Un guide pratique de l’automatisation pour Confluence

Si votre entreprise utilise Confluence, vous avez probablement déjà vu ce film. Ce qui commence comme une base de connaissances bien rangée et organisée se transforme lentement en une jungle numérique. Les pages deviennent obsolètes, les mises à jour importantes sont enfouies, et personne ne semble jamais trouver le bon modèle pour ses notes de réunion. C’est un problème de croissance classique.

Pour aider les équipes à maîtriser ce chaos, Atlassian a développé une fonctionnalité native appelée automatisation pour Confluence. Elle est conçue pour prendre en charge les tâches répétitives et manuelles qui, si elles sont ignorées, peuvent faire sombrer votre documentation interne dans le désordre.

Mais que fait-elle réellement ? Et, tout aussi important, que ne peut-elle pas faire ? Ce guide vous expliquera en détail ce qu’est l’automatisation de Confluence, ses avantages, ses limites et comment déterminer si c’est le bon outil pour votre équipe.

Qu’est-ce que l’automatisation pour Confluence ?

L’automatisation pour Confluence est une fonctionnalité incluse dans les forfaits Premium et Enterprise, qui vous permet de créer des flux de travail automatisés simples. La manière la plus simple de la concevoir est comme un ensemble d’instructions numériques fonctionnant en arrière-plan pour éviter que vos espaces Confluence ne deviennent désordonnés.

L’ensemble du système repose sur une idée simple de type "Si ceci, alors cela", qu’Atlassian décompose en trois parties :

• Déclencheurs (Triggers) : C’est l’événement qui lance l’automatisation. Il peut s’agir de la publication d’une nouvelle page, de l’ajout d’un commentaire, ou même d’un moment précis, comme tous les lundis à 9 heures.

• Conditions : Ce sont les filtres que doit passer un événement. Par exemple, vous pourriez définir une règle qui se déclenche lorsqu’une page est publiée, mais uniquement si elle porte l’étiquette "annonce". Si elle n’a pas cette étiquette, rien ne se passe.

• Actions : C’est la tâche que l’automatisation effectue réellement une fois que le déclencheur et les conditions ont été remplis. Cela peut aller de l’envoi d’une notification à un canal Slack, à l’ajout d’une étiquette à la page, ou à l’archivage de contenu ancien.

Au fond, cette fonctionnalité vise principalement à gérer votre contenu. Elle vous aide à faire en sorte que tout le monde suive les mêmes processus, maintient vos documents à jour et connecte les flux de travail avec d’autres outils Atlassian comme Jira.

Fonctionnalités principales et cas d’utilisation de l’automatisation pour Confluence

Alors, à quoi sert-elle concrètement ? L’outil est assez flexible, mais la plupart des utilisations courantes se résument à quelques tâches clés.

Empêcher votre contenu de devenir obsolète

L’un des plus grands casse-têtes avec toute base de connaissances est que l’information vieillit. Des pages obsolètes peuvent être pires qu’aucune page du tout. L’automatisation de Confluence est très efficace pour mettre en place des règles de maintenance simples afin de lutter contre cette détérioration du contenu.

Voici quelques exemples pratiques :

• Archiver automatiquement toute page qui n’a pas été modifiée au cours des 90 derniers jours. Cela évite que votre arborescence de pages ne soit encombrée d’éléments non pertinents.

• Envoyer un e-mail mensuel programmé aux propriétaires de pages, leur rappelant de vérifier l’exactitude de leur contenu.

• Ajouter une étiquette "à-vérifier" à une page chaque fois qu’un utilisateur laisse un commentaire, ce qui la signale à l’auteur pour qu’il y jette un œil.

Standardiser la manière dont votre équipe travaille

La cohérence est ce qui rend une base de connaissances vraiment utile. L’automatisation peut vous aider à faire respecter les normes de votre équipe sans que vous ayez à rappeler constamment les règles à tout le monde.

Par exemple, vous pourriez configurer des règles pour :

• Publier un ensemble standard de pages (comme "Notes de réunion", "Objectifs du projet" et "Rétrospective") chaque fois qu’un nouvel espace de projet est créé.

