OneDrive AI: Qué es, cuánto cuesta y si vale la pena

Bueno, eso es exactamente donde la inteligencia artificial (IA) está comenzando a intervenir. Está empezando a transformar herramientas como Microsoft OneDrive de solo un lugar para almacenar archivos a algo que realmente podría ayudarte a trabajar de manera más inteligente. Microsoft ha estado agregando características de IA, principalmente a través de sus herramientas Copilot, para cambiar la forma en que interactúas con todo lo que has guardado en la nube.

En esta publicación, vamos a echar un buen vistazo a las cosas de IA que Microsoft ha integrado en OneDrive. Nos centraremos en cómo intenta facilitar la búsqueda de archivos, ayuda a organizar y etiquetar cosas, e incluso ofrece sugerencias inteligentes. Estas características son bastante interesantes para la gestión general de archivos dentro del mundo de Microsoft. Pero, también vale la pena pensar si realmente cumplen con las necesidades de las empresas con requerimientos más específicos, como la automatización de tareas de soporte al cliente, donde otras herramientas de IA podrían ser una mejor opción.

¿Qué es Microsoft OneDrive AI?

Bien, primero lo primero. Microsoft OneDrive es básicamente el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. Es una parte importante de su paquete Microsoft 365. Te permite guardar, sincronizar y compartir tus archivos a través de diferentes dispositivos y con otras personas. Piénsalo como tu archivo digital personal o de equipo, pero en lugar de estar en la oficina, está en la nube.

Ahora, cuando hablamos de Onedrive AI, nos referimos a las características de inteligencia artificial, en gran parte impulsadas por Microsoft Copilot, que están agregando a OneDrive. La gran idea aquí es ir más allá de solo almacenar archivos. Se trata de usar IA para entender qué hay  dentro  de tus archivos, hacer que sean mucho más simples de encontrar, y tal vez incluso ayudarte a gestionarlos antes de que lo pidas. Es como agregar una capa inteligente sobre todas tus cosas guardadas. Dado que es parte de la familia más grande de Microsoft, estas características a menudo se conectan con cosas como SharePoint, que, por cierto, es otro lugar eesel AI puede conectar para encontrar conocimiento organizacional.

OneDrive AI: Características y especificaciones

Entonces, ¿qué trae exactamente la IA de Microsoft a la fiesta en OneDrive? Desglosemos las características específicas y cómo puedes acceder a ellas.

Características clave

Microsoft está implementando varias capacidades impulsadas por IA para hacer que el uso de OneDrive sea una mejor experiencia. Estas características están diseñadas para ayudarte a gestionar y trabajar con tus documentos de una manera más inteligente y eficiente.

Aquí hay algunas de las principales:

• Mejor búsqueda de archivos: Esto ya no se trata solo de hacer coincidir palabras clave. La IA intenta entender lo que quieres decir cuando buscas, utilizando un lenguaje cotidiano. Incluso puede mirar  dentro  de tus documentos para encontrar bits específicos de información.

• Etiquetado y Organización Automática de Archivos Ayuda: La IA analiza lo que hay en tus archivos y puede sugerir o incluso agregar automáticamente etiquetas relevantes. Esto debería facilitar el descubrimiento de archivos más tarde y podría ayudar a mantener las cosas más ordenadas sin que tengas que hacer todo el trabajo manual.

• Sugerencias de Archivos Inteligentes: Basado en lo que has estado trabajando, tu calendario, o tal vez incluso tus próximas reuniones, la IA puede intentar adivinar qué archivos podrías necesitar y mostrártelos proactivamente.

• Resúmenes de Archivos: ¿Necesitas saber rápidamente de qué trata un documento? Puedes obtener una visión rápida sin tener que abrirlo, lo que ahorra tiempo cuando solo estás verificando si un archivo es el correcto.

• Comparación de Archivos: La IA puede señalar las diferencias entre diferentes versiones del mismo documento o incluso comparar dos documentos separados por ti.

