Un regard honnête sur la recherche Notion Enterprise : fonctionnalités, tarifs et alternatives

Soyons honnêtes, les équipes adorent Notion. C'est cet espace de travail flexible et polyvalent qui peut être à la fois le wiki de votre entreprise, le centre de commande de la gestion de projet et votre carnet de notes personnel. Mais quiconque l'a utilisé plus de quelques semaines s'est heurté à un problème majeur et flagrant : trouver quoi que ce soit peut être un vrai casse-tête.

Je parcourais Reddit l'autre jour et j'ai vu un utilisateur décrire la fonction de recherche comme étant tout simplement « horrible ».

Reddit

Ça m'a interpellé. C’est une expérience frustrante et bien trop courante. Les documents importants, les mises à jour de projets et les réponses cruciales que vous savez que quelqu'un a notées se retrouvent enfouis sous des couches infinies de pages et de bases de données. Votre équipe perd un temps précieux à chercher des informations ou, pire encore, à refaire un travail qui a déjà été fait.

La réponse de Notion à ce chaos est Notion Enterprise Search, une fonctionnalité basée sur l'IA qui promet de créer une source unique de vérité pour votre équipe. Mais est-ce vraiment la solution miracle qu'elle prétend être ? Cet article vous donnera un aperçu simple et direct de ce que fait réellement Notion Enterprise Search, de ce que cela coûte vraiment et de sa comparaison avec d'autres outils plus flexibles sur le marché.

Qu'est-ce que Notion Enterprise Search exactement ?

À la base, Notion Enterprise Search est un outil d'IA conçu pour rassembler toutes les connaissances de votre entreprise. La grande promesse ici est qu'il va bien au-delà de la simple fourniture d'une liste de liens. Au lieu de simplement vous diriger vers un document et de vous obliger à le lire en entier, il parcourt l'ensemble de votre espace de travail Notion et toutes les applications tierces que vous avez connectées pour fournir des réponses directes et synthétisées, avec des liens renvoyant aux sources.

Dans un monde idéal, cela transformerait toutes vos informations éparpillées en une base de connaissances que vous pouvez réellement utiliser. Notion met en avant quelques fonctionnalités clés pour y parvenir :

• Des connecteurs IA qui se lient aux outils que votre équipe utilise probablement déjà, comme Slack et Google Drive.

• Des réponses générées par l'IA et un « Mode Recherche » pour assembler des rapports détaillés à la volée.

• Une recherche de contenu qui peut réellement lire le texte à l'intérieur des PDF et autres fichiers que vous avez téléchargés.

Mais il y a un hic, et il est de taille : ce n'est pas une simple fonctionnalité que vous pouvez ajouter à n'importe quel abonnement. Elle est directement intégrée aux forfaits d'abonnement les plus chers de Notion. Cela vous oblige à prendre une décision difficile : une meilleure fonction de recherche vaut-elle une augmentation considérable de votre facture mensuelle ?

Un aperçu plus détaillé des fonctionnalités de Notion Enterprise Search

Pour les équipes qui vivent et respirent déjà l'écosystème Notion (et qui ont un budget conséquent), l'ensemble des fonctionnalités est assez convaincant. Il peut réellement centraliser l'information d'une manière qui accélère le travail de tout le monde. Voyons en détail ce que vous obtenez pour votre argent.

Rechercher dans d'autres applications avec les connecteurs IA

Le principal argument de vente de Notion Enterprise Search est sa capacité à regarder au-delà de vos pages Notion. Vous pouvez le connecter à des outils comme Slack, Google Drive, Jira et Microsoft Teams. Cela signifie que vous pourriez, en théorie, trouver une conversation Slack spécifique ou ce fameux Google Doc du trimestre dernier directement depuis la barre de recherche de Notion.

L'avantage est évident : un seul endroit pour rechercher presque tout. Mais cela s'accompagne d'un inconvénient intrinsèque. Votre recherche est complètement limitée aux intégrations que Notion décide de développer et de prendre en charge. Si votre équipe dépend d'autres outils importants pour le support client, l'ingénierie ou les ventes, toutes ces connaissances restent inaccessibles et invisibles pour votre recherche.

