Una guía práctica: Cómo exportar artículos internos de Intercom desde tu base de conocimientos

Así que estás intentando averiguar cómo exportar los artículos internos de Intercom de tu base de conocimientos, y no te está yendo muy bien, ¿verdad? No eres el único. Muchos equipos dedican un gran esfuerzo a construir una fantástica base de conocimientos interna en Intercom, solo para darse cuenta de que sacar toda esa valiosa información de nuevo es un verdadero dolor de cabeza.

Aunque Intercom es una gran herramienta para la comunicación con los clientes, su flexibilidad para gestionar tus datos internos puede parecer un poco rígida. No es que te estés perdiendo un botón en alguna parte; es un obstáculo común que puede dejar el mejor conocimiento de tu equipo estancado en un solo lugar.

Esta guía te explicará por qué te estás topando con este muro y, lo que es más importante, te mostrará una forma moderna de superarlo. En lugar de una exportación torpe y única, cubriremos cómo conectar tu base de conocimientos para que sea instantáneamente útil para todo tu equipo.

¿Por qué es tan difícil exportar los artículos internos de Intercom?

Vayamos al grano: Intercom no tiene una función integrada de un solo clic para exportar tu base de conocimientos interna. Es una limitación conocida del producto, no algo que simplemente no estás encontrando.

La forma oficial de sacar cualquier contenido de un artículo de Intercom es a través de su API. Pero si echas un vistazo rápido a sus foros de la comunidad o a la documentación para desarrolladores, verás el problema principal. La API fue diseñada para gestionar artículos del centro de ayuda de cara al público. Como muchos usuarios (e incluso el propio personal de soporte de Intercom) han señalado, la API simplemente no admite la extracción de artículos internos.

Esto pone a los equipos en una situación complicada. Tienes esta biblioteca de procedimientos, guías de solución de problemas y políticas internas, pero básicamente está encerrada en un silo. No puedes moverla fácilmente a otra plataforma, hacer una copia de seguridad o usarla para entrenar otros sistemas. Esto obliga a todos a recurrir a soluciones manuales que son lentas, tediosas y que simplemente no funcionan para un equipo en crecimiento.

Tres formas de exportar los artículos internos de Intercom

Aunque una exportación directa está descartada, todavía tienes algunas opciones. Aquí tienes un vistazo a tus alternativas, desde la más dolorosa hasta la más práctica.

Método 1: El desmoralizante método de copiar y pegar

Este es el enfoque clásico de fuerza bruta. Implica abrir cada artículo interno en Intercom, seleccionar todo el contenido (Ctrl+A o Cmd+A), copiarlo y luego pegarlo en un nuevo lugar, como un documento de Google o otra plataforma de conocimiento.

Suena bastante simple para uno o dos artículos, pero rápidamente se convierte en una auténtica pesadilla.

• Lleva una eternidad. Si tienes cientos o incluso miles de artículos, esto podría consumir fácilmente días o semanas del tiempo de alguien con un trabajo monótono y aburrido.

• Está lleno de errores. El formato casi nunca sobrevive al proceso. Las imágenes, tablas y diseños especiales a menudo se rompen, lo que significa que tienes que volver y arreglar cada artículo a mano.

• Se desactualiza de inmediato. En el momento en que terminas, tu exportación ya es noticia vieja. Cualquier artículo nuevo o actualización realizada en Intercom no aparecerá en tu versión copiada, lo que significa que ahora tienes dos fuentes de información que compiten entre sí. Vaya.

Método 2: Usar herramientas de migración de terceros

Existen un montón de servicios especializados diseñados para mover datos entre servicios de asistencia. Estas herramientas a veces pueden acceder y transferir el contenido de la base de conocimientos, automatizando lo que de otro modo sería un trabajo manual bastante agotador.

Pero esta ruta tiene sus propias pegas:

• Coste: Estos servicios no son baratos. A menudo cobran en función del número de artículos que necesitas mover, y eso puede sumar rápidamente.

• Complejidad: Configurar una migración no siempre es tan simple como pulsar un interruptor. Puede implicar cierta configuración técnica y un mapeo cuidadoso de los campos de datos para asegurarse de que todo llegue al lugar correcto.

• Seguridad: Estás dando a una empresa externa un acceso profundo a tu servicio de asistencia, que podría contener información sensible de la empresa. Tendrás que investigar y asegurarte de que sus estándares de seguridad y cumplimiento estén a la altura.

• Sigue siendo una solución puntual. Al igual que copiar y pegar, una migración es solo una instantánea en el tiempo. Mueve tus datos una vez, pero no los mantiene sincronizados con los artículos originales en Intercom.

Método 3: El enfoque moderno: Conectar con IA

En lugar de pensar en una "exportación" única, ¿y si pudieras crear una conexión viva y segura a tu conocimiento? Esto significaría que tus datos permanecen en Intercom, pero se vuelven instantáneamente disponibles para otras herramientas potentes que tu equipo utiliza.

Aquí es donde entra en juego una herramienta como eesel AI. Actúa como un puente inteligente, conectándose de forma segura a tu cuenta de Intercom y leyendo tus artículos internos sin que tengas que lidiar con una exportación desordenada.

He aquí por qué esta es una mejor manera de proceder:

• Es rápido e indoloro. Sin copiar y pegar manualmente, sin proyectos de migración complicados. Simplemente conectas tu cuenta de Intercom en unos pocos clics, y funciona.

