Cómo crear una macro: Una guía práctica para 2025

A todos nos ha pasado. Mirar fijamente una tarea que tienes que hacer diez, veinte o quizás hasta cien veces al día. Podría ser copiar los datos de un cliente de una aplicación a otra, reformatear el mismo informe semanal o escribir una respuesta casi idéntica a una pregunta común. Estos trabajos son una pérdida de tiempo total y, seamos sinceros, es donde ocurren los errores.

Durante mucho tiempo, la solución estándar ha sido la humilde macro, una forma sencilla de grabar y reproducir una secuencia de tus acciones. Es un truco de productividad clásico por una razón.

Esta guía te explicará los métodos tradicionales para crear una macro. Pero también veremos cómo la moderna automatización con IA está revolucionando las cosas, ofreciendo una forma mucho más inteligente y flexible de quitarte trabajo de encima sin los dolores de cabeza habituales.

Qué necesitarás para crear una macro

Antes de empezar, lo que necesitas realmente depende del camino que tomes. El mundo de las macros no es una solución universal, y las herramientas cambian según lo que intentes hacer.

• Para una macro grabada: Todo lo que necesitas es una aplicación con una grabadora de macros incorporada. Piensa en programas como Microsoft Word o Excel, que han tenido esta función desde siempre.

• Para una macro programada: Necesitarás una aplicación que admita la creación de scripts, como la suite de Microsoft Office con su editor de Visual Basic for Applications (VBA). También necesitarás un conocimiento básico del lenguaje de scripting o mucha paciencia para el método de prueba y error.

• Para macros en aplicaciones empresariales: Probablemente necesitarás permisos de administrador en una plataforma como Salesforce, Zendesk o Sprinklr. Estas plataformas tienen sus propias herramientas para crear automatizaciones sencillas.

Cómo crear una macro: Los métodos tradicionales

Empecemos por lo básico. Estos métodos son la base de la automatización de tareas y todavía pueden ser útiles para trabajos simples y autónomos. Pero como verás, cada uno tiene sus propias peculiaridades y limitaciones.

Método 1: Usar una grabadora de macros

Piensa en una grabadora de macros como un VCR para la pantalla de tu ordenador. Pulsas "grabar", realizas tu tarea paso a paso (haciendo clic en botones, escribiendo texto, navegando por menús) y luego pulsas "detener". La aplicación guarda esa secuencia exacta, que luego puedes reproducir con un solo clic o un atajo de teclado.

Por ejemplo, imagina que preparas un informe de ventas mensual en Excel. Cada mes, tienes que poner en negrita la columna A, cambiar el fondo de la fila de encabezado a azul y añadir una fila de "Total" que sume las ventas. En lugar de hacerlo manualmente cada vez, podrías grabar esos pasos una vez. El próximo mes, cuando los datos en bruto lleguen a tu escritorio, simplemente ejecutas la macro y estará hecho en un segundo.

Este es el proceso general:

1. Encuentra la grabadora. En muchas aplicaciones como Microsoft Word o Excel, es posible que primero necesites habilitar la pestaña "Desarrollador" en el menú de opciones.

2. Comienza a grabar. Haz clic en "Grabar macro", dale un nombre que recuerdes y quizás asígnale un atajo de teclado.

3. Realiza la tarea. Ejecuta cuidadosamente la secuencia de acciones que quieres automatizar, tal como lo harías normalmente.

4. Detén la grabación. Una vez que hayas terminado, haz clic en "Detener grabación". Tu macro ya está guardada y lista para usarse.

Este video proporciona un tutorial paso a paso sobre cómo crear una macro en Microsoft Excel.

¿El mayor problema aquí? Las macros grabadas son increíblemente frágiles. Simplemente copian tus clics y pulsaciones de teclado. Si la aplicación se actualiza y un botón se mueve, o incluso si cambias el tamaño de una ventana, tu macro se rendirá. Simplemente sigue un guion ciego, sin entender realmente tu objetivo.

