Cómo crear flujos de trabajo automatizados: Una guía paso a paso

Clasificación de tickets, responder las mismas preguntas una docena de veces al día, entrada manual de datos… ¿te suena familiar? Si tu equipo está atrapado en un ciclo de tareas repetitivas, no solo estás perdiendo tiempo, estás perdiendo impulso y arriesgando el agotamiento. Aquí es donde los flujos de trabajo automatizados pueden marcar una gran diferencia.

En pocas palabras, los flujos de trabajo automatizados utilizan software para manejar estas tareas repetitivas. Esto libera a tu equipo para que se concentre en el trabajo que realmente requiere un cerebro humano, como resolver problemas complejos y pensar estratégicamente. Esta guía te llevará paso a paso a encontrar, diseñar y lanzar flujos de trabajo automatizados que realmente mejoren el funcionamiento de tu negocio.

Lo que necesitarás antes de comenzar tus flujos de trabajo automatizados

Puede ser tentador lanzarse directamente a construir una automatización, pero un poco de preparación puede ser muy útil. Tener todo en orden primero te ahorrará muchos dolores de cabeza más adelante.

• Un objetivo claro: ¿Qué estás tratando de solucionar realmente? Sé específico. ¿Estás tratando de reducir los tiempos de primera respuesta, disminuir el número de tickets que recibe tu equipo o simplemente hacer la vida de tus agentes más fácil?

• Un proceso sólido: Necesitas tener un buen manejo del proceso manual que deseas automatizar. Si el proceso actual es un desastre, automatizarlo solo creará un desastre más rápido.

• El acceso correcto: Asegúrate de tener permisos de administrador o editor para las herramientas con las que trabajarás, como tu mesa de ayuda.

• Tus fuentes de conocimiento: ¿Dónde encuentra tu equipo sus respuestas? Esto podría ser un centro de ayuda formal, pero también es todo el material en documentos internos, tickets de soporte antiguos y respuestas guardadas. La buena noticia es que no necesitas una base de conocimiento perfectamente pulida. Las herramientas modernas de IA como eesel AI pueden conectarse directamente a donde tu equipo ya trabaja, ya sea en Confluence, Google Docs, o incluso en tu historial de tickets, utilizando esa información existente para potenciar tus automatizaciones.

Conectando fuentes de conocimiento para flujos de trabajo automatizados en eesel AI.

Tu guía de 5 pasos para flujos de trabajo automatizados

Bien, con la base establecida, vamos a la parte divertida. Aquí te mostramos cómo puedes pasar de la rutina manual a la eficiencia automatizada en cinco pasos.

Paso 1: Encuentra las tareas adecuadas para flujos de trabajo automatizados

Primero lo primero, necesitas decidir qué vale la pena automatizar realmente. Estás buscando las victorias rápidas, las tareas que te ahorrarán más tiempo y frustración. Busca cosas que sean:

• Repetidas una y otra vez: Piensa en las preguntas que tu equipo responde todos los días. "¿Cómo restablezco mi contraseña?" o "¿Dónde está mi factura?" son ejemplos clásicos.

• Que consumen tiempo pero son simples: ¿Qué tareas consumen horas de esfuerzo manual pero no requieren mucho pensamiento profundo? Esto a menudo incluye cosas como categorizar tickets, asignarlos a la persona correcta o recopilar información básica de un cliente.

• Fáciles de cometer errores: Cada vez que alguien copia y pega información manualmente, hay una posibilidad de error. La automatización lo hace de la misma manera, cada vez.

Un buen lugar para comenzar a buscar es en tus tickets de soporte antiguos. Busca temas y palabras clave comunes. Esto te mostrará exactamente qué problemas enfrentan tus clientes y colegas con más frecuencia.

Consejo profesional: En lugar de revisar manualmente miles de tickets, puedes usar plataformas de IA especializadas. Por ejemplo, eesel AI puede escanear todo el historial de tu mesa de ayuda para resaltar automáticamente los temas más comunes e incluso detectar brechas en tu documentación actual.

Identificando tareas para flujos de trabajo automatizados usando análisis de IA.

