Una guía práctica de la documentación del chatbot de HubSpot

Así que estás investigando la documentación del chatbot de HubSpot. Probablemente seas un profesional de HubSpot que intenta sacar más provecho de su suscripción, o estás evaluando nuevas herramientas y te preguntas si este chatbot vale la pena. Seamos honestos, la documentación oficial a veces parece una búsqueda del tesoro, con información dispersa en lo que parecen ser una docena de artículos diferentes.

Mi objetivo aquí es ahorrarte ese dolor de cabeza. He reunido todo en una guía práctica. Repasaremos la configuración, las características, los precios y, lo más importante, las limitaciones que la página de marketing quizás no anuncie a los cuatro vientos.

HubSpot te ofrece un punto de partida decente, especialmente si todo tu mundo ya gira en torno a su plataforma. Pero como verás, la mayoría de las empresas en crecimiento acaban topándose con un muro y necesitan un bot que sea un poco más inteligente, más flexible y que esté mejor conectado con sus otras herramientas.

¿Qué es el chatbot de HubSpot?

En esencia, el chatbot de HubSpot es una herramienta que automatiza las conversaciones en tu sitio web. Forma parte de una función más grande llamada "Chatflows", que es el centro de mando de HubSpot para todo lo relacionado con el chat en vivo y los bots.

Cuando empiezas a construir, verás que tienes dos opciones principales:

1. Chat en vivo: Es exactamente lo que parece. Un visitante hace clic en el widget de chat y se conecta con una persona real de tu equipo. Simple y directo.

2. Chatbot basado en reglas: Esta es la versión automatizada. Creas un guion con una serie de preguntas y respuestas predefinidas para guiar a los visitantes. Generalmente se utiliza para cosas como calificar un lead, agendar una reunión o crear un ticket de soporte.

El constructor de chatbots de HubSpot es una herramienta sin código, lo cual es genial para los equipos de marketing o soporte que no tienen a un desarrollador a mano. Su principal atractivo es su profunda conexión con el Smart CRM de HubSpot. Esto permite que el bot utilice la información de contacto para que la conversación parezca un poco más personal. Pero esa es también su mayor debilidad: si el conocimiento real de tu empresa reside fuera del CRM de HubSpot, el bot se queda a ciegas.

Cómo configurar y construir tu bot

En lugar de hacerte juntar instrucciones de un montón de artículos de ayuda, aquí tienes un vistazo directo a cómo se construye un chatbot en HubSpot. Encontrarás todo en Servicio > Chatflows en tu cuenta.

Después de hacer clic para crear un nuevo chatflow, se te guía a través de un proceso de configuración dividido en varias pestañas. Entender qué hace cada una es la clave para poner en marcha tu bot.

• Construir (Build): Piensa en esto como tu lienzo principal. Es un editor visual donde arrastras y sueltas "acciones" para trazar el mapa de la conversación. Empezarás con un mensaje de bienvenida y luego añadirás preguntas, lógica condicional si/entonces y otros elementos.

• Segmentar (Target): Esta pestaña se centra en decidir dónde y cuándo aparece tu bot. Puedes hacer que aparezca solo en tu página de precios o asegurarte de que permanezca oculto en tu página de empleo. También puedes ser más específico segmentando a los visitantes según el dispositivo que usan o su ubicación.

• Visualización (Display): Aquí es donde puedes jugar con la apariencia y el estilo. Puedes cambiar el color del widget para que coincida con tu marca y decidir si debe aparecer automáticamente o esperar a que un usuario haga clic. También puedes configurarlo para que aparezca después de que alguien haya estado en la página durante un tiempo determinado.

• Opciones (Options): Esta es para todos los detalles más técnicos. Puedes configurar el idioma del bot, gestionar los mensajes de privacidad de datos para el RGPD y la CCPA, y ajustar otras configuraciones internas.

El editor visual es bastante amigable para conversaciones simples y lineales. Pero si intentas construir algo más complejo con múltiples rutas, puede empezar a parecer un poco tosco. Y si quieres añadir alguna lógica real (lo que HubSpot llama bifurcaciones si/entonces), tendrás que tener la tarjeta de crédito a mano para un plan de pago.

Características clave, acciones y limitaciones

El chatbot de HubSpot tiene un conjunto de herramientas decente, pero es muy importante entender en qué es bueno y en qué se queda corto.

