Un guide complet sur l'IA de Gmail dans Workspace Labs

Vous l'avez probablement déjà vu, ce petit bouton « Aidez-moi à écrire » qui est apparu dans Gmail, promettant de vous faciliter la vie. Tout cela fait partie de l'intégration par Google de son IA Gemini dans les outils que nous utilisons au quotidien, et cela se passe au sein d'un programme appelé Google Workspace Labs. Cela donne vraiment un aperçu du futur de l'e-mail.

Mais que fait-il réellement ? Combien coûte-t-il ? Et, plus important encore, est-il vraiment prêt pour que votre entreprise puisse s'y fier ? Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur l'IA de Gmail dans Workspace Labs, de ses fonctionnalités intéressantes aux limitations cruciales que vous devez connaître avant de vous lancer.

Qu'est-ce que l'IA de Gmail dans Workspace Labs ?

Alors, en quoi consiste Google Workspace Labs ? En termes simples, c'est le programme de test bêta de Google pour les nouvelles fonctionnalités d'IA expérimentales. Lorsque vous vous inscrivez, vous pouvez essayer des outils optimisés par les modèles Gemini de Google bien avant qu'ils ne soient disponibles pour tout le monde.

Comme ces fonctionnalités sont encore en développement, elles ne sont pas toujours parfaites et sont constamment mises à jour. Le programme est disponible dans plus de 170 pays, mais vous constaterez que de nombreuses fonctionnalités sont d'abord disponibles en anglais, du moins au début. La principale raison pour laquelle Google procède ainsi est de recueillir les commentaires de vrais utilisateurs pour corriger les bugs et déterminer ce qui est réellement utile. Donc, si vous y avez accès, vous n'êtes pas seulement un utilisateur ; vous contribuez à façonner le produit final.

Fonctionnalités clés et cas d'utilisation

Les outils d'IA actuellement testés dans Gmail visent à vous aider à gérer plus rapidement les tâches courantes liées aux e-mails et à améliorer votre productivité personnelle.

Rédiger et affiner des e-mails avec « Aidez-moi à écrire »

La fonctionnalité principale dont tout le monde parle est « Aidez-moi à écrire ». Au lieu de fixer un écran blanc, vous pouvez donner une simple consigne à Gemini. Quelque chose comme « écris une note de remerciement pour mon récent entretien d'embauche » ou « rédige une invitation d'anniversaire pour mon enfant de 5 ans ». En quelques secondes seulement, il génère un e-mail complet pour vous.

Une fois que vous avez ce premier brouillon, vous pouvez utiliser les outils intégrés pour le peaufiner. Vous pouvez demander à l'IA de le rendre plus formel, d'ajouter plus de détails ou simplement de le raccourcir pour aller droit au but. C'est un moyen assez astucieux de surmonter le syndrome de la page blanche et d'accélérer la rédaction de vos messages quotidiens.

Résumer les longs fils d'e-mails

Nous sommes tous passés par là, ajoutés à une chaîne d'e-mails qui compte déjà 20 messages. Au lieu de passer dix minutes à faire défiler tout l'historique, Gemini peut analyser la conversation et vous fournir un résumé rapide des points clés. C'est un gain de temps énorme lorsque vous avez juste besoin de vous mettre à jour.

Planification et autres fonctionnalités à venir

Google commence également à déployer d'autres capacités, comme « Aidez-moi à planifier ». Avec cette fonctionnalité, Gemini peut consulter votre Google Agenda et suggérer des créneaux de réunion directement dans votre réponse par e-mail. Lorsque l'autre personne choisit une heure, une invitation est automatiquement créée dans l'agenda. Il est assez clair que Google prévoit de continuer à intégrer ce type d'IA dans toute sa suite d'outils.

