Cómo configurar un chatbot de HubSpot: Guía paso a paso

Seamos sinceros, los chatbots están por todas partes hoy en día. Han pasado de ser una novedad a una herramienta imprescindible para hablar con los visitantes de un sitio web, identificar los buenos leads y dar respuestas instantáneas. HubSpot tiene su propio creador de chatbots para que empieces, pero conseguir que uno funcione bien requiere un poco de conocimiento.

Esta guía te mostrará exactamente cómo configurar un chatbot de HubSpot, de principio a fin. Repasaremos todos los pasos esenciales, desde elegir una plantilla hasta personalizar el flujo del chat. También profundizaremos en cómo puedes ir más allá de un simple bot basado en reglas para construir algo que se sienta realmente útil.

Lo que necesitarás antes de empezar

Antes de empezar, vamos a aclarar algunas cosas. Créeme, tener esto preparado hará que todo el proceso de configuración sea mucho más sencillo.

• Una cuenta de HubSpot: Necesitarás una cuenta de HubSpot con acceso a Marketing Hub, Sales Hub o Service Hub (Starter, Professional o Enterprise). Ten en cuenta que algunas de las funciones más avanzadas solo están disponibles en los planes más caros.

• Los permisos adecuados: Asegúrate de tener "permisos de chatflows" para crear y editar flujos de chat. Si no puedes ver las opciones de las que vamos a hablar, probablemente sea por esto.

• Un canal de chat conectado: Tu bandeja de entrada de conversaciones necesita tener un canal de chat conectado. Aquí es donde establecerás la disponibilidad de tu equipo y ajustarás la apariencia del widget de chat.

• El código de seguimiento de HubSpot: Si tu sitio web no está alojado en HubSpot, necesitas tener el código de seguimiento de HubSpot instalado en tus páginas. El chatbot no aparecerá sin él.

El proceso de configuración en 5 pasos

Muy bien, manos a la obra. El creador de HubSpot es bastante visual y fácil de usar, pero seguir estos pasos te asegurará no pasar por alto nada importante.

Paso 1: Navega a los flujos de chat y elige tu canal

Lo primero es lo primero, tienes que encontrar el creador de chatbots en tu portal de HubSpot.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Flujos de chat.

2. Busca el botón Crear flujo de chat en la esquina superior derecha y haz clic en él.

3. Te preguntará dónde quieres que viva este chatbot. Elige Sitio web.

4. A continuación, elegirás una bandeja de entrada y un idioma principal para tu bot.

Una captura de pantalla del panel de HubSpot, que muestra dónde encontrar los flujos de chat para comenzar la configuración.

Paso 2: Selecciona una plantilla de chatbot

HubSpot te ofrece algunas plantillas para que puedas empezar a funcionar rápidamente. Puedes elegir un flujo predefinido o atreverte a construir uno desde cero.

• Bot para calificar leads: Este hace todas las preguntas típicas de calificación para ver si un visitante es un cliente potencial.

• Bot para agendar reuniones: Ayuda a los visitantes a reservar una reunión con alguien de tu equipo sin el ir y venir de correos electrónicos.

• Bot para crear tickets: Crea un ticket de soporte directamente en tu Service Hub.

• Bot de base de conocimientos + soporte (Pro+): Este bot intenta responder preguntas buscando en tu base de conocimientos de HubSpot.

Elige la plantilla que tenga más sentido para tu objetivo. Para este tutorial, digamos que estamos configurando un bot de soporte simple.

Un ejemplo de la plantilla del bot de calificación de leads en HubSpot.

Paso 3: Construye tu flujo de conversación

Esta es la parte divertida, donde te conviertes en el director y diseñas la conversación. El creador es un editor visual donde añades y conectas diferentes "acciones" para trazar cómo se desarrollará el chat.

Querrás empezar editando el Mensaje de bienvenida. Es lo primero que ven las personas, así que hazlo amigable y claro. Después de eso, puedes añadir más pasos haciendo clic en el pequeño ícono de más. Aquí tienes algunas de las acciones comunes que probablemente usarás:

• Hacer una pregunta: Una forma directa de obtener información del visitante.

