Avez-vous déjà l’impression de passer plus de temps à chercher des informations qu’à les utiliser réellement ? Vous n’êtes certainement pas seul. Des études suggèrent que l’employé moyen passe une grande partie de sa semaine, peut-être environ 20 %, à essayer de retrouver des informations internes ou à déterminer qui connaît la réponse, selon McKinsey. C’est essentiellement une journée de travail perdue, juste à chercher !
Une base de connaissances interne est comme le cerveau partagé de votre équipe – un endroit central en ligne où vivent toutes les connaissances collectives de votre entreprise. C’est l’endroit où vous allez pour tout, des politiques RH aux guides de dépannage pratiques. En mettre une en place peut sérieusement augmenter votre productivité, s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, et vraiment réduire ces questions répétées qui prennent du temps à tout le monde.
Mettre cela en place peut sembler être une énorme tâche, mais c’est tout à fait réalisable si vous le décomposez et avez un plan clair. Ce guide vous accompagnera à travers les étapes, de la détermination de ce dont vous avez besoin à la garantie qu’elle reste utile. Nous discuterons également de la manière dont les bons outils, en particulier ceux utilisant l’IA comme eesel AI, peuvent rendre votre base de connaissances interne beaucoup plus intelligente et plus facile d’accès pour tout le monde.
Pourquoi votre équipe pourrait vraiment bénéficier d’une base de connaissances interne
Pensez à toutes ces questions qui surgissent encore et encore chaque jour. Où se trouve le dernier fichier de présentation ? Comment puis-je me faire rembourser mes frais ? Quel est le processus exact pour gérer un remboursement client ? Si vous n’avez pas un endroit principal pour ces informations, les réponses finissent par être enfouies dans de vieux e-mails, éparpillées dans différents dossiers partagés, ou peut-être n’existent-elles que dans la tête d’une seule personne (nous appelons souvent cela “la connaissance tribale”, et c’est assez risqué si cette personne part !).
Une base de connaissances interne vous aide à aborder ces types de problèmes de front. C’est un excellent moyen de :
- Faire plus de choses : Lorsque les réponses sont faciles à trouver, votre équipe passe moins de temps à fouiller et plus de temps à se concentrer sur son travail réel. Cela leur permet de se libérer pour des tâches plus intéressantes et précieuses.
- Rendre l’intégration plus fluide : Les nouvelles recrues peuvent se mettre à jour beaucoup plus rapidement lorsque tous les matériaux de formation, les règles de l’entreprise et les guides pratiques sont regroupés au même endroit facile à trouver. Cela soulage les membres de l’équipe existants qui, autrement, répondraient sans cesse aux mêmes questions de base.
- Maintenir la cohérence : Avec une source d’information fiable, tout le monde travaille à partir des mêmes détails approuvés. C’est super important pour maintenir la qualité élevée dans tout, depuis la façon dont vous gérez les processus jusqu’à la manière dont vous parlez aux clients et prenez des décisions.
- Cesser de perdre des informations précieuses : Lorsque les employés partent, leurs années d’expérience et de connaissances peuvent parfois simplement disparaître. Une base de connaissances interne aide à capturer ce savoir-faire de l’entreprise, rendant votre entreprise plus forte et moins dépendante de quelques personnes seulement.
- Mieux travailler ensemble : Briser ces murs entre les départements signifie que les équipes peuvent facilement obtenir des informations d’autres domaines, aidant tout le monde à mieux comprendre les choses et rendant les projets interfonctionnels plus fluides.
- Aider les employés à s’aider eux-mêmes : Donner à votre équipe le pouvoir de trouver des réponses par elle-même renforce la confiance et les encourage à résoudre les problèmes de manière autonome.
En résumé, une base de connaissances interne bien faite signifie une résolution de problèmes plus rapide, un service plus cohérent (ce que les clients remarquent certainement !), et peut même aider à réduire les coûts inutiles.
Quel type d’informations devrait figurer dans votre base de connaissances interne ?
Ce que vous mettez dans votre base de connaissances interne devrait vraiment être toutes les informations dont votre équipe a besoin pour bien faire son travail. Il s’agit de saisir ce savoir-faire important de l’entreprise et de le rendre simple à rechercher.
Voici quelques types de contenu que vous voudrez probablement inclure :
| Type de Contenu | Exemples |
|---|---|
| Politiques RH | Politiques de congé, code de conduite, politiques de dépenses |
| Guides Pratiques | Configuration logicielle étape par étape, instructions de dépannage |
| Matériel de Formation | Listes de vérification d’intégration, vidéos de formation sur les produits, parcours d’apprentissage spécifiques aux rôles |
| Procédures de l’Entreprise | Flux de travail d’approbation, étapes d’approvisionnement, protocoles d’urgence |
| Documentation IT | Diagrammes d’architecture système, instructions d’utilisation des logiciels, directives d’accès |
| FAQs | Questions fréquentes des employés, explications des avantages, directives de sécurité |
| Documentation de Projet | Charters de projet, chronologies, spécifications des exigences, rétrospectives |
| Meilleures Pratiques | Normes d’écriture, principes de conception, directives d’interaction avec les clients |
| Notes de Réunion | Résumé des réunions stratégiques, mises à jour trimestrielles, notes de synchronisation d’équipe |
| Annonces | Mises à jour des politiques, changements de direction, nouvelles organisationnelles |
Essayez de vous concentrer sur l’inclusion des choses que les gens demandent souvent, des éléments qui sont vraiment importants pour le travail quotidien, ou de tout ce qui est nécessaire pour la formation et la conformité. L’objectif principal est de le rendre réellement utile afin de faire gagner du temps à tout le monde.