Bien que ces outils soient fantastiques pour votre propre liste de tâches, ils n'ont souvent pas le contexte nécessaire pour les environnements de travail collaboratifs. Un assistant IA comme le Copilote IA eesel est formé sur l'ensemble de la base de connaissances de votre équipe, y compris les anciens tickets de support, les wikis internes et les articles du centre d'aide. Cela lui permet de fournir des brouillons qui sont non seulement bien écrits, mais aussi techniquement précis et conformes au ton de votre entreprise.

Le Copilote IA eesel générant un brouillon d'e-mail détaillé et contextuel au sein d'un service d'assistance, une fonctionnalité clé par rapport à l'IA de Gmail dans Workspace Labs.

Comment démarrer avec l'IA de Gmail dans Workspace Labs (et ses limitations cachées)

Obtenir l'accès à Workspace Labs peut sembler assez facile, mais il y a des pièges assez importants liés à la confidentialité des données et aux fonctionnalités auxquels chaque équipe devrait réfléchir avant de s'inscrire.

Le processus d'inscription et les prérequis

Pour vous inscrire, il vous suffit de vous rendre sur la page d'accueil de Labs, de vous connecter avec votre compte Google et de demander à participer à une expérience. Attention, vous pourriez vous retrouver sur une liste d'attente. Il y a aussi quelques règles clés : vous devez avoir plus de 18 ans, et ce n'est pas disponible pour les comptes Google for Education. De plus, l'administrateur Google Workspace de votre entreprise a le pouvoir de bloquer l'accès, il vous faudra donc peut-être en discuter d'abord avec votre service informatique.

Les préoccupations de confidentialité des données que vous ne pouvez pas ignorer

C'est là que ça devient un peu délicat pour un usage professionnel. Dissimulée dans les Conditions de service supplémentaires de l'IA générative de Google se trouve une clause qui devrait vous faire réfléchir : « Vous ne saisirez aucune information personnelle ou sensible, y compris les noms, numéros de téléphone, adresses, e-mails ou dates de naissance. »

Relisez bien cela. Pour presque tous les e-mails professionnels réels, cette règle est impossible à respecter. Pensez-y : le support client, la prospection commerciale, et même les messages internes des RH incluent régulièrement des noms, des adresses e-mail et d'autres détails qui violeraient techniquement ces conditions. Cela rend l'outil difficile à utiliser pour la plupart des tâches professionnelles et pourrait exposer votre entreprise à des risques si les employés commencent à l'utiliser avec des données clients.

Le problème du « jardin clos »

Un autre inconvénient majeur est que Gemini dans Gmail fonctionne à l'intérieur d'un « jardin clos ». Il ne peut voir et utiliser que les informations provenant de votre compte Google Workspace, comme vos e-mails, Google Docs et votre agenda.

Pour tout type de travail critique pour l'entreprise, c'est un angle mort considérable. L'IA ne peut pas rechercher le statut de la commande d'un client dans Shopify, vérifier un rapport de bug dans Jira, ou trouver la dernière politique de l'entreprise dans Confluence. Elle ne dispose que d'une petite pièce du puzzle, ce qui limite vraiment son utilité à des tâches très basiques et génériques.

Une infographie expliquant comment eesel AI se connecte à plus de 100 sources, surmontant les limitations de l'IA de Gmail dans Workspace Labs.

C'est là qu'une plateforme dédiée comme eesel AI brille vraiment. Elle est conçue pour unifier instantanément toutes vos connaissances, en se connectant à plus de 100 sources que votre équipe utilise déjà. Elle peut communiquer avec des services d'assistance comme Zendesk, des wikis comme Confluence, et même vos Google Docs existants. Cela donne à l'IA la vue d'ensemble complète dont elle a besoin pour fournir des réponses vraiment utiles et précises à vos équipes de support.

Tarifs de Google Workspace : ce que coûte l'IA de Gmail dans Workspace Labs

Bien que vous puissiez essayer certaines fonctionnalités gratuitement via Workspace Labs, la suite complète des outils d'IA Gemini n'est pas quelque chose que vous pouvez acheter séparément. Elle est incluse dans des forfaits d'abonnement Google Workspace spécifiques. Pour obtenir les fonctionnalités d'IA vraiment puissantes, votre organisation doit souscrire à un forfait payant.

