Una guía práctica para automatizar la exportación de datos de Freshdesk para informes de tickets

Si usted gestiona un equipo de soporte, sabe que su centro de ayuda (helpdesk) es una mina de oro de información. Los informes de tickets son la forma de medir el rendimiento del equipo, detectar patrones de los clientes y descubrir dónde puede mejorar. A medida que su equipo crece, es probable que desee encontrar formas de ir más allá de los pasos manuales y automatizar la forma en que extrae esos datos de Freshdesk.

Si bien la plataforma es potente, exportar manualmente archivos CSV semana tras semana es una tarea que muchos equipos eventualmente eligen automatizar para ahorrar tiempo. Esto les permite a usted y a su equipo centrarse en trabajos de mayor impacto mientras los datos fluyen hacia donde deben ir.

Esta guía le mostrará diferentes maneras de automatizar la exportación de datos de Freshdesk para informes de tickets. Cubriremos las herramientas que proporciona Freshdesk, analizaremos algunas opciones de terceros y luego exploraremos un enfoque moderno impulsado por IA que complementa a Freshdesk para convertir los datos brutos en información útil.

¿Qué es realmente la exportación de datos de Freshdesk?

La exportación de datos de Freshdesk es el proceso de extraer información de tickets de su centro de ayuda para su análisis o almacenamiento. Esto puede incluir desde quién fue asignado a un ticket y cuándo se resolvió, hasta datos de campos personalizados y el historial completo de la conversación.

La mayoría de los equipos hacen esto para alimentar los datos en otras herramientas para un análisis más profundo. Es posible que esté creando paneles personalizados en una herramienta de inteligencia de negocios (BI) como Tableau o Power BI, o manteniendo un respaldo a largo plazo de sus interacciones con los clientes.

Estos datos generalmente se obtienen como un archivo CSV, JSON o XML, listos para ser utilizados en una hoja de cálculo o plataforma de análisis.

Tres formas de automatizar la exportación de datos de Freshdesk para informes de tickets

Freshdesk le ofrece varias formas de exportar sus datos, cada una adaptada a diferentes necesidades. Deberá considerar sus requisitos de automatización, flexibilidad y recursos técnicos.

Método 1: Uso de funciones integradas

Freshdesk tiene opciones integradas para obtener sus datos, que van desde un simple clic en un botón hasta un enfoque altamente personalizable liderado por desarrolladores.

Exportación manual desde la vista de tickets

Este es el método más directo. Simplemente vaya a su lista de tickets, aplique los filtros que necesite (como un rango de fechas específico o prioridad) y haga clic en el botón "Exportar". Unos minutos más tarde, Freshdesk le enviará por correo electrónico un enlace a un archivo CSV.

• Lo bueno: Es simple, está disponible en la mayoría de los planes y funciona perfectamente si necesita una instantánea rápida de los datos para un informe puntual.

• Consideraciones: Este es un proceso manual. Para los equipos que requieren informes semanales o mensuales, avanzar hacia las opciones automatizadas que ofrece Freshdesk suele ser un camino más eficiente.

Exportaciones de datos programadas a través de Analytics

Para un enfoque automatizado, los administradores pueden configurar exportaciones recurrentes desde la sección de Analytics. Puede programarlas para que se ejecuten diaria, semanal o mensualmente.

• Lo bueno: Esto proporciona una automatización confiable, asegurando que sus datos se entreguen en su bandeja de entrada sin que usted tenga que recordar ejecutar la exportación manualmente.

• Consideraciones: Esta función es una oferta premium disponible en los planes Pro y Enterprise de Freshdesk. Entrega un archivo de datos brutos, que luego puede formatear o cargar en su herramienta de informes preferida.

La API de Freshdesk

Si tiene desarrolladores en su equipo, la API de Freshdesk proporciona una forma de extraer datos de tickets mediante código.

• Lo bueno: Es la opción más flexible y potente. Puede crear un script personalizado para extraer exactamente los campos que necesita en el horario preciso que su empresa requiera.

• Consideraciones: Esta vía requiere tiempo de un desarrollador para construir y mantener la integración. La API utiliza límites de tasa estándar y reglas de paginación para garantizar la estabilidad de la plataforma, por lo que sus desarrolladores deberán tenerlos en cuenta al extraer grandes volúmenes de datos históricos.

Método 2: Uso de herramientas de terceros

Si no tiene desarrolladores disponibles, puede usar herramientas de terceros ETL (Extract, Transform, Load) como Skyvia o Help Desk Migration. Estas plataformas se conectan a la API de Freshdesk por usted y envían los datos a su destino elegido, como una base de datos o una herramienta de BI.

