Un guide complet sur le connecteur Notion AI pour Google Drive

On est tous passés par là. Vous savez que la réponse à une question flotte quelque part, mais est-ce dans un document Notion, un brief de projet enfoui dans Google Drive, ou un fil de discussion Slack aléatoire ? Jongler entre les applications pour trouver une seule information n’est pas seulement agaçant ; c’est une énorme perte de temps. Lorsque les connaissances de votre entreprise sont éparpillées partout, trouver ce dont vous avez besoin ressemble à une chasse au trésor sans carte.

Les connecteurs IA sont censés résoudre ce problème en reliant toutes ces îles d’information distinctes. Ils agissent comme une barre de recherche universelle pour l’ensemble du cerveau de votre entreprise. L’une des options les plus populaires est le connecteur IA de Notion pour Google Drive.

Dans ce guide, nous allons examiner en toute franchise ce que ce connecteur fait réellement, comment le configurer, ce qu’il coûte vraiment et, surtout, les limitations que vous devez connaître avant de vous engager.

Qu’est-ce que le connecteur IA de Notion pour Google Drive ?

Pour faire simple, le connecteur IA de Notion pour Google Drive est une intégration qui permet à l’IA propre à Notion de faire des recherches dans les fichiers Google Drive de votre équipe. Cela signifie que vous pouvez poser une question directement dans Notion, et son IA peut extraire des réponses de vos Google Docs, Sheets, Slides et PDF sans que vous ayez à quitter l’application.

L’idée est d’intégrer votre contenu Google Drive dans l’univers de Notion, afin d’avoir un endroit de moins où chercher l’information. Cela fait partie de la grande ambition de Notion de devenir la plateforme unique pour tout votre travail. Vous pouvez obtenir la présentation officielle sur la page produit de Notion AI et voir l’intégration elle-même sur leur page des connecteurs.

Fonctionnalités et capacités clés

Une fois que tout est connecté et fonctionnel, le connecteur dispose de fonctionnalités vraiment pratiques qui peuvent faciliter la recherche d’informations. Voici ce qu’il fait bien :

• Recherche unifiée : C’est le principal atout. Vous pouvez demander à Notion AI quelque chose comme : « Quels ont été les points clés du rapport marketing du T3 ? » et il recherchera à la fois dans vos pages Notion et dans vos fichiers Google Drive connectés.

• Citations des sources : Vous n’avez pas à croire l’IA sur parole. Elle vous montre exactement quel document elle a utilisé pour obtenir l’information et vous fournit un lien direct vers le fichier dans Google Drive. C’est parfait pour vérifier la source ou simplement obtenir plus de contexte.

• Respect des autorisations : Le connecteur respecte vos autorisations Google Drive existantes, ce qui est un point crucial pour la sécurité. Les utilisateurs ne verront que les résultats de recherche provenant des fichiers et dossiers auxquels ils ont déjà accès, vous n’avez donc pas à craindre une fuite accidentelle d’informations sensibles à la mauvaise personne.

• Large prise en charge des fichiers : Il ne s’agit pas seulement de Google Docs et Sheets. Le connecteur peut également lire le contenu d’autres fichiers que vous avez téléversés sur Drive, comme les PDF et les documents Microsoft Word (.docx).

Les petits caractères : Installation, prérequis et tarifs

C’est là que les choses commencent à se compliquer. Bien que les fonctionnalités semblent excellentes sur le papier, la mise en service du connecteur comporte quelques obstacles et coûts cachés que vous ne trouverez pas dans les brochures marketing.

Processus d’installation

Ne vous attendez pas à une simple installation en un clic. La configuration du connecteur nécessite des autorisations de haut niveau sur les deux plateformes.

Pour commencer, vous devez être propriétaire de l’espace de travail Notion et super administrateur Google Workspace. Le processus commence dans Notion mais vous redirige rapidement vers la Google Marketplace pour installer une application pour toute votre organisation. Ensuite, vous devez attendre la synchronisation initiale, qui, selon Notion, peut prendre jusqu’à 36 heures. C’est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une certaine coordination.

Prérequis stricts

Les règles concernant qui peut utiliser cette fonctionnalité constituent un obstacle majeur pour de nombreuses équipes.

• Forfait Business ou Enterprise uniquement : Le connecteur est totalement inaccessible si vous êtes sur les forfaits Gratuit ou Plus de Notion. Vous devez être sur l’un des forfaits les plus chers pour y avoir accès.

• Google Workspace uniquement : C’est probablement le plus gros hic. Le connecteur ne fonctionne pas avec les comptes Google ou Gmail personnels.

  

  Comme de nombreux utilisateurs l'ont souligné sur des forums comme Reddit, cela exclut un grand nombre de personnes, des freelances aux petites équipes, en passant par tous ceux qui n'utilisent pas de forfait Google Workspace payant.

  Reddit
  Si votre équipe collabore en utilisant des comptes Google personnels, cette fonctionnalité est tout simplement inutilisable.

Explication du modèle de tarification

Il n’y a pas de frais distincts pour le connecteur lui-même, mais son coût est intégré dans les forfaits de Notion d’une manière qui peut vite devenir chère.

