Comment automatiser Confluence : Un guide étape par étape pour 2025

Si votre équipe utilise Confluence, vous savez que c’est bien plus qu’un simple wiki. C’est le cerveau de votre entreprise, l’endroit où tout est stocké, des premières ébauches de notes de réunion aux plans de projet peaufinés et aux spécifications de produits cruciales. C’est censé être votre source unique de vérité.

Mais à mesure que ce cerveau grossit, il peut aussi devenir beaucoup plus désordonné. Bientôt, vous vous retrouvez à passer moins de temps sur le travail créatif et plus de temps sur des tâches administratives abrutissantes. Vous créez manuellement la même page de rapport hebdomadaire, vous relancez vos coéquipiers pour qu’ils mettent à jour leurs sections et vous essayez de suivre quels documents ont été révisés. Vous avez l’impression d’être devenu un jardinier Confluence à plein temps, et les mauvaises herbes poussent vite.

C’est précisément là que l’automatisation peut intervenir et vous sauver la mise. En configurant quelques règles simples, vous pouvez apprendre à Confluence à gérer toutes ces tâches fastidieuses pour vous.

Ce guide vous expliquera exactement comment automatiser Confluence en utilisant sa fonctionnalité intégrée "Automatisation". Nous construirons ensemble un flux de travail utile et concret, étape par étape, pour que vous puissiez voir comment cela fonctionne et commencer à gagner un temps précieux.

Comment automatiser Confluence : ce dont vous aurez besoin pour commencer

Avant de mettre les mains dans le cambouis, assurons-nous que vous avez les bonnes clés en main. L’automatisation de Confluence est un outil fantastique, mais elle n’est pas disponible pour tout le monde.

Voici une liste rapide de ce que vous devez avoir en place :

• Un abonnement Confluence Cloud Premium ou Enterprise : C’est le point le plus important. La fonctionnalité d’automatisation est l’un des principaux avantages qu’Atlassian utilise pour distinguer ses abonnements de niveau supérieur. Si vous utilisez l’abonnement Gratuit ou Standard, vous ne verrez pas les options que nous allons aborder.

• Des autorisations d’administrateur : Vous n’avez pas nécessairement besoin d’être le super-administrateur de l’ensemble du site de votre entreprise. Pour créer et gérer des règles, vous pouvez être un administrateur de site, de Confluence ou d’espace. Si vous souhaitez simplement mettre en place des automatisations pour votre équipe immédiate, avoir les droits d’"administrateur d’espace" est tout ce dont vous avez besoin.

• Un processus clair en tête : C’est peut-être la partie la plus importante. Les automatisations les plus efficaces sont celles qui résolvent un problème réel et tenace. Avant même d’ouvrir les paramètres, prenez une minute pour réfléchir à une tâche répétitive dont vous aimeriez vous débarrasser pour de bon.

Comment automatiser Confluence avec les règles natives (5 étapes)

Bon, construisons quelque chose. Pour vraiment comprendre comment automatiser Confluence, nous allons créer une règle courante et vraiment utile à partir de zéro.

Notre objectif : Envoyer automatiquement un message à un canal Slack spécifique chaque fois que le statut d’une page est mis à jour sur "Prêt pour révision". C’est un flux de travail classique pour toute équipe qui crée du contenu, que ce soit pour un blog, de la documentation interne ou des mises à jour de produits.

Étape 1 : Naviguer vers les paramètres d’automatisation

Tout d’abord, vous devez savoir où se trouvent ces règles d’automatisation. Confluence vous offre deux endroits pour les créer, et la différence est importante.

• Automatisation globale : Elle se trouve dans les paramètres d’administration principaux de Confluence. Les règles que vous créez ici sont la "règle d’or" et peuvent s’appliquer à chaque espace de votre site. C’est idéal pour les grandes politiques à l’échelle de l’entreprise, comme une règle qui archive toute page qui n’a pas été modifiée depuis un an.

• Automatisation d’espace : Elle est nichée dans les paramètres d’un espace spécifique. Les règles que vous créez ici n’affectent que cet espace unique. Considérez-le comme le manuel de jeu personnel de votre équipe.

Pour notre exemple, nous utiliserons l’automatisation d’espace. C’est le bac à sable parfait pour créer et tester des règles sans spammer accidentellement toute l’entreprise. Pour y accéder, allez simplement dans l’espace où vous voulez travailler, trouvez Paramètres de l’espace dans la barre latérale, puis cliquez sur Automatisation.

Étape 2 : Choisir votre déclencheur

Chaque automatisation commence par un déclencheur. C’est l'événement qui lance tout le processus. C’est le "QUAND" dans la simple déclaration : "QUAND ceci se produit, ALORS faire cela."

