Si alguna vez has sido administrador de Salesforce, conoces la sensación. El cursor de tu ratón se cierne sobre el botón de «eliminar» de un campo personalizado que parece que lleva ahí desde el principio de los tiempos. Empiezas a sudar frío. ¿Qué hace esta cosa? ¿Quién la puso aquí? ¿Qué explotará si me deshago de ella?
Ese pequeño momento de pánico es lo que se vive en una organización de Salesforce con poca o ninguna documentación. Y a medida que más empresas incorporan la IA a su configuración de Salesforce, ese «pequeño» problema se está convirtiendo en uno masivo. Tu IA no puede hacer su magia si está volando a ciegas.
Esta guía te explicará qué significa realmente la documentación de IA de Salesforce, por qué de repente es tan importante y cómo puedes usar la IA tanto para crear como para encontrar el conocimiento que necesitas. Es hora de convertir esa maraña en algo que realmente funcione.
¿Qué es exactamente la documentación de IA de Salesforce?
Cuando la gente habla de la documentación de IA de Salesforce, generalmente se refiere a una de dos cosas. Realmente necesitas acertar en ambas para que tu estrategia de IA funcione.
En primer lugar, está la documentación para tu IA. Se trata de mantener un registro claro y actualizado de los metadatos, procesos y modelos de datos de tu organización de Salesforce. Como dicen algunos expertos, esta documentación es básicamente «combustible para la IA». Proporciona a herramientas como Salesforce Einstein el contexto que necesitan para darte respuestas inteligentes y precisas. Sin ella, solo estás alimentando a tus costosos modelos de IA con un montón de datos misteriosos y esperando lo mejor.
Luego, está el uso de la IA para crear tu documentación. Esta es una idea más nueva, en la que las herramientas impulsadas por IA pueden escanear toda tu configuración de Salesforce, desde el código Apex hasta los objetos personalizados, y generar explicaciones en un lenguaje sencillo. Esto es de gran ayuda para los equipos que intentan averiguar qué está pasando en una organización compleja sin pasar meses haciendo de detectives.
Una buena estrategia de Salesforce necesita ambas. Tienes que crear una documentación sólida y debes usar la IA para hacer ese trabajo mucho más fácil.
Por qué fallan los métodos de documentación de la vieja escuela
La forma antigua de hacer las cosas, como mantener actualizados enormes documentos de Word o páginas de wiki olvidadas, simplemente ya no es suficiente. En una era en la que la IA necesita información actualizada al minuto, estos documentos estáticos son más un lastre que una ayuda.
Aquí es donde las cosas suelen salir mal:
Se queda obsoleta, y rápido. Las organizaciones de Salesforce son entes vivos. Cambian constantemente con cada nuevo proyecto o solicitud de usuario. La documentación manual está desactualizada casi tan pronto como la escribes, y una vez que tu equipo deja de confiar en los documentos, deja de usarlos.
Es un fastidio crearla (y nadie lo hace de la misma manera). Seamos honestos, escribir documentación probablemente está al final de la lista de tareas pendientes de todos. Cuando se hace, a menudo es deprisa y corriendo. Una persona podría escribir una novela para una simple regla de validación, mientras que otra te da una única y críptica frase para un disparador de Apex monstruoso. Esta inconsistencia la hace poco fiable. Un experto en Salesforce incluso señaló que alrededor del «40 % del tiempo de desarrollo se dedica a lidiar con la deuda técnica», y una gran parte de eso es simplemente tratar de averiguar cómo funcionan las cosas.
Está dispersa por todas partes. Incluso si la documentación existe, probablemente esté repartida en cinco lugares diferentes. Tienes especificaciones técnicas en Confluence, necesidades de negocio en Google Docs, mapas de procesos en Miro y actualizaciones importantes enterradas en algún canal de Slack olvidado hace mucho tiempo. Esto convierte a tu equipo en arqueólogos digitales, siempre buscando información en lugar de trabajar de verdad.
La IA no puede entender este desorden. Los modelos de IA funcionan mejor con información estructurada y conectada. Un montón de documentos al azar es casi imposible de entender para una IA. No puede ver cómo se relacionan las cosas entre sí, lo que limita realmente su capacidad para responder preguntas o encontrar patrones útiles.
Cómo usar la IA para generar y mantener tu documentación de Salesforce
Aunque la IA está haciendo que la buena documentación sea más necesaria, también nos está dando las herramientas para solucionar el problema. En lugar de pensar en la documentación como una tarea manual aburrida, ahora puedes usar la IA para hacer la mayor parte del trabajo pesado.
