Comment automatiser la création de pages Confluence : Un guide étape par étape

Si votre équipe utilise Confluence pour des projets ou l’intégration de clients, vous connaissez la routine. Un nouveau projet démarre, et il est temps de créer un espace, de configurer la même poignée de pages et de copier-coller le même contenu standard. C’est répétitif, fastidieux et, honnêtement, une mauvaise utilisation de votre temps. Et si vous pouviez standardiser et automatiser tout ce processus ?

L’automatisation de la création de vos pages Confluence garantit la cohérence, vous fait gagner du temps et permet à votre équipe de se lancer directement dans le travail important au lieu de s’enliser dans la configuration. Ce guide vous présentera les moyens les plus courants de le faire. Nous aborderons les outils intégrés, signalerons quelques obstacles courants que vous pourriez rencontrer et explorerons comment construire un flux de travail de connaissances qui soit réellement utile.

Ce dont vous aurez besoin

Avant de nous lancer, faisons une vérification rapide pour nous assurer que vous avez la bonne configuration. La mise en place de cette automatisation nécessite des autorisations spécifiques et, dans certains cas, un plan Confluence particulier.

• Un plan Confluence Cloud Premium ou Enterprise : Les fonctionnalités d’automatisation natives de Confluence ne sont disponibles que sur ces plans.

• Des autorisations d’administrateur : Vous devrez être administrateur d’espace pour créer des règles pour un espace spécifique, ou administrateur Confluence/site pour mettre en place des règles globales qui s’appliquent à toute votre instance.

• Intégration Jira (pour la Méthode 2) : Si vous souhaitez créer des pages à partir de Jira, vous devrez connecter vos instances Confluence et Jira.

Méthode 1 : Utiliser les règles natives de Confluence

Utiliser l’automatisation intégrée de Confluence est le moyen le plus direct de commencer. Vous pouvez créer des règles qui publient automatiquement de nouvelles pages lorsqu’un événement spécifique se produit dans Confluence. C’est idéal pour les tâches de documentation simples. Par exemple, vous pourriez le configurer pour créer un ensemble standard de pages chaque fois qu’un nouvel espace de projet est créé, garantissant que chaque projet commence avec les bons documents dès le premier jour.

Voici une procédure simple pour créer une règle d’automatisation.

1. Trouvez vos paramètres d’automatisation

   Pour un seul espace, allez dans Paramètres de l’espace > Automatisation. Si vous souhaitez créer des règles globales pouvant s’appliquer à n’importe quel espace, cliquez sur la roue crantée des paramètres en haut à droite et allez dans Automatisation.

2. Créez une nouvelle règle

   Cliquez sur Créer une règle pour ouvrir le générateur de règles. Vous pouvez soit partir de zéro, soit choisir un modèle pré-construit si l’un d’eux correspond à ce que vous essayez de faire.

3. Choisissez votre déclencheur

   Un déclencheur est simplement l’événement qui lance tout le processus. Pour ce scénario, Espace créé est le déclencheur parfait. Il activera la règle chaque fois que quelqu’un créera un nouvel espace.

4. (Facultatif) Ajoutez quelques conditions

   Et si vous ne voulez que la règle s’exécute pour certains types d’espaces ? Vous pouvez ajouter une condition pour affiner les choses. Par exemple, vous pourriez utiliser une Condition de comparaison avancée pour vérifier si le "Nom de l’espace" inclut un mot spécifique comme "Client" ou "Projet". Cela empêche la règle de s’exécuter par erreur sur des espaces personnels ou d’équipes internes.

5. Ajoutez l’action ‘Publier une nouvelle page’

   C’est ici que le vrai travail se fait. Sélectionnez l’action Publier une nouvelle page. Vous devrez la configurer en choisissant une page modèle. Cela signifie que vous devez d’abord créer une page "modèle", peut-être dans un espace dédié "Modèles". Donnez un titre à votre nouvelle page (vous pouvez utiliser des valeurs intelligentes comme "{{now.shortDate}}" pour la rendre unique). Enfin, choisissez l’espace où la page sera créée, en utilisant "{{space.key}}" pour cibler automatiquement le nouvel espace, et définissez une page parente si vous souhaitez organiser les pages dans une hiérarchie.

