Cómo usar Airtable AI: Una guía paso a paso para flujos de trabajo más inteligentes.

Lo que necesitas antes de comenzar

Antes de que te sumerjas en el uso de Airtable AI, solo necesitas algunas cosas básicas. Primero, necesitarás una cuenta de Airtable. El acceso a las funciones de IA puede depender de tu plan específico de Airtable, así que tenlo en cuenta. También necesitarás una base de Airtable existente con la que quieras trabajar, o simplemente, ¡crea una nueva para experimentar! Y, por supuesto, la IA necesita algo en qué trabajar, así que asegúrate de que haya algunos datos en tu base.

Lo que Airtable AI puede hacer realmente

Piensa en Airtable AI como un tipo especial de campo que puedes agregar a tu base que trae el poder de la IA generativa basada en texto directamente a tus registros. Está diseñado para trabajar sin problemas con la información que ya tienes organizada en tu base. Como lo expresa Airtable, se trata de poner la IA donde tu equipo ya pasa su tiempo.

Su superpoder principal es ayudarte a manejar tareas con mucho texto, especialmente cuando tienes muchas de ellas. Es excelente para clasificar y resumir grandes bloques de texto, como todos esos comentarios de clientes que has recopilado o notas de tu investigación. Puedes usarlo para poner automáticamente la información en categorías basadas en las reglas que establezcas. También es útil para redactar o crear contenido, ya sea escribiendo copias de marketing, esbozando descripciones de trabajo, o incluso ayudando a redactar respuestas de correo electrónico. Ah, y también puede manejar traducción de texto.

Aquí hay algunas de las cosas que Airtable AI puede hacer:

1. Clasificación y resumen de texto: Excelente para comentarios, notas o investigaciones.
2. Categorización de información: Agrupa automáticamente los datos según los criterios que definas.
3. Redacción de contenido: Genera copias de marketing, descripciones de trabajo, respuestas de correo electrónico y más.
4. Traducción de texto: Traduce texto dentro de tus registros.

Lo genial es que funciona justo ahí con los datos que le das, convirtiéndolo en un asistente realmente útil integrado en tu flujo de trabajo habitual.

Cómo empezar con Airtable AI

Configurar y usar Airtable AI implica agregar el campo de IA, configurar su tarea, verlo en acción con ejemplos y potencialmente automatizar flujos de trabajo basados en su salida.

Paso 1: Agregar el campo de IA a tu base

Empezar con Airtable AI es bastante simple. Todo comienza agregando el campo de IA a tu base, al igual que agregarías cualquier otro tipo de campo, tal vez texto, fechas o casillas de verificación.

Aquí te explico cómo hacerlo:

1. Abre la base específica de Airtable donde deseas usar IA.
2. Haz clic en ese pequeño botón ‘+’ en el encabezado de la tabla para agregar un nuevo campo.
3. Desplázate por la lista de tipos de campo o simplemente busca “asistencia de IA” y selecciona esa opción.

Una vez que lo hayas agregado, este campo “asistencia de IA” aparecerá como una nueva columna en tu tabla. Ahora está listo para que lo configures y se puede usar en diferentes vistas e interfaces en tu base.

Paso 2: Diciendo a tu campo de IA qué hacer

Agregar el campo de IA es solo el comienzo. Para que realmente haga algo útil, necesitas configurarlo. Esto significa decirle a la IA qué tarea quieres que realice y darle los datos correctos de tu base con los que trabajar. Airtable te ofrece un par de maneras de hacer esto.

Puedes comenzar utilizando una de las templates preconstruidas. Estas están hechas para necesidades comerciales comunes, como clasificar comentarios o redactar contenido, y te ofrecen una forma rápida de comenzar. Solo seleccionas una plantilla y le dices qué campos de datos en tu tabla la IA debe observar.

O, si deseas tener control total, puedes escribir un aviso personalizado desde cero. Aquí es donde describes exactamente lo que quieres que haga el campo de IA. Cuando escribas tu aviso, necesitarás señalar los campos de datos de tu tabla que contienen la información que la IA necesita. Haces esto poniendo llaves {} alrededor del nombre del campo. La IA usará el contenido que esté en el campo de ese registro específico como contexto para su respuesta.

Consejo profesional: A veces, los datos que necesitas no están todos en un solo lugar. Pueden estar distribuidos en varios campos o incluso vinculados desde otras tablas. Puedes usar fórmulas de Airtable, como la concatenate() fórmula para unir texto de varios campos, o usar campos de búsqueda para obtener datos de tablas vinculadas. Luego, solo apunta tu aviso de IA a ese campo combinado o buscado. Esto le da a la IA más contexto con el que trabajar.