Método 2: Crear una macro desde cero con código

Para tareas más complicadas que necesitan un poco de lógica, la grabación simplemente no es suficiente. Aquí es donde tienes que arremangarte y escribir la macro tú mismo usando un lenguaje de scripting como Visual Basic for Applications (VBA).

Este es el tipo de cosa que necesitarías para una solicitud vista en Reddit, donde un usuario quería un script para abrir automáticamente su sitio web de música a las 6 a. m. todos los días.

Reddit

Una simple grabación no puede manejar eventos programados o lógica condicional (como "si esto sucede, entonces haz aquello").

Escribir una macro desde cero es potente, sin duda. Puedes hacer que haga casi cualquier cosa. ¿El problema? Tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Necesitas entender la sintaxis, el modelo de objetos de la aplicación y cómo depurar tu código cuando las cosas van mal. Convierte el simple objetivo de ahorrar tiempo en un mini proyecto de desarrollo de software, lo cual no es práctico para la mayoría de nosotros.

Método 3: Usar plataformas empresariales integradas

La mayoría de las plataformas empresariales modernas, desde los servicios de asistencia como Zendesk hasta los CRM como Salesforce, tienen su propia versión de macros. Estas suelen ser herramientas más simples, sin código, que te permiten encadenar algunas acciones predefinidas.

Por ejemplo, un agente de soporte podría usar una macro que, con un solo clic, haga lo siguiente:

1. Añada una etiqueta "problema-facturacion" a un ticket.

2. Inserte una respuesta predefinida explicando preguntas comunes sobre facturación.

3. Cambie el estado del ticket a "Pendiente".

Esto es un gran ahorro de tiempo para los equipos de soporte. Pero estas macros tienen un punto ciego gigante: están atrapadas en un solo lugar. Una macro de Zendesk solo vive en Zendesk. No puede buscar el estado de un pedido en tu tienda Shopify, obtener una guía de tu wiki interna de Confluence, ni verificar un documento de políticas en un Google Doc. El trabajo hoy en día abarca docenas de aplicaciones, así que, ¿por qué tu automatización debería estar atrapada en una sola?

Título alt: Un usuario puede crear una macro en una plataforma empresarial como Zendesk.

Texto alt: Captura de pantalla que muestra cómo crear una macro en Zendesk combinando acciones predefinidas.

Más allá de las macros tradicionales: una forma más inteligente de automatizar tu trabajo

Repasemos rápidamente los problemas de las macros tradicionales. O son frágiles y se rompen con solo mirarlas mal, o son demasiado técnicas para que una persona promedio las cree, o están atrapadas dentro de una sola aplicación. Siguen reglas rígidas pero carecen de inteligencia o contexto real.

Aquí es donde la automatización impulsada por IA ofrece una mejor manera. En lugar de darle al ordenador un guion estricto y paso a paso, describes el resultado que deseas. La IA puede entonces usar el contexto, obtener información de todas tus diferentes fuentes de conocimiento y descubrir cómo completar la tarea.

Herramientas como eesel AI están diseñadas para ser esa capa inteligente que funciona en todas tus herramientas existentes. Toma el objetivo detrás de una macro y lo ejecuta con la flexibilidad y el conocimiento de tu mejor miembro del equipo, conectando los puntos entre diferentes aplicaciones para hacer bien el trabajo.

Cómo crear automatizaciones inteligentes con IA

Construir un flujo de trabajo impulsado por IA con eesel AI cambia por completo el antiguo proceso de las macros. Se trata menos de grabar clics y más de enseñarle a una IA lo que necesita saber para resolver problemas por ti.

Paso 1: Conecta tus fuentes de conocimiento en minutos

Tu primer paso no es grabar nada, es conectar la IA al cerebro de tu empresa. Con eesel AI, esto es tan simple como usar integraciones de un solo clic para vincular tus diversas fuentes de conocimiento.

Puedes entrenar instantáneamente a tu IA con tus tickets de soporte pasados, tu centro de ayuda público y toda tu documentación interna, ya sea que esté en Confluence, Google Docs o Notion.

