Un guide pour le perfectionnement des brouillons Gmail : Utiliser l'IA pour écrire de meilleurs e-mails

Soyons réalistes, nos boîtes de réception sont un véritable chaos. Nous essayons tous de répondre rapidement tout en ayant l'air professionnel, clair et en montrant que nous savons de quoi nous parlons. C'est un exercice d'équilibriste qui peut nous prendre un temps fou chaque jour. Google tente de nous aider en intégrant l'IA directement dans Gmail avec sa fonctionnalité « Aide-moi à rédiger », qui propose des outils d'amélioration des brouillons plutôt pratiques.

Ce guide vous expliquera ce qu'est cette nouvelle fonctionnalité, comment vous pouvez l'utiliser pour venir à bout de votre corvée d'e-mails quotidienne et, surtout, où elle n'est pas tout à fait à la hauteur. Nous examinerons ses limites pour les équipes professionnelles qui ont besoin de plus qu'un simple générateur de texte et explorerons ce qu'il faut réellement pour améliorer votre flux de travail de messagerie.

Qu'est-ce que la fonctionnalité « Aide-moi à rédiger » de Gmail ?

« Aide-moi à rédiger » est l'outil d'IA intégré de Gmail, alimenté par le modèle Gemini de Google. Considérez-le comme un partenaire d'écriture qui vit dans votre boîte de réception, vous aidant à composer et à peaufiner vos e-mails à la volée.

Il accomplit principalement deux choses :

1. Rédige de nouveaux brouillons pour vous : Vous pouvez donner une instruction à l'IA, comme « rédige un suivi amical à un client potentiel concernant notre dernière réunion », et elle vous proposera un brouillon d'e-mail complet que vous pourrez utiliser ou modifier.

2. Améliore votre texte existant : Vous pouvez également écrire un message vous-même, puis utiliser l'IA pour l'améliorer. Cela peut signifier rendre votre ton plus formel, ajouter plus de détails ou le raccourcir pour le rendre plus concis.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour les comptes Google personnels avec un abonnement Google One AI Premium et pour les entreprises disposant de certains forfaits Google Workspace.

Comment utiliser les fonctionnalités d'amélioration des brouillons de Gmail

Se lancer avec l'IA de Gmail est assez simple. L'idée n'est pas seulement d'écrire des e-mails pour vous, mais de vous aider à en écrire de meilleurs, plus rapidement.

Créer de nouveaux brouillons à partir d'une instruction

Lorsque vous êtes face à un e-mail vide, vous pouvez cliquer sur l'icône « Aide-moi à rédiger » (un crayon avec une petite étoile), taper ce dont vous avez besoin, et cliquer sur « Créer ». L'IA vous préparera alors un brouillon.

Un peu de précision est très utile ici. Au lieu d'un vague « rédige une note de remerciement », essayez quelque chose comme « Rédige un e-mail de remerciement formel à mon interlocutrice, Jane Doe, pour le poste de Responsable Marketing ». Lui donner le destinataire, le sujet et le ton approprié aide l'IA à se rapprocher beaucoup plus de ce que vous recherchez. Si le premier essai n'est pas tout à fait correct, vous pouvez toujours cliquer sur « Recréer » pour obtenir une version différente.

Affiner votre propre écriture

C'est là que les outils d'amélioration des brouillons de Gmail sont les plus utiles au quotidien. Une fois que vous avez rédigé votre propre message, cliquez sur cette même icône « Aide-moi à rédiger » pour afficher un menu d'options d'amélioration.

Voici les principaux outils que vous pouvez utiliser :

• Rendre plus formel : Cette option remplace votre langage informel par quelque chose de plus professionnel. C'est idéal lorsque vous devez passer d'un ton décontracté à un ton plus adapté à un e-mail professionnel.

• Développer : Si votre message semble un peu léger, cette option l'étoffera en ajoutant plus de détails et en développant vos points.

• Raccourcir : À l'inverse, si vous avez écrit un roman, cette option le réduira en quelque chose de beaucoup plus court et plus facile à digérer.

• Améliorer : C'est comme une dernière relecture. Elle peaufine votre brouillon en améliorant la grammaire, en corrigeant les fautes de frappe et en rendant généralement la lecture plus fluide et professionnelle.

Le contexte professionnel : où ça aide et où ça coince

Pour votre boîte de réception personnelle, cette fonctionnalité est plutôt sympa. Mais si vous gérez une entreprise, vous devez y regarder de plus près pour voir si elle résout réellement les problèmes de communication que vous rencontrez chaque jour.

Les avantages évidents : rapidité et cohérence

On ne peut nier les avantages immédiats. Le plus important est le gain de temps. Sachant qu'un employé moyen passe près de 11 heures par semaine à rédiger des e-mails, tout outil qui accélère les messages de routine comme les suivis ou les réponses simples est une bonne chose. Cela aide également à la clarté, en particulier pour les membres de l'équipe qui ne sont peut-être pas les meilleurs rédacteurs. Il peut rapidement transformer un brouillon approximatif en un message propre et grammaticalement correct.

Les points faibles pour les équipes professionnelles

Bien que la fonctionnalité soit intéressante, ses limites deviennent flagrantes lorsque vous essayez de l'utiliser pour des tâches professionnelles sérieuses, comme la vente ou le support client.

• Elle n'a aucune idée de ce que fait votre entreprise : L'IA de Gmail ne connaît pas votre politique de retour, les détails de vos produits ou l'historique de commande spécifique d'un client. Elle se contente de puiser des informations sur Internet, ce qui signifie que vous obtenez des réponses génériques qui nécessitent souvent beaucoup de modifications pour être précises et utiles.

