Una guía práctica para la integración de Intercom con Google Sheets

Si utilizas Intercom para soporte al cliente, tienes una montaña de datos útiles. Pero sacar esos datos de Intercom y pasarlos a una hoja de cálculo para un análisis adecuado puede ser una tarea pesada. Por eso, muchos equipos quieren una sólida integración de Intercom con Google Sheets. Trasladar tus datos de conversaciones y métricas de soporte a una hoja de cálculo significa que finalmente puedes crear paneles personalizados, detectar tendencias y compartir lo que has aprendido con el resto del equipo.

Sin embargo, la configuración no siempre es obvia. En esta guía, desglosaremos las tres formas más comunes de conectar Intercom y Google Sheets, desde exportaciones manuales súper sencillas hasta flujos de trabajo totalmente automatizados. También veremos una forma más moderna, impulsada por IA, para saltarse el trabajo manual e ir directamente a los insights.

¿Qué es Intercom?

Probablemente conozcas Intercom como el pequeño mensajero que aparece en los sitios web, pero es una plataforma completa de comunicación con el cliente. Los equipos la utilizan para el chat en vivo, el soporte por correo electrónico y el envío de mensajes proactivos. Cada uno de esos chats y correos electrónicos crea datos sobre lo que tus clientes preguntan, dónde se atascan y cómo se sienten con tu servicio. El verdadero truco es descubrir cómo dar sentido a todo esto sin perderse en los detalles.

Una captura de pantalla del Messenger de Intercom, mostrando su diseño moderno y capacidades de chat en vivo.

¿Qué es Google Sheets?

Google Sheets es la herramienta de hojas de cálculo basada en la web de Google, y es una de las favoritas por una buena razón. Es fácil de usar, ideal para la colaboración y tiene todas las herramientas de procesamiento de datos que esperarías, como tablas dinámicas, gráficos y fórmulas. Para los equipos de soporte, a menudo es la herramienta gratuita de referencia para crear los informes y paneles personalizados que su software principal de help desk podría no ofrecer.

Cómo configurar una integración de Intercom con Google Sheets: 3 métodos comunes

Entonces, ¿cómo pasas tus datos de Intercom a Google Sheets? Hay varios caminos que puedes tomar. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas, dependiendo de tu presupuesto, tu conocimiento tecnológico y si necesitas que tus datos se actualicen en tiempo real.

Método 1: La exportación manual de CSV

La forma más directa de mover tus datos es con la función de exportación integrada de Intercom. Simplemente ve a tus informes en Intercom, filtra los datos que deseas (como el volumen de conversaciones o los tiempos de respuesta) y expórtalos como un archivo CSV. Desde allí, puedes importarlo directamente a Google Sheets. Incluso puedes programar estas exportaciones para que se realicen regularmente.

• Lo bueno: Es gratis y no necesitas ninguna otra herramienta.

• Lo no tan bueno: Es completamente manual. Los datos nunca están en vivo, y es fácil cometer un error en un paso u olvidar descargar y subir el archivo.

Método 2: Usar herramientas sin código

Aquí es donde herramientas como Zapier, Coupler.io, y Make son útiles, especialmente para equipos sin un desarrollador. Estas plataformas te permiten crear pequeños flujos de trabajo automatizados entre Intercom y Google Sheets. Por ejemplo, podrías configurar una regla que agregue automáticamente una nueva fila a una hoja de cálculo cada vez que se cierre una conversación en Intercom.

• Lo bueno: Es totalmente automatizado, bastante fácil de configurar y mantiene tus datos actualizados.

• Lo no tan bueno: Los costos pueden acumularse. La mayoría de estos servicios te cobran según la cantidad de tareas que ejecutes, lo que puede llevar a facturas sorprendentemente altas si tienes un mes ocupado.

Un constructor de flujos de trabajo visual que demuestra cómo se puede configurar una integración automatizada de Intercom con Google Sheets.

Método 3: Una API personalizada

Si tienes desarrolladores, puedes conectarte directamente a la API de Intercom para tener el máximo control. Al escribir un script (Google Apps Script es una buena opción aquí), puedes extraer los datos que desees de Intercom y darles el formato exacto que necesites en Google Sheets. Obtienes un control total sobre qué datos se sincronizan y cuándo.

• Lo bueno: Es 100% personalizable y, a la larga, suele ser más barato que pagar una suscripción mensual por otra herramienta.

• Lo no tan bueno: Esto requiere habilidad técnica real para construirlo y mantenerlo. Si Intercom cambia su API, alguien tiene que entrar y actualizar el código.

Método	Costo	Esfuerzo de configuración	Actualización de datos	Ideal para
Exportación manual de CSV	Gratis	Bajo	Desactualizados (Manual)	Informes rápidos y puntuales
Herramientas sin código	Suscripción mensual	Medio	Casi en tiempo real	Equipos sin desarrolladores que necesitan automatización
Script de API personalizado	Tiempo de desarrollador	Alto	Tiempo real	Equipos con recursos técnicos que quieren control total

Casos de uso comunes para una integración de Intercom con Google Sheets

Una vez que los datos fluyen, ¿qué puedes hacer realmente con ellos? El objetivo no es solo tener tus datos en dos lugares a la vez; es encontrar cosas que te ayuden a mejorar tu soporte al cliente.

