Comment utiliser l'IA pour rechercher Confluence ou Notion : Un guide complet

Soyons honnêtes : trouver des informations sur l'entreprise ressemble souvent à une véritable chasse au trésor. Le savoir collectif de votre équipe est éparpillé partout : une spécification produit se trouve dans Confluence, une décision clé est enfouie dans un fil de discussion Slack, le plan marketing est dans Google Docs, et les retours clients s'accumulent dans Zendesk. C'est chaotique, et le temps que tout le monde perd à simplement chercher des réponses est un gouffre silencieux pour la productivité.

Confluence et Notion, deux géants dans le domaine de la gestion des connaissances, ont tous deux lancé leurs propres fonctionnalités de recherche par l'IA pour s'attaquer à ce problème. La promesse est simple : posez une question en langage courant et obtenez la réponse dont vous avez besoin. Mais dans quelle mesure tiennent-ils réellement cette promesse, et lequel, le cas échéant, est le mieux adapté à votre équipe ?

Ce guide explique en détail comment utiliser l'IA pour effectuer des recherches dans Confluence et Notion. Nous examinerons ce qu'ils peuvent faire, où ils peuvent rechercher des informations, combien ils coûtent et où se situent leurs lacunes. À la fin, vous aurez une idée beaucoup plus claire de l'outil qui vous convient, ou si vous avez besoin d'une solution entièrement différente.

Qu'est-ce que la recherche assistée par l'IA dans Confluence et Notion ?

Les deux plateformes sont allées au-delà des simples recherches par mots-clés. Au lieu de se contenter de trouver des documents contenant les mots exacts que vous avez tapés, leur IA essaie de comprendre le sens de votre question. C'est ce qu'on appelle souvent la recherche sémantique, et l'objectif est de vous donner une réponse directe, pas seulement une liste de liens à parcourir.

Qu'est-ce que la recherche par l'IA de Confluence (Rovo AI) ?

La recherche par l'IA de Confluence est gérée par un outil appelé Rovo, qui fait partie de la suite plus large Atlassian Intelligence. Son rôle principal est de comprendre ce que vous demandez et de tirer des réponses directement des espaces Confluence de votre entreprise. Comme il est conçu par Atlassian, il bénéficie d'un avantage certain : il peut également effectuer des recherches dans d'autres produits Atlassian comme Jira. Il est conçu pour fonctionner dans l'univers Atlassian et respecte toutes les autorisations utilisateur que vous avez déjà mises en place. Pour les équipes qui font pratiquement tout dans les outils Atlassian, c'est un ajout assez transparent.

Une capture d'écran du Copilote Rovo Intelligence de Confluence, montrant comment utiliser l'IA pour effectuer des recherches dans Confluence.

Qu'est-ce que la recherche par l'IA de Notion ?

L'IA de Notion utilise une fonctionnalité de questions-réponses qui ressemble davantage à une conversation. Vous pouvez lui poser des questions, et il scannera l'ensemble de votre espace de travail Notion pour trouver les réponses. Le principal avantage de Notion est sa capacité à se connecter à une poignée d'applications externes populaires, comme Google Drive et Slack. Cela permet à son IA de rechercher des informations en dehors de Notion même. Il fonctionne comme un chatbot, ce qui signifie que vous pouvez poser des questions de suivi et creuser plus profondément pour trouver exactement ce que vous cherchez.

Une capture d'écran de la fonctionnalité Q&A de Notion, illustrant comment utiliser l'IA pour effectuer des recherches dans Notion.

Périmètre de recherche et intégrations

Un outil de recherche par IA n'est efficace que si les informations qu'il peut consulter sont pertinentes. Si les connaissances les plus importantes de votre équipe se trouvent dans une application à laquelle l'IA ne peut pas accéder, vous n'obtiendrez que des demi-réponses. C'est là que Confluence et Notion prennent des directions très différentes, et honnêtement, c'est là que les deux peuvent être un peu décevants pour les équipes modernes.

L'approche de Confluence axée sur l'écosystème

Rovo AI est conçu pour les entreprises qui sont pleinement engagées dans la suite Atlassian. Il n'a aucun problème à extraire des informations de vos pages Confluence et de vos tickets Jira, ce qui est fantastique si c'est là que vos équipes produit et ingénierie travaillent.