Voici un aperçu rapide des forfaits qui incluent Gemini :

Pour débloquer toute la puissance de l'IA dans l'ensemble de la suite Workspace (Docs, Sheets, Meet, etc.), votre équipe doit s'abonner au forfait Business Standard ou supérieur pour chaque utilisateur. Cette tarification par personne peut rapidement devenir coûteuse, surtout si seuls certains départements, comme le support client ou l'informatique, ont réellement besoin des outils d'IA avancés.

C'est une manière de penser la tarification assez différente par rapport à un outil comme eesel AI, qui est basé sur l'utilisation (le nombre d'interactions avec l'IA que vous avez par mois), et non sur le nombre de personnes dans votre équipe. Ce modèle vous permet de doter votre équipe de support d'une IA puissante sans avoir à payer des licences pour toute votre entreprise. eesel AI propose également des forfaits mensuels flexibles que vous pouvez annuler à tout moment, vous offrant un niveau de prévisibilité souvent difficile à trouver avec les grands contrats d'entreprise.

Une capture d'écran de la page de tarification d'eesel AI, qui met en avant un modèle basé sur l'utilisation comme alternative à la tarification par utilisateur de l'IA de Gmail dans Workspace Labs.

Pourquoi votre équipe a besoin de plus qu'un simple assistant d'e-mail intelligent

L'IA de Gmail est un outil fantastique pour accomplir votre propre travail, mais il n'a tout simplement pas été conçu pour le monde complexe et collaboratif d'une équipe de support ou informatique moderne. Dès que vous passez d'une tâche individuelle à une équipe essayant de résoudre le problème d'un client, les lacunes deviennent évidentes.

Mettons-les côte à côte :

Comme vous pouvez le voir, la différence réside vraiment dans ce pour quoi chaque outil a été conçu. eesel AI est une plateforme spécialement conçue pour l'automatisation du support. Elle vous donne un contrôle total pour concevoir vos propres workflows, la capacité de tester en toute confiance grâce à un moteur de simulation, et une IA qui apprend de votre atout le plus précieux : votre historique de conversations client réussies.

Un diagramme de workflow montrant comment eesel AI automatise le support client, une fonctionnalité plus avancée qui n'existe pas dans l'IA de Gmail de Workspace Labs.

IA de Gmail dans Workspace Labs : un excellent début pour les individus, mais les équipes ont besoin d'une plateforme dédiée

L'IA de Gmail dans Workspace Labs nous donne un aperçu passionnant de la manière dont l'IA rendra nos boîtes de réception personnelles plus intelligentes. Des fonctionnalités comme « Aidez-moi à écrire » et les résumés de fils de discussion sont vraiment utiles pour les tâches individuelles et peuvent certainement vous faire gagner du temps chaque jour.

Cependant, lorsqu'il s'agit de tâches critiques pour l'entreprise comme le service client ou le support informatique, les limitations de la plateforme sont difficiles à ignorer. Les conditions de confidentialité des données délicates, l'approche en « jardin clos » de l'information, le manque d'automatisation réelle et la tarification rigide en font un argument peu convaincant pour toute équipe qui a besoin de fournir une aide rapide, précise et cohérente.

Les équipes qui cherchent à utiliser l'IA pour réellement résoudre des tickets, réduire leurs temps de réponse et satisfaire leurs clients ont besoin d'une plateforme conçue de A à Z pour cette tâche précise.

Prêt à voir ce qu'une plateforme d'IA réellement conçue pour les équipes de support peut faire ? Inscrivez-vous gratuitement à eesel AI et vous pourrez avoir un agent IA qui apprend de toutes vos connaissances et qui est opérationnel en quelques minutes, pas en quelques mois.