Un guide pratique de l’automatisation Jira pour Confluence

Soyons honnêtes, vos développeurs vivent pratiquement dans Jira. Pendant ce temps, le reste de l’entreprise, du support au marketing, s’appuie sur Confluence pour la documentation et les mises à jour de projet. Cette séparation crée souvent une déconnexion frustrante. Créer manuellement des notes de version ou des résumés de projet dans Confluence chaque fois qu’un ticket Jira avance est fastidieux, lent et propice à l’erreur humaine.

La bonne nouvelle, c’est qu’Atlassian propose une solution intégrée : l’automatisation Jira pour Confluence. Elle promet de jeter un pont entre les deux plateformes en créant automatiquement des pages et en synchronisant les informations.

Dans ce guide, nous allons passer en revue les deux principales façons de mettre cela en place nativement. Nous examinerons ce qu’elles peuvent faire, leurs lacunes et ce qu’elles pourraient vous coûter. Nous explorerons également une approche plus moderne, alimentée par l’IA, qui va au-delà de la simple création de pages pour réellement unifier les connaissances de votre entreprise.

Qu’est-ce que l’automatisation Jira pour Confluence ?

Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité unique que vous pouvez simplement activer. Il s’agit d’utiliser le moteur d’automatisation propre à Jira pour communiquer avec Confluence. Voyez cela comme la construction d’un petit pont entre les deux applications à l’aide d’un ensemble de règles simples composées de déclencheurs, conditions et actions.

Qu’est-ce que Jira ?

Jira est l’outil phare d’Atlassian pour la gestion de projet et le suivi des tickets. C’est la référence pour les équipes agiles pour planifier des sprints, suivre les bogues et gérer des projets complexes. Tout tourne autour des « tickets » (comme des tâches ou des bogues) qui se déplacent dans un flux de travail que vous pouvez personnaliser.

Qu’est-ce que Confluence ?

Confluence est l’autre face de la médaille, un hub de connaissances collaboratif où les équipes créent et organisent leur travail. Il sert de source unique de vérité pour tout, des plans de projet et notes de réunion aux politiques de l’entreprise. C’est le wiki qui essaie de garder tout le monde sur la même longueur d’onde.

Comment fonctionne l’automatisation Jira pour Confluence ?

À la base, l’automatisation de Jira suit une logique simple de type « si ceci se produit, alors fais cela ». Chaque règle que vous créez comporte trois parties principales :

• Déclencheur : C’est l’événement qui lance la règle. Un exemple courant est un ticket déplacé vers la colonne « Terminé ».

• Condition : C’est un filtre facultatif pour rendre la règle plus spécifique. Par exemple, l’automatisation ne doit s’exécuter que si le ticket est un « Bogue ».

• Action : C’est ce que l’automatisation fait réellement. Dans notre cas, ce serait « Créer une page Confluence ».

En combinant ces éléments, vous pouvez créer des flux de travail qui lient les actions dans Jira à des résultats dans Confluence, ce qui, espérons-le, vous fera gagner du temps et empêchera votre documentation de devenir obsolète.

Méthode 1 : L’action intégrée « Créer une page Confluence »

La manière la plus directe de commencer est avec l’action native de Jira « Créer une page Confluence ». Elle est intégrée directement dans le constructeur de règles d’automatisation et est conçue pour des cas d’utilisation simples où vous ne voulez pas toucher au code. C’est un bon point de départ, mais vous pourriez trouver ses limites et chercher une alternative assez rapidement.

Comment configurer l’action native

Configurer une règle de base est assez simple. Voici un aperçu rapide :

1. Dans votre projet, allez dans Paramètres du projet, puis cliquez sur Automatisation.

2. Cliquez sur Créer une règle.

3. Choisissez un déclencheur, comme Ticket créé ou Ticket transitionné.

4. Si nécessaire, ajoutez une condition pour affiner, comme ne l’exécuter que pour un type de ticket spécifique.

5. Pour l’action, choisissez Créer une page Confluence.

6. Enfin, indiquez-lui quel espace Confluence et quelle page parente utiliser, et donnez-lui un titre. Vous pouvez utiliser des valeurs intelligentes comme « {{issue.summary}} » pour récupérer automatiquement le titre du ticket.