Comment construire votre base de connaissances interne : Un guide simple
Construire une base de connaissances interne vraiment utile ne consiste pas simplement à jeter une pile de documents dans un lecteur partagé et à espérer le meilleur. Vous devez y réfléchir un peu pour vous assurer que les gens l’utilisent réellement et la trouvent précieuse. Voici un processus simple pour vous aider à commencer.
1. Déterminez votre plan et ce que vous voulez accomplir
Avant même de commencer à collecter des documents, réfléchissez à pourquoi vous faites cela en premier lieu. Espérez-vous réduire le nombre de questions de support interne, rendre plus rapide l’intégration de nouvelles personnes, ou simplement rassembler des informations qui sont actuellement éparpillées ? Fixer des objectifs clairs que vous pouvez réellement mesurer (comme “nous voulons réduire le temps de recherche de 20%” ou “réduisons le temps nécessaire pour intégrer quelqu’un de 3 jours”) vous aidera à rester concentré et à voir si vous réussissez par la suite.
De plus, considérez qui l’utilisera le plus – différentes équipes auront probablement besoin de choses différentes.
2. Trouvez et collectez votre contenu
Il est maintenant temps de mettre votre chapeau de détective. Où se trouve actuellement tout le savoir de votre entreprise ? Cela pourrait être dans des dossiers partagés, d’anciennes chaînes d’e-mails, des wikis existants, ou peut-être même juste dans la tête de vos membres d’équipe les plus expérimentés. Commencez par déterminer les éléments les plus importants auxquels votre équipe doit accéder chaque jour, comme les questions courantes ou les processus clés. Rassemblez tous les documents existants, vidéos, présentations, ou même enregistrez des conversations avec des personnes qui en savent beaucoup sur des sujets spécifiques.
3. Organiser et structurer tout
Comment les gens vont-ils trouver ce dont ils ont besoin une fois que tout est au même endroit ? Planifier une structure logique est super important. Pensez à la façon dont vous pouvez regrouper les choses en utilisant des catégories, des sous-catégories et des étiquettes qui ont du sens pour votre entreprise. Vous pourriez organiser les choses par département, par sujet, ou peut-être par processus. L’idée est de faciliter la navigation afin que quelqu’un puisse parcourir les informations, même s’il n’est pas exactement sûr de ce qu’il recherche ou comment le chercher.
5. Choisissez la bonne plateforme
C’est une étape vraiment importante. Le logiciel que vous choisissez fera une grande différence dans la facilité de construction, de gestion et d’utilisation de votre base de connaissances interne. Vous devrez réfléchir au nombre de personnes dans votre équipe, à votre budget et aux fonctionnalités spécifiques dont vous avez absolument besoin. Nous parlerons plus en détail de ce qu’il faut rechercher dans la section suivante.
6. Configurez-le et décidez qui peut voir quoi
Une fois que vous avez choisi votre plateforme, il est temps de la préparer et de commencer à transférer votre contenu initial. Une partie clé de cette étape consiste à définir qui peut voir et faire quoi. Décidez qui peut consulter différents types d’informations (en particulier des éléments sensibles comme les détails RH) et qui a la permission d’écrire ou de modifier du contenu. S’assurer que c’est sécurisé est absolument essentiel pour une base de connaissances interne.
7. Présentez-le et incitez les gens à l’utiliser
Construire la base de connaissances n’est qu’une partie ; amener votre équipe à l’utiliser réellement est l’autre ! Annoncez la nouvelle base de connaissances interne à tout le monde et expliquez comment cela va les aider directement (comme leur faire gagner du temps ou les aider à trouver des réponses plus rapidement). Montrez-leur comment trouver des choses et, surtout, comment ils peuvent ajouter leurs propres connaissances.
8. Gardez-le frais et utile
Considérez votre base de connaissances interne comme quelque chose qui évolue constamment. Les informations changent, les processus sont mis à jour et de nouvelles questions apparaissent. Mettez en place un moyen clair de revoir et de mettre à jour le contenu régulièrement. Peut-être attribuer certaines personnes pour être responsables de différentes sections ou articles afin de s’assurer qu’ils restent à jour. Si les informations deviennent obsolètes, elles peuvent être trompeuses et les gens pourraient cesser de faire confiance à la ressource.
Choisir le meilleur logiciel pour votre base de connaissances interne
Choisir le bon outil est probablement la plus grande décision que vous prendrez lors de la mise en place de votre base de connaissances interne. Le logiciel doit être suffisamment robuste pour gérer votre contenu et votre façon de travailler, mais aussi assez simple pour que tout le monde dans votre équipe puisse l’utiliser sans douleur.