Mais c'est aussi sa plus grande faiblesse. Cela crée un énorme angle mort. Qu'en est-il des présentations commerciales dans Google Drive ? Des guides de support client dans Zendesk ? Ou des discussions de projet qui ont lieu dans Microsoft Teams ? Rovo AI ne peut rien voir de tout cela. Si votre entreprise utilise des outils en dehors de l'écosystème Atlassian (et avouons-le, c'est le cas de presque tout le monde), vous n'obtiendrez jamais qu'une partie de l'histoire.

L'espace de travail connecté mais limité de Notion

L'IA de Notion fait un peu mieux en regardant en dehors de ses propres murs en s'intégrant à quelques outils clés comme Slack et Google Drive. C'est un excellent premier pas, reconnaissant que des choses importantes se passent en dehors de la base de connaissances principale. Pour les équipes qui s'appuient fortement sur ces applications spécifiques, l'IA de Notion peut offrir une image plus complète que celle de Confluence.

Le hic, c'est que la liste d'intégration est encore très courte. Elle ne se connecte pas à d'autres systèmes d'entreprise essentiels comme les services d'assistance (Zendesk, Intercom), la suite complète Microsoft 365, ou différents outils de gestion de projet. Donc, bien que ce soit une amélioration, cela laisse encore de grandes lacunes, obligeant votre équipe à deviner quelle application contient les informations dont elle a réellement besoin.

L'argument en faveur d'une source de connaissances véritablement unifiée

Pour la plupart des entreprises, les connaissances ne se trouvent pas dans seulement deux ou trois applications ; elles sont partout. C'est pourquoi les outils de recherche intégrés qui vivent à l'intérieur d'une seule plateforme auront toujours du mal. Ils essaient de résoudre un problème à l'échelle de l'entreprise avec un outil qui n'a qu'une vision partielle.

C'est là qu'un outil qui n'est lié à aucune plateforme unique, comme eesel AI, peut faire une réelle différence. Contrairement à l'IA native de Confluence ou de Notion, eesel est spécialement conçu pour se connecter à tous vos différents outils. Avec plus de 100 intégrations, il peut extraire des connaissances de Confluence, Notion, Slack, Microsoft Teams, Zendesk, Google Drive, et de tous les autres endroits où votre équipe travaille.

Une capture d'écran montrant la diversité des applications avec lesquelles eesel AI peut s'intégrer, offrant une source de connaissances unifiée.

Avec un produit comme eesel AI Internal Chat, un employé peut poser une question dans Slack et obtenir une réponse claire compilée à partir de toutes les connaissances de l'entreprise. Il supprime les barrières entre les applications que les outils natifs ne peuvent tout simplement pas franchir, vous offrant une véritable source unique de vérité.

Comparaison pratique des fonctionnalités et de l'expérience utilisateur

Au-delà de l'endroit où l'IA peut chercher, l'expérience quotidienne d'utilisation de ces outils est vraiment importante. La façon dont vous posez des questions, l'apparence des réponses et ce que vous pouvez ajuster affectent tous leur utilité à long terme.

Comparaison des plateformes

Utiliser Rovo AI dans Confluence donne l'impression d'avoir une version plus intelligente de la barre de recherche habituelle. Vous tapez une question, et au lieu d'une simple liste de pages, vous obtenez une réponse directe résumée en haut, ainsi que des liens vers les documents sources. C'est intégré directement dans l'interface que vous connaissez déjà, donc il n'y a pas vraiment de courbe d'apprentissage.

Notion, d'autre part, fait de sa recherche par l'IA une expérience de chatbot distincte. Vous ouvrez le Q&A de l'IA de Notion pour démarrer une conversation. Ce format est idéal pour les questions plus complexes, comme lui demander de résumer un PDF que vous venez de télécharger ou d'affiner votre recherche avec des requêtes de suivi. On a moins l'impression d'utiliser un moteur de recherche que de travailler avec un assistant.

Tableau comparatif des fonctionnalités

Voici un aperçu comparatif rapide de la façon dont l'IA de Confluence, l'IA de Notion et une plateforme dédiée comme eesel AI se comparent sur les fonctionnalités les plus importantes.

