Cómo exportar datos de Zendesk a Excel o Power BI: Una guía completa

Seamos sinceros: tu cuenta de Zendesk está repleta de datos útiles de clientes, pero llevarlos a una herramienta como Excel o Power BI puede ser un verdadero dolor de cabeza. Sabes que hay tendencias y métricas clave escondidas en tus tickets, pero los paneles de control integrados simplemente no son suficientes. Estás atascado con exportaciones manuales engorrosas, conectores lentos o la perspectiva de tener que involucrar a desarrolladores para un trabajo de API personalizado.

En esta guía, desglosaremos las formas más comunes de exportar datos de Zendesk a Excel o Power BI. Veremos lo bueno, lo malo y lo feo de cada método, desde las herramientas propias de Zendesk hasta opciones más avanzadas. También hablaremos de un enfoque diferente que podría permitirte saltarte el proceso de exportación por completo.

¿Por qué molestarse en exportar datos de Zendesk a Excel o Power BI?

Zendesk Explore tiene algunos informes decentes de fábrica, pero pueden sentirse un poco limitantes. Cuando llevas tus datos a algo más flexible como Power BI o Excel, realmente puedes empezar a profundizar y encontrar cosas que pueden mejorar genuinamente tus operaciones de soporte.

A continuación, algunas razones por las que los equipos se toman la molestia de mover sus datos:

• Crea paneles de control que realmente tengan sentido para ti: Puedes ir más allá de los widgets predefinidos y visualizar las métricas que realmente te importan. Piensa en el volumen de tickets para una línea de productos específica, el rendimiento de los agentes durante tus horas de mayor actividad o cómo un nuevo error está afectando tu cola de soporte.

• Combina los datos de soporte con otra información del negocio: Los datos de soporte por sí solos son útiles, pero se vuelven mucho más potentes cuando los combinas con datos de otros departamentos. Podrías ver cómo las interacciones de soporte afectan el valor de vida del cliente desde tu CRM o conectar los picos de tickets con campañas de marketing recientes.

• Mejora la detección de tendencias: Al analizar los datos más a fondo, puedes identificar problemas recurrentes, encontrar lagunas en tu base de conocimientos y tener un mejor control para pronosticar el volumen de soporte. Se trata de pasar de apagar incendios a prevenirlos en primer lugar.

• Mantén una copia de seguridad segura: Exportar tus datos regularmente significa que tienes una copia independiente a mano. Esto es genial para tu tranquilidad y puede ser un salvavidas para el cumplimiento, las auditorías o si algo sale mal.

Método 1: Usar las funciones de exportación integradas de Zendesk

Tu primer instinto podría ser usar las herramientas de exportación que ya están dentro de Zendesk. Es la ruta más directa, pero viene con algunas desventajas bastante grandes, especialmente en cuanto a qué planes pueden usarla y qué tan actualizados están los datos.

Exportar conjuntos de datos desde Zendesk Explore

Si tu empresa tiene un plan Professional o superior, puedes exportar conjuntos de datos completos desde el módulo Explore. Esto te permite obtener los datos brutos y sin filtrar de áreas centrales como Tickets, SLAs y Actualizaciones de Agentes.

Puedes hacer una exportación única para un período determinado (como los últimos 30 días) o programar exportaciones recurrentes para que se ejecuten automáticamente. Obtendrás un montón de archivos CSV que luego podrás importar a Excel o Power BI.

A qué prestar atención:

• Depende del plan: Esta función es solo para suscriptores de los planes Suite Professional, Enterprise o planes heredados similares.

• Los límites de filas pueden ser un problema: Aunque puedes superar el límite de 50,000 filas que ves en los informes individuales, manejar los archivos CSV todavía puede ser un fastidio para cuentas con toneladas de datos.

• Es un trabajo manual: Los datos no están en tiempo real. Cada vez que quieras actualizar tus informes, tienes que entrar, descargar los nuevos CSV e importarlos a la herramienta de tu elección.

Exportar informes individuales y pestañas del panel de control

¿Necesitas obtener los datos de un solo informe o panel de control? Puedes exportarlos directamente en varios formatos, incluyendo CSV, Excel y PDF.

