On est tous passés par là. Il est 15 heures, vous fixez une feuille de calcul en sachant que l'heure qui vient sera consacrée à copier, coller et reformater des données, exactement comme la semaine dernière. Les tâches numériques répétitives sont une plaie universelle, elles nous font perdre un temps précieux et augmentent considérablement le risque de commettre de petites erreurs. Pendant des années, la solution de prédilection a été la macro, un outil fiable pour automatiser ces tâches fastidieuses.
Dans ce guide, nous allons passer en revue les bases de la création d'une macro avec les outils que vous possédez probablement déjà. Mais nous n'allons pas nous arrêter là. Nous verrons également comment l'IA moderne est en train de complètement repenser l'automatisation, en allant au-delà des simples clics pour gérer des flux de travail entiers sur toutes vos applications, sans que vous ayez à écrire la moindre ligne de code.
Qu'est-ce qu'une macro et pourquoi en créer une ?
Allons droit au but. Une macro n'est rien de plus qu'un ensemble d'actions enregistrées, de clics, de frappes au clavier et de commandes que vous pouvez rejouer pour effectuer une tâche automatiquement. Imaginez-la comme un petit robot qui vous observe faire quelque chose une fois, mémorise les étapes, puis les exécute parfaitement pour vous chaque fois que vous le lui demandez.
Les avantages sont assez évidents. Le plus grand gain est, bien sûr, le gain de temps. Une tâche qui vous prend 15 minutes manuellement peut être terminée en quelques secondes. De plus, une macro exécute la tâche exactement de la même manière à chaque fois, ce qui signifie qu'il n'y a plus de fautes de frappe ou d'erreurs de formatage. Elle transforme une corvée complexe en plusieurs étapes en un simple clic.
Vous voyez des macros à l'œuvre tout le temps, même sans vous en rendre compte. Elles sont utilisées pour des choses comme la mise en forme d'un rapport de ventes mensuel dans Excel ou l'application d'un modèle d'e-mail standard dans Outlook. En général, vous pouvez en créer une en appuyant sur un bouton "enregistrer" et en effectuant la tâche, ou en mettant les mains dans le cambouis avec un peu de code (comme VBA) pour écrire les instructions vous-même.
Prérequis : ce dont vous aurez besoin avant de créer une macro
Avant de vous lancer, il est bon de savoir que les outils dont vous avez besoin dépendent vraiment de ce que vous voulez automatiser. Cela dit, il y a quelques éléments que tout le monde devrait avoir sous la main.
Premièrement, il vous faut une tâche claire et répétitive. Le meilleur candidat pour une macro est une action que vous effectuez encore et encore, avec très peu de changements. Si les étapes sont différentes à chaque fois, une macro traditionnelle n'est probablement pas le bon outil.
Il vous faudra également une application qui prend en charge les macros. Toutes ne le font pas. Les endroits les plus courants où vous les trouverez sont dans Microsoft Office (comme Excel et Word), Google Sheets (qui utilise un outil appelé Apps Script) et les grands outils d'entreprise comme Salesforce.
Enfin, vous pourriez avoir besoin d'accéder aux outils de développement. La plupart des programmes cachent leurs fonctionnalités de macro pour ne pas surcharger l'interface des utilisateurs quotidiens. Vous devrez souvent activer un "Onglet Développeur" ou obtenir l'autorisation de votre administrateur informatique pour commencer. Et si vous voulez faire quelque chose d'un peu plus avancé, comme faire en sorte que la macro prenne une décision, vous devrez probablement être à l'aise avec un peu de code.
Comment créer une macro : un guide étape par étape (la méthode traditionnelle)
Bien que les boutons exacts puissent varier légèrement selon le programme, l'idée principale derrière la création d'une macro – enregistrer, tester et exécuter – est à peu près la même partout. Nous utiliserons Microsoft Excel comme exemple, car c'est là que beaucoup de gens commencent leur parcours d'automatisation.
Étape 1 : Préparez votre espace de travail et activez l'onglet Développeur
Bon, commençons par le début. Vous devez faire apparaître les outils cachés. Les applications comme Excel dissimulent les fonctions de macro pour simplifier l'interface. Pour les afficher, il vous suffit d'activer l'onglet Développeur.
C'est une configuration unique qui ne prend qu'une seconde. Dans la plupart des versions d'Excel, allez dans "Fichier > Options > Personnaliser le ruban". Une boîte de dialogue s'ouvrira, et sur la droite, vous verrez une liste d'onglets. Cochez simplement la case à côté de "Développeur" et cliquez sur OK. Et voilà, il apparaîtra désormais dans votre ruban principal.
Étape 2 : Enregistrez vos actions
La fonctionnalité "Enregistrer une macro" est votre meilleure alliée ici. Elle fonctionne comme un enregistreur d'écran, mais au lieu de créer une vidéo, elle transforme vos actions en un script que l'ordinateur pourra suivre plus tard.
Voici comment procéder :
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Rendez-vous dans le nouvel onglet Développeur et cliquez sur Enregistrer une macro.
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Une petite fenêtre s'ouvrira pour vous demander un nom. Choisissez quelque chose de descriptif dont vous vous souviendrez, comme "FormatRapportMensuel". Assurez-vous simplement qu'il n'y ait pas d'espaces.
