Flujo de trabajo de Shopify para enviar actualizaciones de seguimiento después de la creación de la etiqueta

Como propietario de una tienda Shopify, conoces ese pequeño pero poderoso momento en que se imprime una etiqueta de envío. Es una señal de progreso. Pero luego viene la parte complicada: hacer llegar esa información de seguimiento a tu cliente de forma rápida y fiable. Si lo haces mal, te enfrentarás a un montón de clientes ansiosos y a una bandeja de entrada llena de tickets de "¿Dónde está mi pedido?" (WISMO, por sus siglas en inglés).

Esta guía te explicará las opciones, desde las funciones integradas de Shopify hasta algunas potentes herramientas de automatización. Te ayudaremos a crear un flujo de trabajo que te ahorre tiempo, reduzca los tickets de soporte y, de hecho, haga felices a tus clientes.

¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de pedidos en Shopify?

Definamos rápidamente nuestros términos. Un flujo de trabajo de gestión de pedidos es simplemente el proceso de la A a la Z que sigue tu negocio desde el segundo en que entra un pedido hasta el momento en que llega a la puerta del cliente. Es todo, desde coger los artículos de la estantería hasta imprimir una etiqueta y enviar ese correo final de "¡ya está en camino!".

Un buen flujo de trabajo asegura que los pedidos salgan por la puerta de manera eficiente. ¿Y uno que no funciona? Así es como se producen retrasos, confusiones y clientes frustrados.

El proceso suele ser algo así:

1. Pedido realizado: El cliente pulsa "comprar".

2. Pedido procesado: Tu equipo recoge y empaqueta los artículos.

3. Etiqueta de envío creada: Obtienes esa etiqueta tan importante y el número de seguimiento.

4. Pedido enviado y seguimiento enviado: El sistema marca el pedido como enviado y, lo que es crucial, se lo comunica al cliente.

5. En tránsito: El paquete está en manos de la empresa de transporte.

6. Entregado: El paquete llega. ¡Éxito!

Ese cuarto paso es donde las cosas a menudo se tuercen, pero probablemente sea uno de los más importantes para mantener a los clientes informados.

Entendiendo las notificaciones de seguimiento nativas de Shopify

Primero, veamos lo que Shopify te ofrece de forma nativa. Es el punto de partida para la mayoría de los comerciantes, y es bueno conocer sus fortalezas y debilidades.

Cómo funcionan las notificaciones predeterminadas de Shopify

El proceso estándar es bastante simple. Cuando compras una etiqueta de envío a través de Shopify Shipping o gestionas manualmente un pedido e introduces un número de seguimiento, Shopify puede enviar un correo de "Confirmación de envío". Todo esto lo haces desde la página de Pedidos en tu panel de administración.

Todo depende de una pequeña casilla de verificación: "Enviar detalles del envío a tu cliente ahora". Si estás gestionando los pedidos a mano, tienes que acordarte de marcar esa casilla. Todas. Y. Cada. Una. De. Las. Veces. Como verás en innumerables hilos de los foros de la comunidad, es sorprendentemente fácil olvidarlo, dejando a los clientes preguntándose qué está pasando con su pedido.

Una captura de pantalla del panel de administración de Shopify, donde los usuarios gestionan sus pedidos y configuraciones de envío. Este es el punto de partida del flujo de trabajo nativo de Shopify para enviar actualizaciones de seguimiento después de crear la etiqueta.

Limitaciones comunes del flujo de trabajo nativo de Shopify

Mientras que el sistema integrado funciona, empieza a resentirse a medida que tu tienda crece. Aquí tienes algunos dolores de cabeza con los que podrías encontrarte:

• Es un proceso manual: Gestionar pedidos uno por uno está bien cuando estás empezando, pero no es escalable. Olvidar esa casilla de verificación es un error simple que crea directamente más trabajo para tu equipo de soporte.

• La personalización es complicada: Puedes editar las plantillas de correo electrónico, pero necesitarás sentirte cómodo con el lenguaje de plantillas Liquid de Shopify. Añadir un logo es fácil, pero si quieres añadir lógica personalizada o clavar realmente tu imagen de marca, las cosas se complican rápidamente.

• No hay actualizaciones adicionales: El flujo de trabajo nativo envía un correo electrónico y se olvida del tema. No avisará a tus clientes cuando su paquete esté "En reparto" o "Entregado". Tienen que buscar esa información ellos mismos en el sitio web de la empresa de transporte.

• Puntos ciegos internos: Si vendes productos hechos bajo pedido, el flujo de trabajo nativo no tiene forma de rastrear etapas internas como "En producción". Esta falta de visibilidad puede causar cuellos de botella y confusiones internas.

Automatizando tu flujo de trabajo con herramientas nativas de Shopify

Antes de correr a la tienda de aplicaciones, vale la pena ver qué ofrece Shopify para mejorar este flujo de trabajo básico, especialmente si estás en uno de sus planes de nivel superior.