Esto funciona para una instantánea rápida, pero no es una gran solución para construir un panel de control adecuado. La exportación a Excel está limitada a 50,000 filas y no conservará ninguno de tus formatos o gráficos. Es un proceso manual que se vuelve tedioso rápidamente si necesitas actualizar tu análisis más de una vez cada mucho tiempo.

Método 2: Usar la API de Zendesk y conectores directos

Si buscas algo más automatizado, el siguiente paso suele ser conectarse a Zendesk a través de su API o un conector dedicado en Power BI. Estos métodos pueden crear una canalización de datos en tiempo real, pero también traen consigo sus propios problemas técnicos.

Usar el conector de Zendesk para Power BI

Microsoft Power BI tiene un conector integrado para Zendesk. En teoría, solo tienes que ir a "Obtener datos", seleccionar Zendesk, escribir tu subdominio y Power BI importará tus tickets, usuarios y organizaciones.

Suena genial, ¿verdad? Desafortunadamente, a muchos usuarios les resulta frustrante. Un vistazo rápido a los foros de la comunidad de Power BI muestra que el conector puede ser dolorosamente lento, a veces tardando horas en actualizar un conjunto de datos que ni siquiera es tan grande. Además, las tablas estándar que importa pueden no incluir los campos personalizados en los que confías, dejándote con la necesidad de encontrar soluciones manuales de todos modos.

Crear una solución de API personalizada

Para el máximo control, está la API de Zendesk. Es la forma más poderosa de extraer datos, permitiéndote obtener programáticamente casi cualquier cosa de tu cuenta, incluyendo comentarios de tickets e historiales de auditoría que no puedes obtener de las exportaciones CSV.

Pero esto es un proyecto serio. Construir y mantener una integración de API personalizada es un trabajo considerable que requiere desarrolladores. Tu equipo necesitaría resolver:

• Autenticación: Gestionar los tokens de API de forma segura.

• Paginación: Escribir scripts que puedan recorrer miles de páginas de resultados para obtener todos los datos de tus tickets.

• Límites de velocidad (rate limits): Crear lógica para evitar alcanzar los límites de llamadas a la API de Zendesk, lo que puede interrumpir tu flujo de datos si no tienes cuidado.

• Almacenamiento de datos (data warehousing): Configurar y pagar por una base de datos (como BigQuery o Snowflake) para almacenar todos los datos antes de que puedas cargarlos en Power BI.

Esto te da total flexibilidad, pero para la mayoría de los equipos de soporte, el costo y la complejidad son simplemente demasiado altos.

Una alternativa a la exportación de datos de Zendesk

Esto plantea una pregunta diferente: ¿y si el objetivo no es solo mover datos, sino obtener respuestas de ellos? En lugar de lidiar con datos brutos en hojas de cálculo, algunas herramientas de IA más nuevas pueden analizarlos directamente donde se encuentran y darte las ideas que estabas buscando.

Aquí es donde entra en juego una herramienta como eesel AI. Se conecta directamente a tu cuenta de Zendesk y utiliza tus datos históricos de tickets, los mismos que estás tratando de exportar, para proporcionar información útil de inmediato.

Obtén información automatizada sin hojas de cálculo

En lugar de pasar horas en Power BI tratando de conectar los puntos, el panel de análisis de eesel AI puede hacerlo por ti. Revisa automáticamente tus tickets resueltos para:

• Detectar lagunas de conocimiento: Encuentra las preguntas más comunes que hacen los clientes y que tu centro de ayuda no responde. Incluso puede redactar nuevos artículos para ti basándose en las mejores respuestas de tus agentes.

• Encontrar oportunidades de automatización: El modo de simulación revisa miles de tus tickets pasados para mostrarte exactamente cuántos de ellos podrían haberse automatizado. Esto te da una idea clara del retorno potencial antes de comprometerte a nada.

Este enfoque te proporciona las ideas estratégicas que buscabas, pero sin toda la exportación manual y la creación de informes.

El panel de eesel AI que muestra análisis y resultados de simulación, una alternativa a la exportación manual de datos de Zendesk a Excel o Power BI.