Obtenir des réponses basées sur l'IA et utiliser le mode recherche

Au lieu de simplement trouver un fichier, l'idée est que l'IA de Notion peut rassembler des informations pour vous donner une réponse directe. Vous pouvez demander quelque chose comme : « Quelle a été la décision finale concernant la campagne marketing du T3 ? » et il devrait extraire le contexte des notes de réunion et des documents de projet pour vous fournir un résumé rapide.

Il dispose également d'un « Mode Recherche », qui peut générer des rapports détaillés en extrayant des informations de vos applications connectées et du web. Par exemple, vous pourriez lui demander de préparer une mise à jour de projet en consultant les tickets Jira récents ou de rédiger une analyse concurrentielle basée sur vos documents internes et ce qu'il peut trouver en ligne.

Bien que cela semble formidable, certains utilisateurs ont souligné que cette focalisation sur les fonctionnalités d'IA payantes semble s'être faite au détriment de l'amélioration de la recherche de base, non-IA. Cela place essentiellement un mur payant devant ce que beaucoup considéreraient comme une fonction fondamentale de toute bonne base de connaissances.

Sécuriser vos données avec les autorisations

Bien sûr, lorsque vous connectez toutes les données de votre entreprise, vous devez penser à la sécurité. Notion semble bien gérer cette partie, en déclarant que sa recherche IA respecte toutes les autorisations existantes que vous avez définies. Ainsi, si vous n'avez pas accès à un document privé dans Google Drive, vous ne le verrez pas apparaître dans vos résultats de recherche Notion. C'est aussi simple que ça.

La fonctionnalité est également couverte par des normes de sécurité comme SOC 2 et ISO 27001. Pour les clients du plan Enterprise de premier ordre, Notion offre une rétention de données nulle avec ses partenaires IA (comme OpenAI). Cela signifie que les données sensibles de votre entreprise ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles d'IA, ce qui est une garantie de sécurité non négociable pour la plupart des grandes entreprises.

Le coût réel : la tarification de Notion Enterprise Search

Bon, c'est là que les choses se compliquent un peu. Notion Enterprise Search n'est pas quelque chose que vous pouvez acheter seul ou ajouter à votre plan actuel. Vous ne pouvez pas l'obtenir avec leurs plans Gratuit ou Plus. L'accès est exclusivement lié à leurs forfaits les plus chers, ce qui en fait une offre du type « tout ou rien ».

Analyse des plans tarifaires

Pour mettre la main sur Enterprise Search, vous devez souscrire à l'un de ces deux plans :

• Plan Business : C'est le point d'entrée. Il est tarifé à 20 $ par utilisateur, par mois (si vous payez annuellement). Pour une petite équipe de 20 personnes, vous êtes déjà à 4 800 $ par an.

• Plan Enterprise : C'est le forfait « contactez-nous pour un devis ». Cela signifie généralement une tarification personnalisée (et beaucoup plus élevée), des démonstrations commerciales obligatoires et des contrats à long terme dont il est difficile de se défaire.

Cette approche groupée signifie que si la seule chose dont vous avez besoin est une meilleure recherche, vous êtes obligé de payer pour toute une suite de fonctionnalités d'entreprise que vous n'utiliserez peut-être pas, comme le SSO SAML ou un journal d'audit détaillé.

Il est également à noter que Notion a regroupé toutes ses fonctionnalités d'IA, y compris Enterprise Search, directement dans ces plans. L'ancien modèle d'add-on IA a disparu, vous ne pouvez donc pas choisir à la carte.

Limites de Notion Enterprise Search et une alternative plus flexible

Bien qu'avoir tout dans un système intégré semble agréable, cela signifie souvent que vous devez faire des compromis sur la flexibilité, le coût et la fonctionnalité globale. Pour beaucoup d'équipes, ces compromis n'en valent tout simplement pas la peine.

Le problème de la dépendance vis-à-vis d'un fournisseur

Lorsque vous misez tout sur Notion Enterprise Search, vous placez essentiellement le « cerveau » de votre entreprise au sein d'une seule plateforme. Cela vous rend incroyablement dépendant de la feuille de route produit de Notion, de leurs changements de prix et de leur courte liste d'intégrations. S'ils décident d'augmenter les prix l'année prochaine ou de cesser de prendre en charge une intégration que votre équipe utilise tous les jours, vous êtes coincé.

