Una guía completa para su integración de Freshdesk y Power BI paso a paso

Si usted es un líder de soporte, probablemente esté buscando lo mismo que todos los demás: una imagen clara de lo que realmente sucede con su equipo, sus tickets y sus clientes. Es por eso que tantos equipos conectan su servicio de ayuda o helpdesk, como Freshdesk, a una poderosa herramienta de análisis como Power BI. El objetivo es crear paneles (dashboards) impecables que descubran tendencias y realicen un seguimiento del rendimiento.

Llegar allí es un proceso estructurado. Esta guía le brindará una visión real de la integración de Freshdesk y Power BI paso a paso. Cubriremos los métodos habituales, las fortalezas de la plataforma y las consideraciones que debe tener en cuenta. Si bien los paneles son una excelente manera de visualizar su éxito, también verá cómo acelerar aún más su soporte.

¿Qué es Freshdesk?

Freshdesk es una herramienta de servicio al cliente basada en la nube, líder en el mercado, que ayuda a las empresas a organizar sus operaciones de soporte. Funciona como un centro central para gestionar las conversaciones de los clientes por correo electrónico, chat o teléfono. Como un sistema de tickets (ticketing system) robusto, permite a los agentes rastrear y resolver los problemas de los clientes de manera eficiente, garantizando una experiencia de alta calidad para cada usuario.

¿Qué es Power BI?

Power BI es la herramienta de Microsoft para convertir datos en información significativa (insights). Crea visualizaciones interactivas e informes de inteligencia empresarial. Cuenta con una interfaz fácil de usar, lo que permite a los equipos crear sus propios informes y paneles para supervisar el rendimiento.

Integración de Freshdesk y Power BI: Tres métodos comunes

Cuando decida vincular Freshdesk y Power BI, encontrará varias formas confiables de hacerlo. La elección correcta depende del nivel de comodidad técnica de su equipo, su presupuesto y sus objetivos específicos de informes. Analicemos las tres formas más comunes en que las personas abordan esto.

graph TD
    A[Inicio: Integrar Freshdesk con Power BI] --> B{Elegir método};
    B --> C[Método 1: Conector nativo];
    B --> D[Método 2: ETL de terceros];
    B --> E[Método 3: API personalizada];
    C --> F[Pros: Directo, sin costo adicional];
    C --> G[Cons: Ideal para necesidades estándar];
    D --> H[Pros: Potente, flexible];
    D --> I[Cons: Costo adicional, otra herramienta a gestionar];
    E --> J[Pros: Control total, a la medida];
    E --> K[Cons: Alto costo de recursos, requiere mantenimiento];

Método 1: Uso de la aplicación de conector nativo de Power BI

La ruta más directa es la que proporciona Freshdesk. En el Marketplace de Freshworks, encontrará la Power BI Connector App, diseñada para sincronizar datos entre las dos plataformas. Para usarla, simplemente instale la aplicación, conecte sus cuentas y seleccione los conjuntos de datos (como tickets o resultados de encuestas) que desea transferir.

Los conectores nativos son excelentes para las necesidades de informes estándar. Si bien algunos usuarios podrían buscar una personalización aún más profunda para flujos de trabajo altamente complejos, sigue siendo una solución confiable y sencilla para los equipos que desean poner en marcha sus informes básicos rápidamente dentro del ecosistema de Freshdesk.

Método 2: Uso de plataformas de integración de terceros

También existe una amplia gama de herramientas de terceros que actúan como puente entre sus aplicaciones. Estas plataformas ETL (Extract, Transform, Load - Extraer, Transformar, Cargar) incluyen servicios como CData, Improvado o automatizadores sin código (no-code) como Albato. Estas herramientas ofrecen conectores listos para usar para cientos de aplicaciones, incluidas Freshdesk y Power BI.

Estas plataformas son potentes y ofrecen flexibilidad adicional. Tenga en cuenta que esto implica agregar otra herramienta a su stack tecnológico y gestionar una suscripción independiente. Si bien simplifican el proceso técnico, aún deberá dedicar tiempo a mapear los campos de datos y mantener el flujo de trabajo.

Método 3: Creación de una integración personalizada con la API de Freshdesk

Para los equipos que cuentan con recursos de desarrollo, la API de Freshdesk es una opción altamente flexible. Este enfoque implica escribir código para extraer datos directamente de Freshdesk y alimentarlos en Power BI. Ofrece un control total, lo que le permite extraer cualquier punto de datos específico y crear un pipeline de informes perfectamente adaptado a sus requisitos únicos.

Este método es una opción de nivel profesional, pero requiere una inversión dedicada de tiempo y talento de ingeniería para la construcción inicial y el mantenimiento continuo. Para los equipos con capacidad para gestionar software personalizado, proporciona un nivel de profundidad de informes inigualable.

Los límites de una integración de Freshdesk y Power BI: Lo que los paneles no le dirán

Una vez que sus datos fluyen hacia Power BI, puede crear paneles impresionantes. Sin embargo, es útil comprender el papel de los informes en su estrategia general para asegurarse de obtener el máximo valor de ellos.