Usando Shopify Flow para notificaciones personalizadas

Si tienes un plan Shopify Plus, Advanced o Commerce, tienes acceso a Shopify Flow. Es una herramienta bastante ingeniosa para construir flujos de trabajo automatizados. Puedes configurar un "flujo" que se active cuando ocurra algo específico, como la creación de un envío.

Aquí es donde puedes ser creativo con tus procesos internos. Por ejemplo, podrías configurarlo para:

• Enviar un mensaje a un canal específico de Slack cada vez que se gestione un pedido con envío urgente.

• Etiquetar los pedidos de clientes VIP con "enviado-alto-valor" una vez que se imprima su etiqueta.

• Crear una tarea en tu herramienta de gestión de proyectos para que tu equipo de soporte haga un seguimiento de los pedidos de alto riesgo después de que se envíen.

El principal inconveniente aquí es que Flow solo está disponible en los planes más caros de Shopify. Y aunque es genial para asuntos internos, no está realmente diseñado para mejorar la experiencia de seguimiento de cara al cliente.

Personalizando plantillas de correo electrónico con Liquid

Para aquellos que no le temen a un poco de código, se puede hacer mucho con las plantillas de notificación en Configuración > Notificaciones. Puedes añadir una imagen de marca única, mensajes personalizados basados en el producto que compraron, o enlazar a una página de seguimiento elegante en tu sitio.

¿La desventaja? Esto definitivamente no es para todos. Un corchete mal colocado puede romper toda tu plantilla de correo electrónico, y descubrir qué salió mal es un verdadero fastidio. Es una opción poderosa, pero necesitas las habilidades técnicas para llevarla a cabo.

Mejorando tu flujo de trabajo con aplicaciones e integraciones de terceros

Esta es la ruta que la mayoría de las tiendas en crecimiento finalmente toman. Las aplicaciones de terceros existen para llenar los vacíos en las características nativas de Shopify, y pueden marcar una gran diferencia en la fluidez con la que funciona tu negocio.

Aplicaciones de envío y generación de etiquetas

Aplicaciones como ShipStation, Shippo y Pirate Ship se centran en facilitar la creación de etiquetas. Se conectan con todas las principales empresas de transporte, a menudo te consiguen mejores tarifas de envío y te permiten imprimir cientos de etiquetas de una sola vez.

Cuando creas una etiqueta en una de estas aplicaciones, envían automáticamente la información de seguimiento de vuelta a Shopify. Eso marca el pedido como gestionado y activa el correo de notificación normal. Es un flujo de trabajo de Shopify mucho más eficiente para enviar actualizaciones de seguimiento después de crear una etiqueta, ya que elimina el tedioso trabajo manual pedido por pedido.

La App Store de Shopify ofrece numerosas aplicaciones de terceros para mejorar el flujo de trabajo de Shopify y enviar actualizaciones de seguimiento después de crear una etiqueta.

Aplicaciones avanzadas de seguimiento y notificación

Luego hay otro grupo de aplicaciones, como AfterShip, Tracktor y ParcelPanel. Estas se centran completamente en lo que sucede después de la compra. Su trabajo es mantener a los clientes felices e informados desde el momento en que reciben su número de seguimiento hasta que la caja está en sus manos.

Esto es lo que suelen ofrecer:

• Páginas de seguimiento con tu marca: En lugar de enviar a los clientes a un sitio genérico de UPS o FedEx, puedes alojar una página de seguimiento en tu propio dominio. Puede incluir tu logo, tu marca e incluso anuncios de otros productos.

• Actualizaciones proactivas por email y SMS: Estas aplicaciones avisan automáticamente a los clientes en cada etapa clave del envío: En tránsito, En reparto, Entregado, o si hay algún problema.

• Menos tickets WISMO: Al mantener a los clientes informados, estas aplicaciones pueden reducir drásticamente el número de correos de "¿Dónde está mi pedido?" que recibes.

Plataformas de automatización de flujos de trabajo

Finalmente, tienes herramientas como Zapier y Make. Piénsalas como el pegamento digital que conecta Shopify con miles de otras aplicaciones. Podrías crear flujos de trabajo súper personalizados, como añadir un cliente a una lista de correo específica en Klaviyo una vez que su pedido esté gestionado, o crear una nueva fila en una Hoja de Google para registrar todos tus envíos.

El principal desafío con estas plataformas es que pueden volverse complicadas y costosas de mantener. Te dan muchísima flexibilidad, pero al final del día, solo estás moviendo datos de un lugar a otro. No te ayudan a responder las preguntas de seguimiento que inevitablemente tienen los clientes.

La pieza que falta: Cerrando el ciclo de comunicación con IA

Incluso con un sistema de notificación perfectamente automatizado, tus clientes seguirán teniendo preguntas. Aquí es donde un agente de soporte con IA se convierte en una parte clave para escalar tus operaciones sin contratar a un equipo enorme.