• Agentes de Copilot: Si eres un usuario comercial, Microsoft te permite crear tus propios asistentes de IA personalizados. Puedes entrenar a estos agentes con los datos de tu empresa, incluidos los archivos en OneDrive. Estos agentes pueden potencialmente realizar tareas específicas por su cuenta.

Estas funciones de IA están diseñadas para trabajar con muchos tipos de archivos diferentes que usas comúnmente en Microsoft 365, como documentos de Word, PDFs, PowerPoints, hojas de Excel y más.

Precios y acceso

Bien, aquí es donde se vuelve un poco menos directo. Si bien algunas funciones de IA realmente básicas pueden estar incluidas en tus planes estándar de Microsoft 365, las cosas más avanzadas y poderosas, especialmente cualquier cosa etiquetada como “Copilot” o “Agentes de Copilot,” requieren una licencia adicional.

Esa licencia adicional se llama Licencia de Microsoft Copilot para Microsoft 365.

En este momento, esta licencia cuesta $30 por usuario al mes. Y sí, eso es además de lo que ya estás pagando por tu suscripción a Microsoft 365.

Nuestra opinión: Agregar $30 por usuario al mes por estas funciones avanzadas de IA puede sumar bastante, especialmente para equipos más grandes. Las empresas pueden encontrar que este precio es un poco alto si lo que realmente necesitan de la IA son tareas muy específicas y de alto volumen que no se limitan a gestionar documentos en M365, como automatizar conversaciones de soporte al cliente. En esos casos, otras soluciones de IA pueden tener modelos de precios diferentes (como pagar por interacción) que podrían ser más predecibles y tal vez incluso más baratas.

Perfil de usuario ideal

Entonces, ¿quién va a sacar el máximo provecho de OneDrive AI? Si tu organización ya utiliza Microsoft 365 para prácticamente todo, probablemente seas el más adecuado. Es especialmente útil para personas y equipos que manejan toneladas de documentos todo el tiempo y cuyo trabajo principal ocurre dentro de la suite de Microsoft. Los equipos enfocados en encontrar información enterrada en documentos internos dentro de M365 también encontrarán útiles estas funciones.

Revisando las capacidades de OneDrive AI

Vamos a profundizar un poco más en lo que la IA en OneDrive puede hacer realmente y pensar en qué tan bien funciona y qué impacto podría tener en tus tareas diarias.

Búsqueda de archivos mejorada

Una de las primeras cosas que probablemente notarás con OneDrive AI es cómo cambia la búsqueda de archivos. En lugar de solo buscar palabras clave exactas, la IA intenta averiguar lo que tú quieres decir con tu consulta de búsqueda y entender el contenido dentro de tus archivos. Esto significa que puedes buscar usando un lenguaje más natural. Podrías escribir algo como “Encuentra el informe del año pasado sobre cómo le fue al marketing en el segundo trimestre” en lugar de tener que recordar el nombre exacto del archivo o dónde lo guardaste.

La mayor ventaja aquí es la velocidad. Si tienes una colección enorme y desordenada de archivos, encontrar el documento correcto, o incluso solo un detalle específico dentro de un documento largo, puede llevar mucho tiempo. Se supone que la IA te ayuda a atravesar todo ese desorden mucho más rápido.

La mayor ventaja aquí es la velocidad. Si tienes una colección enorme y desordenada de archivos, encontrar el documento correcto, o incluso solo un detalle específico dentro de un documento largo, puede llevar mucho tiempo. Se supone que la IA te ayuda a atravesar todo ese desorden mucho más rápido.

Pros:

• Puede ahorrarte mucho tiempo buscando, especialmente si tienes toneladas de archivos.
• Te permite buscar de manera más natural usando preguntas cotidianas.

Contras:

• Qué tan bien funciona realmente depende de cuán buena sea la IA para entender lo que estás pidiendo y cuán organizados o claros estén tus documentos.
• Necesitas esa licencia de Copilot adicional y de pago para obtener las mejores funciones.

