Una visión general completa de Trello: características, precios y limitaciones para equipos de soporte

Es muy probable que ya te hayas topado con Trello. Es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares y visualmente intuitivas que existen, y por una buena razón. La idea es sencilla: organizar prácticamente cualquier cosa, desde tu lista de la compra semanal hasta un proyecto masivo en equipo, utilizando un diseño simple, flexible y visual.

Este post te servirá como una descripción completa de Trello. Analizaremos su estructura, desde los tableros hasta las tarjetas, y echaremos un vistazo a algunas de sus funciones más potentes. También entraremos en detalle sobre sus precios. Y lo más importante, examinaremos a fondo dónde destaca y dónde se queda corto, especialmente para los equipos de atención al cliente y TI que necesitan algo más que un simple lugar para hacer seguimiento de tareas.

¿Qué es Trello?

En esencia, Trello es una herramienta de colaboración de estilo Kanban que funciona en la web. Si alguna vez has usado una pizarra llena de notas adhesivas para llevar a cabo un proyecto, ya entiendes la idea básica. Trello es esa misma pizarra, pero digitalizada, lo que facilita la colaboración, el acceso desde cualquier lugar y la hace mucho más potente.

Todo el sistema se basa en una jerarquía sencilla que es súper fácil de aprender:

• Espacios de trabajo: Piensa en esto como la carpeta principal de tu equipo. Contiene todos tus tableros, miembros y configuraciones en un solo lugar ordenado.

• Tableros: Un tablero suele representar un único proyecto, el flujo de trabajo de un equipo o un proceso específico. Podrías tener uno para una nueva campaña de marketing y otro separado para la incorporación de nuevos empleados.

• Listas: Son las columnas que ves en un tablero. Normalmente representan las etapas de un flujo de trabajo, como las clásicas "Por hacer", "En progreso" y "Hecho", pero puedes ponerles el nombre que quieras.

• Tarjetas: Este es el bloque de construcción básico de Trello. Cada tarjeta es una sola tarea, idea o fragmento de trabajo. Arrastras y sueltas las tarjetas de una lista a otra a medida que avanzas.

Características y estructura principal de Trello

La verdadera magia de Trello reside en su simplicidad y en la sorprendente cantidad de detalles que puedes incluir una vez que empiezas a explorar. Desglosemos qué lo hace tan útil para la gestión general de proyectos.

Empaquetando tus tareas en tarjetas

Una tarjeta de Trello es mucho más que una nota adhesiva digital. Cuando haces clic en una, se voltea (metafóricamente) para revelar un montón de herramientas para añadir todos los detalles importantes.

Esto es lo que puedes meter dentro de cada tarjeta:

• Descripciones: Aquí es donde puedes añadir el "porqué" y el "cómo" de una tarea, dando a tu equipo todo el contexto que necesita.

• Listas de verificación (Checklists): Para esas tareas más grandes que tienen muchos pasos pequeños, puedes crear listas de verificación para desglosarlas. Incluso te muestra una pequeña y satisfactoria barra de progreso a medida que marcas las casillas.

• Fechas de vencimiento: Puedes asignar plazos, y Trello te dará un aviso cuando se acerquen. La insignia de la fecha en la tarjeta incluso se vuelve amarilla cuando está a punto de vencer y de un rojo ligeramente alarmante cuando está vencida.

• Adjuntos: Arrastra y suelta archivos desde tu ordenador o enlaza directamente a contenido en Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.

• Etiquetas: Son prácticas etiquetas codificadas por colores que puedes usar para categorizar tarjetas. Es una excelente manera de ver de un vistazo qué es de alta prioridad, qué equipo está a cargo o qué tipo de trabajo implica.

• Miembros: Asigna una o más personas a una tarjeta para que todos sepan quién es responsable de realizarla.

Trabajando juntos como equipo

Trello fue creado pensando en el trabajo en equipo. Puedes tener conversaciones enteras directamente en la sección de comentarios de una tarjeta, usando @menciones para involucrar a personas específicas. También hay un feed de actividad en cada tablero que muestra un historial continuo de cada movimiento realizado, para que nada se pierda y todos sepan lo que está pasando.

Capacidades avanzadas de Trello: Automatización e IA

Aquí es donde Trello empieza a parecer menos una simple pizarra y más una verdadera máquina de flujos de trabajo. Pero también es donde empezamos a ver las grietas para ciertos equipos, particularmente aquellos en atención al cliente.