Esto está a un mundo de distancia de escribir un script. La IA aprende automáticamente la voz de tu marca, identifica problemas comunes y entiende las soluciones que has proporcionado en el pasado. Rompe inmediatamente las barreras entre aplicaciones que limitan las macros de plataforma, creando una única fuente de verdad desde el primer día. Puedes estar en marcha en minutos, no en meses.

Paso 2: Define flujos de trabajo con lenguaje sencillo y acciones personalizadas

Una vez que la IA está entrenada con tu conocimiento, puedes construir tu "macro" usando un simple editor de prompts y un creador de flujos de trabajo. No necesitas código, solo lenguaje sencillo.

Puedes definir la personalidad de la IA, su tono y lo que debe hacer en ciertas situaciones. A partir de ahí, puedes añadir "Acciones de IA" que le permitan comunicarse con tus otras herramientas.

Por ejemplo, para un ticket de "Solicitud de reembolso", podrías decirle a la IA que:

1. Busque los detalles del pedido en Shopify.

2. Verifique la política de devoluciones en tu Google Doc de "Políticas de la empresa".

3. Redacte una respuesta personalizada basada en lo que encontró.

4. Etiquete el ticket como "Reembolso-Procesado" en Zendesk.

Este tipo de flujo de trabajo multiplataforma es imposible para una macro tradicional, pero es sencillo de construir con eesel AI. Obtienes control total sin el dolor de cabeza técnico.

Paso 3: Simula y despliega con confianza

Uno de los mayores temores con la automatización es lanzar algo que no funciona del todo bien. Las macros tradicionales a menudo se sienten como una situación de "lanzar y rezar".

Con eesel AI, puedes eliminar ese riesgo. Su modo de simulación te permite probar tu nueva automatización en miles de tus tickets de soporte pasados reales en un entorno seguro. Puedes ver exactamente cómo habría respondido la IA, revisar cada borrador y obtener un pronóstico claro de tu tasa de automatización y ahorro de tiempo antes de que interactúe con un cliente real.

Esto te permite construir con tranquilidad, implementando tu automatización gradualmente y asegurándote de que funcione perfectamente desde el principio.

Consejos y errores comunes a evitar

Ya sea que estés construyendo una macro clásica o un flujo de trabajo de IA, estos consejos pueden ayudarte a hacerlo bien.

• Empieza poco a poco. No intentes automatizar un proceso de 20 pasos en tu primer intento. Elige una tarea simple y de alta frecuencia que cause mucho trabajo repetitivo. Consigue una victoria rápida y construye a partir de ahí.

• La automatización no es "configúralo y olvídate". Para las macros tradicionales, esto significa arreglarlas cada vez que una actualización las rompe. Para un sistema de IA, significa verificar periódicamente su rendimiento y llenar los vacíos de conocimiento, un proceso que eesel AI facilita con informes y análisis claros.

• No trabajes en silos. La automatización más valiosa conecta tus herramientas. El mayor inconveniente de las macros de la vieja escuela es su incapacidad para ver el panorama general. Piensa en flujos de trabajo que conecten tu servicio de asistencia, tu base de conocimientos y tus sistemas backend.

Título alt: Mejores prácticas que necesitas saber cuando creas una macro.

Texto alt: Una infografía que detalla tres consejos clave para cualquiera que busque crear una macro para la automatización.

De macros rígidas a automatización inteligente

Crear una macro es un gran primer paso para trabajar de forma más inteligente, no más dura. Hemos visto cómo puedes hacerlo con grabadoras, código y las herramientas integradas en tus aplicaciones empresariales. Cada método tiene su lugar, pero todos comparten las mismas limitaciones de ser sistemas rígidos y basados en reglas.

El futuro de la automatización es inteligente y consciente del contexto. Se trata de construir flujos de trabajo que puedan aprender, razonar y adaptarse para hacer el trabajo. Si estás cansado de arreglar scripts frágiles y quieres construir automatizaciones potentes que utilicen todo el conocimiento de tu empresa, es hora de ver lo que la IA puede hacer.

Empieza a automatizar con eesel AI hoy mismo.