Convierte tus datos en un agente de IA

Más allá de solo darte ideas, eesel AI para Zendesk te permite poner tus datos a trabajar. Entrena un agente de IA con tus tickets pasados, macros y artículos de la base de conocimientos. Esta IA puede luego ayudar en el soporte de primera línea al:

• Responder preguntas comunes de los clientes al instante.

• Clasificar y etiquetar nuevos tickets automáticamente.

• Escalar los problemas complicados al agente humano adecuado.

Al aprender de los datos que ya tienes, eesel AI ayuda a cerrar el ciclo. No solo te muestra lo que está sucediendo, sino que te ayuda a hacer algo al respecto.

Comparación de las opciones de exportación de datos de Zendesk

Entonces, ¿qué método es el adecuado para ti? Realmente depende de tu presupuesto, las habilidades técnicas de tu equipo y lo que finalmente intentas lograr. Aquí tienes un resumen rápido para ayudarte a comparar.

Característica	Exportación integrada de Zendesk	API / Conector directo	eesel AI (Automatización de Insights)
Facilidad de uso	Media (requiere configuración e importaciones manuales)	Baja (definitivamente se necesitan desarrolladores)	Alta (autoservicio, listo para usar rápidamente)
Actualización de datos	Desactualizados (basados en la última vez que exportaste)	Casi en tiempo real (si se construye correctamente)	En tiempo real
Costo	Incluido en planes caros	Alto (tiempo de desarrollador, almacenamiento de datos)	Suscripción predecible
Beneficio clave	Copia de seguridad básica de datos	Control total sobre tus datos	Insights y acciones automatizadas

Precios de las opciones de exportación de datos de Zendesk

Tu capacidad para sacar datos de Zendesk está directamente ligada a cuánto les pagas. Las opciones de exportación más fáciles suelen reservarse para los planes más caros.

Precios de Zendesk Suite

Según la página de precios de Zendesk, la capacidad de exportar conjuntos de datos completos solo está disponible en los planes Suite Professional (115 $/agente/mes) y Suite Enterprise (169 $/agente/mes) (facturados anualmente). Si estás en el plan Suite Team (55 $/agente/mes), tendrás que depender de la API o de una herramienta de terceros.

Precios de Microsoft Power BI

Power BI también tiene varios niveles diferentes:

• Gratis: Para individuos que solo quieren crear informes para sí mismos. No puedes compartirlos.

• Pro: 14,00 $ por usuario/mes. Te permite publicar y compartir informes con otros.

• Premium por usuario: 24,00 $ por usuario/mes. Añade funciones de IA más avanzadas y maneja conjuntos de datos más grandes.

Si eliges la ruta de la API, no olvides tener en cuenta los costos ocultos, como los salarios de los desarrolladores, las tarifas de almacenamiento de datos y el mantenimiento continuo. En contraste, herramientas como eesel AI ofrecen precios sencillos sin tarifas sorpresa, lo que facilita mucho la presupuestación.

Más allá de la exportación: una forma más inteligente de usar los datos de Zendesk

Si bien llevar los datos de Zendesk a Excel o Power BI te da mucha libertad analítica, el proceso suele ser manual, técnicamente exigente y costoso de mantener. Las exportaciones propias de Zendesk son limitadas, los conectores pueden ser lentos y una solución de API personalizada es un proyecto de ingeniería de gran envergadura.

Estos métodos tratan tus datos como algo que tienes que inspeccionar manualmente. Pero un enfoque más moderno es usar esos datos para potenciar la automatización inteligente.

Plataformas como eesel AI ofrecen una alternativa convincente. Analizan tus datos de soporte directamente donde están para darte ideas útiles y ayudar a automatizar las resoluciones. En lugar de solo crear informes que te dicen qué salió mal la semana pasada, puedes implementar una IA que mejore activamente tus operaciones de soporte hoy. Se trata menos de mirar hacia atrás y más de avanzar, de manera inteligente.

¿Listo para ver de lo que tus datos de Zendesk son realmente capaces? Prueba eesel AI gratis y descubre lo que puedes aprender en solo unos minutos.