Usa la IA para explicar las configuraciones
Hay una nueva ola de herramientas, como Panaya ForeSight, Sweep y Salto, que pueden conectarse a tu organización de Salesforce y generar documentación automáticamente. Escanean tus objetos, campos y código, y luego usan IA generativa para escribir lo que hace cada cosa y cómo está todo conectado.
Una captura de pantalla de la página de inicio de Panaya ForeSight, una herramienta para la documentación de IA de Salesforce.
Una captura de pantalla de la página de inicio de Sweep, una herramienta para la documentación de IA de Salesforce.Esto puede ahorrarte un montón de tiempo, especialmente si acabas de heredar una organización desordenada y sin documentar. Te ayuda a hacerte una idea rápida de la situación y a encontrar dependencias ocultas antes de que causen problemas.
Pero hay una pega. Estas herramientas son geniales para explicar el qué, pero casi siempre se pierden el porqué. Una IA puede decirte que una regla de validación impide que un usuario guarde una oportunidad sin una fecha de cierre, pero no puede decirte que la regla existe porque el equipo de finanzas la necesitaba para un nuevo informe que comenzaron en el tercer trimestre. Ese contexto de negocio sigue atascado en notas de reuniones, planes de proyecto y en la cabeza de la gente.
Por qué el toque humano sigue siendo necesario
La documentación generada por IA es un punto de partida fantástico, pero no es el producto final. Todavía necesitas que un humano la revise para verificar su precisión y añadir ese importantísimo contexto de negocio.
Aquí hay algunos buenos hábitos que los expertos de Salesforce recomiendan para que tus documentos sean útiles tanto para las personas como para la IA:
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Usa nombres y descripciones claros. Esta es la forma más simple de documentación, y es la que la mayoría de la gente se salta. Una IA puede hacer mucho más con un campo llamado «Valor_Contrato_Anual__c» que tiene la descripción «Valor total del contrato para un período de 12 meses» que con un campo llamado «VCA» y una descripción en blanco.
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Acuerda algunos estándares. Cuando todos en el equipo usan el mismo formato para cosas como mapas de procesos o descripciones de metadatos, se crea una consistencia que tanto tu equipo como tu IA pueden entender.
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Documenta sobre la marcha. El mejor momento para documentar un cambio es justo cuando lo estás haciendo. Añadir una nota rápida a un tique de Jira o actualizar un campo de descripción solo lleva un minuto, pero puede ahorrarle a otra persona horas de investigación más tarde.
Este video explica cómo usar la grabación de pantalla y las herramientas de IA para crear rápidamente documentación de Salesforce.
Un flujo de trabajo sencillo para crear documentación de Salesforce con IA
Aquí tienes un proceso sencillo que tu equipo puede empezar a usar de inmediato:
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Ejecuta una herramienta de análisis para obtener una base de documentación para tu organización actual. Piénsalo como una instantánea de cómo están las cosas ahora mismo.
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Añade el contexto de negocio. Haz que tu equipo revise lo que la IA generó y añada el «porqué» detrás de todo. Enlaza a resúmenes de proyectos, historias de usuario o mapas de procesos en herramientas como Confluence, Jira o Google Docs.
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Conviértelo en un hábito. Integra la documentación en tu flujo de trabajo para todos los nuevos cambios. Haz que sea un paso obligatorio antes de que cualquier proyecto se considere «terminado».
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Mantenlo todo en un solo lugar. Bueno, no literalmente en un solo lugar, pero asegúrate de que todo sea accesible desde un centro de conocimiento central.
Haz que tu documentación de IA de Salesforce sea fácil de encontrar y usar
Crear documentación es solo la mitad del trabajo. Si tu equipo no puede encontrar la información cuando realmente la necesita, todo ese esfuerzo fue para nada. El verdadero objetivo es hacer que todo ese conocimiento esté disponible al instante.
El problema de los silos de conocimiento
Incluso cuando te comprometes a documentarlo todo, la información acaba fragmentada. Tus documentos técnicos están en un lugar, tus requisitos de negocio en otro, y las preguntas diarias se responden y luego se pierden en un mar de mensajes de Slack.
Esto significa que todos, desde administradores y desarrolladores hasta agentes de soporte, están constantemente en una búsqueda del tesoro en busca de respuestas. Tienen que dejar lo que están haciendo, saltar entre diferentes aplicaciones y, por lo general, terminan haciendo una pregunta que ya ha sido respondida en algún lugar.
Creando una capa de conocimiento unificada
La solución no es obligar a todos a usar una única y torpe plataforma de documentación. En su lugar, puedes configurar un asistente impulsado por IA que se sitúe sobre todas tus fuentes de conocimiento existentes, dando a tu equipo un único lugar sencillo para hacer preguntas.
De esta manera, puedes mantener tu documentación justo donde está, pero hacerla útil al instante. En lugar de buscar en cinco plataformas diferentes, un miembro del equipo puede simplemente hacer una pregunta en lenguaje natural y obtener una respuesta de inmediato.