• Elle ne peut pas correspondre à la voix de votre marque : L'option « Rendre plus formel » est un peu un marteau-pilon. Elle ne peut pas copier la voix unique de votre entreprise, qui est si importante pour établir des relations avec les clients. Vous voulez que votre équipe de support sonne comme votre équipe, pas comme un robot générique.

• Elle est coupée des connaissances de votre entreprise : L'IA ne peut pas extraire d'informations de vos wikis internes, centres d'aide ou autres documents. Elle ne peut pas récupérer une réponse d'un guide dans Confluence ou faire référence à une fiche technique que vous avez enregistrée dans Google Docs. Cela signifie que votre équipe est toujours obligée de chercher des informations et de les copier-coller dans les réponses.

• Elle ne peut pas s'intégrer à votre flux de travail : C'est le plus gros problème. La fonctionnalité ne fait que générer du texte ; elle ne peut rien faire. Elle ne peut pas vérifier le statut d'une commande dans Shopify, créer un ticket dans Zendesk ou signaler un problème urgent dans Slack. C'est un assistant d'écriture, pas un assistant de travail.

Au-delà de l'amélioration basique des brouillons de Gmail : pourquoi l'IA intégrée est la vraie solution

Les limites de l'outil de Gmail montrent clairement que les entreprises ont besoin de quelque chose de plus connecté. Vous avez besoin d'une plateforme d'IA qui est branchée sur votre activité réelle.

Unifier instantanément les connaissances de votre entreprise

La véritable efficacité ne vient pas d'une IA qui sait tout ce qui se trouve sur Internet ; elle vient d'une IA qui sait tout sur votre entreprise. C'est le vide que des outils comme eesel AI sont conçus pour combler. Au lieu d'utiliser des données publiques, eesel AI se connecte en toute sécurité aux sources de connaissances de votre entreprise, apprenant de vos anciens tickets d'assistance, de vos wikis internes et de vos documents d'aide publics. Cela garantit que chaque réponse qu'elle génère est précise et spécifique à votre entreprise.

Personnaliser l'IA pour qu'elle corresponde à votre marque et à votre flux de travail

Oubliez ces options de ton universelles. Avec l'éditeur d'instructions personnalisable d'eesel AI, vous pouvez définir la personnalité et le ton exacts de votre IA. Vous pouvez lui dire d'être empathique, strictement professionnelle, ou même un peu drôle, ce qui maintient la cohérence de votre marque dans chaque interaction. Ce niveau de contrôle est au cœur de solutions comme AI Agent Assist, qui est conçu pour rendre vos agents humains plus rapides et plus pertinents.

Automatiser les flux de travail, pas seulement les mots

C'est là que l'IA intégrée vous donne un énorme avantage. Les outils avancés font plus qu'écrire, ils agissent. Le Copilote IA et l'Agent IA d'eesel AI peuvent être configurés pour effectuer des tâches directement dans les outils que vous utilisez déjà.

Imaginez une IA qui peut :

• Lire un e-mail, vérifier le statut de la commande du client dans votre base de données et insérer cette information en temps réel directement dans la réponse.

• Voir qu'un e-mail est une « demande de remboursement », taguer automatiquement le ticket dans votre service d'assistance et créer un problème dans Jira Service Management pour le remonter à l'équipe financière.

C'est la différence entre un simple outil d'écriture et une plateforme intelligente qui automatise réellement votre travail.

Comprendre le coût : Gemini dans Gmail vs. les outils d'IA dédiés

Pour utiliser les fonctionnalités Gemini dans Gmail, vous avez besoin d'un abonnement payant, soit à Google One AI Premium pour un compte personnel, soit à un forfait Google Workspace spécifique pour les entreprises. Bien que cela débloque la fonctionnalité « Aide-moi à rédiger », vous payez pour un outil qui se contente de générer du texte.

En revanche, des plateformes comme eesel AI sont conçues pour les entreprises. La tarification est simple, sans frais cachés qui vous pénalisent pour un mois chargé. Avec des forfaits mensuels, vous pouvez évoluer au fur et à mesure de votre croissance sans être enfermé dans un contrat à long terme. C'est un investissement dans un système qui accomplit le travail, pas seulement qui en parle.

L'amélioration des brouillons de Gmail est-elle suffisante pour votre équipe ?

L'amélioration des brouillons alimentée par l'IA de Gmail est un outil vraiment sympa pour la productivité personnelle. C'est une excellente introduction à la rédaction assistée par IA et cela fera certainement gagner du temps aux gens sur leurs e-mails individuels.

Mais pour les équipes professionnelles, vous atteindrez rapidement un mur. Le manque de contexte commercial, de contrôle de la voix de la marque et d'intégrations de flux de travail signifie qu'il n'est tout simplement pas évolutif. Pour une communication précise et conforme à la marque, en particulier dans le support client ou la vente, une plateforme d'IA dédiée et intégrée est clairement la prochaine étape.

Amenez la productivité de vos e-mails au-delà de l'amélioration des brouillons de Gmail

La fonctionnalité « Aide-moi à rédiger » de Gmail est un bon début, mais elle ne peut pas apprendre des connaissances de votre entreprise ni se connecter à vos outils professionnels.

eesel AI prend le relais là où Gmail s'arrête, en s'intégrant à toutes vos connaissances pour fournir un support vraiment intelligent et conforme à votre marque. Vous pouvez vous inscrire en quelques minutes et constater la différence.