Paso 2: Mapea tu proceso actual

No puedes arreglar lo que no puedes ver. Antes de poder automatizar un proceso, necesitas entender exactamente cómo funciona ahora. Esto puede parecer una tarea, pero créeme, vale la pena. Toma una pizarra (o una digital) y dibuja el proceso de principio a fin.

Asegúrate de incluir estos elementos:

• Desencadenantes: ¿Qué inicia todo el proceso? (por ejemplo, un cliente envía un correo electrónico).

• Acciones: ¿Cuáles son los pasos reales que alguien toma? (por ejemplo, leer el correo electrónico, averiguar de qué se trata, crear un ticket).

• Decisiones: ¿Dónde tienen que tomar una decisión las personas? (por ejemplo, ¿es una pregunta de ventas o de soporte?).

• Transferencias: ¿Dónde se pasa la tarea de una persona a otra?

No tiene que ser una obra maestra. Un diagrama de flujo simple es perfecto para obtener una imagen clara.

Paso 3: Diseña los nuevos flujos de trabajo automatizados

Ahora que tienes tu imagen "antes", es hora de crear el "después". Mira el mapa que acabas de hacer y comienza a identificar oportunidades. Para cada cuadro en tu diagrama de flujo, haz una pregunta simple: "¿Podría una herramienta hacer esto por mí?"

Usando el ejemplo anterior, un nuevo flujo de trabajo podría verse así:

• Desencadenante: Se crea un nuevo ticket.

• Acción 1: La IA lee el ticket y entiende lo que la persona está pidiendo.

• Acción 2: La IA etiqueta automáticamente el ticket con "Restablecimiento de Contraseña", "Facturación" o "Pregunta de Producto".

• Acción 3: Basado en la etiqueta, la IA dirige el ticket directamente al equipo correcto (IT, Finanzas o Soporte).

En esta versión, el ticket llega a la persona correcta al instante, y un agente no tuvo que mover un dedo. El objetivo es construir un proceso que sea más rápido, más preciso y que permita a tu equipo concentrarse en las tareas que realmente necesitan su experiencia.

Un diagrama de nuevos flujos de trabajo automatizados para la asignación de tickets.

Paso 4: Elige tu herramienta para flujos de trabajo automatizados

Bien, tienes un plan. Ahora necesitas la herramienta adecuada para el trabajo. Tus opciones generalmente se dividen en tres categorías.

• Funciones integradas de la mesa de ayuda: La mayoría de las mesas de ayuda tienen algunas reglas básicas de automatización. Piensa en simples "si el asunto contiene ‘facturación’, entonces asignar a Finanzas". Son adecuadas para tareas sencillas pero no pueden realmente entender lo que un usuario quiere decir y generalmente no se conectan a fuentes de conocimiento externas.

• Plataformas de automatización general: Herramientas como Zapier son excelentes para hacer que diferentes aplicaciones se comuniquen entre sí. Pero pueden volverse complicadas y costosas rápidamente, y tienes que construir cada conexión tú mismo. No fueron realmente diseñadas con las necesidades únicas de un equipo de soporte en mente.

• Plataformas de IA especializadas: Aquí es donde las cosas se ponen realmente interesantes. Herramientas diseñadas específicamente para esto, como eesel AI, están diseñadas para manejar la realidad desordenada del trabajo de soporte e IT. Ofrecen integraciones fáciles con tu mesa de ayuda y fuentes de conocimiento. En lugar de depender de reglas rígidas, utilizan IA para averiguar de qué se trata una solicitud, redactar una respuesta útil e incluso tomar acciones como buscar el estado de un pedido. Es un enfoque más poderoso que es mucho más fácil de implementar.

