Soyons honnêtes, votre boîte de réception peut ressembler à une zone de guerre. Si vous êtes comme moi, vous passez une grande partie de votre semaine à essayer de garder la tête hors de l’eau. Un rapport de Microsoft a même révélé que certaines personnes passent un incroyable 8,8 heures par semaine sur les emails. C’est une journée de travail entière consacrée uniquement à écrire, lire et répondre.
Et si vous aviez un assistant qui pouvait gérer tout le travail fastidieux pour vous ? C’est à peu près ce que l’IA peut être pour votre boîte de réception. Elle peut vous aider à rédiger des emails, vous faire gagner un temps précieux et affiner votre communication, vous libérant ainsi pour le travail qui fait vraiment avancer les choses. Ce guide vous expliquera comment utiliser l’IA pour rédiger un email, des premiers brouillons simples aux réponses plus intelligentes qui sonnent exactement comme vous.
Comment utiliser l’IA pour rédiger un email : ce dont vous aurez besoin pour commencer
Avant de plonger, assurons-nous que vous avez couvert les bases. Ne vous inquiétez pas, la liste est courte.
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Un client de messagerie avec lequel vous êtes à l’aise (comme Gmail ou Outlook).
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Un objectif clair pour votre email (que voulez-vous que le lecteur fasse ?).
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Un outil de rédaction IA. Cela pourrait être une fonctionnalité déjà présente dans votre boîte de réception, une extension de navigateur, ou un outil plus avancé qui se connecte à vos autres applications.
Un guide sur comment utiliser l’IA pour rédiger un email en 4 étapes
Voici un processus simple en quatre étapes pour passer d’un curseur clignotant à un email finalisé assisté par l’IA.
Étape 1 de comment utiliser l’IA pour rédiger un email : Choisissez le bon rédacteur d’email IA pour vous
Tous les outils IA ne sont pas construits de la même manière. Le meilleur pour vous dépend vraiment de ce que vous avez besoin qu’il fasse. Ils se répartissent généralement en quelques catégories :
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Assistants intégrés : Des outils comme Gemini de Google et Copilot de Microsoft sont maintenant intégrés directement dans Gmail et Outlook. Ils sont super pratiques lorsque vous avez juste besoin d’envoyer une réponse rapide ou de comprendre l’essentiel d’une longue conversation par email. Le principal inconvénient est qu’ils ne savent rien en dehors de la conversation actuelle, donc leur contexte est limité.
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Extensions de navigateur : Des outils comme Grammarly ou ChatGPT Writer fonctionnent sur à peu près n’importe quel site web, pas seulement dans votre email. Ils sont pratiques pour vérifier votre grammaire ou trouver une meilleure façon de formuler une phrase. Mais tout comme les assistants intégrés, ils n’ont pas de véritable connaissance de votre entreprise ou de votre manière spécifique de parler aux clients.
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Plateformes de support intégrées : Pour les emails professionnels, notamment dans le support ou les ventes, il existe des outils IA spécialisés conçus pour s’intégrer directement dans votre flux de travail. Ils vont bien au-delà de la simple rédaction de phrases. Ils se connectent à la connaissance interne de votre entreprise pour vous fournir des réponses précises et peuvent même gérer des tâches répétitives de manière autonome.
Bien que les outils de base soient un bon point de départ, vous verrez les plus grandes économies de temps avec une IA qui comprend réellement votre entreprise.
Étape 2 de comment utiliser l’IA pour rédiger un email : Rédigez une invite claire et spécifique
Il y a un vieux dicton dans le monde de l’IA : poubelle en entrée, poubelle en sortie. La qualité de l’email que vous obtenez d’une IA est directement liée à la qualité de vos instructions. Une invite vague vous donne un email fade et générique. Une invite détaillée vous donne quelque chose que vous pouvez réellement utiliser.
Pour obtenir les meilleurs résultats, essayez d’utiliser cette formule simple pour vos invites :
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Audience : À qui écrivez-vous ? (Un nouveau client, un client de longue date, votre patron ?)
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Objectif : Quel est le but de l’email ? (Planifier une réunion, répondre à une question, faire un suivi sur une vente ?)
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Points clés : Quels sont les 2-3 éléments que vous devez absolument inclure ?
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Ton : Quel ton doit-il avoir ? (Formel, amical, empathique, urgent ?)
Voici à quoi cela ressemble en action :
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Invite faible : "Écrivez un email de suivi."
