Cómo usar la IA de Freshdesk para extraer el SKU de un producto y escribirlo en un campo personalizado

Si usted dirige un equipo de soporte para un negocio de comercio electrónico que utiliza Freshdesk, lo habrá visto mil veces. Un cliente envía un correo electrónico sobre un pedido y el primer trabajo de su agente es buscar el SKU (unidad de mantenimiento de existencias) del producto, copiarlo, hacer clic en el campo del ticket correspondiente y pegarlo. Parece una tarea minúscula, pero cuando se multiplica por cientos de tickets al día, se convierte en una tonelada de tiempo desperdiciado y abre la puerta a errores simples.

¿Y si una IA pudiera simplemente... hacer eso por usted? Al instante y sin errores. Esta guía le mostrará exactamente cómo configurar un flujo de trabajo sencillo que encuentre automáticamente el SKU de un producto en el mensaje de un cliente y lo coloque en un campo personalizado en Freshdesk. No requiere código ni una configuración complicada, solo una solución directa que puede poner en marcha en pocos minutos.

Qué necesitará para empezar

Antes de comenzar, asegúrese de tener todo listo. Todo este proceso es bastante sencillo y no requiere un desarrollador, pero necesitará acceso de administrador a un par de cosas.

• Una cuenta de Freshdesk: Deberá ser administrador para poder crear campos de ticket personalizados.

• Una base de datos de productos: Podría ser su plataforma de comercio electrónico como Shopify o incluso simplemente una hoja de cálculo de Google donde guarde toda la información de sus SKU.

• Una cuenta de eesel AI: Puede comenzar con una en solo un par de minutos. eesel AI es la herramienta que se conectará a Freshdesk y se encargará de la automatización por usted.

Guía paso a paso

Recorreremos esto en unos pocos pasos fáciles, comenzando con la configuración del campo en Freshdesk y terminando con el despliegue de la IA con total confianza.

Paso 1: Cree un campo personalizado en Freshdesk

Lo primero es lo primero: necesita un lugar para que la IA deposite el SKU. Vamos a crear un campo personalizado para ello en Freshdesk.

1. Inicie sesión en su cuenta de Freshdesk como administrador.

2. Diríjase a Admin > Flujos de trabajo > Campos de ticket (Admin > Workflows > Ticket Fields).

3. Busque el campo "Texto de una sola línea" (Single-line text) en el panel derecho y arrástrelo a su formulario de ticket.

4. Asígnele una etiqueta clara, algo como "SKU del producto" o "SKU extraído".

5. Haga clic en Guardar.

Y eso es todo. Ahora tiene un lugar dedicado en cada ticket para el SKU. Fácil.

Paso 2: Conecte eesel AI a Freshdesk en minutos

A continuación, conectemos la IA. Una de las mayores ventajas de las herramientas modernas es la facilidad de configuración. Con eesel AI, puede conectarse a su centro de ayuda con un solo clic, lo que significa que puede estar funcionando en minutos, no en meses.

1. Regístrese para obtener una cuenta en eesel AI.

2. Desde su tablero, vaya a la sección Fuentes (Sources) y haga clic en "Añadir fuente" (Add Source).

3. Elija Freshdesk de la lista de integraciones.

4. Simplemente siga las instrucciones en pantalla para autorizar la conexión. eesel AI se vinculará de forma segura con su cuenta de Freshdesk sin que tenga que lidiar con complicadas claves API ni pedir ayuda a un desarrollador.

Paso 3: Enseñe a la IA sobre sus productos

Para que una IA encuentre sus SKU, necesita saber qué son. En lugar de obligarle a construir una base de conocimientos (knowledge base) nueva desde cero, eesel AI puede aprender directamente de las fuentes que ya tiene, incluidos sus tickets antiguos.

• Conecte su conocimiento: En el tablero de eesel AI, puede conectar fuentes como su centro de ayuda público, documentos internos en Confluence o Google Docs, e incluso su lista de productos de Shopify.

• Entrene con tickets pasados: Si utiliza el plan Business, puede permitir que la IA se entrene con sus tickets históricos. Esta es una ventaja enorme porque la IA aprende cómo su equipo ha manejado problemas similares anteriormente, adopta la voz de su marca y entiende las diferentes formas en que los clientes hablan de sus productos.

Paso 4: Construya el flujo de trabajo

Muy bien, aquí es donde todo se une. Vamos a crear una Acción de IA (AI Action) en eesel AI para que se encargue de esta tarea por nosotros. Esto es más que solo generar respuestas: se trata de construir un flujo de trabajo que haga cosas por usted.

1. En su tablero de eesel AI, vaya a la sección de Agente de IA y elija su bot de Freshdesk.

2. Haga clic en la pestaña Prompts y Acciones (Prompt & Actions). Aquí es donde le dice a la IA qué hacer.

3. Verá un editor de prompts donde puede guiar el comportamiento de la IA, pero para esto, queremos centrarnos en las acciones.