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Vous pouvez également lui attribuer un raccourci clavier (comme "Ctrl+Maj+F") pour l'exécuter encore plus rapidement par la suite.
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Cliquez sur OK. À partir de ce moment, Excel enregistre tout ce que vous faites.
Maintenant, effectuez soigneusement les étapes exactes que vous souhaitez automatiser. Par exemple, vous pourriez sélectionner une colonne, mettre le texte en gras, changer la couleur et ajouter un en-tête.
Prenez votre temps. Chaque clic et chaque frappe de touche sont enregistrés. Essayez d'éviter les mouvements superflus pour que votre macro reste propre et concise.
Étape 3 : Arrêtez l'enregistrement et testez-le
Une fois que vous avez terminé la tâche, retournez à l'onglet Développeur et cliquez sur Arrêter l'enregistrement. Votre macro est maintenant créée et enregistrée.
Mais attendez, ne l'utilisez pas encore sur quelque chose d'important. Le test est essentiel. Ouvrez toujours une copie d'un fichier (ne testez jamais sur vos données originales !) et exécutez la macro. Vous pouvez le faire en allant dans "Développeur > Macros", en choisissant votre macro dans la liste et en cliquant sur "Exécuter", ou en utilisant votre touche de raccourci. Si tout fonctionne parfaitement, c'est bon. Sinon, vous devrez peut-être essayer d'enregistrer à nouveau ou jeter un œil au code.
Étape 4 (Facultatif) : Jetez un œil au code
Si vous vous sentez d'humeur aventureuse ou si votre macro n'est pas tout à fait correcte, vous pouvez regarder sous le capot. En cliquant sur "Développeur > Visual Basic", vous ouvrez l'éditeur où se trouve le script de votre macro.
Vous verrez des lignes de code qui représentent les actions que vous venez d'enregistrer. Je sais, cela peut paraître un peu intimidant si vous n'êtes pas développeur. Mais c'est là que vous pouvez ajouter une logique plus intelligente que vous ne pouvez pas enregistrer, comme des boucles ("fais ceci 10 fois") ou une logique conditionnelle ("si cette cellule est rouge, alors fais cela"). C'est aussi à ce stade que la simple automatisation se transforme souvent en projet de codage.
Les limites des macros traditionnelles
Créer une macro est un excellent premier pas dans l'automatisation, mais on se heurte rapidement à de réelles limitations, surtout pour les équipes qui travaillent sur de nombreuses applications différentes.
Elles sont rigides et se cassent facilement
Le problème avec les macros traditionnelles, c'est qu'elles sont fragiles. Elles sont enregistrées en fonction d'une disposition spécifique. Si une mise à jour logicielle déplace un bouton ou renomme un menu, votre macro cessera de fonctionner instantanément. Elle ne comprend pas réellement ce que vous essayez de faire ; elle sait simplement qu'elle doit cliquer à une coordonnée précise de l'écran. Cela signifie qu'elles nécessitent une surveillance constante pour continuer à fonctionner.
Elles sont cantonnées à une seule application
C'est probablement le plus grand obstacle à notre façon de travailler aujourd'hui. Une macro Excel est une bête de somme à l'intérieur d'Excel, mais elle est complètement inutile ailleurs. Elle ne peut pas mettre à jour un ticket client dans Zendesk, envoyer une notification dans Slack ou extraire des données de Salesforce. Notre travail ne se limite pas à une seule application, notre automatisation ne devrait donc pas l'être non plus.
Elles nécessitent du code pour tout ce qui est un tant soit peu complexe
Dès que votre tâche nécessite une simple décision, le rêve du "no-code" s'envole. Besoin de vérifier si un client est VIP avant d'envoyer une réponse ? Vous voulez parcourir une liste de commandes pour trouver la bonne ? Vous devrez ouvrir l'éditeur de code et commencer à programmer. Cela met l'automatisation puissante hors de portée des équipes qui en auraient le plus besoin, comme le support client, les RH et les ventes.
L'alternative moderne : comment créer une macro avec l'IA
C'est là que les agents d'IA entrent en jeu. Vous pouvez les considérer comme la prochaine étape dans l'évolution des macros. Au lieu de simplement enregistrer des clics, ce sont des automatisations intelligentes qui comprennent ce que vous voulez faire, apprennent de vos informations existantes et fonctionnent de manière fluide sur tous vos outils.
Étape 1 : Connectez vos connaissances au lieu d'enregistrer des clics
L'ancienne méthode consistait à effectuer manuellement une tâche pendant qu'un enregistreur vous observait par-dessus l'épaule. La nouvelle méthode consiste à connecter une IA aux connaissances existantes de votre entreprise et à la laisser apprendre comment votre équipe fonctionne déjà.
Avec un outil comme eesel AI, vous pouvez être opérationnel en quelques minutes. Au lieu d'enregistrer, il vous suffit de le connecter à vos sources de référence. Il peut se brancher directement sur votre service d'assistance comme Zendesk ou Gorgias, votre wiki d'entreprise dans Confluence ou Google Docs, et même sur l'historique complet de vos conversations passées. L'IA lit et comprend tout cela pour apprendre par elle-même votre contexte commercial, la voix de votre marque et les meilleures pratiques de votre équipe.
