Cómo habilitar Confluence AI: Una guía paso a paso

Seamos sinceros, a veces Confluence puede parecer un desván digital. Es donde se guardan todas las cosas buenas, las mejores ideas y los documentos más importantes de tu equipo, pero con el tiempo se desordena. Encontrar exactamente lo que necesitas puede convertirse en una frustrante búsqueda del tesoro, y mantener todo actualizado parece una tarea interminable.

Atlassian Intelligence, la IA integrada directamente en Confluence, está pensada para ayudar con eso. La idea es tener un asistente inteligente que pueda ayudarte a redactar nuevas páginas, resumir documentos largos y ajustar tu escritura sobre la marcha. Suena genial, ¿verdad?

Pero primero, tienes que activarlo. En esta guía, te explicaremos exactamente cómo habilitar la IA de Confluence. Cubriremos los permisos que necesitas y los botones que tienes que pulsar, para que tu equipo pueda empezar a usarla sin dolores de cabeza.

Lo que necesitarás antes de empezar

Antes de pasar a la parte del "cómo hacerlo", pongamos rápidamente las cosas en orden. Tomarte un minuto para comprobar estos puntos ahora te evitará chocar contra un muro más tarde y preguntarte por qué no aparece una determinada opción.

• El plan de Confluence adecuado: Atlassian Intelligence está disponible en los planes Confluence Cloud Standard, Premium y Enterprise. Si tu equipo está en el plan gratuito, tendrás que actualizarlo antes de poder acceder a cualquiera de las funciones de IA.

• Los permisos adecuados: Este es el tropiezo más común. Para activar Atlassian Intelligence, es absolutamente necesario ser un Administrador de la organización. No un Administrador de espacio, ni un Administrador de producto, sino el Administrador de la organización de nivel superior para todo tu sitio de Atlassian. Si no lo eres, ni siquiera verás la opción en la configuración, lo que puede ser bastante confuso.

• Un objetivo claro: Vale la pena tomarse un momento para pensar en por qué estás activando esto. ¿Qué problema intentas resolver? Quizás tu equipo de marketing está dedicando demasiado tiempo a escribir los primeros borradores, o tu personal de soporte interno necesita una forma más rápida de encontrar respuestas. Tener un objetivo en mente te ayuda a determinar si la herramienta realmente te está funcionando más adelante.

Requisito previo	Requisito	Por qué es importante
Plan de Confluence	Standard, Premium o Enterprise	Las funciones de IA no están disponibles en el plan gratuito.
Permisos de usuario	Administrador de la organización	Solo los administradores de la organización pueden ver y acceder a la configuración de Atlassian Intelligence.
Objetivo claro	Un problema específico a resolver	Ayuda a medir el éxito y el retorno de la inversión del uso de las funciones de IA.

Cómo habilitar la IA de Confluence en 5 sencillos pasos

Bien, una vez que hayas confirmado que tienes el plan correcto y las llaves del reino (es decir, los derechos de Administrador de la organización), activar Atlassian Intelligence es bastante sencillo. Así es como se hace.

Paso 1: Navega a la administración de Atlassian

Lo primero es lo primero, necesitas acceder al panel de control principal de tu organización. La forma más fácil es iniciar sesión directamente en "admin.atlassian.com". Piensa en esto como el centro de control para todos tus productos de Atlassian, desde la gestión de usuarios hasta la facturación.

Paso 2: Encuentra la configuración de la IA

Una vez que estés en el panel de administración, verás un menú de navegación en el lado izquierdo de tu pantalla. Puede estar un poco abarrotado, pero busca una sección llamada Configuración. Debajo de ella, deberías ver una opción para Atlassian Intelligence. Haz clic ahí y estarás en el lugar correcto.

Paso 3: Selecciona las aplicaciones a activar

Ahora estás en la página principal para gestionar Atlassian Intelligence. Verás un botón prominente que dice Seleccionar productos para activar. Haz clic en él. Aparecerá una lista con todos tus productos de Atlassian que pueden usar IA. Busca Confluence en esa lista y marca la pequeña casilla junto a él.

Paso 4: Revisa y confirma tu selección

Después de haber seleccionado Confluence (y quizás otras herramientas como Jira, si quieres), haz clic en el botón Siguiente. Aparecerá una pantalla de confirmación final, solo para asegurarse de que has seleccionado los productos correctos. Dale un vistazo rápido y luego pulsa Activar. Ese es el botón mágico. Atlassian Intelligence ya está oficialmente activo para tu sitio de Confluence.

Paso 5: Empieza a usar la IA en Confluence

¡Y eso es todo! Lo has conseguido. La IA ya está habilitada y tu equipo puede empezar a usarla de inmediato. Para probarla, simplemente abre cualquier página de Confluence. Puedes escribir "/ai" en una nueva línea para ver un menú de comandos o resaltar un texto existente para obtener opciones como "resumir" o "cambiar tono".

Este vídeo demuestra cómo usar las nuevas funciones en Confluence y otros productos de Atlassian una vez que habilitas la IA de Confluence.

Errores comunes y consejos para el éxito

Activar la función es solo el primer paso. Para asegurarte de que sea realmente útil para tu equipo, aquí tienes algunos consejos para ayudarte a evitar algunos tropiezos comunes en el camino.