Por qué las actualizaciones de seguimiento no son suficientes

Enviar un enlace de seguimiento es un gran comienzo, pero no detendrá preguntas como:

• "Mi paquete lleva tres días en 'pre-envío'. ¿Hay algún problema?"

• "¿Puedo cambiar mi dirección de envío ahora que habéis creado la etiqueta?"

• "El seguimiento dice que fue entregado, pero no está aquí."

Este es el tipo de preguntas que todavía llegan a tu bandeja de entrada de soporte. Obligan a tu equipo a detener lo que están haciendo, buscar los detalles del pedido en Shopify, copiar y pegar la información de seguimiento y escribir una respuesta. Es un trabajo repetitivo que consume una tonelada de tiempo.

Cómo un agente de IA agiliza la experiencia post-compra

En lugar de simplemente enviar un mensaje unidireccional, un agente de IA puede tener una conversación real con el cliente sobre su pedido. Al conectarse directamente a los datos de tu tienda, puede dar respuestas personalizadas 24/7, incluso cuando tu equipo está durmiendo.

Este enfoque maneja la mayoría de las preguntas repetitivas sobre la gestión de pedidos, liberando a tus agentes humanos para que se centren en las cosas complejas que realmente necesitan su experiencia, como localizar un paquete perdido o gestionar una reclamación por daños.

Un chatbot de IA integrado con Shopify respondiendo a la pregunta de un cliente sobre el estado de su entrega, agilizando el flujo de trabajo de Shopify para enviar actualizaciones de seguimiento después de crear la etiqueta.

Usando eesel AI para automatizar el soporte relacionado con la gestión de pedidos

Aquí es donde una herramienta como eesel AI puede cambiar por completo tu flujo de trabajo de soporte. Mientras que otras herramientas se centran en enviar la actualización, eesel se centra en gestionar la reacción del cliente a ella.

• Habla directamente con Shopify: eesel se conecta a tu tienda Shopify para buscar el estado del pedido, los números de seguimiento y las fechas estimadas de entrega en tiempo real. Cuando un cliente pregunta, "¿Dónde están mis cosas?", la IA puede encontrar la respuesta al instante.

• Da respuestas instantáneas y precisas: Puede potenciar un Chatbot de IA en tu sitio o funcionar como un Agente de IA de primera línea en tu helpdesk (como Zendesk o Gorgias) para resolver preguntas WISMO sin que un humano mueva un dedo.

• Es increíblemente fácil de configurar: No necesitas semanas de configuración compleja. Puedes conectar tu tienda Shopify y tu helpdesk en unos pocos clics y tener un agente de IA funcionando en minutos.

• Aprende de tus datos: eesel puede entrenarse con tus tickets de soporte anteriores para entender las formas específicas en que tus clientes preguntan sobre los envíos. Esto le ayuda a proporcionar respuestas que son precisas, acordes a tu marca y con la voz de tu empresa.

Un flujo de trabajo que compara el soporte tradicional con un flujo de trabajo de Shopify impulsado por IA para enviar actualizaciones de seguimiento después de crear una etiqueta, mostrando cómo la IA agiliza el proceso.

Construyendo un flujo de trabajo de actualización de seguimiento escalable

Entonces, ¿qué camino es el adecuado para ti? Realmente depende del tamaño de tu tienda, el volumen de pedidos y lo que intentas lograr. Aquí tienes un resumen rápido para ayudarte a decidir.

Enfoque	Complejidad de configuración	Ideal para	Limitación clave
Nativo de Shopify	Baja	Tiendas nuevas con bajo volumen de pedidos.	Muy manual, no escala bien.
Shopify Flow	Media	Tiendas en planes superiores que necesitan alertas internas.	No mejora la experiencia de cara al cliente.
Aplicaciones de terceros	Media	Tiendas en crecimiento que necesitan eficiencia y mejor CX.	Puede ser costoso; no detiene las preguntas de soporte.
Automatización completa (Apps + IA)	Baja a Media	Tiendas enfocadas en un soporte escalable y rentable.	Requiere integrar una plataforma de automatización de soporte.

Reflexiones finales

Automatizar tu flujo de trabajo de Shopify para enviar actualizaciones de seguimiento después de crear una etiqueta es un gran paso hacia la gestión de un negocio más eficiente. Mientras que las herramientas nativas y las aplicaciones de terceros son geniales para manejar la mecánica, la verdadera escala proviene de automatizar las conversaciones con los clientes que suceden a continuación. Al combinar un proceso de envío sólido con un agente de IA inteligente, puedes finalmente resolver el problema de WISMO para siempre.

¿Listo para dejar atrás la pregunta "¿Dónde está mi pedido?"? Descubre cómo eesel AI puede automatizar tus tickets de soporte relacionados con la gestión de pedidos hoy mismo.