• Ramas condicionales (Si/entonces) (Pro+): Esto te permite añadir algo de lógica. Por ejemplo, si un usuario dice que está interesado en "Ventas", puedes enviarlo por un camino completamente diferente al de alguien que elige "Soporte".

• Enviar a un miembro del equipo: Pasa la conversación a un agente en vivo.

• Enviar ticket: Recopila toda la información y la empaqueta ordenadamente en un nuevo ticket de soporte.

Una vista del creador de chatbots de HubSpot, enfocada en la edición del mensaje de bienvenida.

Paso 4: Define tus reglas de segmentación

Una vez que hayas trazado tu conversación, haz clic en la pestaña Segmentación. Aquí es donde decides cuándo y dónde aparece tu chatbot. Puedes ser bastante específico aquí basándote en:

• URL del sitio web: Puedes hacer que el bot aparezca solo en ciertas páginas, como tu página de precios o de contacto.

• Información del visitante: Puedes segmentar a las personas según su dispositivo, país o incluso información conocida si ya son un contacto en tu CRM.

Por ejemplo, podrías tener un bot de soporte que solo aparezca en las páginas de tu centro de ayuda y un bot de ventas que solo aparezca en las páginas de tus productos.

Paso 5: Personaliza la visualización y publica

Ya casi llegamos a la meta. El último paso es ir a las pestañas Visualización y Opciones para dar los toques finales a todo.

• Visualización: Aquí puedes personalizar el encabezado del chat, el pequeño avatar y cómo se comporta el widget de chat en computadoras y móviles. ¿Quieres que se abra solo o que espere a que el usuario haga clic? Tú decides.

• Opciones: Esto es para los detalles más pequeños, como el retraso al escribir entre mensajes (para que parezca más real), cuánto dura una sesión antes de expirar y los mensajes de consentimiento de privacidad de datos para el RGPD y la CCPA.

Cuando estés satisfecho con cómo se ve y se siente todo, haz clic en Vista previa para probarlo. Si todo funciona como quieres, simplemente activa el interruptor en la parte superior de la página para publicar tu chatbot y ponerlo en marcha en tu sitio.

Desafíos comunes con los chatbots de HubSpot

El creador de chatbots de HubSpot es un excelente punto de partida. Pero a medida que tu negocio crece y tus necesidades se vuelven un poco más complejas, probablemente empezarás a toparte con algunas limitaciones.

Primero, su conocimiento está bastante aislado. Un bot de HubSpot es fantástico para encontrar respuestas en la base de conocimientos de HubSpot, pero ¿qué pasa con toda esa información útil dispersa en tus Google Docs, Confluence, tickets de soporte anteriores o páginas de Notion? Intentar copiar todo eso manualmente en HubSpot es un proyecto enorme e interminable.

Una captura de pantalla de la base de conocimientos de HubSpot, que ilustra dónde se almacena la información del chatbot.

Segundo, la "IA" en los bots más avanzados no es tan inteligente como parece. Los bots se basan principalmente en reglas, lo que significa que tienes que construir manualmente cada ruta conversacional con lógica de si/entonces. Esto puede volverse increíblemente complicado rápidamente, y el bot puede atascarse fácilmente si un usuario hace una pregunta de una manera que no habías previsto.

Finalmente, no hay una buena manera de probar los cambios de forma segura. No puedes ejecutar una simulación para ver cómo un nuevo flujo de conversación habría manejado miles de tus chats de clientes anteriores. Esto hace que sea un poco estresante automatizar nuevos tipos de preguntas, porque no puedes estar seguro de cómo se comportará el bot hasta que esté en vivo con personas reales.