• Créer automatiquement une nouvelle page à partir de votre modèle "Réunion hebdomadaire de l’équipe" chaque lundi matin, afin qu’elle soit prête à être utilisée par l’équipe.

• Appliquer une étiquette "confidentiel" et renforcer automatiquement les restrictions de la page chaque fois qu’une page est créée avec un titre contenant des mots sensibles.

Notifier les équipes et connecter le travail

L’automatisation peut également fonctionner comme un petit centre de communication, s’assurant que les bonnes personnes sont informées sans aucun travail manuel supplémentaire. C’est une aide précieuse pour les équipes qui travaillent dans différents départements.

Vous pourriez créer des règles qui :

• Envoient un message à un canal Slack ou Microsoft Teams spécifique chaque fois qu’une nouvelle page est publiée dans votre espace "Annonces de l’entreprise".

• Créent automatiquement un ticket Jira lorsque quelqu’un étiquette une page avec "action-item", garantissant que les tâches issues des réunions sont réellement suivies et attribuées.

Avoir une base de connaissances propre et organisée est une grande victoire. Mais toute cette excellente documentation n’a de valeur que si les gens peuvent l’utiliser pour obtenir des réponses et résoudre des problèmes. C’est là qu’intervient un outil capable de comprendre et de fournir cette connaissance, comme eesel AI. Il se connecte directement à vos espaces Confluence bien entretenus pour donner aux employés ou aux clients des réponses instantanées, transformant votre documentation en un expert disponible 24h/24 et 7j/7.

Principales limites de l’automatisation pour Confluence

Bien que l’automatisation intégrée de Confluence soit pratique pour les tâches de base, les équipes commencent souvent à se sentir limitées à mesure que leurs besoins deviennent plus sophistiqués. Voici quelques-uns des obstacles les plus courants que les gens rencontrent.

Ça devient vite technique

Les règles simples sont assez faciles à créer, mais tout ce qui dépasse les bases peut rapidement devenir compliqué, voire impossible, sans une aide technique.

Un parfait exemple nous vient d’un utilisateur sur les forums de la communauté Atlassian. Il voulait automatiser la création d’une structure de pages cohérente pour les nouveaux espaces clients. Il s’avère que vous ne pouvez pas utiliser de valeurs intelligentes (smart values) pour indiquer dynamiquement à une nouvelle page où elle doit être placée. Cela signifie que vous ne pouvez pas créer automatiquement une structure imbriquée comme "Client > Projets > Projet A" sans intervenir et le faire manuellement.

La solution de contournement officielle d’Atlassian ? Utiliser l’API REST de Confluence. Cela signifie que vous avez besoin d’un développeur, ce qui va un peu à l’encontre de l’objectif d’une fonctionnalité sans code.

Plafonds d’utilisation stricts et niveaux de tarification

L’automatisation est une fonctionnalité premium, elle n’est donc pas disponible dans les forfaits Free ou Standard de Confluence. Même avec le forfait Premium, vous êtes limité à 1 000 exécutions de règles par utilisateur et par mois.

Cela peut sembler beaucoup, mais la limite est mutualisée pour toute votre équipe. Une automatisation qui se déclenche sur une action courante comme "page créée" ou "commentaire ajouté" peut épuiser ce quota étonnamment vite si votre équipe est active. En grandissant, vous pourriez vous retrouver à devoir désactiver des automatisations utiles juste pour rester sous le plafond mensuel.

Il gère le contenu mais ne le comprend pas

C’est probablement la limitation la plus importante à comprendre : l’automatisation pour Confluence est un outil de flux de travail, pas un outil de connaissance IA.

Il est excellent pour organiser, étiqueter et déplacer des pages en fonction des règles que vous définissez. Ce qu’il ne peut pas faire, c’est lire et comprendre les mots réels sur ces pages. Il ne peut pas répondre à une question spécifique, résoudre un ticket de support client, ou vous donner un résumé d’un plan de projet de 10 pages. Il n’a également aucun moyen natif de communiquer avec des services d’assistance externes comme Zendesk ou Freshdesk, il ne peut donc pas agir comme un agent de support pour vos clients.