Paso 3: Ver Airtable AI en acción con ejemplos

Las cosas realmente interesantes suceden cuando comienzas a usar Airtable AI en tu trabajo diario. Puede tomar esas tareas que solían sentirse como una carga y automatizarlas directamente dentro de tu base. Veamos algunos ejemplos inspirados en cómo las personas ya lo están utilizando.

Aquí hay algunas formas en que puedes usar Airtable AI:

• • Comentarios de clientes: Clasifica automáticamente los comentarios en categorías como “Solicitud de Función,” “Informe de Error,” o “Pregunta General.” Solo tienes que darle al campo de IA el texto del comentario y tu lista de categorías, y puede ejecutarse automáticamente cada vez que llegue un nuevo comentario. Incluso podrías agregar otro campo de IA para determinar el sentimiento, diciéndote al instante si el comentario es feliz, gruñón o neutral. Esto te ayuda a ver rápidamente cómo se sienten los clientes sin necesidad de habilidades técnicas sofisticadas.
  • Contenido de marketing: Usa un campo de IA para generar un primer borrador de un informe de marketing basado en información clave que ya está en tu base, como los objetivos de la campaña, a quién te diriges y el presupuesto. Incluso puedes ajustar el aviso para asegurarte de que la redacción suene como tu marca o configurar otro campo de IA para traducir ese contenido de marketing a otros idiomas si trabajas a nivel global.
  • Tareas de reclutamiento: Usa un campo de IA para crear automáticamente resúmenes y listar responsabilidades para descripciones de trabajo basadas en las calificaciones que estás buscando. O, cuando estés listo para hacer una oferta, un campo de IA podría redactar una carta de oferta utilizando los términos estándar de tu empresa y datos del mercado.

  Estos ejemplos realmente muestran cómo Airtable AI puede convertir tareas manuales en procesos suaves y automatizados directamente dentro de la plataforma, dándote más tiempo para las cosas más importantes.

Paso 4: Automatizando flujos de trabajo con Airtable AI

Los campos de Airtable AI son bastante poderosos por sí solos, pero se vuelven aún mejores cuando los conectas a automatizaciones más grandes. Airtable ya es conocido por sus características de automatización, y los campos de IA encajan perfectamente en estos procesos de múltiples pasos.

Puedes configurar Automatizaciones de Airtable que se inicien cuando cambia la salida de un campo de IA. Por ejemplo, si un campo de IA etiqueta comentarios como “Error Urgente,” una automatización podría enviar instantáneamente una notificación al equipo de ingeniería en Slack o crear una tarea de alta prioridad en tu herramienta de gestión de proyectos.

Un truco realmente interesante es vincular múltiples campos de IA juntos. Aquí es donde el resultado de un campo de IA se convierte en el punto de partida para otro. Volviendo al ejemplo de retroalimentación del cliente, podrías tener un campo de IA que analice cómo se siente el cliente, y luego un segundo campo de IA utiliza la retroalimentación original además de ese resultado de sentimiento para redactar una respuesta de correo electrónico personalizada al cliente, asegurándose de que el tono coincida con si estaban felices o infelices. Este resultado encadenado podría luego activar una automatización para enviar el correo electrónico borrador para que alguien lo revise o incluso enviarlo directamente si está bien. Esto te permite construir flujos de trabajo complejos y automatizados que manejan varios pasos sin necesidad de un humano hasta que sea realmente necesario.

Consejos para usar Airtable AI de manera efectiva

Hacer que el campo de IA te dé exactamente lo que quieres a menudo se reduce a cuán bien escribes tu solicitud. Piensa en ello como dar instrucciones a un pasante realmente inteligente: cuanto más claro y específico seas, mejor será el trabajo que harán.

Aquí hay algunos consejos para escribir solicitudes que obtengan resultados:

• Dile a la IA quién es: Comienza dándole a la IA un rol o una persona. Por ejemplo, “Actúa como un Gerente de Producto con 10 años de experiencia…” Esto ayuda a establecer el tono y el estilo correctos para la salida.
• Sé muy claro sobre el trabajo: Di exactamente lo que quieres que la IA haga. Sé específico y también menciona cualquier cosa que no quieras que incluya. Por ejemplo, “Escribe un resumen de campaña para {campaign_name}. Asegúrate de no incluir ningún detalle del presupuesto.”
• Incluye los datos correctos: Usa esas referencias de campo {} para extraer datos de tu base. Ayuda describir brevemente qué datos hay en ese campo para que la IA entienda el contexto.
• Muéstrale lo que quieres decir: Para tareas como clasificar cosas en categorías o formatear texto de cierta manera, dar ejemplos a la IA de lo que esperas puede realmente aumentar la precisión. Coloca estos ejemplos al final de tu solicitud.

