Outil d’automatisation Confluence : Ce que c’est & ses principales limites
Kenneth Pangan
Katelin Teen
Last edited 7 octobre 2025
Expert Verified
Si votre équipe utilise Confluence, vous savez que c’est le centre de commande de toutes les connaissances de votre équipe. Mais à mesure que votre entreprise grandit, cette base de connaissances peut devenir… désordonnée. Avant même de vous en rendre compte, vous passez la moitié de votre journée à des tâches manuelles répétitives, à archiver de vieilles pages, à rappeler aux gens de mettre à jour des documents et à créer les mêmes pages de projet à partir de zéro. C’est épuisant.
Pour remédier à cela, Confluence propose une fonctionnalité d’automatisation intégrée conçue pour vous décharger d’une partie de ce travail répétitif. C’est un bon moyen de regagner du temps dans votre journée.
Ce guide vous expliquera tout ce que vous devez savoir sur l’outil d’automatisation de Confluence. Nous verrons ce que c’est, comment les équipes l’utilisent, où il montre ses limites et comment vous pouvez faire passer vos flux de travail au niveau supérieur avec l’IA.
Qu’est-ce que l’outil d’automatisation de Confluence ?
L’outil d’automatisation de Confluence est une fonctionnalité intégrée qui vous permet de configurer des règles simples de type « si ceci se produit, alors faire cela » pour gérer des tâches à votre place. Imaginez-le comme un petit robot à l’intérieur de Confluence qui suit vos instructions chaque fois qu’un événement spécifique se produit. Attention, cette fonctionnalité n’est disponible que dans les forfaits Premium et Enterprise, vous ne la verrez donc pas dans les versions Free ou Standard.
L’ensemble du système fonctionne avec trois composants principaux :
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Déclencheurs : C’est ce qui lance la règle. Un déclencheur peut être n’importe quoi, comme une page est publiée ou un commentaire est ajouté, ou quelque chose qui se produit de manière planifiée, comme tous les lundis matin.
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Conditions : Ce sont des vérifications facultatives qui rendent votre règle plus spécifique. Par exemple, vous pourriez lui dire de ne s’exécuter que si une page a une certaine étiquette ou si l’utilisateur fait partie d’une équipe spécifique. Cela empêche l’automatisation de s’appliquer à tout.
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Actions : C’est ce que la règle fait réellement. Une fois que le déclencheur et les conditions sont remplis, elle peut envoyer un e-mail, ajouter une étiquette ou même publier une nouvelle page à partir d’un modèle.
Le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin de savoir coder pour l’utiliser. Les administrateurs d’espace et autres personnes non techniques peuvent facilement créer et modifier leurs propres règles à l’aide d’une interface visuelle et simple.
Cas d’utilisation courants de l’outil d’automatisation de Confluence
Alors, que pouvez-vous réellement faire avec cet outil ? Il est particulièrement efficace lorsque vous essayez de gérer du contenu et des processus qui existent uniquement dans Confluence. Voici quelques-unes des façons les plus courantes dont les gens l’utilisent.
Garder le contenu organisé et à jour
C’est probablement le plus grand avantage pour la plupart des équipes. Un espace Confluence encombré est un espace inutile, et l’automatisation peut aider à éviter que les choses ne deviennent incontrôlables. Vous pouvez définir une règle pour trouver et archiver automatiquement les pages qui n’ont pas été mises à jour depuis, disons, six mois. Cela empêche votre espace de s’enliser dans des informations obsolètes. Vous pouvez également faire en sorte qu’il ajoute automatiquement des étiquettes aux nouvelles pages. Par exemple, toute page contenant « Notes de réunion » dans le titre peut recevoir l’étiquette « notes-de-réunion » sans que personne n’ait à y penser. Pour les documents vraiment importants, vous pouvez même configurer un rappel récurrent pour que le propriétaire de la page les examine et les mette à jour chaque trimestre.
Standardiser les processus d’équipe
La cohérence est essentielle, surtout lorsque vous lancez de nouveaux projets ou intégrez de nouvelles personnes. L’automatisation peut garantir que tout le monde suit le même modèle. De nombreuses équipes l’utilisent pour créer automatiquement des pages à partir d’un modèle pour des choses comme les mises à jour hebdomadaires de l’équipe ou les rapports mensuels. Fini de se demander : « À qui le tour de créer le document cette semaine ? » Vous pouvez également le configurer pour que, lorsqu’un nouvel espace de projet est créé, il soit instantanément rempli d’un ensemble standard de documents comme « Objectifs du projet », « Liste de l’équipe » et « Guides pratiques ».
Améliorer la communication au sein de l’équipe
Au lieu de compter sur les gens pour se souvenir de partager les mises à jour, vous pouvez utiliser l’automatisation pour tenir tout le monde informé. Vous pouvez configurer une règle pour publier un message dans un canal Slack ou Microsoft Teams chaque fois qu’une page clé est publiée ou mise à jour, comme une nouvelle politique d’entreprise. Si votre équipe utilise des tâches dans les pages Confluence, vous pouvez également demander à l’automatisation de vérifier les tâches en cours et d’envoyer un rappel aux bonnes personnes lorsqu’une date d’échéance approche.