Estas herramientas son excelentes para gestionar los aspectos técnicos de una API sin escribir código. Normalmente son "no-code" (sin código) y pueden poner sus datos en movimiento rápidamente.

Mejorando su flujo de trabajo de datos

Si bien estas herramientas automatizan el proceso de exportación, se centran en mover datos brutos. Los datos muestran el rendimiento pasado, y usted aún querrá dedicar tiempo a analizarlos para encontrar oportunidades de mejora. Estas herramientas funcionan como un puente eficaz entre Freshdesk y sus plataformas de análisis.

Método 3: El enfoque moderno con información impulsada por IA

El objetivo de la exportación de datos suele ser comprender sus operaciones de soporte para que pueda mejorarlas aún más. Aquí es donde puede cambiar el enfoque de la exportación de datos a la inteligencia procesable.

Las plataformas de IA creadas para el soporte al cliente, como eesel AI, están diseñadas para complementar a Freshdesk. En lugar de solo exportar datos, pueden analizarlos justo donde residen y proporcionar información y sugerencias de automatización de inmediato.

He aquí cómo esto complementa su configuración de Freshdesk:

• Informes integrados: El panel de análisis de una plataforma de IA puede detectar tendencias automáticamente e identificar vacíos en su base de conocimientos. Esto le ayuda a ver exactamente qué temas son más comunes en su cola de soporte.

• Simulación sin riesgo: Puede ejecutar simulaciones en sus tickets pasados de Freshdesk antes de implementar cualquier cambio. Esto le muestra exactamente cómo la IA podría haber apoyado esos tickets, ayudándole a identificar las mejores oportunidades de automatización.

• Conexión de la información con la acción: Una herramienta de IA integrada le ayuda a actuar sobre lo que aprende. Si un informe indica un alto volumen de tickets de "restablecimiento de contraseña", puede configurar un agente de IA para ayudar específicamente con esos casos. Con una integración como eesel AI para Freshdesk, puede mejorar su flujo de trabajo en minutos.

Precios y costos para la exportación de datos de Freshdesk

Freshdesk ofrece planes de suscripción por niveles para adaptarse a diferentes tamaños y necesidades de equipo. Esto le permite elegir el nivel de informes y automatización que se ajuste a su etapa actual.

A continuación, se presenta un desglose de las funciones de informes en los planes de Freshdesk:

Característica / Plan	Growth ($15/agente/mes)	Pro ($49/agente/mes)	Enterprise ($79/agente/mes)
Exportación manual de tickets	✔️	✔️	✔️
Analítica básica	✔️	✔️	✔️
Exportaciones de datos programadas	❌	✔️	✔️
Sesiones de Freddy AI Agent	❌	Primeras 500 incluidas	Primeras 500 incluidas
Freddy AI Copilot	❌	Complemento de $29/agente/mes	Complemento de $29/agente/mes
Acceso a la API	✔️	✔️	✔️

Eligiendo el camino correcto

Las funciones de automatización avanzada, como las Exportaciones Programadas, forman parte del plan Pro, que es una excelente opción para equipos en crecimiento. Si se encuentra en el plan Growth, las exportaciones manuales proporcionan una forma confiable de manejar sus necesidades de datos a medida que escala.

También puede mejorar su experiencia con las propias funciones de IA de Freshdesk, que están disponibles como complementos premium como Freddy AI Copilot. Al planificar su presupuesto, deberá considerar si prefiere funciones integradas, soluciones de API lideradas por desarrolladores o herramientas de terceros especializadas que funcionen dentro del ecosistema de Freshdesk.

Pasando de la exportación de datos a la comprensión profunda

Si bien las exportaciones manuales son un punto de partida útil, los equipos que maduran pueden ganar mucha eficiencia al avanzar hacia flujos de trabajo automatizados. Las herramientas integradas de Freshdesk y las diversas opciones de terceros disponibles garantizan que usted tenga la flexibilidad para administrar sus datos a su manera.

En última instancia, el objetivo es usar la IA para obtener información útil en tiempo real directamente dentro de sus herramientas existentes.

Plataformas como eesel AI están diseñadas para apoyar este objetivo. Se conectan a su cuenta de Freshdesk rápidamente, analizan sus datos y proporcionan conocimientos operativos profundos. Esto le permite pasar menos tiempo en exportaciones y más tiempo usando sus datos para mejorar su base de conocimientos y brindar un servicio aún mejor a sus clientes.

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