Confluence vous propose une belle liste de déclencheurs. Une règle peut être déclenchée lorsqu’une page est créée, lorsqu’un commentaire est ajouté, lorsqu’un utilisateur est mentionné, etc. Pour notre flux de travail, nous voulons que la règle entre en action dès que quelqu’un modifie le statut d’une page.

Donc, dans le constructeur de règles, cliquez sur Créer une règle, et dans la liste des déclencheurs, trouvez et sélectionnez Statut de la page mis à jour.

Étape 3 : Ajouter des conditions pour affiner votre règle

Un déclencheur seul est souvent un peu trop… à la gâchette facile. Une règle qui se déclenche chaque fois que le statut d’une page est mis à jour rendrait votre équipe folle. Le statut pourrait passer de "Brouillon" à "En cours" ou de "Prêt pour révision" à "Publié". Vous ne voulez pas de notification pour tout ça.

C’est là que les conditions entrent en jeu. Les conditions sont votre façon de dire à la règle : "Hé, ne t’exécute que si ces choses spécifiques sont aussi vraies." Elles vous permettent de cibler plus précisément.

Nous voulons que notre règle ne s’exécute que lorsque le statut passe à "Prêt pour révision". Pour configurer cela, nous ajouterons une condition de type Bloc Si/sinon.

À l’intérieur de ce bloc, vous définirez la condition pour vérifier si le champ Statut de la page correspond parfaitement à "Prêt pour révision". Cette petite vérification garantit que votre canal Slack ne reçoit la notification qu’au moment exact.

Étape 4 : Définir l’action à effectuer

Maintenant, la partie amusante : l’action. C’est ce que vous voulez que Confluence fasse réellement une fois que le déclencheur s’est activé et que vos conditions sont remplies. C’est la partie "ALORS" de notre équation.

Dans notre cas, l’action consiste à informer l’équipe de la situation dans Slack. Cliquez sur Ajouter une action et choisissez l’option Envoyer un message Slack.

Si vous n’avez jamais connecté Slack à Confluence auparavant, vous serez invité à le faire en premier. Une fois connecté, vous pouvez rédiger le message qui sera envoyé. C’est ici que vous pouvez utiliser des "valeurs intelligentes", qui sont essentiellement de petits espaces réservés qui récupèrent automatiquement les informations de la page qui a déclenché la règle.

Voici un message simple que vous pourriez utiliser :

"Salut l’équipe ! La page "{{page.title}}" est maintenant prête pour révision. Voici le lien : {{page.url}}"

Lorsque votre règle s’exécute, Confluence remplacera automatiquement "{{page.title}}" par le titre réel de la page et "{{page.url}}" par un lien direct vers celle-ci. Cela rend la notification instantanément utile et évite à tout le monde d’avoir à chercher le document.

Étape 5 : Nommer et activer votre règle

Dernier point, mais non le moindre, donnez à votre règle un nom qui a du sens. Votre futur vous (et tout autre administrateur) vous en sera reconnaissant. "Notifier le canal #révisions lors du changement de statut" est mille fois mieux que "Règle sans titre #3". Cela vous indique exactement ce que fait la règle en un coup d’œil.

Une fois que vous êtes satisfait de tout, appuyez sur le bouton Activer. Et voilà ! Votre automatisation est maintenant en ligne et attend qu’un statut de page change.

Si jamais vous avez besoin de voir si votre règle fonctionne ou de comprendre pourquoi elle ne fonctionne pas, consultez le Journal d’audit. C’est un historique complet de chaque exécution de vos règles, vous montrant ce qui a réussi, ce qui a échoué et pourquoi. C’est votre outil de détective pour le dépannage.

Erreurs courantes et limitations à surveiller

L’automatisation de Confluence est un excellent point de départ, mais ce n’est pas une solution miracle. En créant de plus en plus de règles, vous rencontrerez probablement quelques limitations frustrantes. Il vaut mieux les connaître à l’avance.

• Certaines actions sont tout simplement manquantes. Vous vous retrouverez rapidement à chercher une action simple qui semble devoir être là, mais qui ne l’est pas. Un exemple parfait ? Vous ne pouvez pas utiliser une règle d’automatisation pour créer une tâche Confluence sur une page. La solution de contournement officielle d’Atlassian consiste à utiliser l’action "Envoyer une requête web" pour appeler l’API de Confluence. Pour la plupart des non-développeurs, cette suggestion pourrait tout aussi bien être écrite dans une autre langue. Cela crée une lacune déroutante dans ce que vous pouvez réellement faire.