Desafío 1: Los datos son históricos, no en tiempo real

La mayoría de los métodos de integración se ejecutan de acuerdo con una programación, sincronizando los datos periódicamente (por ejemplo, diaria o por horas). Esto proporciona una perspectiva histórica valiosa, que es excelente para identificar patrones a largo plazo. Para gestionar picos de tickets inmediatos, minuto a minuto, querrá utilizar estos informes junto con las herramientas de monitoreo en tiempo real que ya están integradas en Freshdesk.

Desafío 2: Los informes muestran el "qué", no el "porqué"

Un panel es excelente para mostrarle qué sucedió, como un aumento del 30% en el volumen de tickets. Para comprender el porqué, los líderes de soporte pueden consultar los datos detallados de los tickets dentro de Freshdesk. Combinar las tendencias de alto nivel de Power BI con el rico contexto del cliente en Freshdesk es la mejor manera de encontrar respuestas accionables.

Desafío 3: La integración requiere costos y mantenimiento continuos

Como cualquier configuración de informes avanzada, hay una inversión involucrada. Esto incluye licencias de Power BI y, potencialmente, tarifas de conectores de terceros. Debido a que la tecnología evoluciona, estas conexiones pueden requerir actualizaciones ocasionales para mantenerse perfectamente sincronizadas. Mantener esta configuración garantiza que su inteligencia empresarial siga siendo precisa y confiable a largo plazo.

De los informes a la resolución: Un camino más rápido con IA

El objetivo final de analizar los datos de soporte es optimizar la carga de trabajo del equipo y garantizar la satisfacción del cliente.

Por qué los paneles son parte de una estrategia más amplia

Los paneles son esenciales para medir el rendimiento e identificar áreas de mejora. Proporcionan los datos que necesita para tomar decisiones informadas sobre dónde centrar sus esfuerzos de automatización.

Cómo eesel AI proporciona información accionable, no solo puntos de datos

Herramientas como eesel AI actúan como un potente complemento para su configuración de Freshdesk. Es una plataforma de IA que se integra directamente con Freshdesk, trabajando dentro de su ecosistema existente. En lugar de solo rastrear tickets, eesel AI ayuda a comprender el contenido de las conversaciones, identificando soluciones comunes y detectando las razones detrás de las consultas de los clientes.

Los análisis proporcionados pueden resaltar brechas en su base de conocimientos y detectar tendencias en los tickets. Esto proporciona una hoja de ruta práctica para la optimización del soporte, ayudándole a convertir los datos en una estrategia clara.

Entre en funcionamiento en minutos, no en meses

eesel AI está diseñado para ser de autoservicio y fácil de usar. Puede conectarlo a Freshdesk rápidamente y tener un agente de IA listo para ayudar a su equipo en muy poco tiempo.

El modo de simulación en eesel AI le permite probar la configuración en sus tickets pasados en un entorno seguro. Puede ver cómo habría respondido y pronosticar sus resultados antes de lanzarlo en vivo para los clientes. Es una excelente manera de ver el impacto potencial en su eficiencia de soporte.

Comparación de los costos de una integración de Freshdesk y Power BI

La ruta de integración tradicional implica algunos componentes diferentes, lo que le permite escalar su inversión según sus necesidades.

Precios de Freshdesk

Freshdesk ofrece varios planes escalonados para adaptarse a diferentes tamaños de equipo y requisitos.

Plan	Precio (Facturado anualmente)	Característica clave
Growth	$15/agente/mes	Tickets e informes
Pro	$49/agente/mes	Portales personalizados y tickets avanzados
Enterprise	$79/agente/mes	Registros de auditoría y enrutamiento basado en habilidades
Freddy AI Copilot Add-on	$29/agente/mes	Funciones avanzadas de IA orientadas al agente

Precios de Power BI

También necesitará licencias para su herramienta de análisis.

Plan	Precio	Descripción
Free	$0	Cree informes para uso personal.
Pro	$14.00/usuario/mes	Publique y comparta informes.
Premium Per User	$24.00/usuario/mes	Acceda a funciones a escala empresarial.

La inversión en integración

Dependiendo de su elección, puede haber tarifas por plataformas de terceros o tiempo de desarrollo para creaciones personalizadas. Estas inversiones están dirigidas a obtener una visión integral y de alto nivel de sus operaciones de soporte, lo cual es una parte clave del funcionamiento de una organización de soporte madura.

Vaya más allá de los informes

Configurar una integración de Freshdesk y Power BI es una forma confiable de visualizar sus datos de soporte. Proporciona una visión valiosa a largo plazo de su rendimiento de soporte y le ayuda a tomar decisiones basadas en datos.

eesel AI ofrece una ruta complementaria al trabajar dentro de su cuenta de Freshdesk para ayudar a resolver tickets repetitivos. Mientras que Power BI le ayuda a medir su éxito, eesel AI le ayuda a alcanzarlo apoyando directamente a sus agentes y clientes.

¿Listo para ver qué puede automatizar?

Optimice su flujo de trabajo de soporte y empodere a su equipo. Con eesel AI, puede conectar su cuenta de Freshdesk fácilmente, simular el rendimiento y lanzar un agente de IA para ayudar a gestionar su volumen de tickets.

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