Comment créer une macro : Un guide pratique pour 2025

Nous sommes tous passés par là. Fixer une tâche que vous devez effectuer dix, vingt, ou peut-être même cent fois par jour. Il peut s'agir de copier les coordonnées d'un client d'une application à une autre, de reformater le même rapport hebdomadaire, ou de taper une réponse quasi identique à une question fréquente. Ces tâches sont une perte de temps monumentale et, soyons honnêtes, c'est là que les erreurs se produisent.

Pendant longtemps, la solution standard a été l'humble macro, un moyen simple d'enregistrer et de rejouer une séquence de vos actions. C'est un classique de la productivité, et ce, pour une bonne raison.

Ce guide vous expliquera les anciennes méthodes pour créer une macro. Mais nous verrons aussi comment l'automatisation par IA moderne bouleverse la donne, offrant un moyen beaucoup plus intelligent et flexible de vous décharger de certaines tâches sans les tracas habituels.

De quoi avez-vous besoin pour créer une macro ?

Avant de vous lancer, ce dont vous avez besoin dépend vraiment de la voie que vous choisissez. Le monde des macros n'est pas une solution universelle, et les outils varient en fonction de ce que vous essayez d'accomplir.

• Pour une macro enregistrée : Tout ce dont vous avez besoin est une application dotée d'un enregistreur de macros intégré. Pensez à des programmes comme Microsoft Word ou Excel, qui disposent de cette fonctionnalité depuis toujours.

• Pour une macro scriptée : Vous aurez besoin d'une application prenant en charge les scripts, comme la suite Microsoft Office avec son éditeur Visual Basic for Applications (VBA). Vous aurez également besoin d'une connaissance de base du langage de script, ou de beaucoup de patience pour les essais et erreurs.

• Pour les macros d'applications professionnelles : Vous aurez probablement besoin des autorisations d'administrateur dans une plateforme comme Salesforce, Zendesk, ou Sprinklr. Ces plateformes disposent de leurs propres outils pour créer des automatisations simples.

Comment créer une macro : les méthodes traditionnelles

Commençons par les bases. Ces méthodes sont le fondement de l'automatisation des tâches et peuvent encore être utiles pour des tâches simples et autonomes. Mais comme vous le verrez, elles ont chacune leurs propres particularités et limites.

Méthode 1 : Utiliser un enregistreur de macros

Imaginez un enregistreur de macros comme un magnétoscope pour l'écran de votre ordinateur. Vous appuyez sur « enregistrer », vous effectuez votre tâche étape par étape (en cliquant sur des boutons, en tapant du texte, en naviguant dans les menus), puis vous appuyez sur « arrêter ». L'application enregistre cette séquence exacte, que vous pouvez ensuite rejouer d'un simple clic ou avec un raccourci clavier.

Par exemple, imaginez que vous préparez un rapport de ventes mensuel dans Excel. Chaque mois, vous devez mettre la colonne A en gras, changer le fond de la ligne d'en-tête en bleu et ajouter une ligne « Total » qui additionne les ventes. Au lieu de le faire manuellement à chaque fois, vous pourriez enregistrer ces étapes une seule fois. Le mois suivant, lorsque les données brutes arriveront sur votre bureau, il vous suffira d'exécuter la macro, et ce sera fait en une seconde.

Voici le processus général :

1. Trouvez l'enregistreur. Dans de nombreuses applications comme Microsoft Word ou Excel, vous devrez peut-être d'abord activer l'onglet « Développeur » dans le menu des options.

2. Commencez l'enregistrement. Cliquez sur « Enregistrer une macro », donnez-lui un nom dont vous vous souviendrez et attribuez-lui éventuellement un raccourci clavier.

3. Effectuez la tâche. Exécutez soigneusement la séquence d'actions que vous souhaitez automatiser, comme vous le feriez normalement.

4. Arrêtez l'enregistrement. Une fois terminé, cliquez sur « Arrêter l'enregistrement ». Votre macro est maintenant enregistrée et prête à être utilisée.

Cette vidéo propose un tutoriel étape par étape sur la création d'une macro dans Microsoft Excel.

Le plus gros problème ici ? Les macros enregistrées sont incroyablement fragiles. Elles ne font que copier vos clics et vos frappes au clavier. Si l'application est mise à jour et qu'un bouton est déplacé, ou même si vous redimensionnez une fenêtre, votre macro lèvera les bras en l'air et abandonnera. Elle ne fait que suivre un script aveugle, sans réellement comprendre votre objectif.