Característica	Reglas Nativas de la Mesa de Ayuda	Automatizadores Generales	eesel AI
Complejidad de Configuración	Baja	Media a Alta	Muy Baja
Inteligencia	Basada en Reglas (Palabras Clave)	Basada en Reglas	Basada en IA (Intención)
Fuentes de Conocimiento	Limitadas al Centro de Ayuda	Conexiones Manuales	Conecta en Cualquier Lugar
Acciones	Básicas (Etiquetar, Asignar)	Amplias (Multi-App)	Avanzadas (Llamadas API)
Mejor Para	Enrutamiento simple y repetitivo	Transferencia de datos entre aplicaciones	Automatización de soporte de extremo a extremo

Paso 5: Construye, prueba y lanza tus flujos de trabajo automatizados

Es hora de dar vida a tu nuevo flujo de trabajo. La clave aquí es comenzar pequeño y probar todo. Nadie quiere desatar una IA descontrolada en sus clientes.

La gran pregunta siempre es, "¿Cómo puedo confiar en que la IA hará lo correcto?" Aquí es donde un entorno de prueba, o "sandbox," es un salvavidas. La mejor manera de implementar IA es dejar que practique con tus datos pasados en un espacio seguro.

Por ejemplo, el Agente de IA de eesel AI tiene un modo de simulación que se ejecuta en miles de tus tickets históricos. Te muestra exactamente cómo habría respondido la IA, cuál habría sido su precisión y cuánto tiempo habría ahorrado a tu equipo. Esto te permite ajustar todo y demostrar que funciona antes de que toque una conversación en vivo.

Probando y validando flujos de trabajo automatizados en un entorno de simulación.

Errores comunes con los flujos de trabajo automatizados (y cómo evitarlos)

Construir automatizaciones puede ser un gran éxito, pero es fácil tropezar. Aquí hay algunos errores comunes que he visto cometer a los equipos, y cómo puedes evitarlos.

No automatices un desastre

Si tu proceso manual actual es confuso o torpe, automatizarlo solo hará que la confusión ocurra más rápido. Tómate el tiempo para limpiar y simplificar el proceso antes de entregárselo a una máquina.

Comienza pequeño, luego crece

No intentes abarcar todo de una vez automatizando todo. Elige una tarea que tenga un gran impacto pero que no sea demasiado complicada. Domina esa, y luego usa lo que aprendiste (y la buena voluntad que ganaste) para abordar flujos de trabajo más complejos.

Involucra a tu equipo

Tus agentes son los expertos. Saben qué funciona, qué no, y qué partes de su día son las más frustrantes. Involúcralos en el proceso desde el principio. Pide su opinión cuando estés diseñando y probando. Esto asegura que la solución final sea realmente útil y los entusiasme a usarla.

Mantén un ojo en ello

La automatización no es algo que puedas configurar y olvidar. Revisa tus flujos de trabajo para ver cómo están funcionando. Las herramientas modernas tienen paneles que te muestran cosas como las tasas de precisión de la IA y qué temas están surgiendo con más frecuencia, dándote la información que necesitas para seguir mejorando las cosas.

Monitoreando el rendimiento de flujos de trabajo automatizados activos con un panel.

Los flujos de trabajo automatizados son más que solo eficiencia

Al final del día, automatizar flujos de trabajo no se trata solo de ahorrar unos segundos en los tiempos de respuesta. Se trata de darle a tu equipo el espacio para hacer el trabajo que realmente importa, resolver problemas complicados, hablar con los clientes y pensar estratégicamente.

Con las plataformas de IA volviéndose mucho más fáciles de usar, la automatización poderosa ya no está fuera de alcance. Siguiendo estos pasos, puedes comenzar a construir una operación más productiva y menos estresante hoy.

¿Listo para probar los flujos de trabajo automatizados?

Si estás cansado de las automatizaciones básicas basadas en reglas que se rompen fácilmente, tal vez sea hora de ver lo que una plataforma de IA diseñada específicamente puede hacer. eesel AI ofrece herramientas como el Agente de IA para manejar tickets por sí solo y el Copiloto de IA para ayudar a tu equipo en tiempo real. Se conecta a tu configuración existente, para que puedas ver resultados rápidamente.

¿Quieres verlo por ti mismo? Comienza una prueba gratuita o reserva una demostración con nuestro equipo.

Copiloto de eesel AI asistiendo a un agente como parte de sus flujos de trabajo automatizados.