Cómo usar la IA en Confluence: Una guía práctica paso a paso

Confluence es la base de conocimiento de referencia para innumerables equipos. Pero a medida que crece, puede sentirse menos como un cerebro compartido y más como un ático desordenado. Sabes que la información que necesitas está ahí en alguna parte, pero encontrarla puede convertirse en una auténtica investigación.

Aquí es donde la IA está empezando a marcar una diferencia real. Al conectar la IA a tu espacio de Confluence, puedes pasar de una biblioteca estática de documentos a algo que realmente ayude a tu equipo a encontrar respuestas y a realizar su trabajo.

Esta guía te explicará exactamente cómo usar la IA en Confluence, empezando por las características que Atlassian ha integrado directamente. Luego, entraremos en la parte importante: cómo sortear sus limitaciones para aprovechar de verdad el potencial del conocimiento colectivo de tu empresa.

Requisitos previos para usar la IA en Confluence

Antes de empezar, asegurémonos de que tienes lo básico cubierto. Para usar las funciones de IA integradas en Confluence, necesitarás algunas cosas:

• Una instancia de Confluence Cloud.

• Un plan Premium o Enterprise. Este es un punto importante. Atlassian Intelligence no está disponible en los planes Free o Standard, lo que puede ser un factor decisivo para muchos equipos.

• Permisos de administrador de la organización. Alguien con estos permisos tendrá que ser quien active el interruptor y encienda Atlassian Intelligence.

Cómo usar la IA nativa de Confluence: Guía paso a paso

Atlassian Intelligence tiene algunas herramientas útiles integradas que pueden ayudar con las tareas diarias. A continuación te explicamos cómo ponerlas en marcha.

Paso 1: Activa Atlassian Intelligence

Lo primero es lo primero: un administrador de la organización debe activar la función.

1. Ve a admin.atlassian.com.

2. Busca Configuración > Atlassian Intelligence en la barra lateral.

3. Lee los términos y luego elige los productos (asegúrate de que Confluence esté en la lista) donde quieras usar las funciones de IA.

Paso 2: Genera y ajusta contenido en el editor

Una vez que esté habilitada, puedes usar la IA directamente dentro del editor de Confluence. Es bastante útil para superar esa sensación de la "página en blanco".

• Para crear contenido nuevo: Simplemente escribe /ai en una nueva línea y dale una instrucción. Podrías probar algo como: “Haz una lluvia de ideas para publicaciones de blog sobre productividad en equipo” o “Escribe un plan de proyecto para el lanzamiento del nuevo sitio web.” La IA generará un borrador que luego podrás editar y personalizar.

• Para editar texto existente: Resalta un fragmento de texto y verás aparecer un pequeño icono de IA. Al hacer clic en él, te dará opciones como “Mejorar redacción”, “Cambiar tono” o “Corregir ortografía y gramática”.

Paso 3: Resume páginas para ponerte al día

Todos hemos abierto un documento enorme y simplemente hemos suspirado. Si no tienes tiempo para una lectura profunda, la IA puede darte la versión resumida.

• Resumir una página: En cualquier página de Confluence publicada, haz clic en el botón Resumir en la parte superior. Atlassian Intelligence generará un resumen rápido del contenido de la página.

• Resumir comentarios: Si una página tiene un hilo de comentarios largo, desplázate hacia abajo y haz clic en Resumir comentarios. Te dará un resumen de la discusión, lo cual es genial para ponerte al día con lo que te perdiste.

Paso 4: Haz preguntas y obtén respuestas reales

En lugar de simplemente escribir palabras clave y esperar lo mejor, puedes hacer preguntas en un lenguaje natural. Solo tienes que escribir tu pregunta en la barra de búsqueda principal, como “¿Cuál es nuestra política de trabajo remoto?”, y seleccionar Preguntar a la IA. Extraerá una respuesta directamente del contenido de tus espacios de Confluence e incluso te enlazará a las páginas de origen.