Voici quelques éléments clés à rechercher :
| Ce qu’il faut rechercher | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Recherche efficace | Les gens peuvent rapidement trouver ce dont ils ont besoin, rendant la base de connaissances réellement utile. Recherchez une recherche intelligente qui va au-delà des mots-clés. |
| Facile à utiliser | Doit être simple pour les lecteurs et les contributeurs. Une plateforme compliquée signifie que moins de personnes l’utiliseront. |
| Contrôle de qui voit quoi & Sécurité | Important pour protéger les informations sensibles de l’entreprise. De fortes permissions et une sécurité maintiennent les données en sécurité. |
| Fonctionnalités de travail d’équipe | Facilite l’ajout, la révision et l’approbation de contenu par plusieurs personnes, maintenant l’information précise et complète. |
| Se connecte à d’autres outils | Doit s’intégrer avec les outils que votre équipe utilise déjà quotidiennement (par exemple, Slack, Microsoft Teams, Google Docs, Confluence, SharePoint, Notion, Zendesk, Freshdesk, Intercom). |
| Peut grandir avec vous | Doit supporter plus d’utilisateurs et de contenu au fil du temps sans problèmes de performance. |
| Analytique | Vous aide à suivre ce qui fonctionne, ce que les gens recherchent et où se trouvent les lacunes afin que vous puissiez améliorer la base de connaissances. |
| Capacités d’IA | Ajoute une recherche intelligente, des suggestions de contenu et même des réponses aux questions — rendant l’expérience plus rapide et plus utile. |
Une plateforme solide combine une IA intelligente et des intégrations fluides avec des outils comme Confluence, Google Docs, SharePoint, Notion, Zendesk, et Freshdesk. Des solutions telles que eesel AI aident à tout relier en se connectant à ces sources, alimentant une recherche intelligente et permettant des assistants IA comme Teammate AI afin que votre équipe puisse trouver des informations précises et à jour rapidement et facilement.
Conseils pour faire de votre base de connaissances interne un véritable succès
Construire une base de connaissances interne est un excellent début, mais la rendre vraiment précieuse pour votre équipe au fil du temps nécessite des efforts continus et les bons outils.
Voici quelques façons dont eesel AI peut vous aider à en faire un véritable succès :
- Facilitez la tâche aux utilisateurs : Avec une recherche puissante alimentée par l’IA et des réponses instantanées, eesel AI simplifie la tâche de votre équipe pour trouver rapidement ce dont elle a besoin, sans fouiller dans des dossiers ou cliquer sans fin.
- Encouragez tout le monde à partager : eesel AI se connecte à toutes vos sources existantes, de sorte que quiconque peut contribuer à la connaissance naturellement à travers les outils qu’il utilise déjà, comme Google Docs, Confluence ou Notion. Cela aide à construire une culture de partage sans étapes supplémentaires.
- Surveillez ce qui se passe et améliorez : Utilisez les analyses d’eesel pour voir ce que les gens recherchent, quel contenu fonctionne le mieux et où se trouvent les lacunes. Ces données aident à garder votre base de connaissances précise et pertinente.
- Gérez les défis d’adoption : eesel AI fonctionne sans problème avec les outils que votre équipe utilise déjà chaque jour, comme Slack, Microsoft Teams et les services d’assistance. Cela encourage l’adoption et rend l’utilisation de la base de connaissances comme une partie naturelle du travail quotidien.
- Intégrez-le dans les flux de travail quotidiens : Au lieu de forcer votre équipe à changer d’applications, eesel AI apporte la connaissance directement dans leurs flux de travail existants. Les réponses apparaissent exactement là où elles sont nécessaires, facilitant l’accès et l’utilisation de l’information sur le moment.
Commencez à construire votre base de connaissances interne avec eesel AI
Mettre en place une base de connaissances interne est un pas vraiment positif vers une équipe plus productive, qui travaille plus harmonieusement et qui en sait plus. Cela regroupe toutes les informations importantes de votre entreprise, facilite les processus et aide tout le monde à obtenir rapidement les réponses dont ils ont besoin. N’oubliez pas, ce n’est pas un projet à faire une fois pour toutes ; c’est quelque chose que vous continuerez à construire, organiser et améliorer au fil du temps.
Bien que créer le contenu et déterminer la structure de votre base de connaissances interne soit essentiel, il est tout aussi important de rendre cette connaissance vraiment facile d’accès et intelligente pour votre équipe. eesel AI se connecte à vos sources de connaissances existantes, où qu’elles se trouvent, et donne à votre équipe une recherche puissante alimentée par l’IA et des réponses instantanées. Cela aide vraiment à combler le fossé entre le fait d’avoir des informations et de pouvoir les utiliser efficacement.
Vous voulez voir comment eesel AI peut rendre votre base de connaissances interne plus intelligente pour votre équipe ? Vous pouvez commencer un essai gratuit aujourd’hui (pas de carte de crédit nécessaire !) ou réserver une démo pour le voir en action.