Fonctionnalité	Confluence (Rovo AI)	IA de Notion	eesel AI
Requête en langage naturel	Oui	Oui	Oui
Recherche multiplateforme	Limité à la suite Atlassian	Limité (Google Drive, Slack)	Étendu (plus de 100 intégrations)
Recherche depuis les outils de chat	Non	Oui (Slack uniquement)	Oui (Slack et Microsoft Teams)
Déploiement	Intégré (formules Premium et supérieures)	Module complémentaire	Installation autonome en quelques minutes
Personnalisation	Minimale	Minimale	Contrôle total sur la personnalité et les actions de l'IA
Test avant le lancement	Non	Non	Oui, avec un mode de simulation puissant

Coût, limites et évolutivité

Un outil d'IA peut sembler génial sur le papier, mais s'il est trop cher ou ne peut pas évoluer avec votre entreprise, ce n'est pas un choix pratique. Examinons les coûts réels et le potentiel à long terme de chaque option.

Tarifs et limites de l'IA de Confluence

Confluence propose plusieurs niveaux de prix, mais voici le hic : Rovo AI n'est inclus que dans leurs formules Premium et Enterprise.

• Standard : 6,05 $ par utilisateur/mois

• Premium : 11,55 $ par utilisateur/mois (IA incluse)

Si votre équipe utilise la formule Standard, vous ne pouvez pas accéder aux fonctionnalités d'IA. Cela rend le prix d'entrée assez élevé. Outre le coût, le plus gros problème reste l'approche de recherche en vase clos. Pour toute entreprise qui n'est pas à 100 % engagée dans l'écosystème Atlassian, cela semblera incomplet. Il n'y a également aucun moyen de le tester avant de le lancer pour toute votre équipe, vous devez donc simplement l'activer et espérer que tout se passe bien.

Tarifs et limites de l'IA de Notion

L'IA de Notion ne fait pas partie de leurs formules standard ; vous devez l'acheter en tant que module complémentaire payant.

• Formule Plus : 8 $ par utilisateur/mois (facturé annuellement)

• Formule Business : 15 $ par utilisateur/mois (facturé annuellement)

• Module complémentaire IA de Notion : Un supplément de 8 $ par utilisateur/mois (facturé annuellement)

Cela signifie qu'une équipe utilisant la formule Plus finirait par payer 16 $ par utilisateur et par mois pour Notion avec l'IA. Pour les équipes plus grandes, ce coût s'additionne rapidement. Et bien qu'il se connecte à plus d'applications que Confluence, il manque encore beaucoup de systèmes importants. De plus, le style « toile blanche » de Notion peut être à la fois une bénédiction et une malédiction. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit et que de plus en plus de personnes contribuent, cela peut devenir un peu désorganisé, ce qui rend difficile pour l'IA de trouver une source unique et fiable de vérité.

Quand une plateforme de connaissances dédiée est-elle le meilleur choix ?

La recherche par IA intégrée est une bonne idée, mais les équipes dont les connaissances sont réparties sur un ensemble d'outils modernes et variés en atteindront rapidement les limites.

Un outil dédié et agnostique à toute plateforme comme eesel AI est conçu pour résoudre ce problème exact sans vous obliger à changer de plateforme. Il connecte toutes vos connaissances, où qu'elles se trouvent. La configuration est en libre-service et ne prend que quelques minutes, pas des semaines ou des mois. De plus, avec des fonctionnalités pratiques comme la possibilité de simuler comment l'IA répondra aux questions en fonction de vos données passées avant même de le mettre en service, vous pouvez le lancer en toute confiance. La tarification d'eesel AI est également simple, ce qui en fait une solution beaucoup plus évolutive à mesure que votre entreprise grandit.

Une capture d'écran de la fonctionnalité de test et de simulation d'eesel AI, qui permet aux utilisateurs de voir comment l'IA se comportera avant son lancement.

Quel outil est fait pour votre équipe ?

Alors, comment décider ? Tout dépend de l'endroit où les connaissances de votre équipe sont stockées et de la mesure dans laquelle vous êtes prêt à faire des compromis.

• L'IA de Confluence est un choix logique pour les équipes qui sont entièrement investies dans l'écosystème Atlassian et qui ne dépendent pas beaucoup des outils externes.

• L'IA de Notion est une bonne option pour les petites et moyennes équipes dont les principaux pôles sont Notion, Slack et Google Drive, et qui acceptent le coût du module complémentaire.

Mais pour la plupart des entreprises, le vrai problème est qu'aucun de ces outils ne peut offrir l'expérience de recherche unique et unifiée dont vous avez besoin lorsque votre travail est réparti sur tant d'applications différentes. Au lieu d'essayer de forcer un outil à faire quelque chose pour lequel il n'a pas été conçu, il pourrait être intéressant d'envisager un outil qui a été pensé dès le départ pour tout connecter.

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