Trello vs Monday: ¿Qué herramienta de gestión de proyectos es la adecuada para ti en 2025?

Si estás intentando sacar adelante un proyecto, lo último que quieres es estar lidiando con hojas de cálculo y buceando en interminables cadenas de correos. Todos hemos pasado por eso. Encontrar el software de gestión de proyectos adecuado puede marcar la diferencia, y dos nombres que verás por todas partes son Trello y monday.com.

A primera vista, pueden parecer similares, pero están construidos sobre filosofías fundamentalmente diferentes. Trello se centra en la simplicidad con su configuración visual basada en tarjetas. Monday.com, por otro lado, es una potente plataforma todo en uno diseñada para flujos de trabajo más complejos. Esta guía te ofrecerá una comparativa clara y detallada para ayudarte a decidir cuál se adapta realmente a la forma de trabajar de tu equipo.

¿Qué es Trello?

Imagina Trello como una pizarra digital llena de notas adhesivas superpotenciadas. Está construido íntegramente en torno al método Kanban, que es una forma elegante de decir que te ayuda a visualizar tu flujo de trabajo. Todo se desglosa en tres partes sencillas:

• Tableros: Este es tu proyecto completo, como "Lanzamiento del Nuevo Sitio Web".

• Listas: Son las fases de tu proyecto, como "Por Hacer", "En Progreso" y "Hecho".

• Tarjetas: Son las tareas individuales que arrastras de una lista a otra a medida que las completas.

Su diseño de arrastrar y soltar hace que sea increíblemente fácil de entender y empezar a usar en cuestión de minutos. Por eso es tan popular entre particulares, freelancers y equipos pequeños que gestionan proyectos sencillos. Trello también forma parte de la familia Atlassian, así que si ya utilizas herramientas como Jira o Confluence, a menudo te resultará familiar.

¿Qué es monday.com?

Si Trello es una herramienta especializada, monday.com es más como una caja de herramientas gigante y personalizable. Se autodenomina un "Work OS" (Sistema Operativo de Trabajo), lo que suena un poco corporativo, pero transmite bien la idea. Está diseñado para ser un lugar central donde puedes crear y gestionar casi cualquier tipo de flujo de trabajo que puedas imaginar, desde proyectos de varias fases hasta embudos de ventas y calendarios de contenido.

Aunque tiene una vista Kanban, su verdadera fortaleza es su flexibilidad. Puedes crear paneles personalizados, hacer seguimiento de presupuestos, gestionar los recursos del equipo y configurar automatizaciones bastante complejas. Esto lo convierte en una opción sólida para equipos y empresas más grandes que necesitan una única plataforma para gestionar una gran cantidad de trabajo diverso y complicado. Por supuesto, toda esa potencia significa que se necesita un poco más de tiempo para aprenderlo en comparación con el enfoque de "empezar de inmediato" de Trello.

Trello vs Monday: características y funcionalidades principales

Aunque ambas herramientas te ayudan a gestionar el trabajo, la forma en que lo hacen es como la noche y el día. Sus enfoques para visualizar proyectos y manejar tareas muestran exactamente lo que cada plataforma valora más: la simplicidad frente a la flexibilidad.

Trello vs Monday: vistas y visualización de proyectos

• Trello: En esencia, Trello es un tablero Kanban. Eso es lo que mejor hace, ofreciéndote una vista limpia y sencilla de tu flujo de trabajo. Aunque sus planes de pago desbloquean otras vistas como un calendario, una cronología o una tabla, a veces pueden parecer un añadido en lugar de ser una parte central de la experiencia. Para los equipos que viven y respiran el método Kanban, el enfoque láser de Trello es una gran ventaja.