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Invite forte : "Rédigez un email de suivi amical mais professionnel à Jane Doe. Rappelez-lui la proposition de projet dont nous avons parlé mardi et demandez-lui si elle a des questions. Proposez un appel rapide de 15 minutes la semaine prochaine pour finaliser les détails."
Vous voyez la différence ? La deuxième invite donne à l’IA tout ce dont elle a besoin pour créer un brouillon vraiment utile, vous évitant d’avoir à réécrire un modèle ennuyeux.
| Élément de l’invite | Invite faible | Invite forte |
|---|---|---|
| Audience | Non spécifiée | Jane Doe |
| Objectif | Non spécifié (suivi) | Rappel de la proposition, répondre aux questions, planifier un appel |
| Points clés | Aucun | Proposition de projet de mardi, appel de 15 minutes la semaine prochaine |
| Ton | Non spécifié | Amical mais professionnel |
| Résultat | Modèle générique, inutilisable | Brouillon spécifique, utile |
Étape 3 de comment utiliser l’IA pour rédiger un email : Générez, révisez et affinez le brouillon
Considérez la première tentative de l’IA comme un point de départ, pas le mot final. C’est un effort d’équipe. Une fois que vous avez ce texte initial, vous pouvez travailler avec l’IA pour le peaufiner jusqu’à ce qu’il soit parfait.
La plupart des rédacteurs IA vous permettent de donner des commandes de suivi simples pour ajuster le texte. Vous pouvez lui dire des choses comme :
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"Rends cela plus formel."
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"Peux-tu raccourcir ce paragraphe ?"
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"Ajoute plus de détails sur le deuxième point."
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"Change le ton pour qu’il soit plus empathique."
Après quelques ajustements rapides, vous devriez avoir un brouillon qui est à environ 95% du chemin. Mais avant d’appuyer sur envoyer, vous devez ajouter ce dernier 5% de touche humaine. Relisez-le une dernière fois pour vérifier l’exactitude, ajoutez peut-être un commentaire personnel, ou remplacez un mot pour qu’il sonne plus comme vous. C’est l’étape qui empêche vos emails de paraître froids et robotiques.
Étape 4 de comment utiliser l’IA pour rédiger un email : Allez au-delà des brouillons de base avec une IA contextuelle
Voici le problème avec la plupart des rédacteurs d’emails IA : ils ne savent que ce que vous leur dites dans cette seule invite. Ils ne peuvent pas voir vos conversations passées, les articles d’aide de votre entreprise, ou comment votre équipe a géré des situations similaires auparavant. Cela signifie qu’ils peuvent vous aider à écrire plus vite, mais ils ne peuvent pas toujours vous aider à écrire la bonne chose.
C’est là que les plateformes IA plus avancées brillent vraiment. Elles se connectent à toutes les connaissances éparpillées de votre entreprise pour fournir des réponses qui ne sont pas seulement rapides mais aussi incroyablement pertinentes et précises.
Par exemple, des outils comme eesel AI sont conçus pour ce défi exact. Au lieu de simplement générer du texte générique, le Copilot IA d’eesel se branche directement dans votre service d’assistance (comme Zendesk ou Intercom) et vos bases de connaissances (comme Confluence, Google Docs, ou même les tickets de support passés). Il ne se contente pas de deviner une réponse ; il rédige des réponses basées sur la façon dont votre équipe a réellement résolu les mêmes problèmes dans le passé. Cela garantit que chaque réponse est cohérente, correcte, et sonne exactement comme votre marque. C’est un grand pas en avant, passant de simplement écrire des emails plus vite à obtenir la bonne réponse, à chaque fois.
Conseils pour utiliser l’IA pour rédiger un email efficacement
Même avec un excellent outil, un peu de savoir-faire peut faire une grande différence. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre assistant email IA.
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Ajoutez toujours une touche personnelle. Ce n’est pas parce qu’une IA a rédigé le premier brouillon qu’il doit sembler qu’un robot l’a envoyé. Une ligne de clôture rapide et sincère ou un clin d’œil à une conversation précédente peut transformer un bon email en un excellent email. Rappelez-vous, l'IA est votre assistante, pas votre remplaçante.
