend les relations entre vos projets, vos équipes, vos objectifs et même vos conversations. Ce contexte aide l'IA à générer des définitions réellement pertinentes, plutôt que quelque chose que vous auriez pu simplement chercher sur Google.

Le processus se veut fluide. Vous voyez un terme, vous le survolez, et le système vous montre une définition. Si une définition n'est pas utile, vous pouvez lui donner un pouce vers le bas, ce qui vous donne ensuite la possibilité de la modifier vous-même ou d'envoyer un retour directement à Atlassian. Et si Rovo ne trouve rien, il vous invitera à créer vous-même une définition. Cette boucle de rétroaction aide le système à apprendre et à s'améliorer avec le temps.

Ajouter et modifier des définitions pour la connaissance de l'équipe

Soyons réalistes, l'IA n'est pas parfaite, alors Rovo met le pouvoir de modification entre les mains de votre équipe. Si une définition est manquante, erronée ou tout simplement bizarre, n'importe qui peut intervenir et la corriger.

Le processus est assez simple. Vous surlignez le mot que vous voulez définir, cliquez sur Définir, puis choisissez soit Ajouter une définition, soit Pas tout à fait correct ? Modifier cette définition. De là, une fenêtre s'ouvre où vous pouvez écrire votre propre explication. Vous pouvez même ajouter une URL source pour montrer d'où vient l'information, ce qui est une belle touche pour ajouter un peu d'autorité à la définition.

Créer des définitions spécifiques au contexte

C'est probablement l'une des fonctionnalités les plus intelligentes de Rovo. Le même acronyme peut signifier des choses complètement différentes pour différentes équipes. Par exemple, "PIR" pourrait signifier "Post-Incident Review" (Revue post-incident) pour l'équipe d'ingénierie, mais pour l'équipe produit, cela signifie "Product Increment Review" (Revue d'incrément de produit). Ce genre de confusion peut causer de sérieux malentendus.

Rovo vous permet de créer des définitions qui n'apparaissent que dans des contextes spécifiques. Vous pouvez limiter une définition à un seul projet Jira, à un espace Confluence entier, ou même à une seule page Confluence spécifique. Cela garantit que la bonne définition parvient aux bonnes personnes, ce qui aide à réduire les malentendus interfonctionnels.

Personnalisation et contrôle de l'utilisateur

Bien qu'il soit utile que les termes soient automatiquement surlignés, cela peut devenir un peu envahissant si vous êtes dans l'entreprise depuis un certain temps et que vous connaissez déjà le jargon. Atlassian a inclus un paramètre personnel pour désactiver le surlignage des définitions. Cela ne modifie que votre propre affichage, donc vos coéquipiers qui le trouvent encore utile ne seront pas affectés. Même si cette option est désactivée, vous pouvez toujours surligner manuellement n'importe quel terme pour afficher sa définition chaque fois que vous en avez besoin.

Cas d'utilisation et limitations

Alors, où cette fonctionnalité est-elle réellement utile, et plus important encore, où échoue-t-elle ? Passons à l'aspect pratique des choses.

Cas d'utilisation courants

• Intégration des nouveaux membres de l'équipe: Pour les nouvelles recrues, Rovo Definitions peut être d'une grande aide. Il leur donne un accès instantané au dictionnaire de l'entreprise, ce qui peut considérablement accélérer le temps nécessaire pour qu'ils se sentent à l'aise et productifs.

• Collaboration interfonctionnelle : Cela aide à briser les silos entre les départements. Un ingénieur peut enfin comprendre le nom de code d'un projet marketing, ou un commercial peut donner un sens à un acronyme technique dans un ticket de support.

• Maintien de la clarté du projet : Lorsque toutes les personnes travaillant sur un projet ont la même compréhension des termes clés et des objectifs, il y a beaucoup moins de place pour les malentendus et les erreurs.

Là où Rovo Definitions échoue

Rovo Definitions est une bonne idée, mais elle fonctionne dans un jardin clos. Pour la plupart des entreprises d'aujourd'hui, ce n'est tout simplement pas suffisant.

• Sources de connaissances limitées : Rovo est excellent pour comprendre ce qui se passe dans votre monde Atlassian. Mais qu'en est-il de toutes les informations critiques qui se trouvent dans Slack, Microsoft Teams, Google Docs, ou vos anciens tickets de support dans Zendesk ? Une quantité massive des connaissances réelles de votre entreprise existe en dehors de Jira et Confluence, et Rovo ne peut pas y toucher. Cela signifie que son "cerveau" est incomplet, ce qui entraîne des lacunes assez importantes dans sa compréhension.