Limitaciones de la IA nativa de Confluence

Aunque Atlassian Intelligence es un comienzo decente, es probable que te encuentres con sus limitaciones bastante rápido. Las herramientas integradas son útiles para tareas sencillas, pero a menudo se quedan cortas cuando necesitas una fuente de conocimiento verdaderamente conectada.

El problema de los silos: ¿Qué pasa con los archivos adjuntos y otras aplicaciones?

Una de las primeras frustraciones que podrías encontrar es que la IA nativa de Confluence no puede buscar dentro de los archivos adjuntos. Si tu información más importante está guardada en PDF, documentos de Word o presentaciones subidas a una página, la IA no tiene idea de que existe. Esto deja enormes puntos ciegos.

Además, su conocimiento está atrapado dentro de la burbuja de Atlassian. ¿Qué pasa con toda la información crítica que tu equipo guarda en Google Docs, Notion, Slack o Microsoft Teams? La IA nativa no puede acceder a ella, lo que significa que tu instancia de Confluence es solo otro silo.

Búsqueda con IA en Confluence... Habría pensado que un caso de uso principal para la IA en Confluence sería buscar en documentos adjuntos (p. ej., PDF). Tenemos tantos documentos adjuntos que es un verdadero fastidio tener que abrirlos uno por uno para buscar en ellos. Desafortunadamente, parece que la IA de Confluence no puede hacer esto.

Reddit

Es exactamente por eso que se crearon herramientas como eesel AI. Está diseñada específicamente para reunir todo tu conocimiento disperso. Al usar su integración con Confluence, eesel AI no solo lee tus páginas, sino que también se conecta con más de 100 otras aplicaciones que ya usas, creando una única fuente de verdad unificada para todo tu equipo.

Una infografía que ilustra cómo eesel AI rompe los silos al conectar Confluence con otras aplicaciones para proporcionar respuestas completas.:

El problema del muro de pago: ¿Qué pasa si no tienes un plan premium?

Como mencionamos, Atlassian mantiene sus funciones de IA bloqueadas detrás de sus costosos planes Premium y Enterprise. Esto pone a muchos equipos pequeños y medianos en una situación difícil: o pagan por una gran actualización que quizás no necesiten, o se pierden por completo la IA.

eesel AI ofrece una alternativa más directa. Los precios son transparentes y predecibles, por lo que puedes obtener funciones de IA más potentes sin que te obliguen a contratar un plan caro. Puedes empezar con una simple suscripción mensual y cancelarla cuando quieras, lo que te da más flexibilidad a medida que tu equipo crece.

El problema del control: ¿Qué pasa si necesitas personalizarla?

La IA integrada te da algunas instrucciones básicas, pero no ofrece mucha personalización profunda. Realmente no puedes definir la personalidad de la IA, conectarla a tus propias herramientas para obtener datos en vivo (como verificar el estado de un pedido) o construir automatizaciones más complejas para tu equipo.

En comparación, eesel AI te da un motor de flujos de trabajo que puedes controlar por completo. Puedes usar su editor de instrucciones para definir el tono y la voz exactos de la IA. Con las Acciones Personalizadas, incluso puedes enseñarle a buscar información en vivo de cualquier sistema que tenga una API, para que tu equipo obtenga respuestas precisas y en tiempo real cada vez.

Una captura de pantalla que muestra las opciones de personalización de eesel AI, una característica clave para usar la IA en Confluence de manera efectiva.:

Una mejor alternativa: Cómo usar la IA en Confluence con eesel AI

En lugar de solo usar la IA para ayuda básica de escritura, puedes usar una plataforma dedicada para convertir Confluence en el centro neurálgico del conocimiento de tu empresa. A continuación, te mostramos lo sencillo que es empezar con eesel AI.

Paso 1: Conecta todo tu conocimiento en minutos

Empezar es sorprendentemente sencillo. No necesitas programar una larga llamada de incorporación ni recurrir a un desarrollador. Puedes conectar todas tus herramientas con unos pocos clics.