4. Haga clic en "Añadir Acción" y seleccione la acción Actualizar Ticket (Update Ticket) para Freshdesk.

5. Aparecerá una lista de campos que puede actualizar. Busque el campo personalizado "SKU del producto" que creó en el Paso 1.

6. Para el valor, le dará a la IA una instrucción sencilla. Dígale algo como: "Lee el mensaje del cliente y encuentra el SKU del producto. Si encuentras uno, ponlo aquí. Si no, deja este campo en blanco".

7. Guarde la acción.

Ahora, cada vez que llegue un nuevo ticket, la IA lo leerá, extraerá el SKU y completará ese campo personalizado por usted.

Consejo profesional: Vaya más allá de la extracción

Paso 5: Pruebe y active el flujo de trabajo

¿Cómo se asegura de que esto funcione sin arruinar una conversación real con un cliente? eesel AI le ofrece un modo de simulación para evitar ese estrés.

• Vaya a la pestaña de Simulación en la configuración de su Agente de IA.

• Elija un rango de fechas de tickets pasados sobre los cuales desea probar su nuevo flujo de trabajo.

• eesel AI ejecutará su IA sobre miles de sus tickets antiguos en un entorno seguro y aislado (sandbox). Le mostrará exactamente cómo habría actuado, qué tickets habría actualizado, qué SKU encontró y su tasa de precisión general.

• Una vez que esté satisfecho con su funcionamiento, puede activar el Agente de IA. Incluso puede optar por desplegarlo lentamente haciendo que maneje solo ciertos tipos de tickets al principio.

Estas pruebas sin riesgo le permiten sentirse seguro con la configuración antes de que la IA toque un ticket en vivo.

Consejos para el éxito

Configurar este flujo de trabajo es bastante sencillo, pero aquí hay algunas sugerencias para asegurarse de que funcione perfectamente.

• Empiece de forma sencilla. Mi consejo es comenzar simplemente configurando la IA de Freshdesk para extraer un SKU de producto y escribir en un campo personalizado. Una vez que vea que funciona bien, puede comenzar a agregar pasos más complejos, como buscar estados de pedidos.

• Refine su prompt. Sus clientes podrían llamar a un SKU "número de artículo", "ID de producto" o "modelo #". Puede ajustar las instrucciones en el editor de prompts de eesel AI para ayudar a la IA a reconocer todos estos términos diferentes.

• Vigile el rendimiento. Consulte el tablero de informes de eesel AI para ver cómo va la automatización. Los informes también pueden señalar vacíos en su base de conocimientos al mostrarle qué preguntas están surgiendo para las cuales aún no tiene artículos.

Y aquí hay un par de errores comunes que debe evitar:

• Olvidar el campo personalizado. La IA necesita un destino para los datos que encuentra. Asegúrese de haber configurado su campo personalizado en Freshdesk antes de crear la acción en eesel AI.

• Darle a la IA demasiada información. Cuando conecte sus fuentes de conocimiento, sea selectivo. Si solo desea que la IA maneje preguntas sobre productos, dele acceso únicamente a su catálogo de productos y documentos de ayuda relacionados. Limitar el alcance de su conocimiento ayuda a mantener alta su precisión.

Automatice sus flujos de trabajo de Freshdesk

Así que ahí lo tiene. Acaba de construir una automatización inteligente que resuelve un dolor de cabeza real y cotidiano para los equipos de soporte. Freshdesk es una plataforma madura y confiable que impulsa el servicio al cliente de miles de empresas, y añadir automatización la hace aún más potente. Se acabaron los agentes perdiendo el tiempo en cada ticket con el copiado y pegado manual. Ahora, tiene una IA que lo hace por ellos en un instante.

Este es solo un ejemplo de lo que puede hacer. Si bien las herramientas nativas como Freddy AI de Freshdesk proporcionan funciones de automatización integradas y robustas, herramientas como eesel AI ofrecen una experiencia complementaria de autoservicio para flujos de trabajo especializados de varios pasos.

Con una plataforma como eesel AI trabajando dentro del ecosistema de Freshdesk, obtiene una forma fácil de unificar todo el conocimiento de su empresa en un solo lugar. Puede ponerse en marcha en minutos con integraciones de un solo clic, mantener el control total con un motor de flujo de trabajo personalizable y probar todo en un modo de simulación seguro antes de activarlo.

Si está listo para liberar a su equipo de esas tareas pequeñas y repetitivas para que puedan concentrarse en lo que mejor saben hacer, ayudar a los clientes, es hora de poner a la IA a trabajar.

¿Listo para dejar de buscar SKU a mano? Pruebe eesel AI gratis y vea qué tan rápido puede automatizar sus flujos de trabajo de Freshdesk.