C’est exactement le problème que eesel AI a été conçu pour résoudre. eesel se connecte en toute sécurité à votre instance Confluence, lit votre documentation et utilise cette connaissance pour :

• Alimenter un bot AI Internal Chat dans Slack ou Teams qui donne aux employés des réponses instantanées et précises à leurs questions.

• Faire fonctionner un Agent IA dans votre service d’assistance pour résoudre automatiquement les tickets des clients en utilisant les informations de vos documents internes.

• Fournir un Copilote IA qui rédige des réponses fidèles à votre marque pour vos agents humains, les aidant à répondre plus rapidement et de manière plus cohérente.

Tarification de l’automatisation pour Confluence

Comme nous l’avons mentionné, l’automatisation pour Confluence n’est incluse que dans les forfaits Premium et Enterprise. La principale différence entre eux est le nombre d’exécutions de règles que vous obtenez chaque mois.

Voici un aperçu rapide de la répartition basée sur la tarification actuelle de Confluence par Atlassian :

Forfait	Prix (par utilisateur/mois)	Exécutions de règles d’automatisation
Free	0 $ (jusqu’à 10 utilisateurs)	10 par mois (total)
Standard	~5,16 $	100 par mois (total)
Premium	~9,73 $	1 000 par utilisateur, par mois
Enterprise	Personnalisé (facturé annuellement)	Illimitées

Mettez votre connaissance Confluence organisée au travail avec eesel AI

La conclusion est assez simple : utilisez l’automatisation de Confluence pour ce pour quoi elle est douée, c’est-à-dire la maintenance interne. Ensuite, utilisez un outil comme eesel AI pour mettre toute cette connaissance bien organisée au service de votre travail.

Alors que l’outil de Confluence se concentre sur les flux de travail internes, eesel AI est conçu pour être le moteur de diffusion de votre connaissance. Il est entièrement en libre-service, vous pouvez donc le lancer en quelques minutes sans avoir à parler à un commercial. Il unifie également toute la connaissance de votre entreprise, en extrayant des informations non seulement de Confluence mais aussi de Google Docs, de tickets passés et de dizaines d’autres applications.

Mieux encore, eesel AI dispose d’un puissant mode de simulation qui vous permet de tester ses performances sur des milliers de vos anciens tickets de support avant même de l’activer pour les clients. Cela vous offre un moyen sans risque de voir exactement combien de temps et d’argent vous économiserez, vous montrant un retour sur investissement clair qu’un simple outil de flux de travail ne peut pas fournir.

Cette vidéo propose une présentation détaillée de la création d'automatisations dans Atlassian Confluence pour optimiser votre flux de travail.

Prêt à transformer votre documentation Confluence en votre agent de support le plus efficace ? Vous pouvez essayer eesel AI gratuitement.

Dernières réflexions

L’automatisation pour Confluence est un outil vraiment utile pour toute équipe qui cherche à mettre de l’ordre dans sa base de connaissances. Elle est à son meilleur lorsque vous standardisez des processus et prenez en charge les tâches répétitives qui maintiennent votre documentation propre et fiable.

Mais ses limites en termes de complexité technique, de plafonds d’utilisation et, surtout, son incapacité à comprendre le contenu signifient qu’elle n’est pas un véritable outil de diffusion de la connaissance. Elle peut organiser votre bibliothèque, mais elle ne peut pas lire les livres à votre place.

Pour cela, vous avez besoin d’un autre type d’outil. Les deux sont mieux considérés comme des partenaires : une fois que l’automatisation de Confluence vous a aidé à mettre de l’ordre dans vos connaissances, l’étape logique suivante est de les rendre utiles avec une plateforme comme eesel AI. En les associant, vous pouvez fournir des réponses instantanées et précises aux personnes qui en ont besoin, qu’il s’agisse d’employés sur Slack ou de clients dans votre service d’assistance.