Nuestra opinión: Este es un gran avance si pasas gran parte de tu día buscando archivos. El tiempo que ahorras podría hacer que el costo valga la pena si eres un usuario frecuente, pero recuerda, no es una actualización gratuita.

Etiquetado y organización automatizados

Seamos realistas, agregar etiquetas manualmente y mantener los archivos organizados es una de esas tareas que a menudo se deja de lado. Esto generalmente conduce a un desorden digital más adelante. La IA en OneDrive intenta ayudar aquí analizando lo que hay en tus archivos y sugiriendo o aplicando automáticamente etiquetas útiles. La idea es que si los archivos están mejor etiquetados, son más fáciles de encontrar más tarde, y ayuda a mantener las cosas algo consistentes sin que tengas que hacer todo el etiquetado manualmente tú mismo.

• Pros:
  • Puede reducir el trabajo manual de gestionar archivos.
  • Podría ayudar a mantener las categorías de archivos más consistentes.
  • Podría facilitar la búsqueda de archivos por etiqueta más adelante.
• Contras:
  • La IA puede no siempre entender correctamente el contenido, por lo que probablemente necesitarás estar atento a ello.
  • No está muy claro cuánto automatización total (como mover archivos automáticamente) es posible según el análisis de la IA o cómo puedes personalizarlo para tu configuración específica.
  • Los detalles sobre cómo funciona esto automáticamente parecen menos definidos en comparación con la búsqueda o el resumen.

Nuestra opinión: Esta función tiene un buen potencial para reducir parte de ese tedioso trabajo administrativo. Pero para que sea realmente útil sin causar nuevos dolores de cabeza, es muy importante que la IA sea precisa con su etiquetado.

Sugerencias e ideas inteligentes

La IA en OneDrive no solo está esperando a que le pidas algo; también intenta adivinar lo que podrías necesitar a continuación. Esto se muestra como sugerencias de archivos inteligentes. La IA podría aparecer con documentos que cree que son relevantes según lo que estás haciendo actualmente, las reuniones que tienes programadas (si está vinculada a tu calendario) o las personas con las que has estado trabajando recientemente.

Más allá de solo sugerir archivos, funciones como los resúmenes de archivos te dan una forma rápida de obtener la esencia de un documento sin abrirlo, y la comparación de archivos te ayuda a detectar rápidamente qué ha cambiado entre diferentes versiones.

• Pros:
  • Podría ahorrarte tiempo al traer archivos relevantes a tu atención antes de que incluso los busques.
  • Ofrece formas rápidas de entender qué hay en un documento sin leerlo por completo.
• Contras:
  • Las sugerencias pueden no ser siempre precisas o útiles para lo que estás haciendo en este momento.
  • Depende de que la IA haga un buen trabajo aprendiendo cómo trabajas y entendiendo tu contexto.

Nuestra opinión: Esto añade una capa de utilidad a tu almacenamiento. Hace que OneDrive sea más que solo un lugar para almacenar cosas y puede realmente hacer que tu flujo de trabajo sea más fluido si las sugerencias son precisas y aparecen en el momento adecuado.

Relación calidad-precio

Hablemos del precio nuevamente. Para obtener las funciones avanzadas de OneDrive AI, necesitas esa licencia de Microsoft Copilot para Microsoft 365, que cuesta $30 por usuario al mes. Ese es un cargo adicional sobre tu plan actual de M365.

Entonces, ¿vale la pena el beneficio de una mejor búsqueda, algo de ayuda con el etiquetado y sugerencias inteligentes por sí solas por esos $30 por usuario al mes para  todos en tu empresa? Para algunas personas que pasan todo el día trabajando profundamente con documentos dentro del mundo de M365, y que pueden ver cuánto tiempo ahorran estas funciones, tal vez sí. Pero para otros, especialmente si solo usan OneDrive para almacenamiento básico o necesitan IA para cosas fuera de solo gestionar archivos (como automatizar preguntas de clientes), podría parecer bastante caro solo por las funciones de IA que obtienes  dentro de OneDrive.