Méthode 2 : Créer une macro à partir de zéro avec du code

Pour des tâches plus complexes qui nécessitent un peu de logique, l'enregistrement ne suffit tout simplement pas. C'est là que vous devez vous retrousser les manches et écrire la macro vous-même en utilisant un langage de script comme Visual Basic for Applications (VBA).

C'est le genre de chose dont vous auriez besoin pour une demande vue sur Reddit, où un utilisateur voulait un script pour ouvrir automatiquement son site de musique à 6 heures du matin tous les jours.

Reddit

Un simple enregistrement ne peut pas gérer les événements planifiés ou la logique conditionnelle (comme « si ceci se produit, alors fais cela »).

Écrire une macro à partir de zéro est puissant, sans aucun doute. Vous pouvez lui faire faire presque n'importe quoi. Le hic ? La courbe d'apprentissage est abrupte. Vous devez comprendre la syntaxe, le modèle objet de l'application et comment déboguer votre code lorsque les choses tournent mal. Cela transforme un simple objectif de gain de temps en un mini projet de développement logiciel, ce qui n'est tout simplement pas pratique pour la plupart d'entre nous.

Méthode 3 : Utiliser les plateformes professionnelles intégrées

La plupart des plateformes professionnelles modernes, des services d'assistance comme Zendesk aux CRM comme Salesforce, ont leur propre version des macros. Il s'agit généralement d'outils plus simples, sans code, qui vous permettent d'enchaîner quelques actions prédéfinies.

Par exemple, un agent de support pourrait utiliser une macro qui, en un seul clic, effectue les actions suivantes :

1. Ajoute une étiquette « probleme-facturation » à un ticket.

2. Insère une réponse pré-enregistrée expliquant les questions de facturation courantes.

3. Change le statut du ticket en « En attente ».

C'est un énorme gain de temps pour les équipes de support. Mais ces macros ont un angle mort géant : elles sont coincées au même endroit. Une macro Zendesk ne vit que dans Zendesk. Elle ne peut pas rechercher le statut d'une commande dans votre boutique Shopify, extraire un guide de votre wiki Confluence interne, ou vérifier une politique dans un Google Doc. Le travail d'aujourd'hui s'étend sur des dizaines d'applications, alors pourquoi votre automatisation devrait-elle être piégée dans une seule ?

Au-delà des macros traditionnelles : une manière plus intelligente d'automatiser votre travail

Alors, récapitulons rapidement les problèmes des macros traditionnelles. Soit elles sont fragiles et se cassent si vous osez les regarder de travers, soit elles sont trop techniques pour que la personne moyenne puisse les créer, soit elles sont coincées à l'intérieur d'une seule application. Elles suivent des règles rigides mais manquent de toute intelligence ou contexte réels.

C'est là que l'automatisation alimentée par l'IA offre une meilleure solution. Au lieu de donner à l'ordinateur un script strict et étape par étape, vous décrivez le résultat que vous souhaitez. L'IA peut alors utiliser le contexte, extraire des informations de toutes vos différentes sources de connaissances et trouver comment accomplir la tâche.

Des outils comme eesel AI sont conçus pour être cette couche intelligente qui fonctionne sur tous vos outils existants. Il prend l'objectif derrière une macro et l'exécute avec la flexibilité et les connaissances de votre meilleur membre d'équipe, reliant les points entre les différentes applications pour faire le travail correctement.

Comment créer des automatisations intelligentes avec l'IA

Construire un flux de travail alimenté par l'IA avec eesel AI renverse complètement l'ancien processus de macro. Il s'agit moins d'enregistrer des clics que d'enseigner à une IA ce qu'elle doit savoir pour résoudre les problèmes à votre place.

Étape 1 : Connectez vos sources de connaissances en quelques minutes

Votre première étape n'est pas d'enregistrer quoi que ce soit, c'est de connecter l'IA au cerveau de votre entreprise. Avec eesel AI, c'est aussi simple que d'utiliser des intégrations en un clic pour lier vos diverses sources de connaissances.

Vous pouvez instantanément former votre IA sur vos anciens tickets de support, votre centre d'aide public et toute votre documentation interne, qu'elle se trouve dans Confluence, Google Docs, ou Notion.

