Cómo exportar datos de Zendesk a Excel o Power BI: Una guía completa

Seamos honestos: su cuenta de Zendesk está repleta de datos útiles sobre sus clientes, y llevarlos a una herramienta como Excel o Power BI es una excelente manera de desbloquear aún más valor. Usted sabe que existen tendencias y métricas clave en sus tickets, y aunque los tableros (dashboards) integrados de Zendesk son excelentes para las operaciones diarias, es posible que desee ampliar ese poder con exportaciones manuales, conectores o una integración de API personalizada.

En esta guía, desglosaremos las formas comunes de exportar datos de Zendesk a Excel o Power BI en 2026. Analizaremos las características y consideraciones de cada método, desde las robustas herramientas propias de Zendesk hasta opciones más avanzadas. También hablaremos sobre un enfoque diferente que podría complementar su proceso de exportación.

¿Por qué molestarse en exportar datos de Zendesk a Excel o Power BI?

Zendesk Explore cuenta con algunos informes potentes listos para usar, los cuales sirven como una base excelente. Cuando traslada sus datos a algo flexible como Power BI o Excel, realmente puede comenzar a profundizar y encontrar información específica para mejorar aún más sus operaciones de soporte.

Aquí hay algunas razones por las que los equipos eligen mover sus datos:

• Crear tableros especializados: Usted puede complementar los widgets preconfigurados y visualizar métricas específicas adaptadas a sus necesidades comerciales únicas. Piense en el volumen de tickets para una línea de productos específica, el rendimiento de los agentes durante sus horas de mayor actividad o cómo una nueva función está afectando su cola de soporte.

• Mezclar datos de soporte con otra información de negocio: Los datos de soporte por sí solos son útiles, pero se vuelven aún más poderosos cuando los combina con datos de otros departamentos. Podría ver cómo las interacciones de soporte afectan el valor de vida del cliente (LTV) desde su CRM o conectar picos de tickets con campañas de marketing recientes.

• Mejorar en la detección de tendencias: Al analizar los datos en profundidad, puede identificar patrones recurrentes, encontrar brechas en su base de conocimientos (knowledge base) y perfeccionar sus pronósticos de volumen de soporte. Se trata de pasar de un gran servicio a una atención al cliente proactiva.

• Mantener un respaldo seguro: Exportar sus datos regularmente significa que tiene una copia independiente a la mano. Esto es ideal para su tranquilidad y puede ser útil para el cumplimiento normativo, auditorías o el mantenimiento de registros internos.

Método 1: Uso de las funciones de exportación integradas de Zendesk

Su primer instinto podría ser utilizar las herramientas de exportación que ya están dentro de Zendesk. Es una ruta directa y confiable que ofrece varias opciones según su plan y cómo prefiera administrar sus datos.

Exportación de conjuntos de datos desde Zendesk Explore

Si su empresa cuenta con un plan Professional o superior, puede exportar conjuntos de datos (datasets) completos desde el módulo Explore. Esto le permite obtener datos de áreas centrales como Tickets, SLAs y Actualizaciones de Agentes.

Puede realizar una exportación única para un período determinado (como los últimos 30 días) o programar exportaciones recurrentes para que se ejecuten automáticamente. Recibirá archivos CSV que luego podrá integrar fácilmente en Excel o Power BI.

Qué considerar:

• Disponibilidad del plan: Esta función está disponible para suscriptores en los planes Suite Professional, Enterprise o planes heredados (legacy) similares, que ofrecen un alto nivel de funcionalidad.

• Ideal para conjuntos de datos específicos: Aunque los informes individuales tienen un límite de 50,000 filas, estas exportaciones de conjuntos de datos permiten un manejo de datos más exhaustivo, lo que las convierte en una opción sólida para la mayoría de las necesidades de informes.

• Permite una gestión práctica: Este método le proporciona instantáneas de sus datos en momentos específicos. Cuando desee actualizar sus informes externos, puede descargar los archivos CSV más recientes y actualizar su herramienta preferida.

Exportación de informes individuales y pestañas del tablero

¿Necesita obtener los datos de solo un informe o una pestaña del tablero? Puede exportarlos directamente en varios formatos, incluidos CSV, Excel y PDF.

Esta es una forma rápida y sencilla de obtener una instantánea para una presentación o un análisis específico. La exportación a Excel tiene un límite de 50,000 filas, lo cual es suficiente para la mayoría de los informes estándar. Es un proceso sencillo cada vez que necesite actualizar su análisis para una revisión rápida.

Método 2: Uso de la API de Zendesk y conectores directos

Si busca un enfoque más automatizado, el siguiente paso es conectarse a Zendesk a través de su API o un conector dedicado en Power BI. Estos métodos crean un flujo de datos directo para equipos que desean construir un entorno de informes más personalizado.

Uso del conector de Zendesk para Power BI

Microsoft Power BI tiene un conector integrado para Zendesk. Simplemente vaya a "Obtener datos", seleccione Zendesk, ingrese su subdominio y Power BI importará sus tickets, usuarios y organizaciones.

Esta es una forma muy conveniente de comenzar a sincronizar sus datos. Para equipos con conjuntos de datos muy grandes, es posible que desee administrar sus programas de actualización para asegurar que todo se mantenga al día. Es una herramienta confiable para traer las tablas centrales de Zendesk a su entorno de BI.

Construcción de una solución de API personalizada

Para obtener el máximo control, existe la API de Zendesk. Es una forma poderosa de extraer datos, permitiéndole obtener programáticamente casi cualquier cosa de su cuenta, incluidos comentarios de tickets e historiales de auditoría, proporcionando una solución de nivel empresarial.