• Está siempre actualizado. La IA siempre tiene acceso a la última versión de tu conocimiento. Cuando alguien de tu equipo actualiza un artículo en Intercom, la IA lo sabe de inmediato.

• Puedes reunir todo tu conocimiento. ¿Por qué detenerse en Intercom? Con eesel AI, también puedes conectar todas tus otras fuentes de conocimiento, como Confluence, Google Docs, e incluso tickets pasados. Esto crea un único cerebro unificado para que todo tu equipo lo aproveche.

La mejor manera: una guía paso a paso para conectarse con eesel AI

¿Listo para dejar de exportar y empezar a conectar? Aquí te mostramos cómo puedes desbloquear tu conocimiento interno de Intercom en solo unos minutos.

Paso 1: Regístrate y crea tu primer bot de IA

Uno de los mayores inconvenientes de las nuevas herramientas empresariales es el largo ciclo de ventas y el proceso de incorporación. eesel AI es diferente. Puedes registrarte y empezar por tu cuenta, sin necesidad de una demostración ni de un vendedor. Después de crear una cuenta, se te pedirá que crees tu primer bot de IA. Simplemente dale un nombre y estarás listo para continuar.

Paso 2: Conecta tu base de conocimientos de Intercom como fuente

Bien, aquí está la parte clave. En tu panel de eesel AI, dirígete a la pestaña "Fuentes" de tu nuevo bot. Verás una galería con más de 100 integraciones. Busca Intercom y haz clic para conectar. Se te pedirá que autorices a eesel AI a acceder a tu cuenta. No te preocupes, es una conexión segura y de solo lectura que no modifica en absoluto tus artículos originales. Una vez conectado, eesel AI comenzará a sincronizar tu base de conocimientos interna.

Una captura de pantalla de la plataforma eesel AI que muestra cómo conectar Intercom como fuente de conocimiento.

Paso 3: Añade tus otras fuentes de conocimiento

El conocimiento de tu equipo probablemente no está todo en un solo lugar. Para que tu IA sea realmente útil, necesitas darle una visión completa. En esa misma pestaña de "Fuentes", puedes añadir conexiones a tus otras herramientas.

Adelante, conecta tu centro de ayuda público, wikis internas en plataformas como Confluence o Notion, y unidades compartidas en Google Docs.

Paso 4: Prueba y despliega tu IA

Nunca deberías lanzar una IA sin probarla a fondo primero. eesel AI tiene un modo de simulación que te permite probar tu configuración en miles de tus tickets pasados en un entorno seguro. Puedes ver exactamente cómo habría respondido la IA utilizando tu conocimiento de Intercom recién conectado, e incluso obtendrás pronósticos sobre las tasas de resolución y el ahorro potencial de costes. Esto te da total confianza antes de activarla para clientes o agentes.

Una captura de pantalla que muestra el modo de simulación en eesel AI para probar la configuración antes de la implementación.

Una vez que te sientas cómodo, puedes desplegar tu IA de varias maneras diferentes:

• Como un Copiloto de IA que ayuda a los agentes a redactar respuestas directamente dentro de tu servicio de asistencia.

• Como un bot interno de preguntas y respuestas dentro de Slack o MS Teams para que tu equipo haga preguntas.

• Como un Agente de IA totalmente automatizado que puede resolver los tickets de los clientes por sí solo.

Errores comunes que debes evitar

A medida que trabajas para hacer que tu conocimiento interno sea más accesible, trata de evitar estos errores comunes.

• Caer en la trampa de la copia estática. El mayor problema con las exportaciones manuales o las migraciones puntuales es que crean silos de información desactualizada. En el momento en que terminas, los datos comienzan a envejecer. Tu objetivo debe ser un sistema dinámico que esté siempre sincronizado con la información más reciente.

• Olvidarse de otras fuentes de conocimiento. Una buena estrategia de IA depende de tener una visión completa. Tus artículos internos de Intercom son una pieza importante del rompecabezas, pero no te detengas ahí. Piensa en todos los demás lugares donde tu equipo guarda información útil, como respuestas guardadas, wikis internas y registros de chat. Una base de conocimientos unificada siempre es más poderosa.

• Lanzar sin probar. Poner en marcha una nueva IA sin las pruebas adecuadas es una receta para el desastre. Puede llevar a malas experiencias para los clientes y hacer que tu equipo pierda la confianza en la tecnología. Utiliza siempre herramientas que te permitan simular el rendimiento y desplegar gradualmente, como eesel AI, para asegurarte de que todo vaya sobre ruedas.

Libera tu conocimiento de Intercom, no te limites a exportarlo

El verdadero desafío no es solo cómo exportar los artículos internos de Intercom; se trata de hacer que ese conocimiento sea genuinamente útil y de fácil acceso donde más importa. Las exportaciones manuales y torpes crean más problemas de los que resuelven, dejándote con documentos estáticos que se desactualizan al instante.

La clave está en cambiar tu mentalidad de "exportar" a "conectar". Al integrar tus fuentes de conocimiento directamente con una plataforma de IA flexible, creas un recurso potente y siempre activo que puede ayudar a automatizar el soporte, acelerar las respuestas de los agentes y dar a todo tu equipo las respuestas que necesitan, justo cuando las necesitan.

¿Listo para desbloquear tu conocimiento aislado? Regístrate para una prueba gratuita de eesel AI y conecta tu base de conocimientos de Intercom en menos de cinco minutos.