Construcción de conversaciones y acciones del bot

Dentro del constructor, tienes algunas "acciones" con las que trabajar. Las que usarás con más frecuencia son:

• Hacer una pregunta: Este es el pan de cada día del bot. Puedes pedir información como un correo electrónico o el tamaño de la empresa y guardarla directamente en el perfil de un contacto en el CRM de HubSpot.

• Enviar un ticket: Si un visitante necesita ayuda, esta acción puede crear un nuevo ticket en el Service Hub de HubSpot.

• Agendar una reunión: Esto te permite incluir un enlace de reunión para que un lead cualificado pueda programar una demo sin salir del chat.

• Búsqueda en la base de conocimientos: El bot puede buscar en tu base de conocimientos de HubSpot y sugerir artículos relevantes. (Solo un aviso, esto solo está disponible en los planes Service Hub Professional o Enterprise).

• Enviar a un miembro del equipo: Cuando el bot se atasca, esta acción transfiere la conversación a un agente en vivo.

¿Ves el patrón? Todas estas acciones están directamente ligadas al universo de HubSpot. El bot solo puede hablar con las herramientas de HubSpot. Si tu equipo usa Zendesk para el soporte, o si tu documentación más importante está en Confluence o Google Docs, el bot no puede acceder a nada de eso. Es como intentar encontrar un libro en una biblioteca cuando solo te permiten entrar en un pasillo.

Aquí es donde herramientas más avanzadas como eesel AI realmente destacan. Está diseñada para conectarse a las herramientas que ya estás utilizando. Se conecta a tu servicio de ayuda, wikis y otras fuentes de conocimiento existentes, para que la IA pueda usar todo el poder intelectual de tu empresa, no solo lo que está atrapado en una plataforma.

Bifurcaciones condicionales si/entonces y cómo hacer tu bot más inteligente

Para que un bot no parezca robótico, necesita manejar diferentes rutas de conversación. Las "bifurcaciones si/entonces" de HubSpot son la forma de hacerlo, pero están bloqueadas en los planes Professional o Enterprise. En un plan gratuito o Starter, cada conversación es una calle de un solo sentido.

La lógica que puedes usar se basa en cómo un visitante responde a una pregunta, en lo que ya sabes sobre él en tu CRM o en si tu equipo está disponible.

Pero aquí está el truco: el bot no puede tomar decisiones basadas en datos externos en tiempo real. Digamos que un cliente pregunta: "¿Dónde está mi pedido?". Un bot de HubSpot puede programarse para pedir el número de pedido, pero no puede comprobar su estado en tu tienda de Shopify. Simplemente recoge la información y la transmite.

Un agente de IA verdaderamente útil debería poder hacer más. Por ejemplo, el Agente de IA de eesel AI se puede configurar con acciones personalizadas para buscar información de un pedido en tu sistema, comprobar el estado de una cuenta o verificar una suscripción. Ofrece respuestas reales, no solo más preguntas.

Informes y análisis

HubSpot te ofrece un panel básico con métricas como cuántas conversaciones se iniciaron y cuántas personas abandonaron a mitad de camino. Es una visión general decente.

El problema es que los análisis son simplemente... básicos. Te dicen qué pasó, pero no te dan mucha información sobre el porqué. Los informes no señalarán lagunas en tu base de conocimientos cuando el bot se quede perplejo, y no indicarán nuevas oportunidades de automatización basadas en lo que tus clientes realmente preguntan.

En contraste, una plataforma de IA dedicada te ofrece información mucho más profunda. Por ejemplo, eesel AI tiene un potente modo de simulación que te permite probar la IA con miles de tus tickets pasados antes incluso de encenderla. Esto te da una previsión sorprendentemente precisa de cómo se desempeñará. Una vez que está en funcionamiento, obtienes informes que destacan lagunas de conocimiento específicas, para que sepas exactamente qué artículos de ayuda necesitas escribir a continuación.

Este vídeo explica qué son los chatflows en el CRM de HubSpot y cómo usarlos.

Precios del chatbot de HubSpot: Un desglose

"Constructor de Chatbots Gratuito" es un gran titular, pero la verdad es que la mayoría de las características que hacen que un chatbot sea genuinamente útil están detrás de un muro de pago. Las herramientas gratuitas son una buena manera de probar las aguas, pero probablemente descubrirás que la piscina es más pequeña de lo que pensabas.