Dale a tu equipo respuestas instantáneas desde tu documentación de Salesforce
Esto es exactamente para lo que está diseñada una herramienta como eesel AI. Se conecta a todos los lugares donde tu documentación de IA de Salesforce podría estar almacenada y actúa como una única fuente de verdad.
Con un producto como su Chat Interno de IA, cualquier persona de tu equipo, ya sea un nuevo agente de soporte o un desarrollador senior, puede hacer preguntas y obtener respuestas inmediatas y precisas basadas en la propia documentación de tu empresa.
Imagina poder preguntar:
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«¿Cuál es nuestro proceso para gestionar un reembolso B2B en Salesforce?»
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«¿Por qué creamos el objeto "Aprobacion_Descuento__c" y qué depende de él?»
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«¿Dónde está ese mapa de procesos para las nuevas reglas de asignación de leads?»
Una herramienta como eesel AI puede responder a estas preguntas en segundos, extrayendo información directamente de tus páginas de Confluence, documentos de Google Docs e historial de Slack. Se conecta a tus fuentes existentes en minutos, por lo que no tienes que migrar ni un solo documento. Es un potente bot de preguntas y respuestas para tu equipo que puedes poner en marcha por tu cuenta, sin un montón de llamadas de ventas. La IA también está configurada para usar solo la documentación que proporcionas, por lo que las respuestas son siempre relevantes y fiables.
Prepara tu organización para un futuro impulsado por la IA
La documentación de IA de Salesforce ya no es solo algo «bueno de tener». Es imprescindible si quieres usar bien la IA y mantener tu organización funcionando sin problemas. El mejor enfoque tiene dos partes: usar la IA para acelerar la creación de tu documentación, y luego usar una herramienta impulsada por IA para hacer que ese conocimiento sea instantáneamente accesible para todo tu equipo.
Al tomar el control de tu documentación, no solo estás limpiando viejos desórdenes. Estás construyendo una organización más inteligente y ágil que está preparada para lo que venga después con la IA.
¿Listo para que tu documentación de IA de Salesforce sea realmente útil?
Crear una gran documentación es el primer paso. Hacer que sea fácil de encontrar es el siguiente. eesel AI se conecta a tu Confluence, Google Docs, Slack y otras herramientas para darle a tu equipo un asistente de IA que proporciona respuestas instantáneas y fiables desde tu documentación de Salesforce.
Empieza gratis o reserva una demostración para ver cómo funciona.
Preguntas frecuentes
El término generalmente se refiere a dos aspectos cruciales: la documentación para tu IA (proporcionando contexto para herramientas como Salesforce Einstein) y el uso de IA para crear documentación (herramientas que escanean tu organización y generan explicaciones). Ambos son esenciales para una estrategia de IA eficaz.
Los modelos de IA necesitan un contexto preciso y actualizado para funcionar eficazmente. Sin una documentación adecuada, tu IA está esencialmente «volando a ciegas», lo que limita su capacidad para darte respuestas inteligentes y precisas y puede llevar a resultados inútiles o incorrectos.
Las nuevas herramientas de IA pueden conectarse a tu organización de Salesforce, escanear configuraciones como objetos, campos y código, y luego usar IA generativa para escribir lo que hace cada cosa y cómo está todo conectado. Esto reduce significativamente el esfuerzo manual involucrado en la creación de la documentación inicial.
Sí, absolutamente. Mientras que la IA sobresale en explicar el «qué» de tus configuraciones, la aportación humana es crucial para añadir el «porqué», el contexto de negocio vital, las decisiones y las razones históricas detrás de tu configuración de Salesforce. Esto hace que la documentación sea verdaderamente útil tanto para las personas como para la IA.
El enfoque más eficaz es crear una capa de conocimiento unificada. Los asistentes impulsados por IA pueden conectarse a todas tus fuentes de documentación existentes, permitiendo a los miembros del equipo hacer preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas instantáneas desde un centro único, evitando los silos de conocimiento.
Puedes empezar ejecutando una herramienta de análisis de IA para generar una base de la documentación actual de tu organización. Luego, haz que tu equipo añada el contexto de negocio necesario, integra la documentación en tu flujo de trabajo habitual para los nuevos cambios y asegúrate de que todo este conocimiento sea accesible desde un centro único.
Más allá de simplemente limpiar desórdenes, reduce la deuda técnica, mejora drásticamente la eficiencia del equipo al eliminar el tiempo dedicado a buscar respuestas y asegura que tus herramientas de IA puedan ofrecer un soporte inteligente y preciso. Esto conduce a una organización más inteligente y ágil, preparada para futuros avances en IA.