Este es un gran proyecto para equipos con recursos de desarrollo. Una integración de API personalizada ofrece flexibilidad total, y su equipo puede gestionar:

• Autenticación: Utilizando tokens de API seguros.

• Paginación: Escribiendo scripts para navegar eficientemente a través de sus datos de tickets.

• Límites de velocidad (Rate limits): Siguiendo los generosos límites de llamadas a la API de Zendesk para asegurar que su flujo de datos permanezca constante.

• Almacenamiento de datos (Data warehousing): Configurando una base de datos (como BigQuery o Snowflake) para almacenar sus datos como parte de una estrategia de inteligencia empresarial más amplia.

Esto le otorga una flexibilidad inigualable y es signo de una organización de soporte madura y orientada a los datos.

Una alternativa a la exportación de datos de Zendesk

Esto plantea una pregunta diferente: ¿qué pasa si desea complementar sus exportaciones de datos con información inmediata (insights)? Además de estos métodos de informes, algunas herramientas de IA más recientes pueden analizar sus datos justo donde residen para proporcionar valor adicional.

Aquí es donde entra una herramienta como eesel AI. Se conecta directamente a su cuenta de Zendesk y utiliza sus datos históricos de tickets -los mismos datos que podría estar exportando- para proporcionar información útil que funciona junto con sus informes de Excel o Power BI.

Obtenga información automatizada para complementar sus hojas de cálculo

Mientras construye sus informes personalizados en Power BI, el tablero de análisis de eesel AI puede proporcionar resultados rápidos y automatizados. Analiza sus tickets resueltos para:

• Identificar brechas de conocimiento: Resalta preguntas comunes que podrían abordarse mejor en su centro de ayuda, incluso sugiriendo borradores basados en las respuestas exitosas de sus agentes.

• Explorar oportunidades de automatización: El modo de simulación puede mostrarle cuántos de sus tickets pasados podrían haber sido gestionados mediante automatización, ayudándole a planificar su estrategia de soporte.

Este enfoque proporciona información estratégica que funciona a la perfección junto con sus esfuerzos de exportación manual y creación de informes.

Convierta sus datos en un agente de IA

Más allá de proporcionar información valiosa, eesel AI para Zendesk le permite poner sus datos a trabajar dentro del ecosistema de Zendesk. Entrena a un agente de IA con sus tickets existentes, macros y artículos de la base de conocimientos. Esta IA luego mejora su soporte al:

• Proporcionar respuestas instantáneas a preguntas comunes de los clientes.

• Ayudar con el triaje (triage) y etiquetado de tickets.

• Asistir a los agentes humanos gestionando las consultas más rutinarias.

Al aprender de los datos que ya tiene en Zendesk, eesel AI le ayuda a actuar sobre las tendencias que está viendo en sus informes de Power BI.

Comparación de opciones de exportación de datos de Zendesk

Entonces, ¿cuál método es el adecuado para usted? Depende de sus objetivos y de los recursos que tenga disponibles. Aquí hay un desglose rápido para ayudarle a comparar estas sólidas opciones.

Característica	Exportación integrada de Zendesk	API / Conector directo	eesel AI (Insights complementarios)
Facilidad de uso	Sencilla (integrada en Zendesk)	Baja (diseñada para desarrolladores)	Alta (autoservicio, configuración rápida)
Actualización de datos	En un momento dado (actualización manual)	Casi en tiempo real (personalizable)	En vivo
Costo	Incluido en planes integrales	Alto (inversión en desarrollo)	Suscripción predecible
Beneficio clave	Portabilidad de datos confiable	Control empresarial total	Información y acciones automatizadas

Precios de las opciones de exportación de datos de Zendesk

Zendesk ofrece una gama de planes para adaptarse a las necesidades de diferentes equipos, con funciones de exportación más avanzadas disponibles a medida que escala.

Precios de Zendesk Suite

Según la página de precios de Zendesk, la capacidad de exportar conjuntos de datos completos es una función potente disponible en los planes Suite Professional ($115/agente/mes) y Suite Enterprise ($169/agente/mes) (facturados anualmente). Estos planes ofrecen un conjunto impresionante de herramientas para empresas en crecimiento.

Precios de Microsoft Power BI

Power BI también tiene varios niveles diferentes para 2026:

• Gratis: Para individuos que crean informes personales.

• Pro: $14.00 por usuario/mes. Permite publicar y compartir informes.

• Premium por usuario: $24.00 por usuario/mes. Añade funciones avanzadas de IA para conjuntos de datos más grandes.

Al usar la API, también deberá considerar el valor del tiempo de su equipo de desarrollo y su infraestructura de almacenamiento de datos. Herramientas como eesel AI ofrecen precios directos que pueden ser una excelente adición a su conjunto de herramientas de soporte.

Más allá de la exportación: una forma más inteligente de usar los datos de Zendesk

Llevar los datos de Zendesk a Excel o Power BI le otorga una gran libertad analítica, y Zendesk lo hace posible a través de varias exportaciones y conectores nativos. Es una forma probada para que los equipos maduros gestionen su inteligencia empresarial.

Mientras utiliza estos métodos para inspeccionar sus datos, también puede usar esos mismos datos para impulsar la automatización inteligente.

Plataformas como eesel AI ofrecen una opción complementaria convincente. Trabajan dentro del ecosistema de Zendesk para brindarle información útil y ayudar a automatizar las resoluciones. Al combinar el análisis histórico de Power BI con las mejoras activas de un agente de IA, puede hacer que sus operaciones de soporte sean más eficientes que nunca. Se trata de usar los ricos datos de Zendesk para avanzar, de manera inteligente.

¿Está listo para ver de qué son realmente capaces sus datos de Zendesk? Pruebe eesel AI gratis y vea cómo complementa sus informes en solo unos minutos.