6. Nommez votre règle et activez-la

   Donnez à votre règle un nom clair, comme "Créer les pages de lancement de projet", et activez l’interrupteur pour la mettre en marche. Vous êtes prêt.

graph TD

A[Début] ---> B{Choisir le déclencheur : Espace créé};  

B ---> C{Optionnel : Ajouter une condition};  

C ---> D["Vérifier si le nom de l’espace contient ‘Client’"];  

D --- Oui ---> E{Ajouter une action : Publier une nouvelle page};  

C --- Non ---> E;  

E ---> F[Configurer la page : Sélectionner un modèle, Ajouter un titre avec des valeurs intelligentes];  

F ---> G[Définir l’espace cible : {{space.key}}];  

G ---> H[Nommer la règle et l’activer];  

H ---> I[Fin];  

Méthode 2 : Créer des pages Confluence depuis Jira

Pour de nombreuses équipes, le vrai travail commence dans Jira, pas dans Confluence. Il est donc logique que votre documentation suive le même chemin. Vous pouvez créer automatiquement une page Confluence lorsqu’une nouvelle epic, une tâche ou un ticket important est créé dans Jira, gardant ainsi votre gestion de projet et votre base de connaissances synchronisées. Par exemple, vous pourriez automatiquement créer une page de spécifications techniques dans Confluence chaque fois qu’un développeur commence une nouvelle epic de fonctionnalité dans Jira, liant les deux dès le départ.

Voici comment vous pouvez configurer cela depuis Jira.

1. Allez à l’automatisation Jira

   Dans votre projet Jira, rendez-vous dans Paramètres du projet > Automatisation.

2. Créez une nouvelle règle

   Tout comme dans Confluence, cliquez sur Créer une règle pour commencer.

3. Choisissez un déclencheur Jira

   Sélectionnez un déclencheur qui correspond au processus de votre équipe. Ticket créé est une option populaire, mais vous pourriez aussi utiliser Ticket transitionné (par exemple, lorsqu’un ticket passe de "À faire" à "En cours"). Vous pouvez également spécifier le type de ticket, comme "Epic" ou "Tâche", afin que la règle ne s’exécute pas pour chaque petite sous-tâche.

4. Ajoutez l’action ‘Créer une page Confluence’

   Dans la section "Actions", trouvez et sélectionnez Créer une page Confluence. Il vous sera demandé de choisir l’espace Confluence et une page parente où la nouvelle page sera placée. Vous pouvez également choisir un modèle Confluence pour maintenir un format cohérent. Le meilleur atout est d’utiliser des valeurs intelligentes du ticket Jira pour nommer la page, comme "{{issue.key}} --- {{issue.summary}}". Cela place automatiquement le numéro du ticket Jira directement dans le titre de la page.

5. Nommez et activez la règle

   Enregistrez la règle, donnez-lui un nom dont vous vous souviendrez plus tard, et activez-la. Désormais, chaque fois que votre événement déclencheur se produira dans Jira, une nouvelle page apparaîtra dans Confluence.

Une capture d'écran montrant comment l'intégration Jira fonctionne dans Confluence, ce qui est essentiel pour cette méthode d'automatisation de la création de pages.

Cette vidéo offre une analyse approfondie sur la manière de configurer l'automatisation dans Confluence pour rationaliser vos flux de travail.

Défis courants avec l’automatisation des pages Confluence

Bien que ces outils d’automatisation soient utiles, ils présentent quelques particularités que les équipes rencontrent souvent. Il vaut mieux les connaître à l’avance.

• Problèmes avec les modèles : Comme l’ont souligné certaines personnes sur les forums de la communauté Atlassian, l’action "Créer une page Confluence" peut être capricieuse avec les modèles contenant des variables. C’est un véritable obstacle si vous souhaitez créer des documents dynamiques qui extraient des champs personnalisés ou d’autres données spécifiques de Jira.