• monday.com: Aquí es donde Monday realmente toma la delantera. Ofrece un conjunto de vistas listas para usar, incluyendo tableros Kanban, diagramas de Gantt, calendarios, cronologías e incluso vistas de carga de trabajo para ver quién está sobrecargado. Esto lo hace increíblemente versátil. Tu equipo de marketing podría vivir en la vista de calendario para su programación de contenido, mientras que el equipo de ingeniería utiliza un diagrama de Gantt para gestionar las dependencias. Tener ese tipo de flexibilidad integrada es muy importante para empresas con diferentes equipos que realizan distintos tipos de trabajo.

Trello vs Monday: gestión y personalización de tareas

• Trello: Trello mantiene la gestión de tareas bastante simple. Cada tarjeta puede contener descripciones, archivos adjuntos, listas de verificación y fechas de vencimiento. Es limpio y cumple su función para la mayoría de las tareas estándar. Si necesitas un poco más de potencia, los planes de pago te permiten añadir Campos Personalizados (como niveles de prioridad o códigos de presupuesto) y Listas de Tareas Avanzadas, donde puedes asignar personas y fechas de vencimiento a subtareas individuales. La personalización está ahí, pero todo funciona dentro del marco sencillo de Trello.

• monday.com: Aquí, la personalización es la clave. En lugar de un puñado de campos personalizados, Monday te permite construir tus tareas con decenas de tipos de "columnas" diferentes, como seguidores de estado, campos numéricos, fórmulas e incluso un rastreador de tiempo integrado. También admite subelementos, que son mucho más robustos que las listas de verificación de Trello para desglosar tareas grandes y complejas en partes más pequeñas. Definitivamente requiere más esfuerzo para configurarlo, pero la recompensa es que puedes construir un flujo de trabajo que se adapte perfectamente al proceso único de tu equipo.

Trello vs Monday: colaboración y automatización

Hacer el trabajo es más que simplemente mover tareas. Se trata de cómo tu equipo se comunica y cómo puedes eliminar todo lo tedioso y repetitivo. Aquí te mostramos cómo Trello y Monday manejan los lados humano y robótico de la gestión de proyectos.

Trello vs Monday: colaboración y comunicación en equipo

• Trello: En Trello, la colaboración ocurre directamente en las tarjetas. Puedes dejar comentarios, mencionar con @ a compañeros de equipo para incluirlos en una conversación y ver un registro continuo de cada cambio que se ha realizado. Es fantástico para mantener las conversaciones vinculadas a tareas específicas, pero no ofrece mucho para chats de equipo más amplios o para trabajar en documentos de forma conjunta.

• monday.com: Al igual que Trello, Monday tiene un sistema de comentarios para las actualizaciones a nivel de tarea. Pero va un paso más allá al incluir documentos integrados en tiempo real (ellos los llaman Workdocs) y pizarras digitales para la lluvia de ideas. Esto significa que tu equipo puede planificar un proyecto, redactar el borrador y discutirlo todo sin tener que saltar a otras herramientas como Google Docs o Miro.

Trello vs Monday: capacidades de automatización de flujos de trabajo

• Trello: La función de automatización de Trello se llama "Butler". Es una herramienta simple y sin código que te permite crear reglas para manejar acciones repetitivas. Por ejemplo, puedes establecer una regla para que cuando una tarjeta se mueva a la lista "Hecho", Butler marque automáticamente la fecha de vencimiento como completada y archive la tarjeta. Es genial para mantener tu tablero ordenado, pero tus automatizaciones están limitadas por el número de "ejecuciones de comandos" que obtienes cada mes, lo que depende de tu plan.

• monday.com: Monday también tiene un constructor de automatización fácil de usar que funciona con "recetas", simples declaraciones "si-entonces" como, "Si el estado de una tarea cambia a 'Aprobado', entonces notifica al gestor del proyecto". Sus automatizaciones parecen estar más profundamente integradas en la plataforma y pueden conectarse con otras herramientas más fácilmente. Por ejemplo, podrías configurar una automatización para crear una nueva tarea en Monday cada vez que llegue un correo electrónico específico a tu Gmail. Al igual que Trello, estas están limitadas por el número de "acciones" que tu plan permite cada mes.