Limites de cette méthode

C’est là que l’approche simple commence à paraître un peu trop simple. Bien qu’il soit facile de démarrer, elle n’offre pas beaucoup de flexibilité.

Premièrement, vous avez très peu de contrôle sur le contenu de la page. L’action est excellente pour créer une page vierge avec un titre, mais elle ne peut pas extraire d’informations dynamiques du ticket Jira, comme la description, le responsable ou les commentaires, et les placer dans le corps du texte. Vous créez essentiellement une coquille vide que quelqu’un doit encore remplir manuellement.

Deuxièmement, il y a des problèmes bien connus avec les modèles. Comme d’innombrables utilisateurs sur les forums de la communauté Atlassian l’ont découvert, les modèles Confluence avec des variables n’apparaissent souvent tout simplement pas dans le menu déroulant de Jira Automation. Cela rend presque impossible la création d’une page pré-remplie avec des informations utiles, ce qui est pourtant l’objectif principal pour la plupart des équipes.

Enfin, l’action est complètement rigide. C’est une opération unique. Elle peut créer une page, mais elle ne peut pas y revenir pour la mettre à jour, ajouter des commentaires ou faire quoi que ce soit d’autre. Si vous avez besoin de plus qu’un simple placeholder, cette méthode ne suffira pas.

Méthode 2 : L’approche par API en utilisant « Envoyer une requête web »

Pour les équipes qui ont besoin de plus de contrôle, il existe une méthode plus avancée : utiliser l’action « Envoyer une requête web ». Cette approche abandonne l’action pré-construite simple et vous permet de communiquer directement avec l’API REST de Confluence. C’est beaucoup plus puissant, mais cela apporte également un tout nouveau niveau de complexité et de maux de tête potentiels.

Comment fonctionne la méthode API

Au lieu de choisir une action dans une liste, vous devez construire vous-même un appel API brut vers Confluence. C’est un processus technique qui implique quelques étapes clés, comme l’ont compris les utilisateurs sur Reddit et dans les tutoriels de la communauté.

Vous devrez configurer :

• URL du webhook : Le point de terminaison spécifique de l’API Confluence, qui se termine généralement par « …/rest/api/content ».

• Authentification : Cela signifie créer un jeton d’API dans vos paramètres Confluence et l’ajouter à la règle en tant qu’en-tête spécialement encodé.

• Corps de données personnalisé (JSON) : C’est la partie délicate. Vous devez écrire un bloc de code JSON à partir de zéro qui définit le titre de la page, l’espace, le parent et tout son contenu en utilisant le format de stockage unique de Confluence.

Vous pouvez utiliser les valeurs intelligentes de Jira pour extraire des données. Une charge utile JSON typique pourrait ressembler à ceci :

"`json

{

"type": "page",

"title": "{{issue.key}}: {{issue.summary}}",

"space": {"key": "VOTRECLEESPACE"},

"ancestors": [{"id": 12345678}],

"body": {

"storage": {  

  "value": "  

Description: {{issue.description}}

Assignee: {{issue.assignee.displayName}}

",

  "representation": "storage"  

}  

}

}

"`

Défis de la méthode API

Bien que puissante, cette méthode n’est pas pour les âmes sensibles. Elle présente de sérieux inconvénients qui en font une option non envisageable pour de nombreuses équipes.

Il y a un grand obstacle technique. Vous avez besoin d’une bonne maîtrise des API, du JSON et du format de stockage étrange de Confluence, semblable à du HTML. C’est généralement au-delà des compétences d’un chef de projet, ce qui signifie qu’il doit compter sur un développeur pour configurer et, plus important encore, maintenir ces règles.

Il y a aussi un risque de sécurité. Coder en dur des jetons d’API directement dans les règles d’automatisation n’est pas une bonne pratique. Si les autorisations du projet sont trop ouvertes, ce jeton pourrait être exposé. Et si la personne qui a créé le jeton quitte un jour l’entreprise, l’automatisation cessera simplement de fonctionner en silence.