Crear un panel de soporte personalizado

Claro, Intercom tiene sus propios informes, pero Google Sheets te permite construir un panel que rastrea los KPIs que a tu equipo le importan. Incluso puedes importar datos de otras herramientas para obtener una imagen completa del rendimiento de tu equipo.

Algunas métricas clave que podrías rastrear:

• Tiempo de primera respuesta

• Tiempo promedio para cerrar una conversación

• Volumen de conversaciones por tema

• Puntuaciones de satisfacción del cliente (CSAT)

• Rendimiento individual de los agentes

Un panel de informes de Intercom que muestra las puntuaciones de CSAT, que se pueden exportar a través de una integración de Intercom con Google Sheets para un análisis más profundo.

Analizar tendencias en las conversaciones

Al exportar tus datos de conversación, especialmente con las etiquetas que utilizas, puedes investigar más a fondo en Google Sheets. Las tablas dinámicas son tus mejores aliadas aquí para encontrar errores recurrentes, solicitudes de funciones comunes o partes frustrantes de tu producto. Este tipo de información es oro puro para tus equipos de producto e ingeniería.

Crear un seguimiento de leads

Si usas Intercom para ventas, puedes configurar una hoja que registre cada nuevo lead que inicie una conversación. Esto facilita mucho el seguimiento y la asignación de leads a los representantes de ventas sin tener que vivir dentro de la aplicación de Intercom todo el día.

El problema con el análisis manual (y una mejor alternativa)

Configurar una integración de Intercom con Google Sheets es un primer paso sólido, pero seamos honestos, no resuelve todo el problema. Has movido los datos, pero ahora alguien todavía tiene que pasar horas cada semana revisando hojas de cálculo, creando gráficos e intentando encontrar patrones significativos. Es lento, tedioso y siempre estás mirando lo que ya sucedió.

¿Y si pudieras obtener los insights sin el dolor de cabeza de las hojas de cálculo?

De datos brutos a respuestas reales con IA

En lugar de simplemente volcar datos brutos en una hoja de cálculo para que alguien los analice más tarde, las herramientas de IA pueden analizar tus conversaciones de soporte directamente dentro de tu help desk. Esto es lo que hace una herramienta como eesel AI. Se conecta directamente con Intercom y otros lugares donde guardas información, como Google Docs o Confluence, para entender todas tus conversaciones de soporte pasadas.

En lugar de que tú busques las respuestas, eesel AI te las trae.

• Informes que te dicen qué hacer: El panel de eesel AI señala automáticamente las lagunas en tus artículos de ayuda, te muestra qué temas son tendencia y te dice con qué están teniendo problemas tus clientes. Es como tener un analista de datos en tu equipo que nunca duerme.

• Borradores automáticos de artículos de ayuda: ¿Ves un montón de preguntas sobre una nueva función? En lugar de escribir un artículo de ayuda desde cero, eesel AI puede analizar cómo tu equipo respondió exitosamente a esas preguntas y redactar un artículo para ti. Convierte un problema en una solución, automáticamente.

• Un potente modo de simulación: Antes incluso de activarlo, puedes ejecutar una simulación en miles de tus tickets de Intercom pasados. Esto te muestra exactamente qué problemas podrían automatizarse y qué tendencias se esconden en tus datos, todo sin construir una sola hoja de cálculo.

Usar una capa de IA sobre tu help desk significa que puedes dejar de simplemente recopilar datos y empezar a usarlos para hacer mejoras automáticamente.

Un vistazo rápido a los precios

Bien, hablemos de costos, porque siempre importa. Aquí hay un desglose aproximado de las herramientas que hemos mencionado:

• Intercom: El precio depende de los puestos y de cuánto uses su IA. Su plan "Expert" cuesta $132 por puesto al mes, y su agente de IA cuesta $0.99 adicionales por cada conversación que resuelve. Ese costo puede ser impredecible.

• Zapier: Una opción popular para la automatización. Su plan "Teams" comienza en $69 al mes (si pagas anualmente) y te da 2,000 tareas. Si tienes muchas conversaciones o flujos de trabajo complejos, es probable que necesites un plan más caro.

• eesel AI: Ofrecemos precios sencillos basados en interacciones, no en resoluciones. Los planes comienzan en $239 al mes (facturados anualmente) e incluyen todo, desde el Agente de IA hasta los informes avanzados. Sin facturas sorpresa después de un mes ocupado.

Ve más allá de tu integración de Intercom con Google Sheets

Conectar Intercom con Google Sheets es una excelente manera de gestionar mejor tus datos de soporte. Ya sea que te quedes con las exportaciones manuales, uses una herramienta sin código o construyas un script personalizado, tener tu información en un solo lugar es una decisión inteligente.

Pero el objetivo real no es solo mover datos de una aplicación a otra. Se trata de mejorar la experiencia de tus clientes y hacer la vida de tu equipo de soporte más fácil. Las hojas de cálculo son un buen punto de partida, pero todavía dependen de mucho trabajo manual para encontrar algo útil.

Una herramienta como eesel AI puede hacer el análisis por ti. Funciona con Intercom para encontrar las respuestas que necesitas sin toda la investigación manual, para que puedas concentrarte en lo que realmente importa: ayudar a tus clientes.

¿Listo para ver lo que realmente está pasando en tus datos de Intercom? Prueba eesel AI gratis.