Cómo usar IA con Gorgias para devoluciones y cambios: Una guía completa

Devoluciones. Es la palabra que puede hacer suspirar a cualquier equipo de soporte de comercio electrónico (ecommerce support team). Usted conoce la rutina: un cliente envía un correo electrónico, usted solicita el número de pedido, ellos envían fotos, usted verifica la política y luego inicia el cambio. Ahora imagine hacer eso cien veces al día. Su equipo termina sepultado en tareas mecánicas en lugar de ayudar realmente a las personas.

Y aunque una excelente herramienta como Gorgias ayuda a mantener todas esas conversaciones en un solo lugar, es aún más efectiva cuando se añade una capa de automatización para gestionar las solicitudes repetitivas.

¿La buena noticia? Usted puede automatizar una gran parte de este proceso. Esta guía le llevará paso a paso por el proceso de cómo usar IA con Gorgias para devoluciones y cambios en 2026. Vamos a transformar ese dolor de cabeza manual en un flujo de trabajo automatizado y fluido, desde establecer las bases correctamente hasta desplegar un agente de IA que gestione las solicitudes por usted.

Lo que necesitará para comenzar

Antes de entrar en el "cómo hacerlo", preparemos sus herramientas. Necesitará que algunas cosas se comuniquen entre sí para que esto funcione.

• Una cuenta de Gorgias: Esta es la base de operaciones para todos sus chats con clientes.

• Una plataforma de gestión de devoluciones: Esta es la aplicación que realmente realiza el trabajo pesado de las devoluciones, como la creación de etiquetas de envío. Las opciones populares que funcionan bien con Gorgias incluyen Loop Returns, AfterShip Returns y ReturnGO.

• Una capa de automatización de IA: Este es el cerebro de la operación que conecta a Gorgias con sus otras herramientas. Puede usar el Agente de IA que viene con Gorgias o, para obtener flexibilidad adicional, una plataforma dedicada como eesel AI que se conecta directamente a su configuración.

Guía paso a paso

Ahora viene la parte interesante. Comenzaremos con el trabajo preliminar y luego avanzaremos hacia la configuración de la IA.

Paso 1: Defina y documente su política de devoluciones

Primero lo primero: su IA necesita un manual de estrategias (playbook). Si su proceso actual de devoluciones es algo que se decide "sobre la marcha", una IA necesitará reglas claras para seguir. Comience por obtener respuestas claras a estas preguntas y escríbalas:

• ¿Cuál es su plazo de devolución? (por ejemplo, 14 días, 30 días desde la entrega)

• ¿Cuáles son las condiciones de elegibilidad? (por ejemplo, el artículo debe estar sin usar, en su embalaje original)

• ¿Qué información necesita del cliente? (por ejemplo, número de pedido, fotos del artículo incorrecto)

• ¿Quién paga el envío de la devolución?

• ¿Cómo se procesan los reembolsos o cambios? (por ejemplo, reembolso al método de pago original, crédito en la tienda)

Coloque esta política en un lugar oficial, como un Google Doc o una página de Confluence. Este documento se convierte en la fuente de verdad para su agente de IA. Es un paso sencillo, pero garantiza la precisión tanto para sus clientes como para su IA en el futuro.

Paso 2: Integre su aplicación de gestión de devoluciones con Gorgias

A continuación, querrá que su aplicación de devoluciones y Gorgias se comuniquen. Esto es lo que permite que Gorgias extraiga información de la devolución e inicie acciones en su otra herramienta. La mayoría de las plataformas como Loop o AfterShip tienen integraciones fáciles de encontrar en la App Store de Gorgias.

El proceso suele ser bastante simple:

1. Busque su aplicación de devoluciones en la App Store de Gorgias.

2. Siga las instrucciones para instalarla.

3. Conecte las cuentas iniciando sesión o pegando una clave API desde su aplicación de devoluciones.

Una vez vinculadas, debería ver un nuevo widget en la barra lateral de Gorgias que muestra la información de devolución de los clientes. Ese es el primer bloque de construcción para la automatización.

Paso 3: Elija su enfoque de automatización de IA

Aquí es donde añade la inteligencia al sistema. Tiene dos rutas principales que puede tomar al configurar una IA para gestionar devoluciones y cambios en Gorgias.

Opción A: Usar el agente de IA nativo de Gorgias

Gorgias tiene su propio Agente de IA (AI Agent) que puede realizar "Acciones", como enviar a un cliente un enlace a su portal de devoluciones. Puede configurarlo estableciendo reglas y conectándolo a su Centro de Ayuda de Gorgias, el cual utiliza la IA para aprender sus políticas y responder preguntas.

Esta es una opción confiable para muchos equipos, y ofrece varias ventajas:

• Conocimiento enfocado: El Agente de IA está diseñado para extraer información directamente de su Centro de Ayuda oficial de Gorgias, asegurando que sus respuestas estén siempre alineadas con sus políticas publicadas.