• Pas de pages parentes dynamiques : Vous ne pouvez pas utiliser de valeurs intelligentes pour attribuer automatiquement une page parente. Cela rend difficile la construction d’arborescences de pages complexes, comme la création de sous-pages spécifiques à un projet sous une page client principale, sans que quelqu’un doive l’organiser manuellement plus tard.

• Devient rapidement technique : Si vos besoins sont plus complexes que les bases, vous vous retrouverez probablement à explorer les webhooks et les appels à l’API REST. Cela nécessite des connaissances techniques et s’éloigne de la configuration simple et sans code. De nombreuses équipes se retrouvent bloquées à ce stade, incapables de construire le flux de travail qu’elles souhaitent réellement sans faire appel à un développeur.

• La création de pages n’est que la moitié du travail : L’automatisation de la création de pages est une excellente première étape. Mais le plus grand défi est de s’assurer que votre équipe peut trouver et utiliser les informations sur ces pages. Si votre base de connaissances devient un trou noir de documents bien organisés mais introuvables, l’automatisation n’a pas vraiment résolu le problème principal.

Au-delà de la création de pages : Automatisez votre flux de travail de connaissances

Résoudre la création de pages est une chose, mais qu’en est-il de la vue d’ensemble ? L’objectif n’est pas seulement d’avoir un tas de pages bien organisées ; c’est de donner à votre équipe les réponses dont elle a besoin, rapidement, où qu’elle travaille.

C’est là qu’un outil comme eesel AI peut faire une énorme différence. Au lieu de simplement organiser vos documents, eesel rend toutes ces connaissances instantanément utiles.

• Se connecte à tout ce que vous utilisez : eesel se branche directement sur vos espaces Confluence, Google Docs et autres sources de connaissances en quelques clics. Aucune configuration compliquée ou script d’API n’est nécessaire. Vous le connectez, et il commence à fonctionner.

Un aperçu du tableau de bord d'eesel AI, montrant à quel point il est facile de connecter diverses sources de connaissances comme Confluence pour un flux de travail de connaissances complet.

• Obtenez des réponses, pas seulement des liens vers des pages : Une fois connecté, votre équipe peut poser des questions directement dans Slack ou Microsoft Teams et obtenir des réponses instantanées extraites directement de vos documents Confluence. Plus besoin de changer d’onglet ou de fouiller dans les espaces pour trouver cette directive spécifique. Les informations de vos pages nouvellement automatisées deviennent immédiatement accessibles.

• Automatisez les actions, pas seulement les documents : L'agent eesel AI peut faire plus que simplement trouver des informations, il peut agir. Par exemple, il pourrait examiner un ticket de support dans Zendesk, trouver la solution dans l’un de vos articles Confluence et rédiger une réponse que votre agent pourra examiner. Il peut combler les lacunes que les outils d’automatisation natifs ne couvrent pas.

Alors que les outils de Confluence sont parfaits pour structurer vos connaissances, eesel vise à rendre ces connaissances actives et accessibles. C’est une plateforme en libre-service que vous pouvez mettre en place en quelques minutes, vous donnant le contrôle sur la manière dont votre équipe exploite sa puissance intellectuelle collective.

Dernières réflexions

La mise en place de la création automatisée de pages dans Confluence est une excellente initiative pour apporter cohérence et efficacité à votre documentation. Avec les outils natifs de Confluence et Jira, vous pouvez construire des structures fiables pour tous vos projets et épargner à votre équipe beaucoup de travail manuel ennuyeux.

Mais n’oubliez pas que la création des pages n’est qu’un début. La vraie victoire, c’est lorsque les informations sur ces pages sont faciles à trouver et à utiliser pour tout le monde. En associant une automatisation intelligente à une plateforme de connaissances intelligente, vous pouvez transformer votre instance Confluence d’une bibliothèque silencieuse en un assistant actif et utile pour toute votre équipe.

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