1. Regístrate en eesel AI.

2. Desde el panel de control, haz clic en "Añadir Fuente".

3. Conecta Confluence, Google Docs, Notion, tu servicio de asistencia y cualquier otro lugar donde tu equipo almacene información. Todo el proceso es autogestionado y solo lleva unos minutos.

El panel de control de eesel AI donde los usuarios pueden conectar Confluence y otras aplicaciones, un método avanzado para usar la IA en Confluence.:

Paso 2: Lleva la IA a donde tu equipo ya trabaja

Las mejores herramientas son las que la gente realmente usa, y eso significa ir a donde ellos están. Con eesel AI, puedes implementar un asistente de preguntas y respuestas directamente en Slack o Microsoft Teams que responde preguntas utilizando información de Confluence y todo lo demás que hayas conectado.

Así, cuando un compañero de equipo pregunta en un canal de Slack, “¿Cuáles son las especificaciones para la nueva función?”, el bot puede encontrar instantáneamente la respuesta en la página correcta de Confluence sin que nadie tenga que cambiar de aplicación. Con la IA nativa de Confluence, esa persona tendría que ir a Confluence para preguntar, y la IA solo podría buscar en las páginas de Confluence. Con eesel AI, pueden preguntar desde Slack, y la IA buscará en todas partes: páginas de Confluence, PDF adjuntos, Google Docs, Notion, para ofrecer una respuesta completa.

Un ejemplo del bot de eesel AI respondiendo una pregunta en Slack extrayendo información de Confluence.:

Consejos para tener éxito con la IA en Confluence

No importa qué herramienta termines usando, seguir algunos buenos hábitos te ayudará a obtener mejores resultados.

• Mantén tu documentación ordenada. Tu IA es tan inteligente como la información que le proporcionas. Si tus páginas de Confluence son un desorden de información desactualizada, obtendrás respuestas desordenadas. Acostúmbrate a archivar páginas antiguas y a usar encabezados claros.

• Fomenta las preguntas naturales. Haz que tu equipo se acostumbre a hacer preguntas como lo harían a un compañero de trabajo, no solo a escribir palabras clave como si fuera un motor de búsqueda de 2005.

• Empieza poco a poco. No intentes abarcarlo todo de golpe. Elige una o dos áreas donde un asistente de IA podría tener un gran impacto, como responder preguntas comunes de TI o encontrar especificaciones de productos, y domina eso primero.

• Prueba antes de lanzar. Antes de implementar un asistente de IA en toda la empresa, es una buena idea saber cómo se comportará. eesel AI tiene un modo de simulación que te permite probar tu configuración con datos históricos, para que puedas ver cómo responderá y generar confianza antes de que se ponga en marcha.

El modo de simulación en eesel AI, que ayuda a los equipos a probar su configuración antes de implementarla, un paso importante sobre cómo usar la IA en Confluence.:

De un simple wiki a un verdadero cerebro de empresa

Ahí lo tienes, ahora sabes cómo usar la IA en Confluence para acelerar tareas, encontrar información y crear mejor contenido. Las herramientas integradas de Atlassian son un buen punto de partida, pero están limitadas por algunas carencias importantes en cuanto a fuentes de conocimiento, precios y personalización.

Si realmente quieres convertir Confluence en la única fuente de verdad de tu empresa, necesitas algo que pueda romper los silos y conectar todo tu conocimiento. Con una plataforma como eesel AI, puedes conectar todo, tener control total y dar a tu equipo las respuestas rápidas y precisas que necesitan para hacer su mejor trabajo.

Este video ofrece una excelente introducción a Atlassian Intelligence y cómo usar sus funciones de IA en Confluence Cloud.

¿Listo para ver lo que tu conocimiento de Confluence puede hacer realmente? Prueba eesel AI gratis y conecta todas tus fuentes de conocimiento en minutos.