Cette vidéo explique en détail comment créer et automatiser vos flux de travail dans Confluence.
Voici un aperçu de ce à quoi ressemblent certaines de ces règles en pratique :
| Cas d’utilisation | Déclencheur | Condition | Action |
|---|---|---|---|
| Mises à jour hebdomadaires de l’équipe | Planifié (par ex., tous les lundis à 9 h) | (Aucune) | Publier une nouvelle page à partir du modèle « Mise à jour hebdomadaire ». |
| Processus de révision | Statut de la page modifié | Le nouveau statut est « Prêt pour révision » | Envoyer un e-mail au chef d’équipe avec le lien de la page. |
| Application de la sécurité | Page créée ou mise à jour | Le contenu de la page contient « mot de passe » | Ajouter une étiquette « à-vérifier » et notifier l’équipe de sécurité. |
Principales limites de l’outil d’automatisation de Confluence
Soyons clairs, l’outil natif est pratique pour le nettoyage de base dans Confluence, sans aucun doute. Mais il a des limites assez importantes. Si vous espérez quelque chose de vraiment intelligent et connecté, vous allez vite vous heurter à un mur.
Une fonctionnalité premium avec des limites d’utilisation strictes
Tout d’abord : il faut payer pour l’utiliser. Confluence Automation n’est disponible que dans les forfaits Premium et Enterprise, ce qui peut être un obstacle pour les petites équipes.
Même si vous avez un forfait payant, vous devez surveiller votre utilisation. Les limites sur le nombre d’exécutions de vos règles peuvent être plus restrictives que vous ne le pensez.
| Forfait | Prix (par utilisateur/mois, annuel) | Exécutions de règles d’automatisation |
|---|---|---|
| Free | 0 $ | 10 par mois (total) |
| Standard | 5,16 $ | 100 par mois (total) |
| Premium | 9,73 $ | 1 000 par utilisateur par mois |
| Enterprise | Contacter le service commercial | Illimité |
Les cent exécutions par mois du forfait Standard peuvent être épuisées en une seule journée si votre règle est déclenchée par quelque chose de courant, comme la création d’une nouvelle page. Même les 1 000 exécutions par utilisateur du forfait Premium peuvent ne pas suffire pour les grandes entreprises, vous poussant vers le forfait Enterprise, beaucoup plus cher.
Fonctionne uniquement avec des règles structurées et prédéfinies
Voici le plus gros inconvénient, et il est crucial : l’outil d’automatisation de Confluence n’est pas une IA. Ce n’est qu’un ensemble d’instructions. Il ne peut pas penser, comprendre le contexte ou deviner ce que quelqu’un veut vraiment dire. Il se contente de suivre le script « si ceci, alors cela » que vous avez écrit.
Si votre processus devient un peu désordonné ou imprévisible (et soyons honnêtes, c’est toujours le cas), l’automatisation ne peut pas s’adapter. Elle peut ajouter une étiquette si elle voit un mot spécifique, mais elle ne peut pas comprendre la vraie question derrière une recherche et trouver la bonne réponse.
Capacités multiplateformes limitées
Aujourd’hui, les équipes ne travaillent pas seulement dans Confluence. Vos connaissances sont dispersées sur Slack, Google Docs, Zendesk et une douzaine d’autres applications. Bien que l’outil d’automatisation puisse envoyer une simple notification à Slack ou Teams, sa fonction principale est de gérer les choses à l’intérieur de Confluence.
Il ne peut pas rechercher des informations dans vos autres wikis d’entreprise ou extraire des réponses de votre service d’assistance. Un employé ne peut pas poser une question dans Slack et s’attendre à ce qu’il trouve la réponse enfouie au plus profond d’une page Confluence. Cela maintient toutes vos précieuses connaissances enfermées dans différents silos, ce qui est exactement le problème qu’une base de connaissances est censée résoudre.
Une approche plus intelligente : unifiez les connaissances avec l’IA
Alors, que faire lorsque vous avez poussé les règles de base aussi loin que possible ? Vous ajoutez une couche intelligente qui fonctionne avec vos outils existants. C’est là qu’intervient quelque chose comme eesel AI. Il n’est pas là pour remplacer Confluence, mais pour le rendre, ainsi que tous vos autres outils, beaucoup, beaucoup plus intelligents.
Allez au-delà des règles avec une IA qui comprend vos connaissances
Au lieu d’essayer d’écrire une règle rigide pour chaque chose qui pourrait se produire, vous pouvez connecter toutes vos sources de connaissances à une IA qui les comprend réellement. Le Chat Interne IA d’eesel AI se connecte directement à votre base de connaissances Confluence, à Google Docs et à vos anciennes conversations Slack.
Après une configuration rapide, votre équipe peut simplement poser des questions en langage naturel, directement depuis Slack ou MS Teams. L’IA trouve les bonnes informations à travers toutes vos applications connectées, élabore une réponse précise et la fournit sur-le-champ. Cela résout définitivement le problème des silos. Vous n’avez pas besoin d’une règle pour chaque question car l’IA peut gérer la nature imprévisible des questions humaines.