• Réactif, pas conversationnel : La fonctionnalité est passive. Elle ne vous donne une définition que lorsque vous trouvez et survolez un terme. Mais que faire si vous ne connaissez pas le mot exact à chercher ? Vous ne pouvez pas lui poser de questions de suivi comme : "Quels ont été les résultats du Projet Titan ?" ou "Qui était le responsable de ce projet ?". C'est un dictionnaire, pas un coéquipier bien informé avec qui vous pouvez avoir une conversation.

• Nécessite une maintenance manuelle : La précision du système dépend vraiment de votre équipe qui doit constamment corriger les erreurs de l'IA ou ajouter des définitions manquantes. Cela peut sembler une petite tâche, mais cela peut rapidement se transformer en un véritable casse-tête de maintenance pour des personnes qui sont déjà occupées. Cela devient juste une chose de plus sur la liste des tâches au lieu d'un outil qui réduit réellement le travail.

En résumé : Rovo Definitions fonctionne bien avec les données Atlassian, mais un outil de connaissance vraiment utile doit voir toutes les informations de votre entreprise pour être efficace.

Tarification de Rovo Definitions

Voici un détail important : Rovo, y compris la fonctionnalité Definitions, n'est pas quelque chose que vous pouvez acheter séparément. Il est inclus sans frais supplémentaires si vous êtes un client Atlassian Cloud sur un plan Premium ou Enterprise pour Jira, Confluence ou Jira Service Management. Atlassian a mentionné que l'accès pour les plans Standard est à venir, mais ils n'ont pas encore donné de date ferme.

Bien que la fonctionnalité soit techniquement "gratuite", sa puissance est liée à votre niveau d'abonnement. Votre plan décide du nombre d'"objets indexés" (comme les pages et les tickets) et de "crédits IA" que vous obtenez chaque mois par utilisateur.

Une meilleure alternative pour une connaissance interne unifiée

Les limites de Rovo soulignent vraiment le besoin d'une solution plus connectée et complète. Un outil de connaissance interne devrait fonctionner sur l'ensemble de votre pile technologique, pas seulement dans un coin de celle-ci. C'est là qu'eesel AI entre en jeu.

Unifiez vos connaissances, où qu'elles se trouvent

Contrairement à l'approche de Rovo limitée à Atlassian, eesel AI se connecte immédiatement à plus de 100 sources. Vous pouvez le brancher à tout : Confluence, Google Docs, Slack, Notion, et même vos anciens tickets de service client provenant de plateformes comme Zendesk ou Jira Service Management. Il rassemble toutes vos informations dispersées en un seul cerveau central, créant une source unique de vérité à laquelle toute votre équipe peut réellement se fier.

La vaste bibliothèque d'intégrations d'eesel AI, un avantage clé par rapport aux sources limitées de Rovo Definitions.::Une capture d'écran de la bibliothèque d'intégrations d'eesel AI, montrant sa large gamme de connexions comme alternative à Rovo Definitions.

Allez au-delà des définitions avec un assistant IA conversationnel

Au lieu de simplement définir un terme, et si votre équipe pouvait simplement poser des questions ? Le Chat Interne d'eesel AI permet à votre équipe de poser des questions complexes en langage naturel, directement depuis Slack ou Microsoft Teams où ils travaillent déjà.

Imaginez pouvoir demander : "Quels ont été les principaux résultats du Projet Phoenix et qui était l'ingénieur principal ?" et obtenir une réponse directe qui a été assemblée à partir d'un plan de projet dans Google Docs, de notes de réunion dans Confluence et de conversations dans Slack. C'est la véritable différence entre un simple dictionnaire et un partenaire intelligent.

Lancez-vous en quelques minutes avec une plateforme véritablement en libre-service

La mise en place d'un logiciel d'entreprise peut souvent ressembler à un projet de six mois. En revanche, eesel AI est conçu pour être incroyablement simple et en libre-service. Vous pouvez connecter vos sources de connaissances et lancer un puissant assistant IA interne en quelques minutes seulement, sans avoir à réserver une démo ou à attendre un long processus de mise en œuvre.

Dernières réflexions sur Rovo Definitions

Rovo Definitions est une fonctionnalité réellement utile pour les équipes qui sont entièrement investies dans l'écosystème Atlassian Premium ou Enterprise. Elle résout assez bien le problème immédiat de la définition du jargon d'entreprise là où vous travaillez.

Cependant, ses limites sont difficiles à ignorer. Ses connaissances sont confinées aux produits Atlassian, il ne peut pas tenir une conversation, et il dépend de votre équipe pour le maintenir à jour manuellement. Pour une solution de connaissance qui peut réellement évoluer avec votre entreprise, vous avez besoin d'une plateforme qui rassemble toutes vos données et permet à vos employés de poser des questions de la même manière qu'ils le feraient à une personne.

Prêt à construire un véritable cerveau de connaissances pour votre entreprise ? Essayez eesel AI gratuitement et découvrez à quel point il est facile de donner à votre équipe les réponses dont elle a besoin, là où elle travaille déjà.