Cosas a tener en cuenta al usar Airtable AI

Si bien Airtable AI es una gran adición, es bueno tener en cuenta algunas cosas al comenzar a usarlo. Como cualquier herramienta de IA, no es perfecta y funciona mejor cuando sabes en qué es buena y cuáles son sus límites.

• La calidad de tus datos importa: La salida de la IA solo será tan buena como la información que le proporciones. Si tus datos están desordenados, faltan piezas o simplemente están por todas partes, la IA probablemente te dará resultados en los que no puedes confiar. Tomarte el tiempo para asegurarte de que tus datos estén limpios y sean relevantes es muy importante.
• Prepárate para experimentar: Obtener el aviso y la configuración correctos a menudo requiere algunos intentos. Puede que no obtengas exactamente lo que deseas en el primer intento, así que ten paciencia y refina tu aviso.
• Verifica tu plan de Airtable: Si puedes acceder y usar Airtable AI puede depender de tu plan de suscripción de Airtable. Si bien el campo de IA es una característica poderosa, piensa en el costo general de tu plan de Airtable a medida que tu uso y equipo crecen.
• Está enfocado  dentro de tu base: Si bien Airtable AI es increíblemente útil para tareas  dentro de tu base, sus habilidades están ligadas a los datos justo allí y a lo que ese campo de IA específico está configurado para hacer. Si necesitas una automatización de IA más amplia a través de múltiples herramientas o quieres hacer cosas más complejas fuera de solo generar texto (como actualizar registros en otros sistemas), es posible que necesites algo más.

Haciendo que los flujos de trabajo de Airtable sean más inteligentes con IA integrada

Airtable AI es excelente para automatizar tareas dentro de tus bases. Pero la mayoría de los equipos trabajan en muchas herramientas como mesas de ayuda, CRM, software de proyectos, documentos internos y necesitan una IA que pueda mantenerse al día.

Ahí es donde entran plataformas como eesel.ai. En lugar de estar atada a una sola aplicación, eesel AI se conecta con tu mesa de ayuda, plataformas de chat, wikis y más para automatizar el soporte, preguntas internas y flujos de trabajo en toda tu pila.

Aquí está lo que hace que eesel AI sea poderoso más allá de Airtable:

• Extrae de muchas fuentes: Entrénalo en tickets, documentos, wikis y más, no solo en datos de Airtable.
• Va más allá del texto: Automatiza acciones como actualizar registros, etiquetar tickets o sincronizar información entre herramientas.
• Se adapta a tu flujo de trabajo: Úsalo en Zendesk, Slack, tu sitio web y más.
• Precios transparentes: Costos predecibles basados en interacciones sin tarifas sorpresas por agente.
• Fácil de probar y ajustar: Previsualiza el comportamiento y ajusta antes de ponerlo en vivo.

Así que, mientras Airtable AI te ayuda a trabajar de manera más inteligente en un solo lugar, eesel AI te ayuda a escalar esa inteligencia en todo lo que usa tu equipo.

Haz que tus datos trabajen de manera más inteligente con Airtable AI y más allá

Airtable AI es una forma simple y poderosa de llevar la IA generativa directamente a cómo gestionas tus datos. Al agregar el campo de IA, configurar tus indicaciones y explorar todo lo que puede hacer, puedes automatizar tareas repetitivas, obtener más de tus registros y hacer que tus bases de Airtable sean mucho más eficientes.

Pero si quieres llevar las cosas aún más lejos y usar IA en todas las herramientas en las que tu equipo ya confía, eesel.ai es un gran siguiente paso. Se conecta fácilmente con tu mesa de ayuda, aplicaciones de chat, documentos internos y más. Puedes entrenar agentes de IA con datos de Airtable, Google Docs, Confluence y más de cien otras fuentes, para que puedas automatizar el soporte, gestionar el conocimiento interno y optimizar tareas en toda tu pila.

¿Quieres ver cómo se ve eso en acción? Comienza una prueba gratuita de eesel AI o agenda una demostración y explora cómo se sienten realmente los flujos de trabajo más inteligentes.