Connectez Confluence à vos flux de travail de support
C’est là que la différence devient vraiment claire. L’outil d’automatisation natif de Confluence ne peut pas faire grand-chose pour aider votre équipe de support. Mais eesel AI se connecte directement aux services d’assistance comme Zendesk, Freshdesk et Intercom.
Cela fournit à vos agents de support des réponses rédigées par l’IA (AI Copilot) basées sur vos articles officiels de Confluence et les résolutions de tickets passés. L’IA apporte les connaissances directement à vos agents, leur évitant de changer constamment d’onglet et de rechercher manuellement des réponses. Mieux encore, la configuration se fait en quelques minutes avec des intégrations en un clic, et non en des mois de développement personnalisé.
Automatisez avec confiance et contrôle
Vous êtes un peu nerveux à l’idée de lâcher une IA sur vos flux de travail ? Nous comprenons. Confluence vous permet de tester une règle, mais il ne vous montre pas vraiment l’impact réel. Avec le mode simulation d’eesel AI, vous pouvez tester votre configuration sur des milliers de vos tickets de support passés dans un environnement totalement sûr. Vous pouvez voir exactement comment elle se serait comportée, quel aurait été votre taux d’automatisation et où se trouvent vos lacunes en matière de connaissances, le tout avant qu’elle ne touche une interaction client en direct.
Cela vous permet de commencer petit, d’automatiser un seul type de ticket et de vous développer à mesure que vous vous sentez plus à l’aise. Cela vous donne un contrôle et une prévisibilité complets.
Des règles simples aux flux de travail intelligents
En fin de compte, l’outil d’automatisation intégré de Confluence est un bon point de départ. Il est parfait pour ranger votre espace Confluence et maintenir la cohérence des flux de travail internes simples. Il peut certainement vous aider à éviter que les choses ne deviennent trop chaotiques.
Mais c’est un système basé sur des règles, pas sur l’intelligence. Il ne peut pas faire le lien entre toutes les différentes applications que votre équipe utilise, et il ne peut certainement pas comprendre les nuances de ce que vos employés et clients demandent réellement.
Pour les équipes qui ont besoin de connecter leurs connaissances Confluence à leur support et à leur chat interne, une plateforme d’IA dédiée est la prochaine étape logique. Elle transforme vos documents statiques en une ressource vivante et interactive sur laquelle toute votre entreprise peut compter.
Prêt à libérer le véritable potentiel de vos connaissances Confluence ?
Vos pages Confluence regorgent de réponses. Il est temps d’arrêter de les laisser prendre la poussière dans un silo.
Avec eesel AI, vous pouvez déployer instantanément un assistant IA qui apprend de Confluence et de toutes vos autres sources de connaissances pour automatiser le support, répondre aux questions de l’équipe dans Slack, et plus encore.
Foire aux questions
L’outil d’automatisation de Confluence est une fonctionnalité intégrée qui vous permet de créer des règles de type « si ceci, alors cela » dans Confluence. Il effectue automatiquement des tâches en fonction de déclencheurs (comme la publication d’une page), de conditions facultatives et d’actions spécifiées (comme l’ajout d’une étiquette ou l’envoi d’un e-mail).
Non, l’outil d’automatisation de Confluence n’est disponible que sur les forfaits Confluence Premium et Enterprise. Il existe également des limites d’utilisation sur le nombre d’exécutions de règles par mois, qui varient selon le forfait, à l’exception du niveau Enterprise qui offre des exécutions illimitées.
Les équipes utilisent souvent l’outil d’automatisation de Confluence pour maintenir le contenu organisé et à jour, par exemple en archivant d’anciennes pages ou en ajoutant automatiquement des étiquettes. Il est également efficace pour standardiser les processus d’équipe, comme la création de nouvelles pages à partir de modèles, et pour améliorer la communication en envoyant des notifications.
Non, vous n’avez besoin d’aucune expérience en codage pour utiliser l’outil d’automatisation de Confluence. Il dispose d’une interface de configuration visuelle et simple que les administrateurs d’espace et les utilisateurs non techniques peuvent facilement utiliser pour créer et gérer leurs règles d’automatisation.
Ses principales limitations incluent le fait d’être une fonctionnalité réservée aux forfaits premium avec des plafonds d’utilisation, son incapacité à comprendre le contexte ou à s’adapter comme une IA, et ses capacités multiplateformes restreintes. Il gère principalement les tâches au sein de Confluence et peine à s’intégrer profondément avec d’autres outils externes au-delà des notifications de base.
Bien que l’outil d’automatisation de Confluence puisse envoyer des notifications simples à des plateformes comme Slack ou Microsoft Teams, ses capacités à rechercher ou extraire des informations d’autres applications comme Google Docs, Zendesk ou des wikis externes sont très limitées. Il est conçu pour gérer les processus principalement au sein de Confluence.
