Cómo integrar Intercom Fin AI con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas

Si diriges un equipo reducido, sabes lo salvavidas que puede ser automatizar el soporte al cliente. Probablemente hayas considerado usar IA para gestionar el flujo interminable de preguntas repetitivas, y si usas Intercom, su agente de IA, Fin, seguramente ha llamado tu atención. Parece la solución perfecta para gestionar las preguntas frecuentes básicas y dar un respiro a tu equipo.

Pero el verdadero poder de la IA no reside solo en responder preguntas sencillas. Reside en hacer que esa IA sea una parte fundamental de tus flujos de trabajo únicos y personalizados. Esta guía te explicará cómo integrar la IA Fin de Intercom con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas. Cubriremos la configuración oficial, pero lo más importante, hablaremos de los obstáculos comunes que podrías encontrar, desde configuraciones complicadas hasta costos que pueden aparecer sin que te des cuenta.

Y quédate, porque hay una forma mucho más sencilla de obtener una potente automatización dentro de tu configuración de Intercom sin los dolores de cabeza habituales.

Requisitos previos para integrar la IA Fin con flujos de trabajo personalizados

Antes de entrar en detalles, asegurémonos de que tienes algunas cosas preparadas. Tener todo esto en orden de antemano hará que todo el proceso sea mucho más fluido.

• Una suscripción activa a Intercom (necesitarás el plan Advanced o superior para poder usar a fondo el creador de flujos de trabajo).

• Acceso de administrador a tu espacio de trabajo de Intercom.

• Una base de conocimiento existente, como los Artículos de Intercom, que Fin pueda usar como su fuente de verdad.

• Una idea clara de qué preguntas comunes de soporte estás dispuesto a delegar a la IA y cuáles deberían ir siempre a un humano.

Guía paso a paso para integrar la IA Fin con flujos de trabajo personalizados

Vamos a meternos en los detalles de cómo conectar Fin a tus flujos de trabajo. Esto implica un poco de planificación previa y luego algo de configuración dentro del panel de Intercom.

1. Define tus objetivos de automatización

Antes de tocar una sola configuración, lo primero es pensar en tu estrategia. Para una pequeña empresa, saber exactamente lo que quieres lograr es la mejor manera de evitar perder tiempo y dinero.

Empieza haciéndote algunas preguntas:

• ¿Cuáles son las 3-5 preguntas principales que consumen la mayor parte del día de tu equipo? Nos referimos a las consultas del tipo "¿Dónde está mi pedido?" o "¿Cómo restablezco mi contraseña?".

• ¿Cuál es el mejor resultado para estas preguntas? ¿Debería la IA dar una respuesta directa, enlazar a un artículo de ayuda o quizás crear un ticket para una persona específica?

• ¿Cuáles son los factores decisivos que deberían enviar una conversación directamente a un humano? Podrían ser frases específicas como "hablar con una persona", el tono frustrado de un cliente o un problema complejo que sabes que la IA no puede resolver.

2. Prepara tu base de conocimiento

Un agente de IA es tan inteligente como la información de la que aprende. El rendimiento de Fin está directamente relacionado con la calidad de tu base de conocimiento, por lo que vale la pena dedicarle tiempo.

Una captura de pantalla de la base de conocimiento de Intercom, que Fin utiliza como fuente de verdad. Una base de conocimiento bien mantenida es crucial cuando integras la IA Fin de Intercom con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas.

Aquí tienes algunos consejos:

• Asegúrate de que tus artículos de ayuda estén actualizados, sean fáciles de leer y se centren en un tema principal por artículo.

• Escribe en un lenguaje sencillo y deshazte de cualquier jerga interna que tus clientes no reconocerán.

• Usa encabezados claros y párrafos cortos en tus artículos. Esta estructura ayuda a la IA a escanear la información y extraer la respuesta correcta rápidamente.

• Pro Tip

  Presta mucha atención a las conversaciones en las que Fin se atasca. Esto es una mina de oro para detectar lagunas en tu base de conocimiento que necesitas llenar.

3. Ajusta la configuración básica de Fin

Ahora es el momento de entrar en el panel de Intercom y configurar los ajustes básicos de Fin. Aquí es donde le das una personalidad y estableces sus comportamientos predeterminados.

Una captura de pantalla de la configuración de personalidad y tono de voz de Fin en Intercom. Hacer coincidir el tono de la IA con tu marca es un paso clave para integrar la IA Fin de Intercom con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas.

Algunos ajustes clave a modificar son:

• Activar Fin en el messenger de Intercom.

• Establecer su personalidad y tono de voz para que coincida con tu marca.

• Decidir una respuesta estándar para cuando no pueda encontrar una respuesta, como "No estoy seguro de eso, pero puedo ponerte en contacto con alguien que pueda ayudarte".

4. Crea un flujo de trabajo de transferencia personalizado

Bien, aquí es donde conectas los puntos. El objetivo es crear una transferencia inteligente de la IA a un humano. Cuando Fin no pueda resolver un problema, no debería simplemente arrojar el chat a una bandeja de entrada general. En su lugar, debería activar un flujo de trabajo personalizado que sepa exactamente qué hacer a continuación.

Una captura de pantalla del creador de flujos de trabajo de Intercom, que te permite crear rutas personalizadas para las conversaciones transferidas desde Fin cuando integras la IA Fin de Intercom con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas.