Mejora tu chatbot de HubSpot con eesel AI

Si esas limitaciones te suenan demasiado familiares, es posible que necesites una plataforma de IA que funcione con HubSpot pero que no esté atrapada dentro de él. Aquí es donde una herramienta como eesel AI entra en juego. En lugar de pedirte que abandones tu servicio de asistencia, eesel AI se conecta a las herramientas que ya estás utilizando, incluido HubSpot, para añadir una capa de automatización verdaderamente inteligente justo encima.

Integra todo tu conocimiento con un solo clic (no solo la base de conocimientos de HubSpot)

A diferencia del bot nativo, eesel AI puede recopilar instantáneamente tu conocimiento de todas partes. Con integraciones de un solo clic, puedes conectarlo a:

• Tu servicio de asistencia: Aprende de todos tus tickets de HubSpot anteriores para captar automáticamente la voz de tu marca y las respuestas comunes.

• Tus wikis: Conéctalo directamente al conocimiento de tu empresa en Confluence, Google Docs y Notion.

• Otras herramientas: Incluso puedes integrarlo con chats internos en Slack, PDFs y tu plataforma de comercio electrónico como Shopify.

De repente, tu IA tiene el contexto completo de tu negocio, lo que le permite responder a una gama mucho más amplia de preguntas correctamente, sin que tengas que hacer ninguna entrada de datos manual.

Automatiza de forma más inteligente con una IA que aprende de los tickets anteriores

eesel AI no se basa en ramas rígidas de si/entonces. Utiliza IA generativa para entender lo que tus clientes realmente preguntan y les da respuestas naturales y con un sonido humano basadas en todo el conocimiento que has conectado. También es completamente personalizable, por lo que puedes definir su personalidad, tono de voz y lo que se le permite hacer, desde clasificar tickets hasta buscar detalles de pedidos.

Prueba e implementa con confianza usando la simulación

Una de las características más geniales de eesel AI es su modo de simulación. Antes de activar el bot para clientes reales, puedes probarlo con miles de tus tickets de HubSpot anteriores. El panel te da un informe claro sobre su tasa de resolución potencial y te muestra exactamente cómo habría respondido a cada una de esas preguntas. Estas pruebas sin riesgo te permiten implementar la automatización sintiéndote seguro de los resultados.

Consejos para una configuración exitosa del chatbot

No importa qué herramienta elijas, algunos buenos hábitos ayudarán a asegurar que tu chatbot sea realmente útil.

• Empieza con un objetivo claro: No intentes que tu bot lo haga todo desde el primer día. Elige una tarea específica para empezar, como calificar nuevos leads o responder a tus 5 preguntas de soporte más frecuentes.

• Dale algo de personalidad: Un chatbot no tiene por qué sonar como un robot. Dale un nombre y un tono amigable y servicial que se alinee con tu marca.

• Proporciona siempre una vía de escape: Haz que sea muy fácil para las personas pedir hablar con un humano si el bot se confunde o si tienen un problema complicado.

• Revisa e itera: Revisa los registros de tus conversaciones de vez en cuando para ver dónde está teniendo éxito el bot y dónde tiene dificultades. Usa lo que aprendas para hacerlo más inteligente con el tiempo.

De bots básicos a automatización inteligente

Así que ahí lo tienes, ahora sabes cómo configurar un chatbot de HubSpot para hablar con los visitantes y manejar tareas simples. Es una gran característica que viene con tu suscripción a HubSpot y un primer paso sólido hacia el soporte conversacional.

Pero cuando estés listo para pasar de los bots simples basados en reglas a un agente de IA verdaderamente inteligente que pueda aprender de todo el conocimiento de tu empresa y resolver problemas complejos por sí solo, podría ser el momento de mirar más allá de las herramientas integradas.

Con eesel AI, puedes potenciar tu configuración actual de HubSpot con una potente plataforma de IA que automatiza el soporte, redacta respuestas para tus agentes y te da la confianza para automatizar mucho más.

¿Listo para ver lo que un agente de IA verdaderamente inteligente puede hacer? Prueba eesel AI gratis y empieza a funcionar en minutos.