Trello vs Monday: comparación de precios y planes

Seamos honestos, el precio suele ser el obstáculo final, especialmente para los equipos en crecimiento donde cada céntimo cuenta. Trello y Monday abordan los precios de manera muy diferente, y lo que parece más barato a primera vista podría no serlo, dependiendo del tamaño y las necesidades de tu equipo.

Precios de Trello

Trello es conocido por su generoso plan gratuito, que a menudo es más que suficiente para particulares y equipos pequeños.

Precios de monday.com

El plan gratuito de Monday es bastante limitado, lo que generalmente empuja a la mayoría de los equipos hacia un plan de pago. Lo más importante que debes saber es que todos los planes de pago requieren un mínimo de 3 usuarios, lo que puede convertirlo en una opción más cara para equipos muy pequeños.

Más allá de los tableros de proyectos: dónde se quedan cortos Trello y Monday

Este es el problema con cualquier herramienta de gestión de proyectos, ya sea Trello o Monday: son geniales para seguir lo que está sucediendo ahora mismo. Pero, ¿qué pasa con el "porqué" detrás de una decisión tomada hace seis meses? Todas esas conversaciones importantes, documentos y fragmentos de contexto quedan enterrados en tarjetas completadas y tableros archivados. Cuando alguien nuevo se une al equipo o necesitas encontrar una respuesta antigua, terminas o bien cavando en un cementerio digital o molestando a un compañero.

Las herramientas de gestión de proyectos registran lo que haces, pero no están diseñadas para organizar lo que sabes. Aquí es donde podrías necesitar algo más. En lugar de obligarte a mover todo a otro sistema, una herramienta como eesel AI funciona con las plataformas que ya estás utilizando.

El Chat Interno con IA de eesel AI se conecta directamente a las fuentes de conocimiento de tu empresa, ya sea Confluence, Google Docs o incluso tickets de soporte pasados. Ofrece a tu equipo respuestas instantáneas y precisas directamente en Slack o Microsoft Teams. Básicamente, se convierte en un experto en el trabajo de tu empresa, haciendo que toda esa valiosa información de proyectos pasados sea fácil de encontrar. Lo mejor de todo es que puede estar en funcionamiento en minutos, no en meses, ayudándote a que los datos de tus proyectos sean realmente útiles sin un proceso de configuración masivo.

Esta imagen muestra a eesel AI proporcionando respuestas instantáneas a preguntas de la empresa directamente en Slack.

Trello vs Monday: tomando la decisión correcta para tu equipo

Entonces, después de todo esto, ¿con qué herramienta deberías quedarte? La mejor elección realmente depende del tamaño de tu equipo, la complejidad de tu trabajo y lo que más valoras.

Elige Trello si: Eres un particular o un equipo pequeño que solo quiere organizarse sin muchas complicaciones. Si te encanta el método Kanban y necesitas una forma sencilla y visual de gestionar tareas con un excelente plan gratuito, Trello es difícil de superar.

Elige monday.com si: Eres un equipo en crecimiento o más grande que gestiona proyectos complejos con muchas partes móviles. Si necesitas una personalización seria, múltiples formas de ver tus proyectos y funciones de colaboración avanzadas, todo bajo un mismo techo, Monday es la opción más potente y escalable.

Este video ofrece una comparación cara a cara de Trello vs Monday para ayudarte a decidir cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos para tus necesidades.

Pero recuerda, gestionar tus tareas es solo la mitad del trabajo. Para ayudar realmente a tu equipo a crecer, también necesitas gestionar el conocimiento que creas por el camino. Un tablero de proyectos bien organizado te mantiene en el buen camino hoy, pero una base de conocimientos inteligente y accesible asegura que tu equipo sea más inteligente mañana.

Pon en orden tus flujos de trabajo con Trello o Monday, pero dale un impulso al cerebro colectivo de tu equipo con IA. Descubre cómo eesel AI puede conectar la inteligencia de tu empresa y automatizar el soporte, permitiéndote empezar en solo unos minutos.