C'est à des années-lumière de l'écriture d'un script. L'IA apprend automatiquement le ton de votre marque, identifie les problèmes courants et comprend les solutions que vous avez fournies par le passé. Elle brise immédiatement les murs entre les applications qui limitent les macros de plateforme, créant une source unique de vérité dès le premier jour. Vous pouvez être opérationnel en quelques minutes, pas en quelques mois.

Étape 2 : Définissez des flux de travail en langage courant et avec des actions personnalisées

Une fois l'IA formée sur vos connaissances, vous pouvez construire votre « macro » à l'aide d'un simple éditeur de prompt et d'un constructeur de flux de travail. Vous n'avez pas besoin de code, juste du langage courant.

Vous pouvez définir la personnalité, le ton de l'IA et ce qu'elle doit faire dans certaines situations. À partir de là, vous pouvez ajouter des « Actions IA » qui lui permettent de communiquer avec vos autres outils.

Par exemple, pour un ticket « Demande de remboursement », vous pourriez dire à l'IA de :

1. Rechercher les détails de la commande dans Shopify.

2. Vérifier la politique de retour dans votre Google Doc « Politiques de l'entreprise ».

3. Rédiger une réponse personnalisée en fonction de ce qu'elle a trouvé.

4. Étiqueter le ticket comme « Remboursement-Traité » dans Zendesk.

Ce type de flux de travail multi-plateformes est impossible pour une macro traditionnelle, mais il est simple à construire avec eesel AI. Vous obtenez un contrôle total sans le casse-tête technique.

Étape 3 : Simulez et déployez en toute confiance

L'une des plus grandes craintes avec l'automatisation est de lancer quelque chose qui ne fonctionne pas tout à fait correctement. Les macros traditionnelles ressemblent souvent à une situation de « déployer et prier ».

Avec eesel AI, vous pouvez éliminer ce risque. Son mode de simulation vous permet de tester votre nouvelle automatisation sur des milliers de vos anciens tickets de support réels dans un environnement sécurisé. Vous pouvez voir exactement comment l'IA aurait répondu, examiner chaque brouillon et obtenir une prévision claire de votre taux d'automatisation et de vos gains de temps avant même qu'elle n'interagisse avec un vrai client.

Cela vous permet de construire en toute tranquillité d'esprit, en déployant votre automatisation progressivement et en vous assurant qu'elle fonctionne parfaitement dès le départ.

Conseils et erreurs courantes à éviter

Que vous construisiez une macro classique ou un flux de travail IA, ces conseils peuvent vous aider à bien faire les choses.

• Commencez petit. N'essayez pas d'automatiser un processus de 20 étapes dès votre premier essai. Choisissez une tâche simple, à haute fréquence, qui engendre beaucoup de travail répétitif. Obtenez une victoire rapide et construisez à partir de là.

• L'automatisation n'est pas du type « on configure et on oublie » Pour les macros traditionnelles, cela signifie les réparer chaque fois qu'une mise à jour les casse. Pour un système d'IA, cela signifie vérifier périodiquement ses performances et combler les lacunes en matière de connaissances, un processus que eesel AI facilite avec des rapports et des analyses clairs.

• Ne travaillez pas en silos. L'automatisation la plus précieuse est celle qui connecte vos outils. Le plus grand inconvénient des macros à l'ancienne est leur incapacité à voir la situation dans son ensemble. Pensez aux flux de travail qui relient votre service d'assistance, votre base de connaissances et vos systèmes de backend.

Des macros rigides à l'automatisation intelligente

Créer une macro est un excellent premier pas pour travailler plus intelligemment, et non plus durement. Nous avons vu comment vous pouvez le faire avec des enregistreurs, du code et les outils intégrés dans vos applications professionnelles. Chaque méthode a sa place, mais elles partagent toutes les mêmes limitations d'être des systèmes rigides, basés sur des règles.

L'avenir de l'automatisation est intelligent et conscient du contexte. Il s'agit de construire des flux de travail qui peuvent apprendre, raisonner et s'adapter pour accomplir le travail. Si vous en avez assez de réparer des scripts fragiles et que vous voulez construire des automatisations puissantes qui utilisent toutes les connaissances de votre entreprise, il est temps de voir ce que l'IA peut faire.

Commencez à automatiser avec eesel AI dès aujourd'hui.