Así es como puedes construirlo usando el creador de flujos de trabajo de Intercom:

1. Ve a Workflows en tu panel de Intercom y crea un nuevo flujo de trabajo desde cero.

2. Establece el activador del flujo de trabajo como "La conversación es transferida desde Fin".

3. Añade ramas basadas en lo que el cliente está preguntando. Por ejemplo, si su mensaje contiene la palabra "reembolso", puedes crear una rama que lo dirija directamente a la bandeja de entrada de tu equipo de finanzas.

4. Configura acciones dentro de cada rama. Esto podría significar añadir una etiqueta (como "problema-facturacion"), asignarlo a un agente específico o enviar una notificación de Slack para que tu equipo pueda ocuparse de ello de inmediato.

5. Prueba, ajusta y repite

Tu trabajo no termina cuando haces clic en "guardar". Para hacerlo bien, necesitas tratarlo como un proyecto continuo de pruebas y mejoras.

Una captura de pantalla del panel de informes de Intercom, donde puedes monitorear la tasa de resolución de Fin y otras métricas clave para optimizar tu configuración de integración de la IA Fin de Intercom con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas.

Así es como puedes mantenerte al día:

• Usa los informes de Intercom para vigilar la tasa de resolución de Fin. ¿Está subiendo o bajando?

• Cada semana, reserva un tiempo para leer las transcripciones de las conversaciones que Fin gestionó. Revisa la precisión, el tono y si fue realmente útil.

• Obtén feedback de tus agentes de soporte. Ellos están en primera línea y tendrán las mejores ideas sobre cómo mejorar las transferencias de la IA a los humanos.

Es una buena idea empezar poco a poco. Puedes configurar Fin para que gestione solo un pequeño porcentaje de las conversaciones al principio. Esto te permite resolver los problemas sin arriesgarte a una mala experiencia para demasiados clientes.

Desafíos comunes al integrar la IA Fin con flujos de trabajo personalizados

Esa es la forma oficial de configurar Fin con flujos de trabajo personalizados. Pero como muchas pequeñas empresas descubren, la realidad puede ser un poco más dura de lo que sugieren las guías de usuario. Aquí hay algunos baches comunes en el camino a los que debes prestar atención.

• Ese astuto modelo de precios: Intercom valora a Fin en "0,99 $ por resolución". Para una pequeña empresa con un presupuesto ajustado, esto crea un costo variable que puede descontrolarse fácilmente a medida que crece tu volumen de soporte. En cierto modo, se te penaliza por tener éxito en la automatización del soporte.

• Un creador de flujos de trabajo rígido: Aunque el creador visual parece agradable, puede resultar un poco limitante cuando tienes necesidades muy específicas. Intentar conectar con sistemas externos, como un panel de administración personalizado o tu backend de comercio electrónico para buscar pedidos, a menudo requiere soluciones provisionales o la ayuda de un desarrollador, lo cual no siempre es una opción.

• Conocimiento aislado: Fin funciona mejor cuando extrae información de tus Artículos de Intercom. Lograr que utilice de manera fiable información de otros lugares, como los Google Docs de tu equipo, Confluence o incluso tickets de soporte anteriores, no es realmente una función integrada. Esto puede llevar a respuestas incompletas y clientes frustrados.

Una alternativa más sencilla a los flujos de trabajo personalizados de Intercom: eesel AI

Si esos desafíos te suenan demasiado familiares, no estás solo. La buena noticia es que hay una solución diseñada para esquivarlos. eesel AI se conecta directamente a tu configuración existente de Intercom, pero evita los escollos comunes relacionados con el costo, la complejidad y el conocimiento disperso.

Esto es lo que lo convierte en un enfoque diferente:

• Precios predecibles: eesel AI tiene planes sencillos basados en cuántas interacciones tienes, sin tarifas por resolución. Esto te da una certeza total de costos, para que puedas escalar tu automatización sin preocuparte por una factura enorme e inesperada.

• Configuración realmente simple: Olvídate de las llamadas de ventas obligatorias y los largos procesos de incorporación. Con eesel AI, puedes conectar tu servicio de ayuda con un solo clic y estar en funcionamiento en minutos, todo por tu cuenta.

• Todo tu conocimiento, en un solo lugar: Esto es importante. eesel AI no solo mira tu centro de ayuda. Aprende de tus tickets anteriores, Google Docs, Confluence y docenas de otras herramientas. Esto le da a la IA una visión completa de tu negocio, para que pueda responder preguntas más complejas con mucha mayor precisión.

• Prueba sin riesgo: En lugar de probar nuevas configuraciones con clientes en vivo, eesel AI te permite ejecutar una simulación. Puedes probar tu IA en miles de tus tickets pasados para obtener un pronóstico sólido de su rendimiento, tasa de resolución y ROI antes de activarla para tus clientes. Elimina todas las conjeturas del proceso.

Una captura de pantalla de la función de simulación de eesel AI, que pronostica el rendimiento basándose en tickets pasados, ofreciendo una alternativa sin riesgos al típico proceso de integración de la IA Fin de Intercom con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas.

Aquí tienes una rápida comparativa de cómo se enfrentan los dos enfoques:

Toma el control de tu configuración de IA Fin y flujos de trabajo personalizados

Ahora sabes cómo integrar la IA Fin de Intercom con flujos de trabajo personalizados para pequeñas empresas. Y lo que es más importante, eres consciente de las limitaciones en torno a sus precios impredecibles, flujos de trabajo rígidos y conocimiento aislado que pueden frenarte.

Para las pequeñas empresas que desean una solución potente, predecible y verdaderamente conectada, herramientas modernas como eesel AI ofrecen una forma mucho más inteligente de escalar el soporte. Puedes obtener una automatización de primer nivel sin arruinarte ni necesitar un equipo de desarrolladores para lograrlo.

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