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Utilisez une IA qui apprend de vous. Les meilleurs résultats viennent d’une IA qui comprend votre style et votre entreprise. Beaucoup de gens recherchent une IA qui peut "apprendre comment j’écris," et c’est exactement ce que les plateformes comme eesel AI sont conçues pour faire. En analysant les tickets de support passés et les documents de votre entreprise, elle capte automatiquement la voix et les solutions de votre équipe sans que vous ayez à faire de formation manuelle.
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Gardez vos données sécurisées. Il est tout à fait normal d’être un peu méfiant quant à ce qu’une IA fait avec les informations de votre entreprise. Certains outils IA courants pourraient utiliser vos invites pour entraîner leurs modèles pour tout le monde. Mais les plateformes de niveau entreprise comme eesel AI sont conçues avec la sécurité comme priorité absolue. Vos données sont uniquement utilisées pour alimenter vos propres agents IA privés, elles ne sont jamais partagées ou utilisées à d’autres fins.
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Testez-le avant de le mettre en ligne. Pour toute entreprise, la confiance est primordiale. Avant de laisser une IA commencer à parler à vos clients, vous devez être sûr qu’elle fera du bon travail. eesel AI dispose d’un mode simulation qui vous permet de tester votre configuration sur des milliers de vos tickets passés réels. Vous pouvez voir exactement comment l’IA aurait répondu, ce qui vous donne une image claire de sa performance et de son exactitude avant qu’elle n’interagisse avec un vrai client.
Comment utiliser l’IA pour rédiger un email : votre nouvelle superpuissance email
Utiliser l’IA pour rédiger un email n’a pas besoin d’être quelque chose de grand et compliqué. C’est assez simple : choisissez le bon outil pour le travail, donnez-lui des instructions claires, peaufinez le brouillon final, et, pour de meilleurs résultats, utilisez une IA qui comprend réellement votre entreprise.
Il ne s’agit pas de remplacer l’élément humain dans la communication. Il s’agit de lui donner un coup de pouce. En laissant l’IA gérer les parties répétitives et chronophages de la rédaction d’emails, vous et votre équipe êtes libres de vous concentrer sur ce que les gens font de mieux : construire des relations et résoudre des problèmes complexes.
Comment utiliser l’IA pour rédiger un email : passez de la rédaction rapide à l’intelligence
Si vous êtes prêt à passer des brouillons d’emails de base et à donner à votre équipe un assistant IA qui comprend vraiment votre entreprise, eesel AI vaut le coup d’œil. Il se branche directement dans les outils que vous utilisez déjà, apprend des connaissances uniques de votre entreprise, et peut être opérationnel en quelques minutes.
Essayez eesel AI gratuitement et voyez combien de temps vous pouvez récupérer dans votre journée.
Questions fréquemment posées
La clé est de considérer le brouillon de l’IA comme un point de départ, pas le produit final. Faites toujours une révision rapide pour ajouter une touche personnelle, comme une salutation spécifique ou une référence à une conversation passée. Cette petite étape garantit que l’e-mail semble venir de vous, et non d’une machine.
Il est judicieux d’être prudent. Bien que certains outils d’IA pour les consommateurs puissent utiliser vos données pour l’entraînement, les plateformes de niveau entreprise sont conçues avec la sécurité en priorité. Recherchez des outils qui déclarent explicitement que vos données sont privées et ne sont utilisées que pour alimenter l’instance de l’IA de votre entreprise.
Soyez précis ! Une instruction vague comme "écrire un suivi" vous donnera un e-mail générique. Au lieu de cela, fournissez un contexte clair : à qui l’e-mail est destiné, quel est son objectif principal, les points clés à inclure et le ton souhaité.
La meilleure approche est d’utiliser une IA qui s’intègre à la base de connaissances de votre entreprise, comme les anciens tickets de support et les articles d’aide. Cela garantit que l’IA ne fait pas que deviner ; elle rédige des réponses basées sur les solutions réelles de votre entreprise et la voix de votre marque.
Pas du tout ! Les rédacteurs d’IA de base sont très intuitifs et vous pouvez commencer à les utiliser en quelques minutes. Les plateformes plus avancées conçues pour les entreprises sont également conçues pour une adoption rapide, souvent en se connectant directement aux outils que votre équipe utilise déjà avec une configuration minimale.
Oui, la principale différence est le contexte. Les outils de base ne savent que ce que vous leur dites dans une seule instruction, tandis que les plateformes intégrées se connectent aux données de votre entreprise. Cela leur permet de fournir des réponses non seulement plus rapides, mais aussi plus précises et cohérentes avec votre marque.