Enfin, ces règles sont fragiles et difficiles à maintenir. Le moindre changement dans l’API de Confluence pourrait casser votre automatisation. Et croyez-moi, essayer de déboguer une faute de frappe dans une charge utile JSON à l’intérieur d’une petite zone de texte est une expérience particulièrement frustrante.

Tarification de l’automatisation Jira et Confluence

Avant d’aller trop loin dans l’une ou l’autre de ces voies, il est bon de savoir que l’accès à ces fonctionnalités dépend de votre plan Jira et Confluence Cloud. L’automatisation n’est pas gratuite, et les limites d’utilisation sur les plans inférieurs peuvent être un véritable obstacle pour les équipes actives.

Pour tout type d’automatisation sérieuse, vous devrez probablement être sur un plan Standard ou Premium, ce qui est un coût que vous voudrez prendre en compte.

Disponibilité des fonctionnalités par plan

Plan	Automatisation Jira	Automatisation Confluence	Limitations clés
Free	100 exécutions de règles/mois	10 exécutions de règles/mois	Exécutions très limitées, pas vraiment utilisable pour les équipes actives.
Standard	1 700 exécutions de règles/mois	100 exécutions de règles/mois	Limites plus élevées, mais elles sont partagées sur l’ensemble de votre site.
Premium	1 000 exécutions de règles/utilisateur/mois	1 000 exécutions de règles/utilisateur/mois	Les limites mutualisées sont beaucoup plus flexibles. Requis pour les fonctionnalités IA.
Enterprise	Illimité	Illimité	Aucune limite d’exécution.

Une alternative plus intelligente : la connexion avec l’IA

Créer une page Confluence statique à partir d’un ticket Jira est un début, mais cela ne résout pas le problème de fond. Le véritable objectif est d’avoir une base de connaissances unifiée et vivante qui reste synchronisée sans que quelqu’un ait à la surveiller constamment. Bricoler avec des appels API fragiles ressemble plus à une solution de contournement bancale qu’à une solution moderne.

C’est là qu’un outil comme eesel AI change la donne. Au lieu de simplement pousser des données de Jira vers Confluence, eesel AI unifie les connaissances des deux plateformes en une seule source de vérité intelligente.

Cette infographie illustre comment eesel AI unifie les connaissances de diverses sources comme Jira et Confluence pour créer une source unique de vérité, améliorant le flux de travail d'automatisation Jira Confluence.:

Vous pouvez connecter de manière transparente toutes vos sources de connaissances, y compris Jira, Confluence, Google Docs et Slack. Il apprend de toute votre documentation et de vos conversations existantes pour fournir des réponses précises lorsque votre équipe en a besoin.

L’une de ses meilleures fonctionnalités est la génération automatisée de connaissances. eesel AI peut analyser vos tickets Jira résolus et générer automatiquement des brouillons d’articles pour Confluence basés sur des solutions réussies. C’est une approche beaucoup plus intelligente, garantissant que votre base de connaissances est remplie de contenu qui s’est déjà avéré utile, plutôt que de pages vides qui doivent être remplies plus tard.

Le meilleur dans tout ça, c’est que tout est fait sans les maux de tête de la méthode API. eesel AI propose des intégrations en un clic qui vous permettent d’être opérationnel en quelques minutes, pas en quelques mois, sans demander à un développeur d’écrire une seule ligne de code.

Passez de la simple automatisation à la connaissance intelligente

Nous avons donc examiné les deux méthodes natives pour l’automatisation Jira pour Confluence : l’action simple mais limitée « Créer une page Confluence », et la méthode puissante mais trop technique « Envoyer une requête web ». Les deux peuvent faire le travail à un niveau de base, mais elles s’accompagnent de sérieux compromis en termes de fonctionnalités ou de facilité d’utilisation.

L’objectif ne devrait pas être seulement de créer plus de pages. Il s’agit de gérer et de partager efficacement les connaissances entre vos outils. Au lieu de vous battre avec des appels API fragiles et des modèles cassés, les plateformes alimentées par l’IA offrent un moyen plus intelligent et plus évolutif de résoudre ce problème.

Cette vidéo montre comment utiliser les règles d'automatisation entre Jira et Confluence pour rationaliser votre flux de travail de suivi des tâches.

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