Su compañero de automatización: Butler

Butler es la herramienta de automatización integrada de Trello que no requiere que escribas ni una sola línea de código. Está diseñado para encargarse de todas las tareas aburridas y repetitivas en tu tablero para que puedas concentrarte en el trabajo real. Puedes configurar reglas, comandos programados y botones personalizados para automatizar casi cualquier cosa que hagas en Trello.

Aquí hay algunas cosas que Butler podría hacer por ti:

• Cuando una tarjeta se arrastra a la lista "Hecho", Butler puede marcar automáticamente la fecha de vencimiento como completada y archivar la tarjeta.

• Cada lunes por la mañana a las 9 AM, podría añadir una tarjeta de "Crear informe semanal" a tu lista de "Por hacer".

• Cuando le pones la etiqueta roja "Urgente" a una tarjeta, puede moverla instantáneamente a la parte superior de la lista y notificar a tu gestor de proyectos.

graph TD  

    A[Tarjeta movida a la lista 'Hecho'] --> B{Activar regla de Butler};  

    B --> C[Marcar fecha de entrega como completada];  

    B --> D[Archivar la tarjeta];  

Pero aquí está el truco: Butler es fantástico para automatizar flujos de trabajo dentro de Trello. Es un sistema basado en reglas que reacciona a lo que sucede en tus tableros. Sin embargo, no está diseñado para manejar el mundo desordenado e impredecible de la atención al cliente. No puede entender la pregunta de un cliente, averiguar qué necesita y redactar una respuesta útil.

Añadiendo más poder con los Power-Ups

Los Power-Ups son básicamente aplicaciones que puedes añadir a tus tableros de Trello para conectarlos con otras herramientas que utiliza tu equipo. Hay cientos disponibles, que integran funciones de servicios como Slack, Google Drive y Jira Service Management directamente en tus tarjetas de Trello. Podrías, por ejemplo, adjuntar una conversación de Slack a una tarjeta para dar contexto o vincular una tarjeta directamente a un ticket de Jira.

El posible dolor de cabeza: Aunque los Power-Ups son geniales, intentar construir un sistema de soporte completo dentro de Trello puede volverse complicado y caro, rápidamente. A menudo terminas teniendo que unir múltiples Power-Ups de pago o incluso recurrir a desarrollos personalizados, lo que añade costes y problemas de mantenimiento que nadie quiere.

Atlassian Intelligence

Como parte de la familia Atlassian, Trello cuenta con una función llamada Atlassian Intelligence (disponible en los planes Premium). Esto funciona principalmente como un asistente de escritura que vive dentro de tus tarjetas de Trello. Puede ayudarte a generar ideas, resumir un largo hilo de comentarios, corregir tu gramática o cambiar el tono de tu escritura.

La limitación (y una mejor opción): Esta IA es un buen pequeño impulsor de la productividad para escribir, pero ahí es prácticamente donde se detiene. No es una herramienta de automatización de soporte. No puede gestionar un chat con un cliente, buscar el estado de un pedido o resolver realmente un ticket de soporte. Para los equipos que necesitan una IA real para manejar preguntas comunes de principio a fin, una herramienta construida específicamente para ese trabajo será una opción mucho mejor.

Mientras que la IA de Trello ayuda a los agentes a escribir mejor, plataformas como eesel AI están diseñadas para automatizar todo el proceso de soporte. Se conecta directamente a tu help desk (como Zendesk o Freshdesk) y a todo el conocimiento de tu empresa para entender lo que los clientes preguntan y resolver sus problemas por sí misma, lo que va mucho más allá de simplemente ayudarte a escribir.

Planes de precios de Trello

Trello tiene un plan para casi todo el mundo, desde una versión gratuita muy generosa para individuos hasta una configuración empresarial completa para grandes empresas. Vale la pena señalar que muchas de las funciones avanzadas de las que acabamos de hablar, como las automatizaciones ilimitadas y Atlassian Intelligence, solo están en los planes de pago.