Comparar esto con herramientas de IA que cobran de manera diferente, como en función de cuántas veces las usas (pago por interacción), realmente resalta que el valor aquí es muy específico. Si tu objetivo principal es automatizar muchas tareas repetitivas, pagar por interacción podría ser más predecible y costar menos que pagar una alta tarifa por cada usuario individual.

Nuestra opinión: OneDrive AI ofrece el mayor valor para las personas cuyo trabajo principal implica trabajar extensamente con documentos dentro de la configuración de Microsoft 365 y que pueden ver claramente cuánto más productivas las hacen estas funciones específicas. Para empresas o individuos que necesitan IA para tareas más amplias o utilizan muchos programas diferentes, el costo podría ser difícil de justificar solo en función de las funciones de OneDrive AI.

Alcance y capacidad de acción

Es bueno entender para qué está realmente diseñado OneDrive AI. Si bien se está volviendo más inteligente sobre el contenido y la  gestión de tus archivos, su enfoque principal se mantiene dentro del mundo de los documentos. Te ayuda a encontrar, entender y tal vez organizar mejor tus archivos.

Esto es diferente de la IA que está diseñada para realmente  hacer cosas basadas en lo que hay en un documento o lo que un usuario pide. Por ejemplo, un asistente de IA entrenado con la información de tu empresa podría no solo encontrar el documento de política correcto, sino también usar esa información para actualizar la cuenta de un cliente utilizando una conexión de software, procesar un reembolso o iniciar un proceso específico en otro sistema.

• Pros:
  • Excelente para entender e interactuar con el contenido de documentos.
  • Mejora la eficiencia para tareas relacionadas con la gestión de archivos dentro de M365.
• Contras:
  • Capacidad limitada para tomar acción o realizar tareas fuera de la interacción con archivos.
  • No está diseñado para automatizar procesos comerciales complejos que involucren múltiples herramientas de software.

Nuestra opinión:
OneDrive AI es excelente para entender archivos: te ayuda a trabajar  con tus documentos de manera más efectiva. Pero si tu negocio necesita IA para tomar acción – para participar activamente en tareas diarias, resolver problemas tomando pasos concretos o manejar procesos complicados que involucran varias aplicaciones diferentes – podrías encontrar que sus capacidades son limitadas a menos que construyas más sobre ello o uses otras herramientas de IA que estén diseñadas para tomar acción.

Integración y flexibilidad

OneDrive AI, impulsado por Copilot, está hecho para encajar perfectamente con el resto de la suite de Microsoft 365. Esto significa que funciona sin problemas con cosas como Teams, SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft. Crea una experiencia conectada si ya estás usando esas herramientas mucho.

Pero, debido a que está tan integrado en su propio mundo, a veces puede ser complicado conectar fácilmente estas funciones específicas de IA con herramientas  fuera de Microsoft. Si usas un sistema de mesa de ayuda diferente (como Zendesk, Intercom o Freshdesk), un gestor de relaciones con clientes (CRM) diferente o software empresarial personalizado, usar las ideas de IA de OneDrive directamente dentro de esas otras herramientas podría necesitar configuraciones personalizadas complicadas o podría no ser posible.

• Pros:
  • Integración sin problemas con otras aplicaciones de Microsoft 365.
  • Proporciona una experiencia unificada dentro del ecosistema de Microsoft.
• Contras:
  • Flexibilidad limitada para integrar funciones de IA con herramientas no Microsoft.
  • Requiere configuraciones personalizadas o no es posible para necesidades de automatización entre plataformas.