• Integración fluida: Al ser una herramienta nativa, ofrece una experiencia unificada dentro de la interfaz de Gorgias, lo que facilita mucho la gestión para su equipo sin tener que aprender un nuevo sistema.

• Precios escalables: Gorgias ofrece varios planes que se adaptan a diferentes tamaños de equipo, lo que le permite elegir el nivel de automatización que mejor se ajuste a su presupuesto.

Opción B: Mejore su configuración con una capa de IA complementaria como eesel AI

Para los equipos que buscan flexibilidad adicional y fuentes de conocimiento ampliadas, puede usar una herramienta de IA dedicada como eesel AI que se conecta directamente a Gorgias.

Así es como este enfoque puede complementar su flujo de trabajo:

• Aprende de más fuentes: eesel AI no solo lee su centro de ayuda. Se conecta al conocimiento de su empresa en un par de clics: tickets antiguos de Gorgias, Google Docs, Confluence, Notion y más. Esto ayuda a la IA a proporcionar respuestas muy específicas basadas en las notas internas de su equipo.

• Puede ponerlo en marcha en minutos: eesel AI está diseñado para la velocidad. Solo tiene que conectar su cuenta de Gorgias y sus fuentes de conocimiento, y podrá tener un agente de IA funcional listo para probar casi de inmediato.

• El precio es sencillo: eesel AI ofrece planes transparentes y de tarifa plana. Usted sabe exactamente lo que paga cada mes, lo que ayuda con el presupuesto a largo plazo independientemente de su volumen de devoluciones.

Paso 4: Configure, pruebe y lance su agente de IA

Muy bien, una vez que haya elegido su herramienta, es hora de construirla y probarla. La idea es llevar a la IA a un punto en el que pueda gestionar una solicitud por sí misma o sepa cuándo pasar el ticket a un humano.

Si está utilizando eesel AI, este paso es muy seguro y claro.

1. Personalice la indicación (prompt): Dentro del panel de eesel AI, puede decirle a la IA quién es, cuál debe ser su tono y exactamente qué hacer cuando llegue una solicitud de devolución. Por ejemplo: "Si un cliente solicita una devolución y su pedido está dentro del plazo de 30 días, envíale el enlace al portal de devoluciones. Si no es así, pásalo al equipo de soporte de Nivel 2".

2. Simule con confianza: eesel AI tiene un modo de simulación que le permite probar su configuración con sus tickets antiguos de Gorgias. Esto significa que puede ver exactamente cómo habría respondido a clientes reales y ajustar su comportamiento en un entorno totalmente libre de riesgos antes de activarlo.

3. Implementación gradual: No tiene que activarlo para todo a la vez. Puede comenzar dejando que la IA gestione solo una solicitud específica, como "Recibí la talla incorrecta". Una vez que vea que funciona bien, puede darle más responsabilidades. Usted siempre tiene el control.

Consejos profesionales para usar IA con Gorgias

Hacer esto bien se trata de algo más que simplemente activar un interruptor. Aquí tiene algunos consejos para asegurar que su nueva automatización sea un éxito.

• Comience con las solicitudes más comunes: Identifique las dos o tres razones principales por las que los clientes solicitan devoluciones (como talla incorrecta o un artículo defectuoso) y cree sus primeras automatizaciones para esas situaciones.

• Asegúrese de que su IA sepa cuándo transferir un ticket: La IA necesita una ruta de escalamiento clara. Si una conversación se vuelve demasiado complicada o un cliente parece molesto, la IA debe transferir el ticket de manera inmediata y fluida a un agente humano.

• Sea transparente sobre el uso de IA: La gente aprecia la utilidad. Un saludo sencillo como: "Hola, soy el asistente de IA de [Su Marca]", puede ayudar mucho a generar confianza.

• Revise y mejore: Verifique sus análisis para ver cómo se está desempeñando la IA. Los informes en eesel AI, por ejemplo, están diseñados para mostrarle dónde podría tener lagunas en su base de conocimientos y qué otros procesos podría automatizar a continuación.

Este video explica cómo Gorgias utiliza su Agente de IA para gestionar diversas tareas de servicio al cliente, incluyendo la gestión de devoluciones y cambios.

Deje de gestionar devoluciones y empiece a construir relaciones

Mire, gestionar las devoluciones manualmente puede consumir mucho tiempo. Ocupa el enfoque de su equipo de soporte y les impide trabajar en problemas más complejos. Siguiendo estos pasos, puede usar con éxito la IA con Gorgias para devoluciones y cambios, transformando una tarea repetitiva en un flujo de trabajo eficiente y profesional.

Ya sea que comience con las herramientas integradas de Gorgias o incorpore una solución complementaria como eesel AI, el objetivo es el mismo: permitir que su equipo vuelva a centrarse en construir relaciones sólidas con sus clientes.

¿Está listo para tomar el control de su proceso de devoluciones? Puede configurar un agente de IA que aprenda de todo el conocimiento de su empresa y probarlo de forma segura en sus tickets pasados en cuestión de minutos.

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