• Vous pouvez être à court de jus. L’automatisation n’est pas un buffet à volonté. Avec l’abonnement Premium, vos règles ont une limite d’exécution mensuelle (souvent autour de 1 000 exécutions par utilisateur). Si vous avez une équipe nombreuse et active et quelques règles qui se déclenchent sur des événements courants comme "page créée", vous pouvez épuiser cette limite plus vite que vous ne le pensez. Une fois le plafond atteint, toutes vos automatisations cessent de fonctionner jusqu’au premier du mois suivant.

• La connaissance reste cloisonnée. C’est moins un problème technique qu’un problème de fond. L’automatisation de Confluence est conçue pour automatiser des tâches à l’intérieur de Confluence. C’est excellent pour gérer les conteneurs de connaissances (les pages), mais cela ne vous aide en rien à extraire la connaissance de ces conteneurs. Elle peut envoyer un lien à votre équipe, mais celle-ci doit toujours arrêter ce qu’elle fait, ouvrir un nouvel onglet et commencer à chercher ou à lire pour trouver l’information dont elle a réellement besoin.

Cette vidéo offre une analyse approfondie de la création d'automatisations dans Atlassian Confluence pour vous aider à démarrer.

Une manière plus intelligente d’automatiser vos connaissances

Automatiser les flux de travail est un grand pas en avant. Mais que se passerait-il si vous pouviez automatiser l’accès à la connaissance elle-même ? Imaginez si, au lieu de simplement envoyer un lien vers un document de 20 pages, vous pouviez fournir la réponse exacte dont votre équipe a besoin, là où elle travaille déjà.

C’est toute l’idée derrière eesel AI. C’est une plateforme d’IA qui se connecte en toute sécurité à toutes les applications de votre entreprise, y compris Confluence, pour agir comme un cerveau central capable de répondre instantanément aux questions de votre équipe.

Voici comment elle aborde les limitations dont nous venons de parler :

Elle rassemble toutes vos connaissances en un seul endroit.

eesel AI ne s’arrête pas à Confluence. Elle se connecte également à Google Docs, Notion, Zendesk et plus de 100 autres outils que votre entreprise utilise. Cela fait tomber les barrières entre vos applications et crée une source de vérité unique et unifiée. Plus besoin de se demander si la réponse se trouve dans Confluence ou dans ce fameux Google Doc d’il y a six mois.

Obtenez des réponses, pas seulement des liens.

Avec un outil comme le Chat Interne IA, le flux de travail que nous avons construit plus tôt bénéficie d’une mise à niveau majeure. Au lieu de simplement recevoir une notification Slack avec un lien, un membre de l’équipe peut poser une question directe au bot eesel AI directement dans Slack.

Par exemple, il pourrait demander : "Quelle est notre politique de remboursement pour les clients de l’UE ?" Le bot lui donnerait instantanément une réponse claire et concise, ainsi qu’un lien vers la page Confluence exacte qu’il a utilisée comme source. La connaissance vient directement à lui.

La configuration est vraiment simple.

Alors que la mise en place d’une seule règle d’automatisation de Confluence implique un processus en cinq étapes de déclencheurs, conditions et actions, démarrer avec eesel AI est beaucoup plus simple. Vous connectez votre espace Confluence en quelques clics et, en quelques minutes, vous disposez d’un bot de Q&R sécurisé et puissant, prêt à aider votre équipe. Vous n’avez pas à créer des dizaines de règles individuelles ; il vous suffit de connecter vos connaissances et de laisser l’IA s’occuper du reste.

Dernières réflexions et prochaines étapes

Alors, l’automatisation native de Confluence vaut-elle votre temps ? Absolument. C’est un outil puissant pour nettoyer vos processus internes, standardiser la façon dont votre équipe travaille et vous débarrasser des tâches ennuyeuses et répétitives. Si vous avez un abonnement Premium ou Enterprise, vous devriez absolument l’utiliser.

Mais une fois que vous avez organisé votre bibliothèque, la question logique suivante est de savoir comment aider les gens à trouver le bon livre. L’automatisation des flux de travail vise à faciliter la gestion du contenu. L’automatisation de l’accès à la connaissance vise à rendre la connaissance elle-même plus précieuse.

En transformant vos pages Confluence statiques en une ressource capable de répondre à des questions à la demande, vous donnez à votre équipe les moyens de passer moins de temps à chercher des informations et plus de temps à accomplir des tâches.

Prêt à voir comment ça fonctionne ? Vous pouvez connecter votre espace Confluence et créer un assistant IA pour votre équipe en quelques minutes seulement. Démarrez avec eesel AI gratuitement.