Nuestra opinión:
Si tu empresa está completamente inmersa en el stack de Microsoft 365, la forma en que se conecta internamente es una gran ventaja. Hace que todo se sienta unificado. Pero para las empresas que utilizan una mezcla de diferentes software o tienen necesidades específicas para automatizar tareas a través de plataformas no Microsoft (como usar IA para responder preguntas en Zendesk basadas en información en Google Docs y luego hacer algo en Shopify), la capacidad de conectar y actuar a través de esos diferentes sistemas no está tan integrada en comparación con algunas otras plataformas diseñadas con conexiones más amplias en mente.

OneDrive AI vs. plataformas de IA dedicadas

Mientras que OneDrive AI
mejora la gestión de archivos dentro del mundo de Microsoft, otras plataformas de IA construidas para trabajos específicos a menudo tienen diferentes fortalezas, especialmente para cosas como soporte al cliente o ayudar a los empleados a encontrar información interna.

Diferentes enfoques hacia la IA

El trabajo principal de OneDrive AI es usar IA para ayudarte a trabajar y gestionar documentos dentro de su espacio de almacenamiento en la nube. Te ayuda a trabajar mas inteligentemente con tus archivos.

Herramientas como eesel AI
, por otro lado, a menudo están construidas con un objetivo principal diferente: automatizar tareas e interacciones a través de varias herramientas comerciales. Si bien definitivamente pueden usar documentos como fuente de información, están diseñadas para permitir que la IA realmente  haga cosas, responda preguntas y haga que los procesos sean más fluidos, particularmente en áreas como soporte al cliente y dar a los empleados acceso rápido a información de todo tipo de diferentes sistemas internos.

Comparación de costos

Como hemos hablado, obtener las funciones avanzadas de IA en OneDrive significa comprar la licencia de Microsoft Copilot para Microsoft 365, que cuesta $30 por usuario al mes. Este es un costo fijo por cada usuario, ya sea que usen mucho o poco las funciones de IA.

Compara esto con eesel AI
, cuyo precio se basa en cuántas interacciones maneja la IA, no en una tarifa fija por usuario. Por ejemplo, su plan de equipo comienza en $299/mes por 1,000 interacciones, y el plan de negocios es de $799/mes por 5,000 interacciones. No pagas extra solo por tener más agentes o empleados que puedan usar el sistema ocasionalmente.

• Costo de OneDrive AI:
  • Requiere una licencia adicional de $30 por usuario al mes (Microsoft Copilot para Microsoft 365).
  • Costo fijo por usuario independientemente del volumen de uso de IA.
• Costo de eesel AI:
  • Precios basados en interacciones de IA ($299/mes por 1,000, $799/mes por 3,000, y más si lo necesitas).
  • El costo no aumenta por usuario o agente.
  • Más predecible para automatización específica de tareas de alto volumen.

Nuestra opinión:
Si tu empresa se centra en automatizar tareas de manera rentable, especialmente en áreas como soporte al cliente donde podrías tener muchas interacciones pero no necesariamente muchos agentes, eesel AI
puede ser mucho más predecible y fácil de escalar sin el alto costo por usuario que ves con Microsoft Copilot.

Entrenamiento y personalización

OneDrive AI aprende de los archivos en tu OneDrive y el resto de tu entorno M365. Si bien los Agentes de Copilot te permiten personalizar un poco las cosas, el nivel y la facilidad de entrenar a la IA en una amplia gama de diferentes fuentes (como tickets de soporte antiguos, wikis externos, bases de datos específicas o notas internas) pueden variar.

eesel AI
está diseñado para aprender de más de 100 lugares diferentes. Esto incluye centros de ayuda, conversaciones de soporte pasadas, documentos internos como Google Docs o páginas de Confluence, PDFs y mucho más. También tiene funciones como mantener automáticamente actualizadas tus fuentes de conocimiento y opciones sólidas para cambiar el aviso de la IA, cómo suena y cómo actúa. Además, puedes probar sus respuestas antes de ponerla a trabajar.