• ¿No encuentras la configuración? Probablemente sea tu nivel de administrador. En serio, este es el problema número uno. Si has iniciado sesión en el panel de administración y simplemente no puedes encontrar la opción "Atlassian Intelligence", es casi seguro que se debe a que no eres un Administrador de la organización. Lo mejor que puedes hacer es averiguar quién gestiona la cuenta de Atlassian de tu empresa y pedirle ayuda.

• Empieza con un pequeño equipo piloto. En lugar de enviar un gran anuncio a toda la empresa, quizás despliega las funciones de IA primero en un solo equipo. Elige un grupo que generalmente esté abierto a las nuevas tecnologías, déjales jugar con ella durante una o dos semanas y luego pídeles su opinión sincera. Esto te da la oportunidad de averiguar qué es útil y qué no antes de que todos se lancen a usarla.

• Sé claro sobre sus limitaciones. La IA de Confluence es una herramienta interesante, pero no lee la mente. Genera sus respuestas basándose en la información que puede ver dentro de tu sitio de Confluence y cualquier proyecto de Jira conectado. No tiene idea de lo que está sucediendo en otras herramientas. Por ejemplo, no puede decirte el estado de un ticket de soporte al cliente en Zendesk ni obtener detalles de un plan de proyecto almacenado en un Google Doc. Este es un detalle muy importante a entender porque la mayoría de las empresas tienen su conocimiento repartido por todas partes.

Más allá de lo básico: qué hacer a continuación

Habilitar la IA integrada de Confluence es un primer paso sólido. Pero después de que la emoción inicial se desvanezca, podrías empezar a notar dónde se queda corta. ¿Qué pasa cuando la respuesta a una pregunta no está en Confluence?

Para la mayoría de nosotros, esa es una realidad cotidiana. La información crítica está dispersa en una docena de aplicaciones diferentes, y ahí es donde la IA nativa se topa con un muro.

El desafío: la IA de Confluence solo conoce Confluence

Tu wiki interno en Confluence puede estar maravillosamente organizado, pero eso es solo una pieza del rompecabezas. Tu equipo de soporte vive en Freshdesk, tus ingenieros están inmersos en tickets de Jira, y las últimas políticas de la empresa probablemente estén en una carpeta de Google Drive.

Cuando un empleado tiene una pregunta, no le importa qué aplicación contiene la respuesta; solo quiere la información, y rápido. La IA de Confluence no puede conectar esos puntos, lo que significa que da respuestas incompletas y la gente termina teniendo que buscar manualmente de todos modos.

La solución: unificar tu conocimiento con eesel AI

Esta es exactamente la razón por la que existe una plataforma de IA dedicada como eesel AI. En lugar de estar atrapada dentro de una sola aplicación, eesel funciona como una capa inteligente que se conecta a todos los lugares donde tu empresa guarda su conocimiento.

Se integra con herramientas como Confluence, Zendesk, Google Docs, Slack y más de 100 otras. Al hacer esto, eesel AI construye una imagen completa del cerebro colectivo de tu empresa. Esto le permite dar una única respuesta precisa extraída de la mejor fuente posible, ya sea una página de wiki, un ticket de soporte técnico o un documento compartido.

Una infografía que muestra cómo eesel AI se conecta a varias aplicaciones como Slack, Google Drive y Zendesk para crear una base de conocimientos unificada, un paso más allá de lo que es posible cuando solo habilitas la IA de Confluence.

El desafío: falta de control y pruebas seguras

Con la herramienta nativa de Confluence, tus opciones son prácticamente "encendido" o "apagado". Realmente no puedes ajustar su personalidad, decirle cómo responder a ciertas preguntas o probarla antes de dejar que todo tu equipo la use. Ese enfoque de todo o nada puede parecer un poco arriesgado, especialmente si quieres usar la IA para el soporte al cliente o para procesos internos importantes.

La solución: simular y desplegar con confianza

Una de las mejores cosas de eesel AI es que puedes tenerla en funcionamiento en minutos, no en meses. La plataforma viene con un modo de simulación, que es básicamente un ensayo general para tu IA. Puedes apuntarla a miles de tus tickets de soporte pasados y ver exactamente cómo los habría respondido. Esto te da un pronóstico real de tu tasa de automatización y te permite ajustar su comportamiento hasta que estés satisfecho con él, todo antes de que interactúe con una sola persona real.

Esto te da el control total. Puedes empezar poco a poco, quizás dejando que la IA solo se encargue de preguntas simples y repetitivas. Luego, a medida que te sientas más cómodo, puedes darle gradualmente más responsabilidad. Es simplemente una forma más inteligente y segura de incorporar la IA en tu flujo de trabajo.

Una captura de pantalla del modo de simulación de eesel AI, que permite realizar pruebas seguras antes del despliegue completo, una característica no disponible cuando solo habilitas la IA de Confluence.

Tu viaje comienza cuando habilitas la IA de Confluence

Activar la IA de Confluence es una victoria rápida y fácil para introducir a tu equipo en el mundo de la IA generativa. Como hemos visto, cualquier Administrador de la organización puede ponerla en marcha en solo unos minutos, brindando a todos herramientas útiles para redactar y editar contenido.

Pero la eficiencia real y a largo plazo llega cuando tu IA puede ver y comprender todo el conocimiento de tu empresa, no solo la porción que vive en una aplicación. Si bien la IA de Confluence es un lugar perfectamente bueno para empezar, su valor está limitado en última instancia por los datos a los que tiene acceso.

Para los equipos que están cansados de los silos de información y listos para construir un lugar de trabajo verdaderamente inteligente y automatizado, el siguiente paso es bastante claro.

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