Cette infographie illustre comment une couche d'IA dédiée peut se connecter à plusieurs sources de connaissances, offrant une alternative plus flexible à Notion Enterprise Search.

Une façon plus moderne de penser à cela est d'utiliser une couche d'IA dédiée et interopérable qui se superpose à tous vos outils. Des plateformes comme eesel AI sont conçues spécifiquement pour cela. Elle se connecte à tout ce que votre équipe utilise déjà, que ce soit Notion, Confluence, Zendesk ou Slack. Elle améliore votre flux de travail actuel sans vous forcer à une migration de plateforme coûteuse ou vous enfermer dans l'écosystème d'une seule entreprise.

Les coûts cachés d'une configuration complexe

Les logiciels d'entreprise s'accompagnent souvent de beaucoup de travail caché. Se lancer avec les plans supérieurs de Notion peut impliquer de longs appels commerciaux, une configuration délicate et la nécessité d'avoir quelqu'un dans votre équipe pour tout gérer.

Cette capture d'écran montre le mode de simulation d'eesel AI, permettant aux équipes de tester son efficacité avec des données passées avant une mise en œuvre complète, soulignant une configuration sans risque contrairement aux outils d'entreprise complexes.

En revanche, un outil comme eesel AI est conçu pour être d'une simplicité déconcertante. Vous pouvez vous inscrire, connecter vos sources de connaissances en quelques clics et avoir un assistant IA fonctionnel prêt en quelques minutes, pas en quelques mois. Il dispose même d'un puissant mode de simulation, vous permettant de tester en toute sécurité comment il aurait répondu à des milliers de vos anciens tickets de support avant même de le présenter à un client. Cela vous permet de voir la valeur réelle et d'ajuster son comportement, rendant l'ensemble du processus totalement sans risque.

Comment la tarification par utilisateur pénalise la croissance

La tarification par utilisateur de Notion est assez standard dans le monde du logiciel, mais elle a un défaut majeur : elle vous pénalise pour la croissance de votre équipe. À mesure que vous embauchez plus de personnes, votre facture Notion augmente encore et encore, ce qui peut rapidement devenir incontrôlable.

La page de tarification d'eesel AI montre un modèle transparent basé sur l'utilisation qui soutient les équipes en croissance, contrastant avec la tarification par utilisateur de Notion Enterprise Search.

Une meilleure approche consiste à lier le coût à la valeur que vous obtenez réellement. La tarification d'eesel AI est transparente et prévisible car elle est basée sur l'utilisation (le nombre d'interactions IA que vous avez chaque mois), et non sur le nombre de personnes dans votre équipe. Ce modèle soutient réellement les équipes en croissance sans les pénaliser pour cela. De plus, avec des plans mensuels flexibles que vous pouvez annuler à tout moment, vous gardez le contrôle total de votre budget et n'êtes pas piégé dans un contrat annuel restrictif juste pour obtenir les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Devriez-vous utiliser Notion Enterprise Search ?

Quelle est la conclusion ici ? Notion Enterprise Search est un outil décent pour les entreprises qui sont déjà fortement investies dans l'écosystème Notion et qui ont le budget pour s'offrir ses plans premium. Pour ces équipes, il offre un moyen pratique de regrouper la recherche de quelques applications populaires sous un même toit.

Cependant, pour la plupart des équipes, le coût élevé, la dépendance vis-à-vis du fournisseur et le package groupé « tout ou rien » en font un choix très restrictif. Une fonction essentielle comme une bonne recherche ne devrait pas être prise en otage derrière l'abonnement le plus cher.

Pour les entreprises qui apprécient la flexibilité, veulent maintenir des coûts raisonnables et ont besoin d'unifier les connaissances à travers tous leurs outils, une plateforme dédiée et agnostique est un investissement beaucoup plus intelligent et durable.

Unifiez vos connaissances sans être prisonnier d'un système

eesel AI vous offre un moyen plus puissant et flexible de rassembler toutes les connaissances de votre entreprise. Il se connecte de manière transparente à tous les outils que votre équipe aime déjà utiliser (y compris Notion) et peut être opérationnel en quelques minutes. Donnez à votre équipe les réponses instantanées et précises dont elle a besoin pour faire son meilleur travail, là où elle se trouve déjà.

Prêt à voir comment ça marche ? Essayez eesel AI gratuitement ou réservez une démo rapide pour en savoir plus.