• Entrenamiento de OneDrive AI:
  • Aprende principalmente de archivos dentro de OneDrive y M365.
  • Las opciones de personalización pueden ser limitadas dependiendo de la función de Copilot.
• Entrenamiento de eesel AI:
  • Diseñado para aprender de más de 100 fuentes (mesas de ayuda, tickets, wikis, documentos, etc.).
  • Mantiene automáticamente actualizadas las fuentes de conocimiento.
  • Ofrece una fuerte personalización para tono, avisos y acciones.
  • Incluye funciones de prueba antes de la implementación.

Nuestra opinión:
En términos generales, eesel AI
ofrece más flexibilidad y profundidad cuando se trata de enseñar a la IA. Esto permite a las empresas afinar realmente el conocimiento de la IA utilizando sus datos y procesos específicos, incluyendo el uso de valiosas conversaciones de soporte pasadas que podrían estar atrapadas dentro de un sistema de mesa de ayuda.

Capacidades de automatización de flujo de trabajo

Lo que la IA puede realmente  hacer
también difiere según para qué fue construida. OneDrive AI se centra en tareas relacionadas con archivos, como resumir, encontrar y comparar documentos.

eesel AI
, por otro lado, está construido para automatizar acciones
y  procesos
dentro de herramientas como mesas de ayuda y aplicaciones de colaboración. Esto incluye cosas como manejar automáticamente preguntas simples de clientes, clasificar tickets de manera inteligente (como enrutar, agregar etiquetas o establecer prioridades), realizar acciones personalizadas a través de conexiones de software (como verificar el estado de un pedido o iniciar un reembolso), y apoyar procesos complejos que involucran múltiples pasos automatizados.

• Automatización de OneDrive AI:
  • Se centra en tareas relacionadas con archivos (resumir, buscar, comparar).
  • Capacidad limitada para realizar acciones en otras herramientas de software sin configuración adicional.
• Automatización de eesel AI:
  • Construido para automatizar acciones y procesos a través de varias herramientas comerciales.
  • Puede manejar preguntas de clientes, enrutar/etiquetar tickets, realizar acciones personalizadas a través de integraciones.
  • Apoya flujos de trabajo automatizados de múltiples pasos.

Nuestra opinión:
Si necesitas que la IA participe activamente en tus procesos comerciales, resuelva preguntas de clientes tomando acción o gestione flujos de tickets de soporte complicados, eesel AI
está diseñado específicamente para este tipo de automatizaciones funcionales. Puede trabajar junto a o añadir a lo que herramientas como Zendesk, Intercom o Freshdesk pueden hacer.

OneDrive AI vs. eesel AI: comparación de precios

Característica	OneDrive AI (con Copilot)	eesel AI (Plan de Negocios)
Límite de Uso	Mensajes fijos (dependiendo del plan)	3,000 interacciones de IA/mes
Bots	Agentes de IA limitados (dependiendo del plan)	3 bots o más
Límite de Contenido	33MB por bot	Integración de Mesa de Ayuda	Limitada (principalmente M365)	Zendesk, Intercom, Freshdesk, etc.
Integración con Slack/MS Teams	Sí (dentro de M365)	Acciones de IA (Triage, Etiquetado)	Limitadas (dependiendo del plan)	Eliminación de Marca	Costo adicional ($39/mes)	Dominios Personalizados	Costo adicional ($59/mes)	Entrenamiento de Tickets Pasados	Limitado (depende de los datos de M365)	Actualizaciones en Tiempo Real	Carga manual/sincronización de M365	Costo Base	$30/usuario/mes (además de M365)	Extras de Costo	Complementos para agentes, usuarios, marca	eesel AI ofrece potentes agentes y asistentes de IA que pueden ser entrenados con los datos únicos de tu empresa (sí, ¡incluyendo esos tickets de soporte pasados!). Tienen precios flexibles y muchas opciones para personalizar flujos de trabajo. ¿Listo para ver cómo una IA más inteligente podría cambiar tu proceso de soporte? Puedes reservar una demostración o comenzar una prueba gratuita hoy.