Para obtener todo el poder del bot, no solo compras el bot. Tienes que suscribirte a uno o más de los "Hubs" de HubSpot, y el precio puede aumentar rápidamente.

Aquí tienes un vistazo rápido de lo que obtienes en cada nivel:

Característica	Herramientas gratuitas	Starter (desde 9 $/mes/usuario)	Professional/Enterprise
Bots conversacionales	Funciones limitadas, con la marca de HubSpot	Funciones limitadas, sin la marca	Funciones avanzadas como bifurcaciones condicionales
Enrutamiento	Básico, va a una bandeja de entrada	Puede enrutar a usuarios/equipos específicos	Enrutamiento por habilidades y round-robin
Integración con la base de conocimientos	No	Tampoco	Disponible en Service Hub Pro/Ent
Personalización	Color básico del widget	Color básico del widget	Personalización más avanzada

Lo principal a recordar es que el coste no es solo por el chatbot. Es un complemento que mejora cuanto más gastas en todo el ecosistema de HubSpot. Si no planeas apostarlo todo por HubSpot, podrías terminar pagando por un montón de cosas que no necesitas solo para tener un chatbot decente.

La alternativa: Un agente de IA que se lleva bien con los demás

Si el chatbot de HubSpot te parece demasiado cerrado o caro para lo que hace, no estás solo. Muchas empresas descubren que necesitan algo con un poco más de potencia. Aquí es donde entra en juego una plataforma de IA dedicada como eesel AI. Está construida para conectarse a las herramientas que te encantan y usas todos los días, en lugar de obligarte a vivir en su mundo.

Reúne todo tu conocimiento

La mayor ventaja que tiene una plataforma como eesel AI es su capacidad para aprender de todo tu conocimiento, sin importar dónde se encuentre. Eso significa que tu agente de IA obtiene la imagen completa y puede dar respuestas mucho mejores.

Se conecta a:

• Servicios de asistencia: Zendesk, Freshdesk, Intercom, Gorgias.

• Bases de conocimientos: Confluence, Notion, Google Docs, SharePoint.

• Conversaciones pasadas: eesel AI realmente lee tus tickets de soporte anteriores para aprender el tono de tu marca y los problemas comunes de los clientes desde el primer día. El bot de HubSpot simplemente no puede hacer eso.

Ponte en marcha en minutos, no en meses

eesel AI está diseñado para ser autoservicio. Puedes registrarte, conectar tu servicio de asistencia y tener un agente de IA funcionando en pocos minutos sin tener que hablar con un vendedor.

Lo mejor de todo es que puedes probar antes de comprar con un modo de simulación. Esto te permite probar la IA con tus tickets de soporte pasados en un entorno seguro. Puedes ver exactamente cómo habría respondido y tener una idea real de su tasa de resolución y tu posible retorno de la inversión antes de que hable con un cliente real.

Obtén el control total con un motor de flujo de trabajo personalizable

Con eesel AI, puedes ser muy específico sobre cómo funciona tu automatización. Puedes crear reglas para decidir exactamente qué tickets debe manejar la IA y qué se le permite hacer.

Esto incluye la configuración de acciones personalizadas, que permiten que la IA se conecte a cualquiera de tus sistemas a través de una API. Puede obtener datos en tiempo real (como el estado de un pedido) o realizar tareas (como etiquetar un ticket o escalarlo a una persona específica). Esto convierte tu IA de un simple bot de preguntas y respuestas en una herramienta que realmente hace el trabajo.

¿Es hora de ir más allá de un bot básico?

El chatbot de HubSpot es una herramienta sólida, especialmente si tu negocio ya ha apostado todo por la plataforma de HubSpot y tus necesidades son bastante simples. Es un buen primer paso hacia el soporte conversacional.

Pero sus debilidades se hacen evidentes bastante rápido. Está atrapado dentro de la burbuja de HubSpot, no puede automatizar tareas complejas y te hace pagar por planes caros y empaquetados para desbloquear sus mejores funciones. Para cualquier empresa que necesite un agente de IA inteligente y flexible que funcione con todo su stack tecnológico, una herramienta especializada es el camino a seguir.

¿Listo para ver lo que un verdadero agente de IA puede hacer?

Deja de pelear con constructores de chatbots limitados. eesel AI se conecta con tu servicio de asistencia y fuentes de conocimiento existentes para proporcionar un soporte instantáneo y preciso. Inicia tu prueba gratuita hoy y descubre cuánto puedes automatizar en solo unos minutos.