Aquí tienes el desglose completo de los planes de precios de Trello si pagas anualmente:

Característica	Gratis	Estándar (5 $/usuario/mes)	Premium (10 $/usuario/mes)	Enterprise (17,50 $/usuario/mes)
Tableros	Hasta 10 por Espacio de trabajo	Ilimitados	Ilimitados	Ilimitados
Automatización	250 ejecuciones de comandos/mes	1.000 ejecuciones de comandos/mes	Ilimitadas	Ilimitadas
Listas de verificación avanzadas	No	Sí	Sí	Sí
Campos personalizados	No	Sí	Sí	Sí
Vistas (Calendario, Cronograma, Mapa)	No	No	Sí	Sí
Atlassian Intelligence (IA)	No	No	Sí	Sí
Admin. y Seguridad	Básica	Básica	Avanzada	Nivel empresarial
Soporte	Comunidad	Horario comercial local	Soporte Premium 24/5	Soporte Admin. Enterprise 24/7

¿Es Trello adecuado para tu equipo de soporte?

Volvamos a la gran pregunta. Trello es una herramienta absolutamente brillante para la planificación de proyectos internos, el seguimiento visual de tareas y la colaboración general del equipo. Si estás gestionando un calendario de contenidos, planificando una actualización de software u organizando un evento, es fácilmente una de las mejores opciones disponibles.

Pero para los equipos de atención al cliente o ITSM, las mayores fortalezas de Trello son también sus debilidades. He aquí por qué no encaja del todo para el soporte:

• Automatización que no habla con los clientes: Butler es genial para mantener tus tableros ordenados, pero no puede actuar como un agente de soporte. No tiene forma de leer el correo electrónico o el chat de un cliente y averiguar qué hacer a continuación.

• El conocimiento está por todas partes: La información en Trello está dispersa en miles de tarjetas y archivos adjuntos. No existe una única base de conocimiento organizada de la que una IA pueda aprender, lo cual es imprescindible para dar a los clientes respuestas consistentes y correctas.

• IA que solo ayuda a escribir: Como hemos visto, Atlassian Intelligence es un compañero de escritura. Puede ayudarte a sonar mejor, pero no puede resolver el problema del cliente ni gestionar la conversación por ti.

La alternativa: una herramienta creada para el soporte con IA

Aquí es donde una solución diseñada específicamente como eesel AI tiene mucho más sentido. En lugar de intentar forzar una herramienta de gestión de proyectos para que sea una plataforma de soporte, eesel AI está diseñada desde cero para conectarse con tu help desk y fuentes de conocimiento existentes (como Confluence, Google Docs y tickets anteriores).

Esta tabla muestra la diferencia en la filosofía:

Capacidad	Trello (como herramienta de soporte)	eesel AI
Función principal	Gestión de proyectos internos	Automatización de soporte para clientes y empleados
Rol de la IA	Generación de contenido (ayuda para escribir)	Resolución autónoma de tickets y asistencia al agente
Fuente de conocimiento	Disperso en tarjetas y adjuntos	Unificado de todas las fuentes de la empresa (tickets, docs, etc.)
Configuración	Sencilla para proyectos, engorrosa para soporte	Radicalmente autoservicio, lista en minutos
Pruebas	Prueba y error en vivo	Potente modo de simulación sobre tickets pasados

La idea es que eesel AI complemente tu flujo de trabajo. Se encarga de las preguntas repetitivas y fáciles de responder, lo que libera a tu equipo para usar herramientas como Trello para lo que mejor saben hacer: gestionar los proyectos complejos y los tickets complicados que realmente necesitan un cerebro humano.

La herramienta adecuada para el trabajo adecuado

Esta descripción general de Trello muestra que es, sin duda, una herramienta de primer nivel para la gestión visual de proyectos. Su diseño está magistralmente construido en torno a la organización de tareas y el mantenimiento de los proyectos en movimiento.

Pero ese diseño simplemente no está hecho para el mundo de la automatización de soporte conversacional. Para los equipos que se toman en serio el aumento de la eficiencia de su soporte, la reducción de los tiempos de respuesta y la resolución real de problemas de forma automática, una plataforma de IA dedicada no es solo una buena idea; es el siguiente paso lógico.

Mira este video para una demostración detallada de las características básicas de Trello y un tutorial sobre cómo empezar con tu primer tablero.

¿Listo para ver cómo es la verdadera automatización de soporte con IA? Descubre cómo eesel AI se conecta a todo el conocimiento de tu empresa para ofrecer respuestas instantáneas y precisas y automatizar tus flujos de trabajo de soporte.