Pour utiliser le connecteur, tout votre espace de travail Notion doit être sur le forfait Business, qui coûte 20 $ par utilisateur et par mois (en facturation annuelle). Vous ne pouvez pas simplement mettre à niveau les quelques personnes qui en ont besoin ; tout le monde doit être inclus. Si vous avez une équipe de 20 personnes, cela représente un minimum de 4 800 $ par an juste pour connecter une seule application supplémentaire.

Voici un aperçu rapide des tarifs de Notion pour voir où les fonctionnalités d’IA deviennent disponibles :

Limitations critiques

Au-delà de l’installation et du coût, le connecteur présente des problèmes plus importants qui l’empêchent d’être la solution tout-en-un que de nombreuses équipes recherchent.

• Le problème de l’écosystème fermé : Le connecteur est excellent pour importer des informations dans Notion. Mais qu’en est-il de tous les autres endroits où votre équipe travaille ? Des conversations importantes ont lieu sur Slack, votre équipe de support est sur Zendesk, et votre feuille de route produit se trouve sur Jira. Le connecteur ne touche à rien de tout cela ; il ne fait que vous enfermer davantage dans l’écosystème de Notion.

• Ce n’est pas vraiment une connaissance unifiée : Le connecteur ne fonctionne qu’avec Google Drive. Qu’en est-il de vos autres sources de connaissances comme Confluence, les anciens tickets de support, ou d’autres services de stockage cloud ? Vous êtes toujours aux prises avec des informations éparpillées. Il résout une pièce du puzzle, mais laisse le reste de côté.

• Difficile et coûteux à tester : Comme nous l’avons vu, la tarification rigide par utilisateur vous force à prendre une décision coûteuse, du type tout ou rien. Il n’y a pas de moyen facile de mener un petit test pilote avec une seule équipe sans mettre à niveau tout votre espace de travail. Pour beaucoup, ce manque de flexibilité est rédhibitoire.

• Aucun moyen de le tester ou de le contrôler : Vous ne pouvez pas voir comment l’IA se comportera avant de l’activer pour tout le monde. Il n’y a aucun moyen de vérifier le type de réponses qu’elle générera à partir de vos documents ou sa capacité à les comprendre. Vous devez simplement appuyer sur l’interrupteur et espérer que tout se passe bien, sans moyen réel d’affiner son comportement.

Une manière plus flexible d’unifier les connaissances de votre entreprise

Si ces limitations vous semblent familières, c’est probablement parce qu’il s’agit d’une fonctionnalité ajoutée à un outil de documentation, et non une plateforme dédiée conçue dès le départ pour unifier les connaissances. Pour les équipes qui ont besoin de quelque chose de plus puissant et de plus flexible, eesel AI a été conçu pour résoudre précisément ces problèmes.

Alors que Notion ne connecte qu’une seule source, eesel AI se connecte à plus de 100 d’entre elles prêtes à l’emploi, y compris Notion, Google Docs, Confluence, Slack, et des services d’assistance comme Zendesk et Intercom. Il agit comme un cerveau unique et intelligent pour toute votre entreprise, et non seulement pour une petite partie de celle-ci.

Une infographie montrant comment eesel AI se connecte à plusieurs sources de connaissances, contrairement au connecteur IA de Notion pour Google Drive qui n'en gère qu'une seule.

Voici une comparaison rapide de la performance d’une plateforme dédiée :

Avec eesel AI, vous pouvez oublier les installations complexes nécessitant un administrateur. Vous pouvez connecter vos sources et obtenir un assistant IA opérationnel en quelques minutes. Et avant même de le lancer, vous pouvez utiliser un mode de simulation pour tester l’IA sur vos données passées, ce qui vous donne une bonne idée de ses performances et de son retour sur investissement potentiel.

Une capture d'écran du mode simulation d'eesel AI, qui permet aux équipes de tester les performances de l'IA avant le lancement, une fonctionnalité absente du connecteur IA de Notion pour Google Drive.

Plus important encore, la tarification d’eesel AI est basée sur l’utilisation (le nombre de questions que vous posez à l’IA), et non sur le nombre d’utilisateurs dans votre équipe. Cela en fait une option beaucoup plus abordable et évolutive, puisque vous ne payez que pour ce que vous utilisez réellement et vous n’êtes pas pénalisé pour la croissance de votre équipe.

Le connecteur IA de Notion pour Google Drive est-il le bon outil pour vous ?

Le connecteur IA de Notion pour Google Drive est un bon point de départ pour les équipes qui sont déjà entièrement investies dans les écosystèmes Notion et Google Workspace et qui peuvent supporter le coût élevé et la formule tout ou rien. Il aide à abattre un mur spécifique entre deux outils populaires.

Cependant, pour les équipes qui ont besoin de rassembler les connaissances de toutes leurs applications, de déployer l’IA là où leurs employés travaillent réellement, et de le faire de manière flexible et abordable, une plateforme dédiée est clairement la meilleure solution. Les limites d’un connecteur à source unique, coincé dans un seul outil, deviennent assez évidentes une fois que vous commencez à l’utiliser.

Prêt à connecter toutes vos sources de connaissances, et pas une seule ? Démarrez gratuitement avec eesel AI et découvrez par vous-même à quel point il est facile de créer une IA qui connaît vraiment votre entreprise.